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ERP-Implementierung

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Ein Wunschzettel fĂŒr Ihre ERP-Lösung: Wie Sie die WĂŒn­sche Ihrer
Mitarbeiten­den erfĂŒllen –
ohne
den Fokus zu verlieren

Steht die Anschaffung einer neuen ERP-Lösung bevor, erstellen viele Unternehmen Ă€hnlich wie in der Weih­nachts­zeit 🎅 eine Art Wunsch­zettel ✍ – mit allen Funktionen, die sie sich fĂŒr das System wĂŒnschen. Je mehr Mitarbeitende mitmischen, desto komplexer gestalten sich die Anforderungen. Daraus entstehen am Ende höhere Kosten und Risiken. Behalten Sie daher den Fokus!


Das Lastenheft: Der Wunschzettel fĂŒr Ihre Softwarelösung

Kommt es Ihnen auch wieder einmal so vor, als sei das Jahr einfach so verflogen? Gar nicht mehr lange, dann steht schon wieder Weihnachten 🎄 vor der TĂŒr. Weihnachten ist nicht nur die Zeit fĂŒr Spekulatius, Lebkuchen und GlĂŒhwein, sondern auch die Zeit des Schenkens.

Manche Menschen haben immer unglaublich viele kreative Geschenkideen fĂŒr ihre Liebsten. Andere wiederum tun sich schwerer und empfinden das eher als Stress. Der traditionelle Wunschzettel macht das Ganze bedeutend einfacher: Er offenbart die WĂŒnsche der Person, die ihn geschrieben hat, und hilft bei der Geschenke-Auswahl. 🎁

Auch wenn es um die Auswahl einer neuen ERP-Lösung geht, macht so etwas Sinn. Dabei können Sie das Lastenheft mit einem Wunschzettel fĂŒr Ihr neues ERP-System vergleichen.

Folge 27

Der ERP-Wunschzettel

NĂ€chste Woche ist schon wieder Weihnachten
 Und nicht nur zu diesem Anlass werden Wunschzettel 


NĂ€chste Woche ist schon wieder Weihnachten
 Und nicht nur zu diesem Anlass werden Wunschzettel geschrieben: Auch wenn die Anschaffung eines neuen ERP-Systems vor der TĂŒr steht! Je mehr Mitarbeiten­de da mitmischen, desto komplexer gestalten sich natĂŒrlich die WĂŒnsche. Wenn man sich an zwei GrundsĂ€tze hĂ€lt, bleibt der Fokus dennoch bestehen.

Eine große VerĂ€nderung: Mitarbeitende haben detaillierte WĂŒnsche

Wenn Sie eine neue ERP-Lösung implementieren, stellt das fĂŒr das ganze Unternehmen meist eine unglaublich große VerĂ€nderung dar. Mit der neuen Software mĂŒssen schließlich sehr viele Menschen aus unterschiedlichen Abteilungen fĂŒr eine lange Zeit arbeiten.

Es ist daher sinnvoll, alle Mitarbeitenden mit einzubeziehen. In der Regel haben alle Fachabteilungen die Möglichkeit, ihre WĂŒnsche fĂŒr das Lastenheft zu Ă€ußern, wobei es die meisten Mitarbeitenden gewohnt sind, diese Anforderungen und WĂŒnsche sehr detailliert zu beschreiben.

Woran liegt das? Ihnen ist klar, dass sie die Chance nutzen mĂŒssen, bei dieser tiefgreifenden Entscheidung mitzureden. Mit einem ERP-System ist es schließlich nicht wie mit dem Stromanbietenden, den man alle paar Jahre wechselt, weil sich das wirtschaftlich lohnt. Oder wie mit einem Paar Sneaker, das Sie nach zwei Jahren entsorgen, weil es sich dann schon abgenutzt hat. Ein ERP-System ist eine langfristigere Investition.

Um bloß alles zu bedenken, tendieren Mitarbeitende dazu, hĂ€ufig mehr Funktionen zu fordern, als sie tatsĂ€chlich brauchen. Haben Sie schon einmal von der Redensart „Manche Kundinnen und Kunden wollen ĂŒber XML mit dem Mond kommunizieren“ gehört? Die charakterisiert diesen Prozess ziemlich gut.

Anwendende schreiben WĂŒnsche „blind“ auf – ohne Kosten-Nutzen-VerhĂ€ltnis zu kennen

Überrascht es Sie da noch zu hören, dass Unternehmen in der Praxis oft nur einen kleinen Teil der verfĂŒgbaren Funktionen nutzen? Wird das Wunsch-System nach dem Implementierungs-Marathon schließlich in Betrieb genommen, stellt sich heraus, dass sich die Dynamik des Marktes inzwischen so stark verĂ€ndert hat, dass die gewĂ€hlte Konfiguration schon veraltet ist.

Es ist auch bemerkenswert, dass die Endanwendenden ihre WĂŒnsche nennen dĂŒrfen, ohne einen Einblick in das Kosten-Nutzen-VerhĂ€ltnis zu erhalten. Und ohne sich mit den Folgen fĂŒr die FlexibilitĂ€t fĂŒr neue Versionen zu beschĂ€ftigen.

So wird das neue System oft schwerfÀllig, es dauert lange, es zu implementieren und logischerweise entstehen somit höhere Kosten und Risiken.

Wie Sie das lösen können: „Weniger ist mehr und einfach ist besser“

1. Weniger ist mehr

Der Grundsatz gilt fĂŒr ganz viele Bereiche. So auch wenn es darum geht, Anforderungen und WĂŒnsche fĂŒr Ihre ERP-Lösung zu definieren. Versuchen Sie, auch Ihre Mitarbeitenden dafĂŒr zu sensibilisieren. Wenn Sie sich an die Standardfunktionen Ihrer Wunsch-Lösung halten, können Sie von allen Innovationen profitieren, die fĂŒr die kommenden Jahre zu erwarten sind.

Sie können Updates leichter umsetzen

Ein weiterer Vorteil der Standardlösung ist, dass sĂ€mtliche Neuerungen standardmĂ€ĂŸig ausgeliefert werden. Das entlastet logischerweise Ihre Mitarbeitenden in der IT – die sich dann vorrangig anderen Themen widmen können.

2. Und einfach ist besser

Heutzutage ist die Welt sehr schnelllebig. Nahezu alles unterliegt einem permanenten Wandel – da ist es von großem Vorteil, wenn Ihre GeschĂ€ftsprozesse einfach gehalten sind. Das macht Sie auch fĂŒr Ihre Kundschaft zu einem attraktiven Partner. Und lockt neue Mitarbeitende ins Unternehmen.

Sie sind unabhÀngiger von einzelnen Mitarbeitenden

Außerdem sind Sie weniger abhĂ€ngig von den wenigen Mitarbeitenden, die das System mit seiner vollen KomplexitĂ€t verstehen. Es liegt auf der Hand, dass es viel sinnvoller ist, wenn das System so einfach gehalten ist, dass sich alle Mitarbeitenden damit gleichermaßen auskennen. Sie können dann viel eigenverantwortlicher arbeiten – und das ist natĂŒrlich effizienter, als stĂ€ndig erfahrenere Mitarbeitende um Hilfe bitten zu mĂŒssen. Auch das Budget fĂŒr die unzĂ€hligen umfangreichen Schulungen können Sie anderweitig investieren.

Ihr Unternehmen ist anpassungsfÀhiger

Und schließlich wird Ihr Unternehmen dadurch anpassungsfĂ€higer. Das heißt, dass Ihr ERP-System einfacher mit neuen Anforderungen zurechtkommt, vor allem wenn Ihr Unternehmen wĂ€chst und neue Mitarbeitende hinzukommen. Je einfacher die Prozesse, desto geringer ist der Anpassungsaufwand.

Daher sollten Sie die internen Prozesse und AblĂ€ufe vereinfachen, bevor Sie mit der Auswahl Ihrer neuen Software loslegen. DafĂŒr brauchen Sie ein gutes Change Management.

An diese Fragen sollten Sie denken, wenn Sie die ERP-Wunschzettel Ihrer Mitarbeitenden auswerten

  • Sind die Anforderungen sowohl technisch als auch organisatorisch realisierbar?
  • Passen sie zu den Anforderungen Ihrer weiteren Systeme?
  • Sind sie auch rechtlich zulĂ€ssig?
  • Gibt es Konflikte zwischen mehreren Anforderungen?
  • Welche Kosten fallen bei der Realisierung an?

Unnötigen Aufwand sparen: Sortieren Sie Unwesentliches aus

ErklÀren Sie Ihren Mitarbeitenden, warum es sinnvoll ist, beim Wunschzettel-Schreiben realistisch zu bleiben. Wenn Sie sich darauf konzentrieren, die KomplexitÀt zu reduzieren, wird dem Unternehmen das viel unnötigen Aufwand mit Ihrem ERP-System ersparen und Prozesse einfacher machen.

Schon im sechsten Jahrhundert wusste der chinesische Philosoph Laozi:

Das Aussortieren des Unwesentlichen ist der Kern aller Lebensweisheit.

Das wĂŒrde wohl auch so manchem Weihnachts-Wunschzettel gut tun. 😊

Ein Wunschzettel fĂŒr Ihre ERP-Lösung
Was wĂŒrde auf Ihrem ERP-Wunschzettel stehen?