Über Kosten und Nutzen einer ERP-Implementierung Ab wann erhalten
Sie Payback?

Das Payback-Prinzip

Sammeln Sie bei jedem Einkauf bei Rewe, dm oder an der Tankstelle fleißig Payback-Punkte? Um diese dann später in Bargeld, Einkaufsgutscheine oder Prämien einzutauschen?

Das funktioniert nach einem recht einfachen Prinzip: Wenn Sie etwas bei einem der teilnehmenden Handelsunternehmen kaufen, erhalten Sie dafür Payback-Punkte. Ein Punkt entspricht einem Cent. Noch allgemeiner formuliert: Sie investieren eine Zeit lang und erhalten zu einem späteren Zeitpunkt etwas dafür zurück.

ERP-Implementierung: Eine Kosten-Nutzen-Abwägung

Das Payback-Prinzip lässt sich auch auf ein ERP-Projekt übertragen. Hierbei handelt es sich um ein sehr komplexes Projekt, das mit hohen Anfangsinvestitionen verbunden ist. Das schreckt viele Unternehmen zunächst ab. Sie entscheiden sich meist dennoch dazu, da sie in Zukunft auch hier mit einem „Payback“ rechnen.

Wenn auch Sie vor der Entscheidung stehen, kalkulieren Sie mit zukünftigen Gewinn- und Leistungssteigerungen, da Ihre Prozesse mit dem ERP-System effizienter werden. Dieser Ertrag wird ab einem bestimmten Zeitpunkt die hohen Ausgaben, die Sie verschmerzen mussten, aufwiegen. Die Zeit, die Sie benötigen, um an diesen Punkt zu gelangen, ist die Amortisationszeit.

Die Kosten einer ERP-Einführung

Bei der Planung Ihres ERP-Projekts sind verschiedene Kostenfaktoren einzubeziehen. Hier kommt es auf die Gesamtbetriebskosten an – auf Englisch: Total Cost of Ownership (TCO). Das sind die Kosten, die während der gesamten Lebensdauer Ihres ERP-Systems anfallen. Mit diesen müssen Sie kalkulieren.

Wie teilen sich diese Kosten auf? Zum einen entstehen externe Kosten. Unter anderem für Hardware, sämtliche Dienstleistungen für Auswahl, Anpassung und Einführung der ERP-Lösung sowie die Software-Lizenzen.

Außerdem entsteht interner Aufwand – sprich Personalkosten. Nach der Einführung sind dann bloß noch die laufenden Kosten für Sie von Relevanz. Etwa für Softwareupdates, Supportverträge und Dienstleistungen, die während des Betriebs der Software notwendig werden. Achten Sie dabei sehr genau darauf, Ihr festgelegtes Budget einzuhalten.

Gesamtbetriebskosten: On-Premises vs. Cloud

Im Zusammenhang mit den Gesamtbetriebskosten sollten Sie sich möglichst früh im Entscheidungsprozess mit den Unterschieden zwischen den Betriebsmodellen On-Premises und Cloud beschäftigen. Denn hier bestehen Unterschiede hinsichtlich der Kostenverteilung.

Bei der On-Premises-Variante kaufen Sie die Software bzw. entsprechende Lizenzen nur einmal und schließen für die zukünftige Nutzung Wartungsverträge mit ERP-Dienstleistenden bzw. mit dem ERP-Herstellenden ab. Diese führen zu regelmäßig wiederkehrenden Kosten.

Die Cloud-Lösung verursacht keine solchen Anschaffungskosten. Hier gibt es ein Miet- oder Abonnement-Modell, bei dem monatliche oder jährliche Gebühren fällig werden. Die Verantwortung für Wartung, Aktualisierung und eventuelle Reparaturen liegt beim Anbietenden.

Vor allem KMU können von einer Cloud-Lösung profitieren, weil sie insgesamt kostengünstiger ist und sie sie flexibel an ihre branchenspezifischen Anforderungen anpassen können. Darüber hinaus fallen künftige Neuanschaffungen weg, da die Software automatisch und fortlaufend aktualisiert wird. Beim Kauf der Software fallen diese Kosten dagegen regelmäßig an. Aufgrund dieser Unterschiede ist es wesentlich, sich im Vorfeld detailliert mit der „On-Premises vs. Cloud-Frage“ auseinanderzusetzen.

Der Nutzen einer ERP-Implementierung – 5 Gründe, warum sich das Projekt langfristig auszahlt

In welcher Weise profitieren Sie denn nun konkret von einer ERP-Implementierung? Werfen wir einen Blick auf den zweiten wichtigen Aspekt der Amortisation: den Nutzen.

1. Höhere unternehmensweite Effizienz durch Automatisierung und nahtlose Integration

   ERP-Systeme zielen im Kern immer darauf ab, Ihre manuellen Geschäftsprozesse zu automatisieren. Dank Automatisierung können Sie auf lange Sicht Ihre Arbeitskosten senken und die Produktivität Ihrer Mitarbeitenden steigern. Die Zentralisierung Ihrer Daten ermöglicht zudem eine nahtlose Integration. So gehen etwa das ERP-System Dynamics 365 Business Central und die Business Intelligence-Lösung Power BI Hand in Hand.

2. Optimierte Bestände dank besserer Bestandsplanung

   Ein wesentlicher Vorteil von ERP-Software ist, dass Sie Ihre Bestände besser planen können. Hatten Sie in der Vergangenheit regelmäßig mit zu geringen oder zu hohen Lagerbeständen zu kämpfen? Dann kann Ihnen eine ERP-Lösung dabei helfen, die Nachfrage Ihrer Kundschaft besser abzuschätzen. Da ein ERP-System Transparenz in allen Bereichen Ihrer Supply Chain herstellt, können Sie die optimale Menge bestimmen, bei der Sie Fehlbestände vermeiden und Ihre Lagerkosten niedrig halten. Im Laufe der Zeit können Sie so signifikante Kosteneinsparungen realisieren.

3. Rationalisierte Produktion durch Echtzeitdaten

   Eine ERP-Lösung kann Ihnen bei der Rationalisierung Ihrer Produktionsprozesse helfen. ERP-Echtzeitdaten sind ein notwendiger Faktor, wenn Sie die Effizienz der Produktion steigern wollen. So werden beispielsweise andere Abteilungen direkt über den Ausfall von Fertigungskapazitäten informiert. Ein weiteres Beispiel ist die Digitalisierung von Stücklisten, die Sie mit der ERP-Software bearbeiten und übersichtlich darstellen können.

4. Besseres Kundschaftserlebnis mittels Digitalisierung

   Gerade in Zeiten der Digitalisierung und des Online-Handels wird Ihre Kundschaft immer anspruchsvoller. Um gegen Ihre Konkurrenz anzukommen, müssen Sie ein gutes Kundschaftserlebnis bieten können. Ein ERP-System hilft Ihnen dabei.

   Dank der optimierten und automatisierten Prozesse werden auch für Ihre Kundschaft die Bestellprozesse einfacher und nachvollziehbarer, Sie können ihnen Liefertermine noch zuverlässiger zusagen und auch Reklamationen laufen unkomplizierter ab. E-Mails mit dem Betreff „Wo bleibt unsere Ware?“ werden dann zur Seltenheit. Wenn Ihre Kundschaft zufrieden ist, kurbelt das wiederum Ihren Umsatz an. Denn zufriedene Kundinnen und Kunden kaufen bekanntlich mehr.

5. Höhere Motivation Ihrer Mitarbeitenden

   Dass die Prozesse mit einem ERP-System unkomplizierter werden, wirkt sich nicht nur auf die Zufriedenheit Ihrer Kundschaft, sondern auch auf die Ihrer Mitarbeitenden aus. Was motiviert mehr als einwandfreie Abläufe, gute Arbeitsergebnisse und eine stressfreie Zusammenarbeit mit dem Kollegium?

   Auch die Transparenz, die ein ERP-System mit sich bringt, kann einen Beitrag zur Motivation Ihrer Mitarbeitenden leisten – vorausgesetzt, Sie nehmen der anfänglichen Verunsicherung direkt den Wind aus den Segeln. Und noch etwas: Sie können sich mit einem smarten ERP-System auch für potenzielle Mitarbeitende interessanter machen.

Kommunikation stellt Akzeptanz sicher: Legen Sie Wert auf Ihr Change Management

All diese Vorteile können Sie sich aber nur zunutze machen, wenn Sie auch für die richtigen Rahmenbedingungen im Unternehmen sorgen. Wenn sich Ihre Investitionen langfristig auszahlen sollen, dann liegt der Schlüssel in Ihrem Change Management.

Change Management: Mit diesen
10 klassischen Mythen
sollten Sie aufräumen

Bei der Planung Ihrer ERP-Einführung müssen Sie sicherstellen, dass alle Mitarbeitenden in Ihrem Unternehmen informiert sind und in die Entscheidungen einbezogen werden. Ansonsten kann es im Worst Case passieren, dass sie regelrecht gegen die Veränderung, die mit dem neuen System nun einmal einhergeht, rebellieren.

Ein Change-Team kann Sie dabei unterstützen, die Kommunikation auf die einzelnen Mitarbeitenden abzustimmen und individuelle Schulungen für die Anwendenden zu konzeptionieren. Dabei sollten Sie ein großzügiges Budget einplanen. Auf diese Weise wird Ihr System von allen Beteiligten positiv angenommen, da sie über die Funktionsweise und die Vorteile des Systems Bescheid wissen.

Die Amortisationszeit Ihrer ERP-Implementierung bestimmen

Ein kritischer Teil des ERP-Projekts besteht darin, dafür die Zustimmung der Unternehmensleitung zu erhalten. Natürlich will diese auch wissen, wie lange die Amortisation voraussichtlich dauern wird. Daher ist es umso wichtiger, den Payback-Zeitpunkt möglichst genau zu berechnen.

Um die Amortisationszeit Ihrer ERP-Implementierung zu bestimmen, müssen Sie im ersten Schritt die Gesamtbetriebskosten berechnen und dann den Zeitraum abschätzen, den Sie benötigen werden, um die Vorteile in Höhe dieses Betrags zu realisieren. Eine konkrete Möglichkeit zur Berechnung der Amortisationszeit ist das Discounted-Cashflow-Modell.

Gerne unterstützen wir Sie dabei, ERP-Kosten und -Nutzen zu definieren, die für Ihr Unternehmen realistisch sind.