Big Bang 💣
oder Small Steps 👣 Welcher Projektansatz ist für Ihr ERP-Projekt der richtige?

Eine ERP-Modernisierung ist mehr als nur ein Systemwechsel

Bei der Einführung einer neuen ERP-Lösung oder dem Upgrade auf eine neuere Version handelt es sich nicht um ein reines IT-Projekt. Beides verändert Prozesse, Arbeitsweisen und häufig auch die Kultur in Ihrem Unternehmen. Manchmal sogar grundlegend.

Zu den typischen Aufgaben in Verbindung mit einem ERP-Projekt gehören:

• Bereinigung und Migration von Stammdaten
• Analyse und Optimierung bestehender Geschäftsprozesse
• Anpassung oder Neugestaltung von Workflows
• Integration weiterer Systeme
• Schulung der Mitarbeitenden
• Change Management
• Tests und Qualitätssicherung

Eine wichtige Frage dreht sich darum, in welchen Schritten Sie Ihr Projekt realisieren wollen. Soll es ein Big Bang-Projekt sein, bei dem auf einen Schlag eine sehr umfangreiche Veränderung vorgenommen wird? Oder ist es sinnvoller, in vielen kleinen Schritten (Small Steps) vorzugehen?

Der Big Bang-Ansatz

Beim Big Bang erfolgt die komplette Umstellung auf das neue ERP-System zu einem festgelegten Stichtag. Das bisherige System wird an diesem Tag vollständig durch das neue ersetzt und alle Anwendenden arbeiten von da an ausschließlich mit der neuen Lösung.

In diesem Fall gibt es einen klar definierten Projektabschluss. Gleichzeitig erfordert der Projektansatz aber eine intensive Vorbereitung, da das gesamte Unternehmen auf den Stichtag hinarbeitet. Ein weiterer wichtiger Aspekt, der nicht zu unterschätzen ist: Treten nach dem Go-Live unerwartete Fehler auf, können diese den Arbeitsalltag erheblich beeinträchtigen und müssen während des laufenden Tagesgeschäfts behoben werden. Das kann in manchen Fällen sehr stressig werden und zu Überforderung führen.

Vorteile

• Schneller vollständiger Wechsel auf die neue Lösung oder Softwareversion
• Keine parallelen Systemlandschaften über längere Zeit
• Neue Prozesse greifen unmittelbar ineinander
• Das Projekt wird klar abgeschlossen

Herausforderungen

• Sehr hoher organisatorischer Aufwand
• Große Belastung für die Mitarbeitenden
• Höheres Risiko von Produktivitätsverlusten nach dem Go-Live (z. B. wegen fehlender Routine und weiterem Anpassungsbedarf)
• Fehler wirken sich sofort auf das gesamte Unternehmen aus
• Änderungen während des Projekts lassen sich nur schwer berücksichtigen

Der Small Steps-Ansatz

Beim Small Steps-Ansatz wird die ERP-Einführung dagegen in mehrere überschaubare Projektphasen aufgeteilt. Sie gehen praktisch in kleinen Schritten vor und setzen die Neuerungen nach und nach um. Beispielsweise werden zunächst einzelne Unternehmensbereiche, Standorte oder Funktionen eingeführt und anschließend schrittweise erweitert.

Dieses Vorgehen reduziert die Risiken Ihrer ERP-Einführung und bietet die Chance, bereits frühzeitig mit ersten neuen Funktionen oder Prozessen zu arbeiten. Die Mitarbeitenden können sich langsam an das neue System gewöhnen. Gleichzeitig sammelt das Projektteam wertvolle Erfahrungen, die direkt in die folgenden Projektphasen einfließen können. Jede abgeschlossene Phase liefert Ihnen messbare Ergebnisse. Das wirkt motivierend und stärkt gleichzeitig das Vertrauen in das Gesamtprojekt.

Ein Projekt, das auf Small Steps basiert, bietet sich insbesondere für Unternehmen mit komplexen Geschäftsprozessen oder mehreren Standorten oder Gesellschaften an. Außerdem ist dieser Ansatz sinnvoll, wenn die Mitarbeitenden intensiv in die Einführung eingebunden werden sollen. Allerdings sollten Sie sich hierbei von Anfang an auf einen höheren Koordinationsaufwand und eine längere Gesamtlaufzeit des Projekts einstellen und das bereits in Ihrer Planung ausreichend berücksichtigen.

Vorteile

• Geringeres Projektrisiko
• Schnellere erste Mehrwerte (Time-to-Value)
• Höhere Akzeptanz bei den Mitarbeitenden
• Erfahrungen aus den ersten Phasen können direkt in spätere Ausbaustufen einfließen
• Änderungen lassen sich leichter berücksichtigen (Umsetzung in späteren Projektphasen möglich)
• Weniger Auswirkungen auf das Tagesgeschäft

Herausforderungen

• Längere Gesamtlaufzeit bis zur vollständigen Einführung
• Paralleler Betrieb alter und neuer Prozesse oder Systeme kann zeitweise erforderlich sein
• Höherer Abstimmungs- und Koordinationsaufwand zwischen den Projektphasen
• Der vollständige Nutzen der neuen ERP-Lösung wird erst mit Abschluss aller Projektphasen erreicht

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Small Steps: In kleinen Schritten 👣 zum langfristigen Erfolg

Während ein Big Bang einen schnellen und vollständigen Wechsel zur neuen Lösung oder Softwareversion ermöglicht (allerdings mit einem erhöhten Projektrisiko!), bietet ein Projekt in kleinen Schritten Ihnen deutlich mehr Flexibilität. Statt alle Prozesse gleichzeitig umzustellen, können Sie zunächst mit einem Bereich oder einer neuen Funktion starten. Konzentrieren Sie sich beispielsweise zuerst auf die Finanzbuchhaltung oder die Lagerverwaltung und weiten Sie die Lösung anschließend Schritt für Schritt auf weitere Abteilungen aus. Auf diese Weise sammeln Sie wertvolle Erfahrungen und erkennen frühzeitig, an welchen Stellen es noch Optimierungspotenziale gibt. Gleichzeitig reduziert sich dadurch auch das Projektrisiko erheblich.

Aus unserer Erfahrung hat sich der Small Steps-Ansatz in vielen ERP-Projekten bewährt. Das Projekt dauert damit zwar in der Regel länger, doch die Vorteile überwiegen ganz klar. Erste Funktionen gehen früher produktiv, die Mitarbeitenden können sich nach und nach mit dem neuen System vertraut machen und Rückmeldungen aus den ersten Projektphasen fließen direkt in die weitere Umsetzung ein. Das hilft auf der einen Seite Ihren Mitarbeitenden bei der Akzeptanz der Veränderung und verhindert auf der anderen Seite, dass das Tagesgeschäft durch eine umfassende Umstellung unnötig belastet wird.

Flexibel und anpassungsfähig bleiben

Betrachten Sie Ihre ERP-Einführung nicht als einmaliges Großprojekt mit einem einzigen Go-Live, sondern als kontinuierlichen Entwicklungsprozess. Moderne ERP-Systeme entwickeln sich genau wie Unternehmen, Märkte und Anforderungen ständig weiter. Wenn Sie Ihre ERP-Lösung schrittweise modernisieren, haben Sie die Möglichkeit, flexibel auf Veränderungen und neue Anforderungen zu reagieren. Langfristig lassen sich auf diesem Weg die größten positiven Veränderungen und Erfolge erzielen.