ERP-Projekt-Checkliste Für die Einführung von
Microsoft Dynamics 365
Business Central

Checkliste für Ihr ERP-Projekt: Einführung von Microsoft Dynamics 365 Business Central

Die Checkliste beinhaltet ebenfalls Hinweise, auf welche Aspekte Sie explizit achten sollten, um möglichen Schwierigkeiten und Hindernissen frühzeitig entgegenzuwirken und somit die Projektrisiken zu minimieren. Zudem können neben den zehn genannten Punkten auch bereits während der Projektvorbereitung weitere unternehmensspezifische Aufgaben anfallen, die im Folgenden nicht aufgeführt sind.

1. Definition des Hauptziels, welches Sie mit der Implementierung des ERP-Systems anstreben

Grundsätzlich ist es im Zuge einer guten Projektvorbereitung wichtig zu beachten, dass eine ERP-Einführung kein reines IT-Projekt, sondern ein unternehmensweites Projekt ist, das neben dem operativen Tagesgeschäft abläuft. Es wird häufig durch die IT-Abteilung ausgeführt, betrifft aber alle Abteilungen. Bei einer ERP-Einführung handelt es sich zudem um ein Projekt, das nur selten im Unternehmen durchgeführt wird und für die meisten Beteiligten eine völlig neue Herausforderung darstellt.

Beispiele für Ziele, die Unternehmen mit einer ERP-Einführung verfolgen:

• Effizienzsteigerung
• Kosteneinsparungen durch optimierte Prozesse
• Verbesserte Datentransparenz und Berichterstattung
• Skalierbarkeit und Flexibilität
• Bessere Betreuung der Kundschaft
• Zukunftssicherheit durch Digitalisierung

Die ERP-Projektziele definieren Was Ihr Projekt­erfolg
mit der Mond­landung
von 1969 zu tun hat

2. Definition der Unterziele in den einzelnen Abteilungen

Die Einführung eines neuen ERP-Systems ist der optimale Zeitpunkt, um bestehende Strukturen aufzubrechen sowie Prozesse zu überdenken und unter Umständen zu vereinfachen. In diesem Zusammenhang sind folgende Fragen zu klären:

• Sollen lediglich die Bestandsprozesse in Business Central abgebildet werden?
• Sind die Bestandsprozesse über die Jahre historisch gewachsen und sollten ggf. einmal komplett hinterfragt und neu definiert werden?
• Sollen ggf. neue Prozesse in Business Central und somit in der jeweiligen Fachabteilung etabliert werden?

3. Festlegung einer internen Projektleitung/Hauptansprechperson

Die Hauptansprechperson im Rahmen des Projekts sollte im besten Fall folgende Qualifikationen bzw. Eigenschaften mitbringen:

• Die Person sollte einen guten Gesamtüberblick über das Unternehmen haben. Sie sollte über fundierte Kenntnisse im Bereich der Geschäftsprozesse verfügen, die Business Central unterstützen soll. Idealerweise hat sie sogar bereits Erfahrung mit ähnlichen Projekten oder Technologien gesammelt.
• Sie sollte über gute Kommunikationsfähigkeiten verfügen, um effektiv mit dem Projektteam, den Key-Userinnen und Key-Usern sowie weiteren Stakeholdern kommunizieren zu können.
• Es ist wichtig, dass die Hauptansprechperson solide Projektmanagementfähigkeiten besitzt, um das ERP-Projekt effektiv zu planen, zu koordinieren und zu überwachen. Dazu gehören Zeit- und Ressourcenmanagement sowie die Fähigkeit, Probleme zu identifizieren und zu lösen.
• Die interne Projektleitung sollte in der Lage sein, fundierte Entscheidungen zu treffen und Prioritäten zu setzen.
• Die Person muss sich der Verantwortung bewusst sein, die mit der Leitung des ERP-Projekts verbunden ist und bereit sein, diese Verantwortung zu übernehmen. Das schließt mit ein, auch unangenehme Themen anzusprechen.

4. Auswahl geeigneter Key-Userinnen und Key-User

Key-Userinnen und Key-User sind Mitarbeitende, die eine Schlüsselrolle bei der Einführung und Nutzung von Business Central spielen. Sie kennen sich hervorragend mit den eigenen Prozessabläufen aus, wissen, wie das ERP-System funktioniert und wirken bei der Implementierung und Weiterentwicklung der Software mit. Außerdem sind sie wichtige Ansprechpersonen für die Anwendenden aus den Fachbereichen und führen interne Schulungen durch. Bei der Auswahl der Key-Userinnen und Key-User stehen folgende Fragen/Aspekte im Mittelpunkt, welche im besten Fall alle erfüllt werden (Hinweis: Diese treffen jedoch nur sehr selten alle auf eine Person zu):

• Welche Abteilungen oder Funktionen im Unternehmen sind am stärksten von der Einführung von Business Central betroffen?
• Welche Mitarbeitenden haben ein tiefes Verständnis für die Geschäftsprozesse und Anforderungen dieser Abteilungen oder Funktionen?
• Welche Mitarbeitenden besitzen ein technisches Grundverständnis und können die eigenen Prozesse auf die technischen Abläufe innerhalb von Business Central übertragen?
• Welche Mitarbeitenden verfügen über ausgezeichnete Kommunikations- und Schulungsfähigkeiten, um ihr Wissen effektiv an andere Mitarbeitende im Unternehmen weiterzugeben?
• Welche Mitarbeitenden sind bereit, sich aktiv am ERP-Projekt zu beteiligen und zusätzliche Verantwortung neben ihren Aufgaben im Tagesgeschäft zu übernehmen?
• Welche Mitarbeitenden sind flexibel und offen für Veränderungen, da die Einführung eines ERP-Systems meist mit einem organisatorischen Wandel verbunden ist?

5. Umstrukturierung von Tagesgeschäftsaufgaben

Die Projektaufgaben werden insbesondere die Projektleitung und teilweise auch die Key-Userinnen und Key-User zeitlich stark beanspruchen, sodass nicht mehr alle Aufgaben des operativen Tagesgeschäfts umgesetzt werden können.

In diesem Zusammenhang sollten Sie schon früh überlegen, wie Aufgaben intern vom Kollegium übernommen werden können, damit kein sogenannter „Flaschenhals“ entsteht. Das bedeutet, dass ein Teil des Projekts oder ein bestimmter Prozessabschnitt langsamer vorankommt als die anderen. Wenn dies eintritt, können sich sowohl der Projektzeitplan als auch das Tagesgeschäft verzögern. Das kann wiederum zu Problemen und Mehrkosten in allen Bereichen führen.

Weiterhin kann der Spagat zwischen den Aufgaben im Tagesgeschäft und den Projektaufgaben vermehrten Stress bei der Projektleitung sowie den Key-Userinnen und Key-Usern verursachen. Um ebenfalls zu verhindern, dass die Performance auf allen Ebenen leidet, gilt es, darauf zu achten, Aufgaben rechtzeitig umzuverteilen.

Aufgrund der neuen Prozessabläufe in Business Central kommt es häufig dazu, dass sich die Aufgabenverteilung abteilungsübergreifend verschiebt, wenn das Projekt voranschreitet. So kann es sein, dass in einer Abteilung durch die Einführung von Business Central weniger Arbeit anfällt als vorher, dafür in einer anderen Abteilung wiederum ein Mehraufwand generiert wird.

Hierbei ist es wichtig zu prüfen, ob die betroffenen Mitarbeitenden den Mehraufwand leisten können. Falls dies nicht möglich ist, sollten Sie darauf zeitnah reagieren.

Des Weiteren ist es wichtig, die Mitarbeitenden auch in diesem Prozess mitzunehmen und ihnen mögliche Ängste zu nehmen, zum Beispiel:

• „Ich habe bald keine Aufgaben mehr. Mein Arbeitsplatz wird wegrationalisiert.“
• „Ich muss viel mehr arbeiten. Ich schaffe das alles nicht.“

6. Erstellung interner Prozessdokumentationen

Es ist eine grobe Prozessdokumentation je Abteilung zu erstellen. Außerdem gilt es, aktuell vorhandene Prozesslücken zu definieren.

Hinweis: Je exakter die Prozesse und die Prozesslücken/-probleme dokumentiert sind, desto größer ist die Chance, im Zuge der ERP-Einführung die Abläufe/Prozesse zu optimieren.

Einfach erklärt: Lasten- und Pflichtenheft
im ERP-Projektplan

7. Dokumentation eines „Day in a Life“

Über einen Zeitraum von zwei bis drei Wochen sollten Sie die täglichen Aufgaben, Prozesse und Sonderfälle dokumentieren. So stellen Sie sicher, dass die internen Prozessdokumentationen um die Sonderfälle, die beispielsweise nicht den Standard-Verkauf von Produkten umfassen, erweitert werden. Solche Sonderfälle fallen meist bei der oberflächlichen Betrachtung (in der Theorie) durch das Raster und werden folglich nicht ausreichend berücksichtigt.

8. Definition des Go-Live-Termins

Der geplante Projektendtermin bzw. der Go-Live-Termin von Microsoft Dynamics 365 Business Central muss definiert werden.

Hierbei gibt es folgende Punkte zu berücksichtigen:

• Bestehen zeitliche Abhängigkeiten in der Finanzbuchhaltung, z. B. Jahresabschluss, Vorgaben durch die Steuerberatung etc.?
• Sind alle Mitarbeitenden, die in das Projekt involviert sind und beim Go-Live gebraucht werden, zu dem geplanten Termin verfügbar?
• Sind die Key-Userinnen und Key-User in den ein bis zwei Wochen vor dem geplanten Go-Live verfügbar?
• Sind alle Mitarbeitenden im Unternehmen anwesend, wenn Schulungen für das neue System anstehen? Hierbei ist es wichtig darauf zu achten, dass der zeitliche Abstand zwischen Schulungen/Prozesstests und Go-Live möglichst gering ist. So stellen Sie sicher, dass die neuen Prozesse und die Bedienung der neuen Software in die Praxis übertragen werden und sich dabei direkt verfestigen können.
• Ist der geplante Termin trotz Tagesgeschäft realisierbar? Hintergrund: Das Jahresendgeschäft kann beispielsweise zu einem erhöhten Aufwand führen, der alle Mitarbeitenden zeitlich sehr stark fordert.

9. Förderung von Akzeptanz im Team

Es ist wichtig, dass die Verantwortlichen die Anwendenden frühzeitig in das Projekt einbeziehen und mit allen notwendigen Informationen versorgen, um die Akzeptanz für die neue ERP-Software und das Projekt an sich sicherzustellen.

Dabei gilt es, sowohl den Projektplan als auch die allgemeinen Zeitpläne und den ggf. erhöhten Aufwand innerhalb des Projektzeitraums zu kommunizieren.

Sie sollten unter Umständen darüber nachdenken, Anreize zu schaffen, um die Mehrarbeit im Zuge des Projekts für die Key-Userinnen und Key-User etwas attraktiver zu gestalten.

Eine zukunftsorientierte ERP-Wunschliste erstellen Warum Sie dabei
die Komfort­­­­­­­zone
verlassen sollten

10. Ausübung einer Vorbildfunktion durch die Verantwortlichen

Im Rahmen des Projekts ist es essenziell, dass die Verantwortlichen und die Führungskräfte mit gutem Beispiel vorangehen und die getroffenen Entscheidungen mittragen und durchsetzen.

Hinweis: Dies ist auch erforderlich, wenn es deren eigenen Bereich betrifft.