Die Komplexität: Deshalb ist
sie der Erzfeind
Ihres ERP-Projekt­erfolgs

Lieber einfach statt komplex – aber was ist mit dem ERP-Projekt?

Die meisten potenziellen Neukundinnen und Neukunden bevorzugen Anbieter mit einfachen Prozessen und einer transparenten Organisation. Auch viele Mitarbeitende ziehen es vor, in einem übersichtlichen und logisch organisierten Unternehmen statt in einer komplexen Organisation zu arbeiten.

Doch obwohl die meisten Menschen einfache Lösungen der Komplexität vorziehen, leiden viele ERP-Projekte noch immer unter eben dieser Komplexität. Wie kann das sein? Der häufigste Grund: Die Gewohnheit. Wenn die Beteiligten an alten Vorgehensweisen festhalten, führt das zu mehr Komplexität und infolgedessen scheitern viele Einführungen sogar – die Komplexität kann sich zu Ihrem Erzfeind entwickeln. Umso wichtiger, dem Ganzen mit gezielten Maßnahmen entgegenzuwirken.

Drei Tipps, wie Sie den Erzfeind Komplexität besiegen

Die gute Nachricht ist: Auch wenn sie an jeder Ecke lauert, können Sie einer zu hohen Komplexität entkommen! Hier drei Vorschläge, wie Sie das hinbekommen:

1) Die Top-Ten der Komplexität aus Ihrem RFI streichen

Bei der Bestimmung, was das neue System können soll, stellen viele Unternehmen ein Anforderungsprofil in einem „Request for Information“ (RFI) zusammen. Dieser enthält die gebündelten Anforderungen und Wünsche aller Abteilungen und Mitarbeitenden.

Tipp: Ordnen Sie alle Wünsche nach dem Grad der Komplexität und lassen Sie die obersten zehn Prozent in der ersten Phase aus. Das hilft Ihnen ganz konkret, schnell und unter Einhaltung des Budgets live zu gehen. Bestimmen Sie dann, ob diese komplexen Wünsche immer noch dringend und relevant genug sind, um dann in der zweiten Phase berücksichtigt zu werden.

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2) Änderungswünsche im Business-Case-Format anfordern

Wir Menschen mögen meist keine Veränderungen. Es ist daher logisch, dass es viele Anfragen für Anpassungen, also veränderte Versionen der bereits vorhandenen Lösungen, gibt. Das Ergebnis ist, dass immer neue Komplexität lauert.

Tipp: Lassen Sie Ihre Kolleginnen und Kollegen alle Wünsche in einem ‚Business-Case-Format‘ einreichen. Dabei handelt es sich um eine strukturierte Darstellung, die alle relevanten Informationen eines Geschäftsvorhabens beinhaltet und dazu da ist, seine wirtschaftliche Machbarkeit zu analysieren und zu präsentieren, um fundierte Entscheidungen treffen zu können.

Bestimmen Sie auf dieser Basis grob die zusätzlichen Kosten für die Entwicklung, das Testen und die langfristige Pflege der gewünschten Anpassung. Und bitten Sie Ihr Kollegium ebenfalls, anzugeben, ob und wann sich die Investition hinter dem Änderungswunsch konkret amortisieren sollte.

3) Genehmigung durch die Geschäftsführung (CEO) vorgeben

Einige der Anpassungswünsche entstehen erst während der Umsetzung. Und das hat durchaus seine Berechtigung. Schließlich begeistern und inspirieren die vielfältigen Möglichkeiten der neuen ERP-Lösung das Team. Es besteht häufig der Wunsch, das neue System so anzupassen, dass es der alten Lösung ähnelt. Denn viele Menschen möchten gerne in ihrer Komfortzone bleiben.

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Tipp: Legen Sie die Regel fest, dass jede gewünschte Anpassung während der Implementierung und auch in der Nutzungsphase eine formelle Zustimmung der oder des CEO erfordert. Das wird sicherlich dazu beitragen, dass die neue Lösung und damit Ihre Geschäftsprozesse nicht unnötig komplex werden.

Eine reduzierte Komplexität macht den Projekterfolg wahrscheinlicher

Die Vermeidung von (neuer) Komplexität während der Auswahl- und Umsetzungsphase trägt konkret dazu bei, dass sich Ihre Chancen auf einen langfristigen Projekterfolg verbessern. Betrachten Sie die Komplexität also zwar als Erzfeind – aber nicht als unbesiegbaren Erzfeind!