Projektmanagement
Die goldene Regel 🤫🗝️ für Ihre ERP-Implementierung: Erst übernehmen –
dann anpassen!
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Heutzutage ist es häufig erforderlich, die Geschäftsabläufe auf die Präferenzen der Kundschaft abzustimmen – und genau diese ändern sich sehr schnell. In der Vergangenheit haben viele Unternehmen ihre neue Software an ihre bestehende Arbeitsweise angepasst – nur um dann festzustellen, dass all diese Anpassungen zu einem Hindernis wurden, da sie ihre Flexibilität und Anpassungsfähigkeit stark einschränkten. Beachten Sie die folgende goldene Regel 🗝️, um sich dieses Dilemma zu ersparen.
Always adopt before you adapt – erst übernehmen, dann anpassen!
Wie lässt sich die Regel konkret in der Praxis umsetzen? Hierbei sind mehrere Aspekte von zentraler Bedeutung. Im Fokus stehen die Prozesse und Denkweisen, die Key-Userinnen und Key-User, das Management und der Faktor Zeit.
Prozesse und Denkweisen neu definieren
Wenn die Einführung einer neuen ERP-Software ansteht, ist es oftmals schwierig, sich von den bestehenden Prozessen zu lösen. So mag es sein, dass im Zuge der Vorbereitung Ihres ERP-Projekts innerhalb des Teams Fragen wie diese aufkommen: „Warum sollten wir etwas daran ändern?“ Und: „Haben wir das nicht schon immer so gemacht?“.
Um eine Replikation Ihres alten Systems zu vermeiden, sollten Sie allerdings prüfen, inwiefern Sie Ihre Prozesse an Ihre neue ERP-Software anpassen können – anstatt Ihre neue Software sofort an Ihre bestehenden Verfahren anzupassen.
Digitale Transformation Warum es nicht reicht,
alten Wein 🍷 in neue
Flaschen zu füllen
Flaschen
Key-Userinnen und Key-User frühzeitig einbeziehen – sodass sie die neuen Möglichkeiten schätzen lernen
Es ist ratsam, die spezialisierten und sachkundigsten Anwendenden, die in erster Linie in das Projekt involviert sind (Key-Userinnen und Key-User), frühzeitig einzubeziehen und sie allmählich an die neue Software heranzuführen.
Geben Sie ihnen zunächst eine erste Einführung und ermöglichen Sie ihnen dann Zugang zu einer Testumgebung. So können sie mit sehr einfachen Schritten feststellen, ob (und wie) ihre Prozesse in das neue System passen. Sie können außerdem neue Möglichkeiten entdecken, die in der alten Software nicht vorhanden waren. Und vielleicht stellen sie sogar fest, dass die Anpassungen, die sie in ihr altes System eingebaut haben, im neuen System nicht mehr benötigt werden.
Natürlich werden sie auch mögliche Schwachstellen entdecken. Das bedeutet, dass vereinzelt auch Prozesse an die Software angepasst werden müssen. Wenn Sie bei diesen Überprüfungen offen für neue Ansätze sind, können Sie gemeinsam viel erreichen.
Den Anwendenden genug Zeit geben
Ein ganz wichtiger Schritt, den Sie auf keinen Fall auslassen sollten: Geben Sie Ihren Anwendenden genug Zeit, um sich langsam mit der Software vertraut zu machen. Denn während sie all die neuen Möglichkeiten sehen, überlegen sie bereits, wie sie sie nutzen können. Das ist äußerst wichtig. Ihre Anwendenden verfügen über detaillierte Informationen zu den Prozessen und wissen daher genau, was an ihnen besonders ist und worauf sie explizit achten sollten.
In kleinen Schritten vorgehen
Auf diese Weise sollten Sie zunächst die grundlegenden Prozesse Schritt für Schritt durchgehen – und dann die schwierigeren Fälle. Im Wesentlichen geht es darum, dass Sie gemeinsam herausfinden, wie dies im Rahmen der Möglichkeiten der Software geschehen kann.
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Klare Kommunikation durch das Management
Schließlich hilft es auch ungemein, wenn das Management klar kommuniziert, dass Anpassungen teuer und eher unerwünscht sind. Denn diese schränken die Anpassungsfähigkeit des Systems und somit des gesamten Unternehmens langfristig ein.
ERP-Implementierung: So sind Sie gut gewappnet für die Anforderungen des Marktes – und bleiben flexibel
Always adopt before you adapt – erst übernehmen, dann anpassen!
Steht in Ihrem Unternehmen eine ERP-Einführung bevor? Dann orientieren Sie sich an der goldenen Regel: Schauen Sie sich zuerst an, was die neue Software Ihnen bieten kann und was Sie übernehmen können, bevor Sie sie anpassen. 🤫
Es ist wichtig, dass Sie Ihre Prozesse und Ihr Denken neu definieren, bevor Sie überhaupt in Betracht ziehen, Anpassungen an Ihrer Software vorzunehmen!
Die Kombination aus der frühzeitigen Einbeziehung der Anwendenden in den Implementierungsprozess und einer klaren Kommunikation der Geschäftsleitung ergibt zudem einen guten Ansatz. Mit diesem können Sie limitierende Anpassungen vermeiden und sicherstellen, dass Ihr Unternehmen den Anforderungen des heutigen Marktes gerecht wird.
