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ERP-Implementierung

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Das Ego muss zu Hause bleiben! So gelingt
der Go-Live
Ihres neuen
ERP-
Systems

Der Übergang von Ihrem vertrauten System zu einer neuen ERP-Lösung ist eine kritische und nervenaufreibende Projektphase. Denn dabei muss alles funktionieren – ansonsten stehen im Worst Case essentielle Prozesse still. In der Praxis wird dieser Phase trotzdem nicht immer die Aufmerksamkeit geschenkt, die sie eigentlich verdient. Manchmal mit Folgen.


Vorbereitungen fĂŒr den „großen Tag“

Ihr ERP-Dienstleistender hat bereits monatelang auf diesen Moment hingearbeitet: Es wurde Tag fĂŒr Tag entwickelt, getestet und Bugs und Fehler wurden unermĂŒdlich beseitigt, auch ĂŒber den Feierabend hinaus – damit am Morgen des Go-Live alles reibungslos ablĂ€uft. Ein Großteil der Arbeit findet nĂ€mlich bereits vor dem „großen Tag“ statt. Im Durchschnitt vergehen fĂŒr Dynamics-Kundinnen und -Kunden 13 Monate vom Implementierungsstart bis zum Go-Live. Das sind zudem durchschnittlich zwei Monate mehr als in der Planung der ERP-EinfĂŒhrung vorgesehen.

Der Go-Live: Eine kritische Ausnahmesituation

Der Go-Live ist fĂŒr Ihr Unternehmen eine Ausnahmesituation. Eine kritische Ausnahmesituation. Sie glauben, das ist ĂŒbertrieben? Dann stellen Sie sich nur mal vor, Ihre Lagerprozesse wĂŒrden nur fĂŒr ein paar Minuten stillstehen. Was wĂŒrde das fĂŒr Ihr operatives GeschĂ€ft bedeuten? Sie können Waren nicht wie geplant an Ihre Kundschaft liefern. Zahlungen verzögern sich. Und es hĂ€ngen zum Teil auch FolgeauftrĂ€ge daran, die Ihnen dann abhanden kommen. Welche Kundin oder welcher Kunde bestellt schon ein weiteres Mal bei Ihnen, wenn Sie ihn schon einmal haben sitzen lassen?

Erstes To-do: Den Go-Live-Termin festlegen

In der Regel wird der Termin fĂŒr das „Abnabeln“ schon sehr frĂŒh im Prozess festgelegt. HĂ€ufig sogar lange bevor ĂŒberhaupt die Umsetzung beginnt. Manchmal sogar noch bevor Sie sich endgĂŒltig fĂŒr eine ERP-Lösung und einen Umsetzungspartner entschieden haben. Auch das ist ein kritischer Punkt. Sie können schließlich nicht wie bei Harry Potter in Ihre Kristallkugel schauen und dort erkennen, ob Ihr Unternehmen zum Zeitpunkt X schon so weit sein wird.

„Terminprobleme“ sind hĂ€ufig ein Ego-Problem

Nicht selten scheitert ein erfolgreicher Go-Live am Ende an den „Egos“ der Manager. Schließlich will jemand, der sich fĂŒr ein bestimmtes Go-Live-Datum eingesetzt hat, nicht sein Gesicht verlieren, wenn sich dieser Termin verschiebt. Aber ist es in einer solchen Situation nicht viel wichtiger, an den Erfolg des gesamten Unternehmens zu denken, statt an das eigene Ego?

Der falsche Weg zum Ziel

Manche Unternehmen gehen sogar noch einen Schritt weiter. Sie koppeln das Go-Live-Datum an die persönlichen Ziele der Mitarbeitenden und damit an eine PrĂ€mie. Sie können sich sicher denken, was das bewirkt, oder? Es fĂŒhrt oft dazu, dass die Beteiligten „auf Teufel komm raus“ an dem Termin festhalten wollen. Dieser ist jedoch vielleicht gar nicht zu realisieren – was im schlimmsten Fall Folgeprobleme nach sich zieht. Sie wollen dieses Dilemma vermeiden? Dann gehen Sie die Sache realistisch an!

Halten Sie sich an diese Punkte, damit der Go-Live Ihrer neuen ERP-Lösung gelingt:

  1. Zeit und Budget realistisch planen

    Geben Sie den Entwurf der Planung intern weiter, bitten Sie um RĂŒckmeldungen und hören Sie aufmerksam zu. PrĂŒfen Sie in regelmĂ€ĂŸigen AbstĂ€nden, ob der Zeitplan fĂŒr das Projekt noch realistisch ist und passen Sie ihn bei unvorhergesehenen Schwierigkeiten an. Gleiches gilt natĂŒrlich auch fĂŒr das Budget.

  2. Erfahrungswerte einholen

    Fragen Sie Kundinnen und Kunden, die diese Lösung bereits umgesetzt haben, mit welchen Herausforderungen und Problemen sie bei der Inbetriebnahme zu kÀmpfen hatten, wie sie diese gelöst haben und versuchen Sie davon zu lernen.

  3. Den Projektumfang begrenzen

    Begrenzen Sie den Umfang Ihres Projekts. Lassen Sie auch hier das Ego zu Hause und nehmen Sie sich nicht zu viel auf einmal vor.

  4. In kleinen Schritten vorangehen

    Teilen Sie das Projekt in mehrere kleinere Teilprojekte auf. Viele kleine Schritte sind vor allem bei komplexen Projekten oft sinnvoller als ein „Big Bang".

  5. Den Fokus auf bekannte Funktionen legen

    Konzentrieren Sie sich zunĂ€chst auf diejenigen Funktionen, die Sie schon in Ihrem aktuellen System nutzen. Und heben Sie sich die Auseinandersetzung mit neuen Funktionen fĂŒr eine spĂ€tere Phase auf.

  6. Die Beteiligten frĂŒhzeitig involvieren

    Beziehen Sie Ihre Mitarbeitenden von Anfang an mit ein, damit sie am großen Tag nicht plötzlich „aus allen Wolken fallen“, was da vor sich geht. Das ist fĂŒr alle VerĂ€nderungsprozesse wichtig, um WiderstĂ€nden vorzubeugen. Vor allem fĂŒr die Key User ist es unerlĂ€sslich, dass sie genĂŒgend freie KapazitĂ€ten haben, die sie fĂŒr das Projekt aufbringen können.

  7. Ausgiebig Testen

    FĂŒhren Sie ausreichend Tests, z. B. Funktionstests und Integrationstests durch. Es ist wichtig, dass Sie dabei gewissenhaft vorgehen und die Bedeutung der Testphase nicht unterschĂ€tzen. In frĂŒhen Projektphasen eignet sich im Business Central-Umfeld auch die CRONUS AG-Testdatenbank .

  8. Praktische Erfahrungen sammeln

    Schlagen Sie direkt zwei Fliegen mit einer Klappe: Die Testphase können Ihre Mitarbeitenden gleichzeitig als Schulung nutzen, bei der sie praktische Erfahrungen mit der Software sammeln können.

  9. Schnittstellen und Integrationen prĂŒfen

    Damit sich die Lösung nahtlos in Ihr bestehendes System einfĂŒgen kann: ÜberprĂŒfen Sie frĂŒhzeitig, dass alle Integrationen und Schnittstellen passen.

  10. Eine Dokumentation bereitstellen

    Fertigen Sie eine Dokumentation an, die auch im Notfall als „Rettungsanker“ dient: Mit ihrer Hilfe sind Entwickelnde, Anwendende, FĂŒhrungskrĂ€fte sowie Partner ĂŒber die Software im Bilde und wissen ganz genau, wie diese funktioniert.

  11. Protokoll fĂŒhren

    Der Go-Live ist nur der Startschuss – im Anschluss geht die Arbeit weiter: Was noch nicht rund lĂ€uft, muss angepasst, geĂ€ndert oder optimiert werden. FĂŒhren Sie nach der Inbetriebnahme daher ein genaues Protokoll.

Zeit, Geld und Frustration sparen: Konsequente und realistische Planung zahlt sich aus

Vor dem Go-Live Ihres neuen Systems sollten Sie alle möglichen Problemquellen genauestens geprĂŒft haben. Das Zauberwort lautet Testen! Testen Sie das neue Wissen ĂŒber die Lösung intern. ÜberprĂŒfen Sie insbesondere alle Änderungen, die sich bei GeschĂ€ftsprozessen ergeben. Testen Sie konvertierte Dateien. Und lassen Sie eine allgemeine Risikoanalyse von einem unabhĂ€ngigen Dritten durchfĂŒhren.

Nichtsdestotrotz: Auch bei der besten Vorbereitung lĂ€sst sich nie zu 100 Prozent ausschließen, dass Sie im Laufe der Implementierung ad hoc vor Ort weitere Maßnahmen ergreifen mĂŒssen, die so nicht geplant waren. Daher ist ein realistischer Zeitplan der SchlĂŒssel zum Erfolg. Ein erfahrener ERP-Partner kennt sich damit aus und kann eine objektive EinschĂ€tzung treffen.

Auf dem Markt herrscht immer mehr Wettbewerbsdruck. Da sind gut funktionierende Softwaresysteme zunehmend ausschlaggebend dafĂŒr, ob Ihre Kundschaft zufrieden oder unzufrieden ist. Und das wiederum entscheidet ĂŒber Gewinn oder Verlust. Über Erfolg oder Misserfolg. Und das ist am Ende wichtiger als das eigene Ego, oder?

Tastatur mit Schloss
Eine realistische Planung als SchlĂŒssel zum Erfolg.