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Kopfzeilen-AnfĂŒhrungszeichen Die erste Herausforderung im Projekt Kopfzeilen-AnfĂŒhrungszeichen

So legen Sie
den
Grundstein
fĂŒr Ihren
Projekterfolg Schon in der Vorbereitungs­phase

Es hĂ€lt sich hartnĂ€ckig das Ge­rĂŒcht, dass die Vorbereitung von ERP-/CRM-Projekten erst be­ginnt, wenn ein System vorge­stellt wird und Dienstleistende involviert sind. Dabei treffen Sie die wichtigsten erfolgskritischen Entscheidungen bereits viel frĂŒher – nĂ€mlich am Anfang der Vorbereitungsphase. Was bringt Ihnen diese Erkenntnis?


Erfolgsfaktoren von ERP-/CRM-Projekten haben sich verschoben

Die VerĂ€nderung macht vor nichts Halt: So haben sich in den letzten 5 bis 10 Jahren auch die Faktoren fĂŒr den Erfolg oder Misserfolg von Implementierungsprojekten stark verĂ€ndert. Wie kommt das? FrĂŒher lag der Fokus noch auf den rein technischen Aspekten – Stichworte sind hier vor allem SystemausfĂ€lle und Leistung. Dieser Schwerpunkt hat sich mittlerweile hin zu grĂ¶ĂŸtenteils organisatorischen Aspekten verschoben. Dazu zĂ€hlen auch die Bereitschaft und FĂ€higkeit, GeschĂ€ftsprozesse, Denkweise und Unternehmenskultur zu Ă€ndern.

Die Verschiebung lĂ€sst sich auch schon daran erkennen, dass ERP-/CRM-Projekte in der Vergangenheit reine IT-Projekte waren, bei denen die Verantwortung bei der IT-Leitung lag. Heutzutage sind solche Projekte jedoch bei der kaufmĂ€nnischen Leitung zu finden – manchmal sogar bei der GeschĂ€ftsleitung. Aufgrund des neuen Schwerpunkts ist es nun sinnvoll, auch mit einem neuen Ansatz an die Vorbereitungsphase des Projekts heranzugehen.

Folge 16

Die Projekt­vorbereitung: Grundstein fĂŒr Ihren Erfolg

Die wichtigsten Entscheidungen fĂŒr Ihren Projekterfolg treffen Sie bereits sehr frĂŒh: nĂ€mlich schon 


Die wichtigsten Entscheidungen fĂŒr Ihren Projekterfolg treffen Sie bereits sehr frĂŒh: nĂ€mlich schon in der Vorbereitungsphase – und vor der Wahl des ERP-Anbietenden. Worauf mĂŒssen Sie dabei achten?

Vorbereitung beginnt heute viel frĂŒher – noch vor der Wahl des Anbietenden

Wie sieht eine solide Vorbereitung Ihres Organisationsprojekts aus? Die beginnt bereits viel frĂŒher als bei den traditionellen, eher technologiegetriebenen Projekten. Und es ist heute dringend erforderlich, verschiedene Rollen in ein Projekt einzubeziehen, wenn der Erfolg Ihre einzige realistische Option ist. Ihre Organisation besteht schließlich aus vielen Teams und Personen mit unterschiedlichen Interessen, die alle von den Entscheidungen bzw. VerĂ€nderungen direkt oder indirekt betroffen sind.

Im Idealfall schaffen Sie die wesentlichen Grundlagen und Voraussetzungen fĂŒr Ihr Projekt noch bevor Sie den ersten Kontakt mit potenziellen Anbietenden aufnehmen. Dabei können Sie sich an 10 Leitfragen orientieren.

Diese 10 Fragen helfen Ihnen, Ihr Projekt strukturiert vorzubereiten

  1. Welche strategischen Ziele wollen Sie mit Ihrer Initiative erreichen?

  2. Wie können Sie diese Ziele möglichst attraktiv definieren, sodass jede/r einzelne Mitarbeitende sie verstehen und nachvollziehen kann?

  3. Wie können Sie sich die aktive Beteiligung des gesamten Managementteams sichern?

  4. Wer ist auf der obersten Ebene verantwortlich – sowohl fĂŒr den Erfolg als auch fĂŒr einen theoretischen Misserfolg?

  5. Wird dieses Projekt das einzige Projekt sein, auf dem der 100-prozentige Fokus liegt? Oder werden Sie mehrere Projekte gleichzeitig angehen?

  6. Passen Sie die neue Software an Ihre Arbeitsweise an oder sind Sie bereit, Ihre GeschÀftsprozesse in Richtung der bewÀhrten Praktiken der Software zu verÀndern?

  7. Entscheiden Sie sich fĂŒr einen „Big-Bang“-Ansatz oder ist es sinnvoller, Ihr Projekt in vielen einzelnen „Baby-Schritten“ durchzufĂŒhren?

  8. Worin bestehen die grĂ¶ĂŸten Risiken des Scheiterns und wie können Sie diese minimieren oder sogar völlig ausschalten?

  9. Wie können Sie Ihre Teams motivieren, ihre besten Ideen mit dem Projektteam zu teilen?

  10. Wie können Sie die Kommunikation so gestalten, dass Sie das gesamte Unternehmen frĂŒhzeitig einbeziehen?

Legen Sie frĂŒh den Grundstein fĂŒr Ihren Projekterfolg – auch mit den richtigen Partnern und einem motivierten Team

Im Zuge der Projektvorbereitung ist es aber nicht nur essentiell, dass Sie diese Fragen fĂŒr sich beantworten. Mindestens genauso wichtig ist es, die Antworten auf diese Fragen mit der gesamten Organisation zu teilen. Denn an einem Implementierungsprojekt sind immer eine Menge Menschen beteiligt. Und die mĂŒssen Ihre ganzheitlichen Projektziele und Entscheidungen nachvollziehen können. Denn wie soll Ihr Team die notwendige Motivation an den Tag legen und Synergien entwickeln ohne genau zu wissen, was Sie mit Ihrem ERP-Projekt erreichen wollen?

Und auch mit Blick auf Ihre potenziellen Anbietenden und Implementierungspartner ist der neue Ansatz von Vorteil. Auch die können Sie zielgerichteter darĂŒber informieren, was Sie mit Ihrem Projekt bewirken wollen. Das macht die Zusammenarbeit dann nochmal effizienter. Vorausgesetzt natĂŒrlich, Sie haben die richtigen strategischen Partner an Ihrer Seite – die Sie im besten Fall langfristig durch alle Höhen und Tiefen begleiten.

Beachten Sie diese Faustregel: Das endgĂŒltige Projektresultat besteht immer zu 90 Prozent aus der Vorbereitung. Ihre Chancen stehen also gut, dass Sie mit diesem neuen Ansatz bessere Projektergebnisse erzielen werden. Denn damit legen Sie schon sehr frĂŒh den Grundstein fĂŒr Ihren spĂ€teren Projekterfolg.