Agile ERP-Einführung Flexibel und proaktiv komplexe Projekte umsetzen

Agilität als Schlüsselkompetenz: Schnell auf neue Anforderungen reagieren

Welches Tier kommt Ihnen als erstes in den Sinn, wenn es um Australien geht? Mit ziemlich großer Wahrscheinlichkeit das Känguru! 🦘 Doch haben Sie schon einmal vom Flinkwallaby gehört? Das Flinkwallaby (auch Agile Wallaby) ist in den tropischen Gebieten Australiens weit verbreitet und im Vergleich zum Känguru kleiner und leichter. Da es besonders flink ist und weit springen kann, ist es in der Lage, schnell zu entkommen, wenn ihm Fressfeinde wie Füchse oder Dingos begegnen. Das verschafft dem Agile Wallaby Vorteile und sichert somit sein Überleben.

Im Projekt-Kontext bedeutet der Begriff „agil“ so viel wie Wendigkeit oder Beweglichkeit von Organisationen und Personen. Teams, die agil handeln, reagieren proaktiv, schnell und flexibel auf Veränderungen und unvorhergesehene Ereignisse.

So sind agile ERP-Projektteams in der Lage, in kürzester Zeit Anpassungen vorzunehmen, wenn sich die Anforderungen oder Rahmenbedingungen des Projekts ändern. Das bietet viele Vorteile. Für viele Unternehmen ist Agilität heute sogar eine wesentliche Schlüsselkompetenz – insbesondere mit Blick auf die digitale Transformation.

Folge 102

Agile ERP-Einführung vs. Wasserfall-Ansatz

Eine agile ERP-Einführung kann unter bestimmten Voraussetzungen für mehr Transparenz und …

Eine agile ERP-Einführung kann unter bestimmten Voraussetzungen für mehr Transparenz und Flexibilität und damit schlussendlich für mehr Effektivität im ERP-Projekt sorgen. Wann ist es sinnvoll, statt auf die „traditionelle“ Wasserfall-Methode auf die agile Projektmethodik zu setzen?

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Agile Projekte: Flexibilität und proaktives Handeln durch kurze Arbeitssprints und Iteration

Wie unterscheiden sich agile ERP-Projekte von traditionellen Projekten?

Bei dem agilen Projektmanagement handelt es sich um eine Arbeitsweise, bei der Projekte teamübergreifend in kurzen, zeitlich befristeten Etappen umgesetzt werden. Die Arbeitsetappen werden daher auch als „Sprints“ bezeichnet. Das bedeutet gleichzeitig: Sie planen nicht direkt den gesamten Projektablauf, sondern können sich immer auf genau abgegrenzte Abschnitte des Projekts konzentrieren und je nach Situation Anpassungen vornehmen. Es besteht die Möglichkeit, Projektdetails ständig zu verfeinern und immer wieder neue Prioritäten zu setzen.

Die agile Projektmethodik basiert auf Iteration (Wiederholung), da die einzelnen Projektphasen mehrmals vorkommen. Hierbei hat jede einzelne Iteration einen einzelnen Zeitplan sowie ein Ziel. Die Zwischenergebnisse werden im Verlauf des Projekts stets transparent dargestellt und bewertet.

Wasserfall-Methode: Klar definiertes Ziel und hohe Planungssicherheit

Zum Vergleich: Bei der traditionellen Wasserfall-Methode werden alle Anforderungen und Funktionalitäten im Voraus spezifisch festgelegt und dann in einem einzigen langen Implementierungszyklus entwickelt und umgesetzt. Diese Methode hat sich für die Einführung von ERP-Lösungen, die nah am Standard sind, bewährt. Die Projektphasen lassen sich hierbei ganz klar abgrenzen. Dadurch wissen Sie zu jedem Zeitpunkt, wo genau Sie im Projekt stehen. Sie verfügen insgesamt über eine hohe Planungssicherheit.

Chancen und Herausforderungen agiler ERP-Implementierungen

Eine agile ERP-Einführung bietet eine Menge Chancen, stellt Ihr Team aber auch vor besondere Herausforderungen, die bei der traditionellen Methode seltener auftreten.

Chancen (gegenüber der traditionellen Wasserfall-Methode)

1. Höhere Flexibilität
   Ein großer Vorteil der agilen ERP-Einführung ist, dass das Team in der Lage ist, schneller zu reagieren, sollten sich Anforderungen ändern. Es wird kurzfristig geplant und gedacht: So ist quasi nichts „in Stein gemeißelt“. Somit gestaltet es sich viel einfacher, Änderungen während des Implementierungsprozesses vorzunehmen – auch was den Projektumfang betrifft. Neue Anforderungen können im nächsten Sprint direkt umgesetzt werden.

2. Geringere Projektrisiken
   Da agile ERP-Implementierungen in kurzen Sprints durchgeführt werden, ist das Risiko von Projektverzögerungen und Fehlern häufig geringer. Dank der kurzen Zyklen sowie der kontinuierlichen Tests und Feedbackschleifen lassen sich Probleme schnell erkennen und lösen. Das verhindert zum Beispiel, dass das Konzept gar nicht den Anforderungen entspricht oder Anforderungen vergessen werden. Bei einer Fehlkonzeption verschwenden Sie bei der agilen Methodik höchstens die Ressourcen eines einzelnen Sprints. Denn bei der Analyse des Sprintergebnisses würde der Fehler auffallen und korrigiert werden. Fällt ein Fehler dagegen im Rahmen eines Wasserfall-Projekts bis zum Schluss nicht auf, ist es meist deutlich teurer, ihn dann noch aus der Welt zu schaffen.

   

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3. Teambuilding und verbesserte Zusammenarbeit
   In agilen ERP-Projekten arbeiten kleine, crossfunktionale Teams von Anfang bis Ende zusammen. Diese Arbeitsgruppen bestehen aus Teammitgliedern mit unterschiedlichen Fachkenntnissen. Das Ganze fördert die Zusammenarbeit zwischen den verschiedenen Abteilungen im Unternehmen. Durch die regelmäßige Kommunikation und Abstimmung können Abteilungen und Teams noch effektiver zusammenarbeiten.

4. Stärkeres Vertrauen und Akzeptanz der Anwendenden
   Bei der traditionellen ERP-Einführung ist die Mitarbeit der Endanwendenden erst zu einem späten Zeitpunkt gefragt: Oft bekommen diese plötzlich eine fertige Software vorgesetzt, mit der sie von da an arbeiten sollen. Das kann sie überfordern, weswegen sie das System manchmal aus Reflex ablehnen. Beim agilen ERP-Projekt nehmen die Key-Userinnen und Key-User an den regelmäßigen Tests in den Sprints teil. Und nach dem Sprint können alle Anwendenden direkt das neue Teilsystem nutzen. Alle Beteiligten werden also früh einbezogen und können sich Schritt für Schritt an das neue ERP-System gewöhnen. Zudem haben sie die Möglichkeit, Feedback zu geben und haben ein „Mitspracherecht“, wenn es darum geht, in welche Richtung sich das System entwickelt.

5. Innovation
   Die agile Arbeitsweise geht Hand in Hand mit dem Streben nach kontinuierlicher Verbesserung. Heutzutage ist es wichtig, dass Unternehmen auf die Anforderungen der Kundschaft (die sich ständig ändern können), zeitnah reagieren. Dazu kommt der rasante Wandel im Technologiebereich, mit dem sie Schritt halten müssen. Agilität unterstützt genau diese Aspekte, indem sie ständiges Experimentieren und Feedbackfluss fördert.

6. Weiterentwicklung von Kompetenzen
   Da mit der agilen Projektmethodik kontinuierliche Verbesserung angestrebt wird, wird hierbei eine hohe Lernbereitschaft vorausgesetzt und gefördert. Dies bietet den Mitarbeitenden die Möglichkeit, ihre Fähigkeiten, Kenntnisse und Kompetenzen auszubauen und zu vertiefen – Stichwort: lebenslanges Lernen.

Herausforderungen der agilen Methode

1. Weniger Planbarkeit und Kontrolle
   Auch wenn eine agile Projektmethodik nicht kompliziert ist, stellt sie doch hohe Anforderungen an das Mindset und die Qualifikation der Beteiligten sowie an die Unternehmenskultur. Da das Endergebnis nicht von vornherein feststeht, kann dafür auch weder ein Preis noch ein Endtermin festgelegt werden. Dennoch lässt sich natürlich ein Kostenrahmen eingrenzen.

   Übrigens: Würden Sie versuchen, sich doch am Anfang auf etwas festzulegen, würde das das agile Prinzip ad absurdum führen. Insbesondere der Geschäftsleitung (vor allem den Bereichen Finanzen und IT), bleibt nichts anderes übrig, als sich mit dieser Unsicherheit anzufreunden.

2. Aufwand für die Etablierung der agilen Denkweise
   Alle Teammitglieder müssen mit der agilen Arbeits- und Denkweise vertraut sein und sich darauf einlassen. Dies erfordert ein Umdenken und ggf. sogar einen Wandel der Unternehmenskultur. An dieser Stelle ist auch die Unterstützung des Managements gefragt. Zudem ist es notwendig, dass das Team im Projektverlauf kontinuierlich daran festhält. Das verlangt den Beteiligten viel Disziplin ab.

3. Starke Abhängigkeiten zwischen den Beteiligten
   Das Projektteam muss ständig mit den Endanwendenden zusammenarbeiten, um das bestmögliche Ergebnis zu erzielen – gibt es Probleme in der Kommunikation, wirkt sich dies auf das Projektergebnis aus.

Agile ERP-Einführung in Unternehmen: Schnelle, unkomplizierte Entscheidungsfindung

Der agile Ansatz bietet alles in allem große Vorteile, wenn es darum geht, komplexe, also eher nicht im Detail planbare Vorhaben umzusetzen. In komplexen ERP-Projekten gibt es eine große Zahl von Unbekannten, wodurch dynamische Wechselwirkungen entstehen. Hier kommt es vor allem auf schnelle, unkomplizierte Entscheidungen an. Klassische, sehr lange Projektphasen bergen dagegen ein erhöhtes Risiko für Fehlinvestitionen.

Individualanpassung vs. Standardsoftware: Warum Sie mit einer
Out-of-the-Box- Lösung
Ihre Projektrisiken
minimieren können

Fazit: „Es kommt drauf’ an“

Trotz all der Vorteile der agilen Methode sollten Sie immer sorgfältig abwägen und im Einzelfall entscheiden, welche Herangehensweise für Ihre ERP-Einführung optimal ist. Eine agile ERP-Implementierung kann sich wie gesagt immer dann anbieten, wenn Ihr Unternehmen schnell auf veränderte Anforderungen reagieren muss und eine besonders hohe Akzeptanz der Anwendenden erzielen möchte.

Dahingegen eignet sich der Wasserfall-Ansatz für ERP-Projekte, bei denen die Anforderungen genau definiert sind, ein klarer Plan benötigt wird und eine standardnahe Lösung eingeführt wird. Innerhalb dieser Projekte tauchen wenig „Überraschungen“ auf.