Change Management: Warum Ihr ERP- Projekt ein
professionell­es Kick-off-
Meeting braucht

Kick-off: Das Projekt anstoßen

Was steht im Fußball ganz am Anfang jeder Spielhälfte, nachdem ein Tor gefallen ist oder wenn es zur Verlängerung kommt? Richtig: der Anstoß. Gar nicht mal so unbedeutend, denn dieser entscheidet immerhin darüber, ob die eigene Mannschaft sich den ersten Ballbesitz sichern kann – und damit vielleicht sogar eine Torchance erhält.

Bei Ihrem ERP-Projekt geht es sogar noch einen Schritt weiter: Wenn Sie die Einführung neuer Software – oder auch die digitale Transformation – angehen, entscheidet der richtige Start maßgeblich über den Erfolg. Dabei dient die Kick-off-Veranstaltung dazu, die Arbeit am Projekt anzustoßen. „Kick-off“ lässt sich nämlich nicht nur mit „Start“ oder „Auftakt“, sondern auch mit „Anstoß“ übersetzen.

Mit dem richtigen Kick-off einen gelungenen Projektstart sicherstellen

Die Auswirkungen einer neuen Softwarelösung und angepasster Geschäftsprozesse auf Ihre Mitarbeitenden und deren Denk- und Verhaltensweisen sind enorm. Warum also sollten Sie die Auftaktveranstaltung für das Projekt bloß auf Ihre IT-Abteilung und einige wenige Key User beschränken?

Und warum sollten Sie nur die Funktionalität und Planung zum Thema machen? Ebenfalls wichtig: Welche einflussreiche Person aus Ihrem Management moderiert die Kick-off-Veranstaltung? Ein gutes Kick-off-Meeting kostet natürlich Zeit und Geld. Aber was ist, wenn die Kosten für einen schlechten Start am Ende noch viel größer sind?

Change Management: Essentiell für Akzeptanz, Bindung und Moral des Teams

Kennen Sie das folgende Prozedere vielleicht von vergangenen Projekten? Oft geht es los mit Gerüchten in der Kaffeeküche. Über ein geheimes Projekt, das bevorsteht. Dann gehen unbekannte Anzugträger im Gebäude ein und aus. Einige der kompetentesten Kolleginnen und Kollegen werden von ihrem Arbeitsplatz abgezogen, um an „Projekt X“ mitzuarbeiten. Und alle anderen müssen deshalb plötzlich viel mehr Aufgaben übernehmen. Dann drängen sich häufig diese Fragen auf: Was soll das? Und was geht hier bloß vor sich?

Ist Ihren Mitarbeitenden nicht klar, wie sie selbst von einer neuen ERP-Lösung profitieren, werden sich all die Zeit, die Energie und das Geld, die Sie in die Einführung investieren, nicht lohnen. Daher ist es von entscheidender Bedeutung, dass Sie sich für das Change Management genauso viel Zeit nehmen, wie für die technischen Aspekte Ihrer neuen Lösung oder des Upgrades. Wenn Sie das hingegen versäumen, werden Sie sich schnell mit einer geringen Akzeptanz, nicht umgesetzten Vorteilen und einer insgesamt schlechten Mitarbeiterbindung und Arbeitsmoral konfrontiert sehen.

Widerständen vorbeugen: Die Sorgen der Mitarbeitenden frühzeitig zerstreuen

Am wichtigsten ist es, dass Sie erklären, wie die Technologie den Alltag Ihrer Mitarbeitenden beeinflusst. Wenn es Ihnen gelingt, ihre Ängste dahingehend zu zerstreuen, können Sie sie schneller für sich gewinnen.

Am Anfang des Veränderungsprozesses werden sich Ihre Mitarbeitenden in einer Art Schockzustand befinden. Zu ungewiss ist die neue Situation. Möglicherweise bauen sie zunächst eine Mauer auf und verfallen in eine defensive Haltung. Manche Mitarbeitenden haben vielleicht schon einmal schlechte Erfahrungen mit einer Implementierung gemacht. Es kann auch sein, dass es Missverständnisse darüber gibt, was auf sie zukommt. Wenn Sie ihnen die Möglichkeit geben, jederzeit Fragen zu stellen, kann das Spannungen abbauen und schließlich Akzeptanz und Begeisterung für die Veränderung erzeugen.

Vor dem Projektstart: Warum es wichtig ist,
Widerstand im Change-
Prozess konstruktiv zu nutzen

Die Rahmenbedingungen festlegen und das Team einschwören

Auf dem Spielfeld schwört der Trainer das Team zu Beginn ein. Im ERP-Projekt liegt diese Aufgabe beim Projektsponsor. Diese Person muss das Kick-off-Meeting einleiten, die strategische Bedeutung des Projekts erklären und Klarheit darüber schaffen, was von den Mitarbeitenden erwartet wird.

Anschließend kann die Projektleitung übernehmen. Er oder Sie muss die Projektziele darlegen – welche nicht nur präzise und spezifisch, sondern auch realistisch und messbar sein sollten. Dazu eignet sich die SMART-Methode.

Es muss zudem geklärt werden, wer welche Aufgaben verantwortet, welche Tools und Methoden das Team verwendet und wie der zeitliche und finanzielle Rahmen (inklusive wichtiger Meilensteine) aussieht. Auch mögliche Risiken und kritische Erfolgsfaktoren gehören auf die Agenda. Um alle Teilnehmer miteinzubeziehen und die Veranstaltung sinnvoll abzurunden, bietet sich als Closing eine Frage-Antwort-Runde an.

Wichtig ist, dass sich ein Wir-Gefühl in Ihrem Team manifestiert. Denn um eine größere Veränderung im Unternehmen umzusetzen, brauchen Sie keine Gruppe aus Einzelkämpfern! Was Sie brauchen, ist ein performantes Team, dessen Mitglieder gut kommunizieren und sich gegenseitig unterstützen und fördern. Diese Personen sollten an Ihrer Kick-off-Veranstaltung teilnehmen:

• Projektleitung
• Teilprojektleitung
• Projektmitarbeitende
• Auftraggebende, z. B. die Geschäftsführung
• Auftragnehmende, z. B. die Geschäftsführung
• Key User
• IT-Abteilung
• Weitere Stakeholder

Um kein Eigentor zu kassieren: Ein Fundament aus Vertrauen schaffen

Es geht im ERP-Projekt auch um Vertrauen. Vertrauen entsteht durch Transparenz. Und ist das Fundament jedes erfolgreichen Change Managements. Die Anwesenheit des Sponsors beim Kick-off ist daher unverzichtbar. Denn wie vertrauenserweckend würde es beim Projektteam ankommen, wenn er oder sie „wegen wichtigerer Angelegenheiten“ nicht dabei ist? So könnte es ganz schnell passieren, dass Sie ein Eigentor kassieren.

„Kick-off-Meeting pays off“

Seien Sie sich der strategischen Bedeutung Ihres Kick-off-Meetings für Ihr Change Management bewusst. Sie stoßen damit die Arbeit an Ihrem Projekt an und stellen bereits die Weichen für den Projekterfolg. Ein verpatzter Start richtet manchmal bleibenden Schaden an.

Wenn Sie also Ihre nächste ERP-Implementierung oder ein größeres Software-Upgrade mit einem professionell gestalteten Kick-off beginnen, gewinnen Sie die Unterstützung Ihres Teams und verbessern damit die Chancen für das Gelingen Ihres Projekts. Sorgen Sie dafür, dass sich Ihre Planung und Strategie am Ende auszahlen!