Auf der Suche nach einer neuen ERP-Lösung: Warum und wie Sie Ihre
Shortlist kürzen
sollten

1) Die Longlist erstellen: Vorauswahl anhand von K.O.-Kriterien

Manche Unternehmen treffen die Entscheidung für (oder gegen) einen ERP-Anbietenden nach langem Überlegen weitgehend intuitiv. Doch das geht viel besser und effizienter! Im ersten Schritt sollten Sie zunächst eine sogenannte Longlist erstellen, auf der erst einmal alle ERP-Anbietenden landen, die grundsätzlich für eine Zusammenarbeit in Frage kommen.

Diese Aspekte bilden dabei Ihre K.O.-Kriterien:

• Erfüllt das ERP-System die notwendigen technischen Voraussetzungen (z. B. Anbindung an die Datenbank, Kompatibilität mit dem Betriebssystem, Integration mit bestehenden Anwendungen, Schnittstellen, Sprachen und Währungen)?

• Erfüllt es all Ihre funktionalen Anforderungen (z. B. in Bezug auf die Aspekte Kapazitäts- und Ressourcenplanung, Kommissionierung, Lagerhaltung, Rechnungslegung)?

• Und erfüllt es auch Ihre nicht-funktionalen Anforderungen (z. B. Performance, DSGVO-Konformität, Support)?

• Deckt es die zentralen branchenspezifischen Anforderungen ab bzw. handelt es sich um ein speziell auf Ihre Branche zugeschnittenes System?

• Lässt sich das System flexibel an zukünftige Anforderungen anpassen (z. B. Internationalisierung Ihres Unternehmens)?

• Stimmt das Preis-Leistungs-Verhältnis?

Von der Longlist zur Shortlist – Fehler, die Sie vermeiden sollten

Anschließend wird von der Longlist auf eine deutlich reduzierte Shortlist hingearbeitet. Dabei sind Fragebögen und Informationsanfragen (Request for Information, kurz: RFI) hilfreich, um sich einen noch genaueren Eindruck von den ERP-Anbietenden, die in Frage kommen, zu verschaffen und deren Preis- und Leistungsinformationen zu vergleichen. Allerdings ist es viel zu aufwendig, alle Anbietenden, die auf der Longlist stehen, mit mehr als tausend Fragen zu konfrontieren und anschließend die Antworten auszuwerten. Das gilt vor allem, sollten Sie im Nachhinein feststellen, dass Sie einige von ihnen komplett von der Liste streichen können. Zum Beispiel weil diese keine Referenzen in Ihrer Branche haben. Oder weil sie Sie nur mit Preisnachlässen ködern wollten, aber Sie in Wirklichkeit gar nicht kompetent unterstützen können. Das sollten Sie besser frühzeitig herausfinden, oder?

Auch eine Vielzahl von Anbietenden für einen ganztägigen Workshop einzuladen, ist wenig sinnvoll. Vor allem, wenn Sie Ihre gesamte Projektgruppe in dieses Meeting einbeziehen. Nur um dann später potenzielle Dienstleistende wieder von der Liste zu streichen, weil ihre Benutzeroberfläche für Ihren Geschmack „etwas chaotisch“ aussieht. Oder Sie lassen auch Ihren derzeitigen Anbietenden „aus Höflichkeit“ teilnehmen, obwohl von Anfang an klar ist, dass er keine Chance hat.

2) Die Shortlist erstellen: Feinauswahl

1. Die Fakten bewerten

   Wie können Sie bei der Auswahl Ihres ERP-Systems effizienter vorgehen? Zunächst können Sie Ihr Lastenheft an alle ERP-Anbietenden auf Ihrer Longlist schicken. Dieses enthält unter anderem eine Beschreibung Ihres Unternehmens, all Ihre Anforderungen an das neue ERP-System sowie Ihren Zeitplan für das ERP-Projekt. Bitten Sie die potenziellen Dienstleistenden, Ihre Ausgangssituation zu bewerten und eine erste Kalkulation vorzunehmen.

   Anhand der gesammelten Resonanz der Longlist-Anbietenden filtern Sie erneut. In erster Linie orientieren Sie sich dabei an den reinen Fakten zum angebotenen ERP-System. Diese Vorgehensweise ist viel effizienter und verschafft Ihnen einen viel besseren Eindruck von den Stärken und Schwächen der unterschiedlichen ERP-Lösungen, als wenn Sie selbst alle Informationen in tage- bis wochenlanger Fleißarbeit recherchieren würden.

2. Zwischen den Zeilen lesen

   Die Rückmeldungen der Longlist-Anbietenden geben aber nicht nur Aufschluss, was die softwarebedingten Eigenschaften angeht. Anhand der folgenden Kriterien erkennen Sie, ob sich ein potenzieller ERP-Dienstleistender auch wirklich für eine Zusammenarbeit eignet:

   • Wie viel Zeit vergeht von Ihrer Anfrage bis Sie eine Antwort von dem jeweiligen Anbietenden erhalten?

   • Kommuniziert der Anbietende auf Augenhöhe mit Ihnen?

   • Übermittelt er Ihnen einfach eine vordefinierte Standardantwort oder macht er sich die Mühe, eine individuelle Einschätzung Ihrer Anforderungen zu formulieren?

   • Hat die Antwort für Sie einen wirklichen Mehrwert oder handelt es sich möglicherweise um eine reine Verkaufsmasche?

   Wenn Sie das Verhalten der Anbietenden auf Ihre Anfrage anhand dieser Kriterien analysieren, können Sie somit Ihre Shortlist noch weiter filtern. Im nächsten Schritt empfiehlt es sich dann, ein persönliches Treffen mit den Anbietenden, die dann noch auf Ihrer Liste verblieben sind, zu vereinbaren. Gerade den zwischenmenschlichen Faktor sollten Sie immer im Auge behalten. Denn wenn Sie mit dem Anbietenden und seinem Team auf persönlicher Ebene nicht harmonieren, führt das schnell zu Konflikten und das ist absolut nicht zielführend.

3) Die Endauswahl: Eine komprimierte Shortlist erstellen

Shorten your Shortlist! Wir empfehlen Ihnen, auf Managementebene zudem fünf Auswahlkriterien festzulegen, die für Ihr Unternehmen am wichtigsten sind. Priorisieren Sie diese Kriterien, um zwei bis vier Dienstleistende von Ihrer Shortlist herauszufiltern. Diese ERP-Anbietenden sollten auch wirklich all Ihre Anforderungen erfüllen – sowohl technisch als auch funktional und nicht-funktional. Außerdem sollten die Anbietenden Sie auch aus menschlicher Sicht überzeugt haben. Sie sparen sich und Ihrem Team mit dieser Vorgehensweise viel Zeit und einige Nerven. Denn mit jeder ungeeigneten ERP-Lösung, die Sie zu einem frühen Zeitpunkt im Prozess ausschließen können, verkürzen Sie den weiteren Entscheidungsprozess – und erreichen somit eine schnellere Rendite.