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ERP-Auswahl

Kopfzeilen-Anführungszeichen Die erste Herausforderung im Projekt Kopfzeilen-Anführungszeichen

So legen Sie
den Grundstein
für Ihren Projekterfolg Schon in der Vorbereitungs­phase

Es hält sich hartnäckig das Ge­rücht, dass die Vorbereitung von ERP-/CRM-Projekten erst be­ginnt, wenn ein System vorge­stellt wird und Dienstleistende involviert sind. Dabei treffen Sie die wichtigsten erfolgskritischen Entscheidungen bereits viel früher – nämlich am Anfang der Vorbereitungsphase. Was bringt Ihnen diese Erkenntnis?

Erfolgsfaktoren von ERP-/CRM-Projekten haben sich verschoben

Die Veränderung macht vor nichts Halt: So haben sich in den letzten 5 bis 10 Jahren auch die Faktoren für den Erfolg oder Misserfolg von Implementierungsprojekten stark verändert. Wie kommt das? Früher lag der Fokus noch auf den rein technischen Aspekten – Stichworte sind hier vor allem Systemausfälle und Leistung. Dieser Schwerpunkt hat sich mittlerweile hin zu größtenteils organisatorischen Aspekten verschoben. Dazu zählen auch die Bereitschaft und Fähigkeit, Geschäftsprozesse, Denkweise und Unternehmenskultur zu ändern.

Die Verschiebung lässt sich auch schon daran erkennen, dass ERP-/CRM-Projekte in der Vergangenheit reine IT-Projekte waren, bei denen die Verantwortung bei der IT-Leitung lag. Heutzutage sind solche Projekte jedoch bei der kaufmännischen Leitung zu finden – manchmal sogar bei der Geschäftsleitung. Aufgrund des neuen Schwerpunkts ist es nun sinnvoll, auch mit einem neuen Ansatz an die Vorbereitungsphase des Projekts heranzugehen.

Podcast-Cover

Folge 16

Die Projekt­vorbereitung: Grundstein für Ihren Erfolg

Die wichtigsten Entscheidungen für Ihren Projekterfolg treffen Sie bereits sehr früh: nämlich schon …

Die wichtigsten Entscheidungen für Ihren Projekterfolg treffen Sie bereits sehr früh: nämlich schon in der Vorbereitungsphase – und vor der Wahl des ERP-Anbietenden. Worauf müssen Sie dabei achten?

Vorbereitung beginnt heute viel früher – noch vor der Wahl des Anbietenden

Wie sieht eine solide Vorbereitung Ihres Organisationsprojekts aus? Die beginnt bereits viel früher als bei den traditionellen, eher technologiegetriebenen Projekten. Und es ist heute dringend erforderlich, verschiedene Rollen in ein Projekt einzubeziehen, wenn der Erfolg Ihre einzige realistische Option ist. Ihre Organisation besteht schließlich aus vielen Teams und Personen mit unterschiedlichen Interessen, die alle von den Entscheidungen bzw. Veränderungen direkt oder indirekt betroffen sind.

Im Idealfall schaffen Sie die wesentlichen Grundlagen und Voraussetzungen für Ihr Projekt noch bevor Sie den ersten Kontakt mit potenziellen Anbietenden aufnehmen. Dabei können Sie sich an 10 Leitfragen orientieren.

Diese 10 Fragen helfen Ihnen, Ihr Projekt strukturiert vorzubereiten

  1. Welche strategischen Ziele wollen Sie mit Ihrer Initiative erreichen?

  2. Wie können Sie diese Ziele möglichst attraktiv definieren, sodass jede/r einzelne Mitarbeitende sie verstehen und nachvollziehen kann?

  3. Wie können Sie sich die aktive Beteiligung des gesamten Managementteams sichern?

  4. Wer ist auf der obersten Ebene verantwortlich – sowohl für den Erfolg als auch für einen theoretischen Misserfolg?

  5. Wird dieses Projekt das einzige Projekt sein, auf dem der 100-prozentige Fokus liegt? Oder werden Sie mehrere Projekte gleichzeitig angehen?

  6. Passen Sie die neue Software an Ihre Arbeitsweise an oder sind Sie bereit, Ihre Geschäftsprozesse in Richtung der bewährten Praktiken der Software zu verändern?

  7. Entscheiden Sie sich für einen „Big-Bang“-Ansatz oder ist es sinnvoller, Ihr Projekt in vielen einzelnen „Baby-Schritten“ durchzuführen?

  8. Worin bestehen die größten Risiken des Scheiterns und wie können Sie diese minimieren oder sogar völlig ausschalten?

  9. Wie können Sie Ihre Teams motivieren, ihre besten Ideen mit dem Projektteam zu teilen?

  10. Wie können Sie die Kommunikation so gestalten, dass Sie das gesamte Unternehmen frühzeitig einbeziehen?

Legen Sie früh den Grundstein für Ihren Projekterfolg – auch mit den richtigen Partnern und einem motivierten Team

Im Zuge der Projektvorbereitung ist es aber nicht nur essentiell, dass Sie diese Fragen für sich beantworten. Mindestens genauso wichtig ist es, die Antworten auf diese Fragen mit der gesamten Organisation zu teilen. Denn an einem Implementierungsprojekt sind immer eine Menge Menschen beteiligt. Und die müssen Ihre ganzheitlichen Projektziele und Entscheidungen nachvollziehen können. Denn wie soll Ihr Team die notwendige Motivation an den Tag legen und Synergien entwickeln ohne genau zu wissen, was Sie mit Ihrem ERP-Projekt erreichen wollen?

Und auch mit Blick auf Ihre potenziellen Anbietenden und Implementierungspartner ist der neue Ansatz von Vorteil. Auch die können Sie zielgerichteter darüber informieren, was Sie mit Ihrem Projekt bewirken wollen. Das macht die Zusammenarbeit dann nochmal effizienter. Vorausgesetzt natürlich, Sie haben die richtigen strategischen Partner an Ihrer Seite – die Sie im besten Fall langfristig durch alle Höhen und Tiefen begleiten.

Beachten Sie diese Faustregel: Das endgültige Projektresultat besteht immer zu 90 Prozent aus der Vorbereitung. Ihre Chancen stehen also gut, dass Sie mit diesem neuen Ansatz bessere Projektergebnisse erzielen werden. Denn damit legen Sie schon sehr früh den Grundstein für Ihren späteren Projekterfolg.