Das teuflische 😈
Dreieck eines ERP-Projekts Warum schnell, günstig und hochwertig nicht gleichzeitig möglich sind

Schnell, günstig und gut: Der klassische Zielkonflikt im ERP-Projekt

In Unternehmen, die eine neue ERP-Lösung einführen wollen, gibt es meist drei klare Wünsche:

• Die Software soll qualitativ hochwertig und modern sein
• Sie soll möglichst schnell implementiert werden
• Und dabei darf sie auch nicht zu teuer werden

Das klingt logisch und vernünftig. Doch in der Praxis entsteht an dieser Stelle eine der größten Herausforderungen moderner ERP-Projekte. Denn genau hier kommt es zu dem berühmten Zielkonflikt des Projektmanagements: dem sogenannten „teuflischen Dreieck“. 😈

Das teuflische Dreieck eines ERP-Projekts

Das teuflische Dreieck beschreibt die drei zentralen Einflussgrößen eines Projekts:

• Zeit
• Kosten
• Qualität

Allerdings lassen sich in einem Projekt in der Regel immer nur zwei dieser drei Ziele gleichzeitig optimal erreichen. Der dritte Faktor leidet am Ende immer darunter. Daher gilt es, Kompromisse zu schließen.

Die drei Einflussgrößen im Detail

In der Praxis sind Zeit, Kosten und Qualität außerdem eng miteinander verknüpft und beeinflussen sich gegenseitig in jedem Projektschritt. Um diese Zusammenhänge besser zu verstehen, betrachten wir die drei Einflussgrößen im Folgenden einzeln und im Detail.

Zeit

Moderne cloudbasierte ERP-Systeme lassen sich heute technisch deutlich schneller bereitstellen als On-Premises-Lösungen. Der eigentliche Aufwand beginnt daher meist erst nach der Installation der Software. Denn ein ERP-System verändert nicht nur Ihre IT-Landschaft, sondern greift tief in Abläufe, Verantwortlichkeiten und Entscheidungsprozesse Ihres Unternehmens ein. Häufig zeigt sich erst während des Projekts, dass einzelne Abteilungen beispielsweise vollkommen unterschiedliche Prozesse für denselben Vorgang etabliert haben.

ERP-Systeme wie Dynamics 365 Business Central von Microsoft können viele Vorgänge vereinfachen oder automatisieren. Dennoch müssen die Verantwortlichen das Prozessverständnis selbst mitbringen und weiterhin organisatorische Entscheidungen treffen und sich um das Change Management kümmern.

Gerade im Hinblick auf den Faktor Zeit werden in ERP-Projekten viele Fehlentscheidungen getroffen. Der Wunsch nach einer schnellen Implementierung kommt häufig dann auf, wenn notwendige Entscheidungen vertagt oder ungelöste Prozesskonflikte verdrängt werden. Das rächt sich fast immer im weiteren Projektverlauf. Offene Punkte verschwinden nicht, sondern verschieben sich lediglich in spätere Projektphasen. Und dann werden Änderungen deutlich teurer, riskanter und zeitkritischer. Wenn Sie die Projektlaufzeit wirklich verkürzen möchten, sollten Sie wichtige Entscheidungen möglichst frühzeitig und konsequent treffen.

Kosten

Logischerweise möchte niemand für ein ERP-Projekt mehr bezahlen als notwendig. Problematisch wird es jedoch, wenn Sie die Kosten ausschließlich kurzfristig betrachten. Bedenken Sie, dass die günstigste Lösung selten die wirtschaftlichste ist! Gerade bei ERP-Einführungen entstehen die höchsten Kosten oft nicht durch die Software selbst, sondern durch Fehlentscheidungen im Projektverlauf, mangelnde Vorbereitung oder fehlende Akzeptanz innerhalb des Unternehmens.

Viele Unternehmen sparen deshalb am falschen Ende. So wählen sie Lösungen oder Implementierungspartner, die wenig Kontinuität versprechen. Außerdem planen sie zu wenig Zeit für die Projektvorbereitung ein oder unterschätzen den Aufwand für organisatorische Veränderungen. Zudem werden manchmal ungeeignete Key-Userinnen und Key-User ausgewählt oder die interne Kommunikation bleibt zu oberflächlich oder findet zu spät statt. Kurzfristig reduziert das Ganze zwar Ihre Projektkosten, langfristig steigen jedoch die Risiken sowie zusätzliche Aufwände und Folgekosten erheblich.

Die Kosten lassen sich in ERP-Projekten deshalb nicht isoliert betrachten. Sie stehen immer in direkter Wechselwirkung mit Zeit und Qualität. Wenn Sie sich ausschließlich auf niedrige Projektkosten konzentrieren, bezahlen Sie in der Regel später mit längeren Projektlaufzeiten oder schlechteren Ergebnissen.

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Qualität

In der Praxis wird die Qualität der Lösungen und der getroffenen Entscheidungen leider häufig dem Wunsch nach niedrigeren Kosten oder kürzeren Projektlaufzeiten untergeordnet. An dieser Stelle entsteht eines der größten Risiken. Denn schlechte Entscheidungen sind in ERP-Projekten selten sofort sichtbar. Ihre negativen Auswirkungen zeigen sich oft erst Monate später im Tagesgeschäft.

Qualität bedeutet im Rahmen eines ERP-Projekts nicht, dass jede Ihrer Anforderungen individuell umgesetzt werden muss oder dass möglichst komplexe Prozesse abgebildet werden. Im Gegenteil: Gute ERP-Lösungen profitieren in vielen Fällen von Vereinfachung, Standardisierung und klaren Verantwortlichkeiten. Entscheidend ist am Ende des Tages, dass Ihre Prozesse langfristig stabil, verständlich und skalierbar funktionieren.

Deshalb sollten Sie die Qualität in Ihrem ERP-Projekt bewusst priorisieren. Das gilt sowohl für die Auswahl der ERP-Lösung als auch für Entscheidungen, die während der Implementierung getroffen werden. Dazu gehört auch, ausreichend Kapazitäten im Unternehmen bereitzustellen und möglichst zu vermeiden, dass parallel weitere interne Projekte angegangen werden. Denn ERP-Einführungen scheitern häufig auch an fehlendem Fokus.

Die Auswahl der Lösung selbst verdient besondere Aufmerksamkeit. Es kommt darauf an, dass Sie auch wirklich geeignete Auswahlkriterien verwenden. Dazu reicht es nicht, nur die Lizenzkosten oder die Funktionalitäten zu betrachten.

Wir empfehlen Ihnen Dynamics 365 Business Central. Microsoft entwickelt die Lösung konsequent für kleine und mittelständische Unternehmen weiter und legt dabei insbesondere Wert auf Benutzerfreundlichkeit, Standardisierung und ein einfaches Onboarding.

Das teuflische Dreieck Ihres ERP-Projekts: Treffen Sie bewusste Entscheidungen!

Alles in allem lässt sich das Dilemma des „teuflischen Dreiecks“ nicht vollständig lösen. Es handelt sich dabei um ein Spannungsfeld, das aktiv gesteuert werden muss. Dabei ist es jedoch nur möglich, zwei der drei Ziele gleichermaßen zu erreichen. Die entscheidende Frage lautet daher nicht „Wie bekommen wir alles gleichzeitig?“, sondern „Welche Prioritäten sind für unser Unternehmen wirklich entscheidend?“

Aus unserer Erfahrung sollte die Qualität immer an erster Stelle stehen. Schlechte Prozesse, unklare Verantwortlichkeiten oder überhastete Entscheidungen verursachen langfristig fast immer höhere Kosten und größere Verzögerungen als eine saubere Implementierung. Fehler in ERP-Projekten verschwinden nämlich nicht von selbst. Sie werden einfach nur in den späteren Betrieb verschoben. Und das macht das Ganze deutlich teurer, komplexer und schwieriger korrigierbar.

Für Ihr Projekt bedeutet das nicht, dass Zeit und Kosten unwichtig wären. Im Gegenteil: Sie sollten beide Faktoren realistisch planen und konsequent steuern. Wenn Sie jedoch versuchen, gleichzeitig möglichst schnell, möglichst günstig und dennoch qualitativ hochwertig zu implementieren, erhöht sich das Projektrisiko erheblich.

Genauso wichtig ist, dass die Ziele Ihres Projekts im gesamten Unternehmen auf Verständnis treffen. Nicht nur die Projektleitung und die IT, sondern sämtliche Mitarbeitende, die am Projekt beteiligt sind, müssen die ganzheitlichen Ziele des ERP-Projekts kennen und verstehen. Nur wenn alle Beteiligten an einem Strang ziehen, lassen sich neue Prozesse erfolgreich etablieren und dauerhaft im Unternehmen verankern. Denn ein ERP-Projekt ist niemals nur ein IT-Projekt – sondern immer auch ein Organisationsprojekt.