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ERP-Implementierung

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Agile ERP-EinfĂŒhrung Flexibel und proaktiv komplexe Projekte umsetzen

Sehr umfangreiche Projekte wie die EinfĂŒhrung eines ERP-Systems weisen hĂ€ufig komplexe Strukturen auf. Dies fĂŒhrt manchmal zu trĂ€gen, langsamen Fortschritten und viel Frust. Eine agile ERP-EinfĂŒhrung greift genau dort ein: Sie kann unter bestimmten Voraussetzungen fĂŒr mehr Transparenz und FlexibilitĂ€t und damit schlussendlich fĂŒr mehr EffektivitĂ€t im ERP-Projekt sorgen. Unter welchen Bedingungen bietet es sich an, auf eine agile Projektmethodik zu setzen?


AgilitĂ€t als SchlĂŒsselkompetenz: Schnell auf neue Anforderungen reagieren

Welches Tier kommt Ihnen als erstes in den Sinn, wenn es um Australien geht? Mit ziemlich großer Wahrscheinlichkeit das KĂ€nguru! 🩘 Doch haben Sie schon einmal vom Flinkwallaby gehört? Das Flinkwallaby (auch Agile Wallaby) ist in den tropischen Gebieten Australiens weit verbreitet und im Vergleich zum KĂ€nguru kleiner und leichter. Da es besonders flink ist und weit springen kann, ist es in der Lage, schnell zu entkommen, wenn ihm Fressfeinde wie FĂŒchse oder Dingos begegnen. Das verschafft dem Agile Wallaby Vorteile und sichert somit sein Überleben.

Im Projekt-Kontext bedeutet der Begriff „agil“ so viel wie Wendigkeit oder Beweglichkeit von Organisationen und Personen. Teams, die agil handeln, reagieren proaktiv, schnell und flexibel auf VerĂ€nderungen und unvorhergesehene Ereignisse.

So sind agile ERP-Projektteams in der Lage, in kĂŒrzester Zeit Anpassungen vorzunehmen, wenn sich die Anforderungen oder Rahmenbedingungen des Projekts Ă€ndern. Das bietet viele Vorteile. FĂŒr viele Unternehmen ist AgilitĂ€t heute sogar eine wesentliche SchlĂŒsselkompetenz – insbesondere mit Blick auf die digitale Transformation.

Das Flinkwallaby
Das Flinkwallaby ist in tropischen Gebieten Australiens agil unterwegs.

Agile Projekte: FlexibilitÀt und proaktives Handeln durch kurze Arbeitssprints und Iteration

Wie unterscheiden sich agile ERP-Projekte von traditionellen Projekten?

Bei dem agilen Projektmanagement handelt es sich um eine Arbeitsweise, bei der Projekte teamĂŒbergreifend in kurzen, zeitlich befristeten Etappen umgesetzt werden. Die Arbeitsetappen werden daher auch als „Sprints“ bezeichnet. Das bedeutet gleichzeitig: Sie planen nicht direkt den gesamten Projektablauf, sondern können sich immer auf genau abgegrenzte Abschnitte des Projekts konzentrieren und je nach Situation Anpassungen vornehmen. Es besteht die Möglichkeit, Projektdetails stĂ€ndig zu verfeinern und immer wieder neue PrioritĂ€ten zu setzen.

Die agile Projektmethodik basiert auf Iteration (Wiederholung), da die einzelnen Projektphasen mehrmals vorkommen. Hierbei hat jede einzelne Iteration einen einzelnen Zeitplan sowie ein Ziel. Die Zwischenergebnisse werden im Verlauf des Projekts stets transparent dargestellt und bewertet.

Wasserfall-Methode: Klar definiertes Ziel und hohe Planungssicherheit

Zum Vergleich: Bei der traditionellen Wasserfall-Methode werden alle Anforderungen und FunktionalitĂ€ten im Voraus spezifisch festgelegt und dann in einem einzigen langen Implementierungszyklus entwickelt und umgesetzt. Diese Methode hat sich fĂŒr die EinfĂŒhrung von ERP-Lösungen, die nah am Standard sind, bewĂ€hrt. Die Projektphasen lassen sich hierbei ganz klar abgrenzen. Dadurch wissen Sie zu jedem Zeitpunkt, wo genau Sie im Projekt stehen. Sie verfĂŒgen insgesamt ĂŒber eine hohe Planungssicherheit.

Agil vs. Wasserfall
Die Wasserfall-Methode und der agile Ansatz unterscheiden sich hinsichtlich ihres Ablaufs.

Chancen und Herausforderungen agiler ERP-Implementierungen

Eine agile ERP-EinfĂŒhrung bietet eine Menge Chancen, stellt Ihr Team aber auch vor besondere Herausforderungen, die bei der traditionellen Methode seltener auftreten.

Chancen (gegenĂŒber der traditionellen Wasserfall-Methode)

  1. Höhere FlexibilitÀt
    Ein großer Vorteil der agilen ERP-EinfĂŒhrung ist, dass das Team in der Lage ist, schneller zu reagieren, sollten sich Anforderungen Ă€ndern. Es wird kurzfristig geplant und gedacht: So ist quasi nichts „in Stein gemeißelt“. Somit gestaltet es sich viel einfacher, Änderungen wĂ€hrend des Implementierungsprozesses vorzunehmen – auch was den Projektumfang betrifft. Neue Anforderungen können im nĂ€chsten Sprint direkt umgesetzt werden.

  2. Geringere Projektrisiken
    Da agile ERP-Implementierungen in kurzen Sprints durchgefĂŒhrt werden, ist das Risiko von Projektverzögerungen und Fehlern hĂ€ufig geringer. Dank der kurzen Zyklen sowie der kontinuierlichen Tests und Feedbackschleifen lassen sich Probleme schnell erkennen und lösen. Das verhindert zum Beispiel, dass das Konzept gar nicht den Anforderungen entspricht oder Anforderungen vergessen werden. Bei einer Fehlkonzeption verschwenden Sie bei der agilen Methodik höchstens die Ressourcen eines einzelnen Sprints. Denn bei der Analyse des Sprintergebnisses wĂŒrde der Fehler auffallen und korrigiert werden. FĂ€llt ein Fehler dagegen im Rahmen eines Wasserfall-Projekts bis zum Schluss nicht auf, ist es meist deutlich teurer, ihn dann noch aus der Welt zu schaffen.

  3. Teambuilding und verbesserte Zusammenarbeit
    In agilen ERP-Projekten arbeiten kleine, crossfunktionale Teams von Anfang bis Ende zusammen. Diese Arbeitsgruppen bestehen aus Teammitgliedern mit unterschiedlichen Fachkenntnissen. Das Ganze fördert die Zusammenarbeit zwischen den verschiedenen Abteilungen im Unternehmen. Durch die regelmĂ€ĂŸige Kommunikation und Abstimmung können Abteilungen und Teams noch effektiver zusammenarbeiten.

  4. StÀrkeres Vertrauen und Akzeptanz der Anwendenden
    Bei der traditionellen ERP-EinfĂŒhrung ist die Mitarbeit der Endanwendenden erst zu einem spĂ€ten Zeitpunkt gefragt: Oft bekommen diese plötzlich eine fertige Software vorgesetzt, mit der sie von da an arbeiten sollen. Das kann sie ĂŒberfordern, weswegen sie das System manchmal aus Reflex ablehnen. Beim agilen ERP-Projekt nehmen die Key-Userinnen und Key-User an den regelmĂ€ĂŸigen Tests in den Sprints teil. Und nach dem Sprint können alle Anwendenden direkt das neue Teilsystem nutzen. Alle Beteiligten werden also frĂŒh einbezogen und können sich Schritt fĂŒr Schritt an das neue ERP-System gewöhnen. Zudem haben sie die Möglichkeit, Feedback zu geben und haben ein „Mitspracherecht“, wenn es darum geht, in welche Richtung sich das System entwickelt.

  5. Innovation
    Die agile Arbeitsweise geht Hand in Hand mit dem Streben nach kontinuierlicher Verbesserung. Heutzutage ist es wichtig, dass Unternehmen auf die Anforderungen der Kundschaft (die sich stĂ€ndig Ă€ndern können), zeitnah reagieren. Dazu kommt der rasante Wandel im Technologiebereich, mit dem sie Schritt halten mĂŒssen. AgilitĂ€t unterstĂŒtzt genau diese Aspekte, indem sie stĂ€ndiges Experimentieren und Feedbackfluss fördert.

  6. Weiterentwicklung von Kompetenzen
    Da mit der agilen Projektmethodik kontinuierliche Verbesserung angestrebt wird, wird hierbei eine hohe Lernbereitschaft vorausgesetzt und gefördert. Dies bietet den Mitarbeitenden die Möglichkeit, ihre FĂ€higkeiten, Kenntnisse und Kompetenzen auszubauen und zu vertiefen – Stichwort: lebenslanges Lernen.

Herausforderungen der agilen Methode

  1. Weniger Planbarkeit und Kontrolle
    Auch wenn eine agile Projektmethodik nicht kompliziert ist, stellt sie doch hohe Anforderungen an das Mindset und die Qualifikation der Beteiligten sowie an die Unternehmenskultur. Da das Endergebnis nicht von vornherein feststeht, kann dafĂŒr auch weder ein Preis noch ein Endtermin festgelegt werden. Dennoch lĂ€sst sich natĂŒrlich ein Kostenrahmen eingrenzen.

    Übrigens: WĂŒrden Sie versuchen, sich doch am Anfang auf etwas festzulegen, wĂŒrde das das agile Prinzip ad absurdum fĂŒhren. Insbesondere der GeschĂ€ftsleitung (vor allem den Bereichen Finanzen und IT), bleibt nichts anderes ĂŒbrig, als sich mit dieser Unsicherheit anzufreunden.

  2. Aufwand fĂŒr die Etablierung der agilen Denkweise
    Alle Teammitglieder mĂŒssen mit der agilen Arbeits- und Denkweise vertraut sein und sich darauf einlassen. Dies erfordert ein Umdenken und ggf. sogar einen Wandel der Unternehmenskultur. An dieser Stelle ist auch die UnterstĂŒtzung des Managements gefragt. Zudem ist es notwendig, dass das Team im Projektverlauf kontinuierlich daran festhĂ€lt. Das verlangt den Beteiligten viel Disziplin ab.

  3. Starke AbhÀngigkeiten zwischen den Beteiligten
    Das Projektteam muss stĂ€ndig mit den Endanwendenden zusammenarbeiten, um das bestmögliche Ergebnis zu erzielen – gibt es Probleme in der Kommunikation, wirkt sich dies auf das Projektergebnis aus.

Agile ERP-EinfĂŒhrung in Unternehmen: Schnelle, unkomplizierte Entscheidungsfindung

Der agile Ansatz bietet alles in allem große Vorteile, wenn es darum geht, komplexe, also eher nicht im Detail planbare Vorhaben umzusetzen. In komplexen ERP-Projekten gibt es eine große Zahl von Unbekannten, wodurch dynamische Wechselwirkungen entstehen. Hier kommt es vor allem auf schnelle, unkomplizierte Entscheidungen an. Klassische, sehr lange Projektphasen bergen dagegen ein erhöhtes Risiko fĂŒr Fehlinvestitionen.

Fazit: „Es kommt drauf’ an“

Trotz all der Vorteile der agilen Methode sollten Sie immer sorgfĂ€ltig abwĂ€gen und im Einzelfall entscheiden, welche Herangehensweise fĂŒr Ihre ERP-EinfĂŒhrung optimal ist. Eine agile ERP-Implementierung kann sich wie gesagt immer dann anbieten, wenn Ihr Unternehmen schnell auf verĂ€nderte Anforderungen reagieren muss und eine besonders hohe Akzeptanz der Anwendenden erzielen möchte.

Dahingegen eignet sich der Wasserfall-Ansatz fĂŒr ERP-Projekte, bei denen die Anforderungen genau definiert sind, ein klarer Plan benötigt wird und eine standardnahe Lösung eingefĂŒhrt wird. Innerhalb dieser Projekte tauchen wenig „Überraschungen“ auf.