Ob Neueinführung oder Upgrade Bei der ERP-
Implementierung
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Ihr neues ERP-System einführen – in 7 Phasen

Es gibt eine ganze Reihe von Vorgehensmodellen für eine ERP-Implementierung. Ob es um eine Neueinführung oder ein Update geht – hier eine gängige Projektmethodik aus Sicht des Dienstleistenden:

1. Ist-Prozesse analysieren und Ziele definieren
2. Lösungsansätze definieren
3. Lösungsansätze umsetzen
4. Funktionstests durchführen
5. Integrationstests durchführen
6. Anwendende schulen
7. Bei der Inbetriebnahme unterstützen

1. Bestandsaufnahme

Um herauszufinden, was Sie in Zukunft besser machen können, ist es wichtig, dass Sie sich als allererstes im Rahmen einer Ist-Analyse mit Ihren bestehenden Prozessen auseinandersetzen. Bei der anschließenden Definition Ihrer Ziele sollten Sie sich an der SMART-Regel orientieren.

Demnach sollten Ihre Ziele immer…

• S - spezifisch,
• M - messbar,
• A - attraktiv,
• R - realistisch und
• T - terminiert formuliert sein.

Das Beispiel

„Wir wollen den Umsatz steigern.“

ist weder spezifisch, noch messbar, noch terminiert. Formulieren Sie es besser so:

„Wir wollen bis 2025 den Umsatz in NRW, Niedersachsen und BaWü um 65 Prozent steigern.“

Oder das Beispiel

„Wir wollen die Bearbeitungszeit von Aufträgen von durchschnittlich 16 Tagen auf 11 Tage reduzieren.“

Könnte das ein sinnvolles Ziel sein, was meinen Sie? 😉

2. Individuelle Lösungsansätze definieren

Wenn Ihre Ziele klar sind, geht es darum, Lösungsansätze zu finden, die zu Ihren individuellen Zielen passen. Auch hierbei gilt: Achten Sie auf klare, unmissverständliche Formulierungen.

3. Die Lösungsansätze umsetzen

Bei der Umsetzung sollten die Standards der ERP-Lösung (z. B. Dynamics 365 Business Central) möglichst eingehalten werden. Dadurch gestaltet sich die Nutzung für die Endanwendenden einfacher, Sie können Einführungskosten einsparen und der Aufwand für spätere Updates wird höchstwahrscheinlich geringer ausfallen.

4. Qualitätssicherung: Mehrere Funktionstests durchführen

Um eine hohe Qualität sicherzustellen, führt die oder der Entwickelnde einen ersten Funktionstest durch. Dann folgt ein zweiter Test durch die Beratende oder den Beratenden. Anschließend sind Sie dran.

5. Manuelle und automatisierte Integrationstests durchführen

Nun geht es darum, die Qualität der Umsetzungen noch weiter zu erhöhen. Dazu finden regelmäßige manuelle sowie automatisierte Integrationstests statt.

6. Die Anwendenden schulen

Damit die Endanwendenden ganz genau wissen, wie die neue ERP-Lösung tickt und produktiv und effizient damit arbeiten können, brauchen Sie die passenden Schulungen. Diese sollten auf die Key-Userinnen und Key-User zugeschnitten sein, die Sie vorab ausgewählt haben.

7. Go-Live: Mit dem neuen ERP-System arbeiten

Es ist so weit: Der Start im Echtbetrieb steht an. Keine Sorge! Dabei erhalten Sie in den ersten Tagen bzw. Wochen Unterstützung von Ihrem Dienstleistenden vor Ort – direkt in den jeweiligen Abteilungen.

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Wie lange dauert eine ERP-Implementierung in der Regel?

Um Verzögerungen im Projekt zu vermeiden, ist es realistisch, 75 % der Arbeitszeit für Ihre ERP-Einführung zu reservieren. Wenn Sie ein komplett neues ERP-System implementieren oder ein veraltetes System ablösen, sollten Sie mit einer Gesamt-Projektlaufzeit von einem bis 1,5 Jahren planen.

Der Faktor Mensch

Wie auch bei der ERP-Auswahl spielt während der Implementierung der Faktor Mensch eine entscheidende Rolle, wenn es um den Erfolg Ihres Projekts geht. Er kann zum Erfolgs- und Risikofaktor werden. Mögliche Schwierigkeiten können sein:

• Schlechtes Change Management
• Unklare Erwartungen
• Mangelhafte Datenqualität
• Unterschätzte Komplexität
• Unnötige Missverständnisse

So entstehen Missverständnisse zwischen den Projektbeteiligten:

Wie Sie die Projektrisiken minimieren – Ihre Checkliste:

• Haben Sie Ihre Projektziele konkret formuliert?
• Planen Sie genug Zeit ein?
• Hat eine gründliche Vorbereitung stattgefunden?
• Gehen Sie in kleinen Schritten vor (Small Steps statt Big Bang)?
• Findet permanent eine klare Kommunikation statt?
• Gab es ein ausführliches Kick-off-Meeting (mit Management-Beteiligung)?
• Forcieren Sie einen echten Kulturwandel in Ihrem Unternehmen?
• Beziehen Sie Ihre Mitarbeitenden von Beginn an mit ein?