Das Ego muss zu Hause bleiben! So gelingt
der Go-Live
Ihres neuen
ERP- Systems

Vorbereitungen für den „großen Tag“

Ihr ERP-Dienstleistender hat bereits monatelang auf diesen Moment hingearbeitet: Es wurde Tag für Tag entwickelt, getestet und Bugs und Fehler wurden unermüdlich beseitigt, auch über den Feierabend hinaus – damit am Morgen des Go-Live alles reibungslos abläuft. Ein Großteil der Arbeit findet nämlich bereits vor dem „großen Tag“ statt. Im Durchschnitt vergehen für Dynamics-Kundinnen und -Kunden 13 Monate vom Implementierungsstart bis zum Go-Live. Das sind zudem durchschnittlich zwei Monate mehr als in der Planung der ERP-Einführung vorgesehen.

Der Go-Live: Eine kritische Ausnahmesituation

Der Go-Live ist für Ihr Unternehmen eine Ausnahmesituation. Eine kritische Ausnahmesituation. Sie glauben, das ist übertrieben? Dann stellen Sie sich nur mal vor, Ihre Lagerprozesse würden nur für ein paar Minuten stillstehen. Was würde das für Ihr operatives Geschäft bedeuten? Sie können Waren nicht wie geplant an Ihre Kundschaft liefern. Zahlungen verzögern sich. Und es hängen zum Teil auch Folgeaufträge daran, die Ihnen dann abhanden kommen. Welche Kundin oder welcher Kunde bestellt schon ein weiteres Mal bei Ihnen, wenn Sie ihn schon einmal haben sitzen lassen?

Erstes To-do: Den Go-Live-Termin festlegen

In der Regel wird der Termin für das „Abnabeln“ schon sehr früh im Prozess festgelegt. Häufig sogar lange bevor überhaupt die Umsetzung beginnt. Manchmal sogar noch bevor Sie sich endgültig für eine ERP-Lösung und einen Umsetzungspartner entschieden haben. Auch das ist ein kritischer Punkt. Sie können schließlich nicht wie bei Harry Potter in Ihre Kristallkugel schauen und dort erkennen, ob Ihr Unternehmen zum Zeitpunkt X schon so weit sein wird.

„Terminprobleme“ sind häufig ein Ego-Problem

Nicht selten scheitert ein erfolgreicher Go-Live am Ende an den „Egos“ der Manager. Schließlich will jemand, der sich für ein bestimmtes Go-Live-Datum eingesetzt hat, nicht sein Gesicht verlieren, wenn sich dieser Termin verschiebt. Aber ist es in einer solchen Situation nicht viel wichtiger, an den Erfolg des gesamten Unternehmens zu denken, statt an das eigene Ego?

Der falsche Weg zum Ziel

Manche Unternehmen gehen sogar noch einen Schritt weiter. Sie koppeln das Go-Live-Datum an die persönlichen Ziele der Mitarbeitenden und damit an eine Prämie. Sie können sich sicher denken, was das bewirkt, oder? Es führt oft dazu, dass die Beteiligten „auf Teufel komm raus“ an dem Termin festhalten wollen. Dieser ist jedoch vielleicht gar nicht zu realisieren – was im schlimmsten Fall Folgeprobleme nach sich zieht. Sie wollen dieses Dilemma vermeiden? Dann gehen Sie die Sache realistisch an!

Halten Sie sich an diese Punkte, damit der Go-Live Ihrer neuen ERP-Lösung gelingt:

1. Zeit und Budget realistisch planen

   Geben Sie den Entwurf der Planung intern weiter, bitten Sie um Rückmeldungen und hören Sie aufmerksam zu. Prüfen Sie in regelmäßigen Abständen, ob der Zeitplan für das Projekt noch realistisch ist und passen Sie ihn bei unvorhergesehenen Schwierigkeiten an. Gleiches gilt natürlich auch für das Budget.

   

   Die Zeit: Darum ist
   sie Ihr schlimm­ster
   Feind im ERP- Projekt

2. Erfahrungswerte einholen

   Fragen Sie Kundinnen und Kunden, die diese Lösung bereits umgesetzt haben, mit welchen Herausforderungen und Problemen sie bei der Inbetriebnahme zu kämpfen hatten, wie sie diese gelöst haben und versuchen Sie davon zu lernen.

3. Den Projektumfang begrenzen

   Begrenzen Sie den Umfang Ihres Projekts. Lassen Sie auch hier das Ego zu Hause und nehmen Sie sich nicht zu viel auf einmal vor.

4. In kleinen Schritten vorangehen

   Teilen Sie das Projekt in mehrere kleinere Teilprojekte auf. Viele kleine Schritte sind vor allem bei komplexen Projekten oft sinnvoller als ein „Big Bang".

5. Den Fokus auf bekannte Funktionen legen

   Konzentrieren Sie sich zunächst auf diejenigen Funktionen, die Sie schon in Ihrem aktuellen System nutzen. Und heben Sie sich die Auseinandersetzung mit neuen Funktionen für eine spätere Phase auf.

6. Die Beteiligten frühzeitig involvieren

   Beziehen Sie Ihre Mitarbeitenden von Anfang an mit ein, damit sie am großen Tag nicht plötzlich „aus allen Wolken fallen“, was da vor sich geht. Das ist für alle Veränderungsprozesse wichtig, um Widerständen vorzubeugen. Vor allem für die Key User ist es unerlässlich, dass sie genügend freie Kapazitäten haben, die sie für das Projekt aufbringen können.

7. Ausgiebig Testen

   Führen Sie ausreichend Tests, z. B. Funktionstests und Integrationstests durch. Es ist wichtig, dass Sie dabei gewissenhaft vorgehen und die Bedeutung der Testphase nicht unterschätzen. In frühen Projektphasen eignet sich im Business Central-Umfeld auch die CRONUS AG-Testdatenbank .

8. Praktische Erfahrungen sammeln

   Schlagen Sie direkt zwei Fliegen mit einer Klappe: Die Testphase können Ihre Mitarbeitenden gleichzeitig als Schulung nutzen, bei der sie praktische Erfahrungen mit der Software sammeln können.

9. Schnittstellen und Integrationen prüfen

   Damit sich die Lösung nahtlos in Ihr bestehendes System einfügen kann: Überprüfen Sie frühzeitig, dass alle Integrationen und Schnittstellen passen.

10. Eine Dokumentation bereitstellen

    Fertigen Sie eine Dokumentation an, die auch im Notfall als „Rettungsanker“ dient: Mit ihrer Hilfe sind Entwickelnde, Anwendende, Führungskräfte sowie Partner über die Software im Bilde und wissen ganz genau, wie diese funktioniert.

11. Protokoll führen

    Der Go-Live ist nur der Startschuss – im Anschluss geht die Arbeit weiter: Was noch nicht rund läuft, muss angepasst, geändert oder optimiert werden. Führen Sie nach der Inbetriebnahme daher ein genaues Protokoll.

Zeit, Geld und Frustration sparen: Konsequente und realistische Planung zahlt sich aus

Vor dem Go-Live Ihres neuen Systems sollten Sie alle möglichen Problemquellen genauestens geprüft haben. Das Zauberwort lautet Testen! Testen Sie das neue Wissen über die Lösung intern. Überprüfen Sie insbesondere alle Änderungen, die sich bei Geschäftsprozessen ergeben. Testen Sie konvertierte Dateien. Und lassen Sie eine allgemeine Risikoanalyse von einem unabhängigen Dritten durchführen.

Nichtsdestotrotz: Auch bei der besten Vorbereitung lässt sich nie zu 100 Prozent ausschließen, dass Sie im Laufe der Implementierung ad hoc vor Ort weitere Maßnahmen ergreifen müssen, die so nicht geplant waren. Daher ist ein realistischer Zeitplan der Schlüssel zum Erfolg. Ein erfahrener ERP-Partner kennt sich damit aus und kann eine objektive Einschätzung treffen.

Auf dem Markt herrscht immer mehr Wettbewerbsdruck. Da sind gut funktionierende Softwaresysteme zunehmend ausschlaggebend dafür, ob Ihre Kundschaft zufrieden oder unzufrieden ist. Und das wiederum entscheidet über Gewinn oder Verlust. Über Erfolg oder Misserfolg. Und das ist am Ende wichtiger als das eigene Ego, oder?