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ERP-Implementierung

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ERP-Projekt-Checkliste FĂŒr die EinfĂŒhrung von
Microsoft
Dynamics 365
Business
Central

Die folgende ERP-Projekt-Checkliste 📋 dient im ersten Schritt als grobe Übersicht und hilft Ihnen, sich zu orientieren 🔎, welche Aufgaben bzw. Arbeitsschritte im Rahmen der ERP-EinfĂŒhrung im Mittelpunkt stehen. Um diese Themen kĂŒmmern Sie sich optimalerweise wĂ€hrend der Vorbereitung der ERP-EinfĂŒhrung. Im Laufe des Projekts werden sich immer wieder weitere Aufgaben ergeben, die in dieser Phase noch gar nicht absehbar sind. Daher ist es sinnvoll, diese „Ruhe vor dem Sturm“ zu nutzen.


Checkliste fĂŒr Ihr ERP-Projekt: EinfĂŒhrung von Microsoft Dynamics 365 Business Central

Die Checkliste beinhaltet ebenfalls Hinweise, auf welche Aspekte Sie explizit achten sollten, um möglichen Schwierigkeiten und Hindernissen frĂŒhzeitig entgegenzuwirken und somit die Projektrisiken zu minimieren. Zudem können neben den zehn genannten Punkten auch bereits wĂ€hrend der Projektvorbereitung weitere unternehmensspezifische Aufgaben anfallen, die im Folgenden nicht aufgefĂŒhrt sind.

1. Definition des Hauptziels, welches Sie mit der Implementierung des ERP-Systems anstreben

GrundsĂ€tzlich ist es im Zuge einer guten Projektvorbereitung wichtig zu beachten, dass eine ERP-EinfĂŒhrung kein reines IT-Projekt, sondern ein unternehmensweites Projekt ist, das neben dem operativen TagesgeschĂ€ft ablĂ€uft. Es wird hĂ€ufig durch die IT-Abteilung ausgefĂŒhrt, betrifft aber alle Abteilungen. Bei einer ERP-EinfĂŒhrung handelt es sich zudem um ein Projekt, das nur selten im Unternehmen durchgefĂŒhrt wird und fĂŒr die meisten Beteiligten eine völlig neue Herausforderung darstellt.

Beispiele fĂŒr Ziele, die Unternehmen mit einer ERP-EinfĂŒhrung verfolgen:

  • Effizienzsteigerung
  • Kosteneinsparungen durch optimierte Prozesse
  • Verbesserte Datentransparenz und Berichterstattung
  • Skalierbarkeit und FlexibilitĂ€t
  • Bessere Betreuung der Kundschaft
  • Zukunftssicherheit durch Digitalisierung

2. Definition der Unterziele in den einzelnen Abteilungen

Die EinfĂŒhrung eines neuen ERP-Systems ist der optimale Zeitpunkt, um bestehende Strukturen aufzubrechen sowie Prozesse zu ĂŒberdenken und unter UmstĂ€nden zu vereinfachen. In diesem Zusammenhang sind folgende Fragen zu klĂ€ren:

  • Sollen lediglich die Bestandsprozesse in Business Central abgebildet werden?
  • Sind die Bestandsprozesse ĂŒber die Jahre historisch gewachsen und sollten ggf. einmal komplett hinterfragt und neu definiert werden?
  • Sollen ggf. neue Prozesse in Business Central und somit in der jeweiligen Fachabteilung etabliert werden?

3. Festlegung einer internen Projektleitung/Hauptansprechperson

Die Hauptansprechperson im Rahmen des Projekts sollte im besten Fall folgende Qualifikationen bzw. Eigenschaften mitbringen:

  • Die Person sollte einen guten GesamtĂŒberblick ĂŒber das Unternehmen haben. Sie sollte ĂŒber fundierte Kenntnisse im Bereich der GeschĂ€ftsprozesse verfĂŒgen, die Business Central unterstĂŒtzen soll. Idealerweise hat sie sogar bereits Erfahrung mit Ă€hnlichen Projekten oder Technologien gesammelt.
  • Sie sollte ĂŒber gute KommunikationsfĂ€higkeiten verfĂŒgen, um effektiv mit dem Projektteam, den Key-Userinnen und Key-Usern sowie weiteren Stakeholdern kommunizieren zu können.
  • Es ist wichtig, dass die Hauptansprechperson solide ProjektmanagementfĂ€higkeiten besitzt, um das ERP-Projekt effektiv zu planen, zu koordinieren und zu ĂŒberwachen. Dazu gehören Zeit- und Ressourcenmanagement sowie die FĂ€higkeit, Probleme zu identifizieren und zu lösen.
  • Die interne Projektleitung sollte in der Lage sein, fundierte Entscheidungen zu treffen und PrioritĂ€ten zu setzen.
  • Die Person muss sich der Verantwortung bewusst sein, die mit der Leitung des ERP-Projekts verbunden ist und bereit sein, diese Verantwortung zu ĂŒbernehmen. Das schließt mit ein, auch unangenehme Themen anzusprechen.

4. Auswahl geeigneter Key-Userinnen und Key-User

Key-Userinnen und Key-User sind Mitarbeitende, die eine SchlĂŒsselrolle bei der EinfĂŒhrung und Nutzung von Business Central spielen. Sie kennen sich hervorragend mit den eigenen ProzessablĂ€ufen aus, wissen, wie das ERP-System funktioniert und wirken bei der Implementierung und Weiterentwicklung der Software mit. Außerdem sind sie wichtige Ansprechpersonen fĂŒr die Anwendenden aus den Fachbereichen und fĂŒhren interne Schulungen durch. Bei der Auswahl der Key-Userinnen und Key-User stehen folgende Fragen/Aspekte im Mittelpunkt, welche im besten Fall alle erfĂŒllt werden (Hinweis: Diese treffen jedoch nur sehr selten alle auf eine Person zu):

  • Welche Abteilungen oder Funktionen im Unternehmen sind am stĂ€rksten von der EinfĂŒhrung von Business Central betroffen?
  • Welche Mitarbeitenden haben ein tiefes VerstĂ€ndnis fĂŒr die GeschĂ€ftsprozesse und Anforderungen dieser Abteilungen oder Funktionen?
  • Welche Mitarbeitenden besitzen ein technisches GrundverstĂ€ndnis und können die eigenen Prozesse auf die technischen AblĂ€ufe innerhalb von Business Central ĂŒbertragen?
  • Welche Mitarbeitenden verfĂŒgen ĂŒber ausgezeichnete Kommunikations- und SchulungsfĂ€higkeiten, um ihr Wissen effektiv an andere Mitarbeitende im Unternehmen weiterzugeben?
  • Welche Mitarbeitenden sind bereit, sich aktiv am ERP-Projekt zu beteiligen und zusĂ€tzliche Verantwortung neben ihren Aufgaben im TagesgeschĂ€ft zu ĂŒbernehmen?
  • Welche Mitarbeitenden sind flexibel und offen fĂŒr VerĂ€nderungen, da die EinfĂŒhrung eines ERP-Systems meist mit einem organisatorischen Wandel verbunden ist?

5. Umstrukturierung von TagesgeschÀftsaufgaben

Die Projektaufgaben werden insbesondere die Projektleitung und teilweise auch die Key-Userinnen und Key-User zeitlich stark beanspruchen, sodass nicht mehr alle Aufgaben des operativen TagesgeschÀfts umgesetzt werden können.

In diesem Zusammenhang sollten Sie schon frĂŒh ĂŒberlegen, wie Aufgaben intern vom Kollegium ĂŒbernommen werden können, damit kein sogenannter „Flaschenhals“ entsteht. Das bedeutet, dass ein Teil des Projekts oder ein bestimmter Prozessabschnitt langsamer vorankommt als die anderen. Wenn dies eintritt, können sich sowohl der Projektzeitplan als auch das TagesgeschĂ€ft verzögern. Das kann wiederum zu Problemen und Mehrkosten in allen Bereichen fĂŒhren.

Weiterhin kann der Spagat zwischen den Aufgaben im TagesgeschÀft und den Projektaufgaben vermehrten Stress bei der Projektleitung sowie den Key-Userinnen und Key-Usern verursachen. Um ebenfalls zu verhindern, dass die Performance auf allen Ebenen leidet, gilt es, darauf zu achten, Aufgaben rechtzeitig umzuverteilen.

Aufgrund der neuen ProzessablĂ€ufe in Business Central kommt es hĂ€ufig dazu, dass sich die Aufgabenverteilung abteilungsĂŒbergreifend verschiebt, wenn das Projekt voranschreitet. So kann es sein, dass in einer Abteilung durch die EinfĂŒhrung von Business Central weniger Arbeit anfĂ€llt als vorher, dafĂŒr in einer anderen Abteilung wiederum ein Mehraufwand generiert wird.

Hierbei ist es wichtig zu prĂŒfen, ob die betroffenen Mitarbeitenden den Mehraufwand leisten können. Falls dies nicht möglich ist, sollten Sie darauf zeitnah reagieren.

Des Weiteren ist es wichtig, die Mitarbeitenden auch in diesem Prozess mitzunehmen und ihnen mögliche Ängste zu nehmen, zum Beispiel:

  • „Ich habe bald keine Aufgaben mehr. Mein Arbeitsplatz wird wegrationalisiert.“
  • „Ich muss viel mehr arbeiten. Ich schaffe das alles nicht.“

6. Erstellung interner Prozessdokumentationen

Es ist eine grobe Prozessdokumentation je Abteilung zu erstellen. Außerdem gilt es, aktuell vorhandene ProzesslĂŒcken zu definieren.

Hinweis: Je exakter die Prozesse und die ProzesslĂŒcken/-probleme dokumentiert sind, desto grĂ¶ĂŸer ist die Chance, im Zuge der ERP-EinfĂŒhrung die AblĂ€ufe/Prozesse zu optimieren.

7. Dokumentation eines „Day in a Life“

Über einen Zeitraum von zwei bis drei Wochen sollten Sie die tĂ€glichen Aufgaben, Prozesse und SonderfĂ€lle dokumentieren. So stellen Sie sicher, dass die internen Prozessdokumentationen um die SonderfĂ€lle, die beispielsweise nicht den Standard-Verkauf von Produkten umfassen, erweitert werden. Solche SonderfĂ€lle fallen meist bei der oberflĂ€chlichen Betrachtung (in der Theorie) durch das Raster und werden folglich nicht ausreichend berĂŒcksichtigt.

8. Definition des Go-Live-Termins

Der geplante Projektendtermin bzw. der Go-Live-Termin von Microsoft Dynamics 365 Business Central muss definiert werden.

Hierbei gibt es folgende Punkte zu berĂŒcksichtigen:

  • Bestehen zeitliche AbhĂ€ngigkeiten in der Finanzbuchhaltung, z. B. Jahresabschluss, Vorgaben durch die Steuerberatung etc.?
  • Sind alle Mitarbeitenden, die in das Projekt involviert sind und beim Go-Live gebraucht werden, zu dem geplanten Termin verfĂŒgbar?
  • Sind die Key-Userinnen und Key-User in den ein bis zwei Wochen vor dem geplanten Go-Live verfĂŒgbar?
  • Sind alle Mitarbeitenden im Unternehmen anwesend, wenn Schulungen fĂŒr das neue System anstehen? Hierbei ist es wichtig darauf zu achten, dass der zeitliche Abstand zwischen Schulungen/Prozesstests und Go-Live möglichst gering ist. So stellen Sie sicher, dass die neuen Prozesse und die Bedienung der neuen Software in die Praxis ĂŒbertragen werden und sich dabei direkt verfestigen können.
  • Ist der geplante Termin trotz TagesgeschĂ€ft realisierbar? Hintergrund: Das JahresendgeschĂ€ft kann beispielsweise zu einem erhöhten Aufwand fĂŒhren, der alle Mitarbeitenden zeitlich sehr stark fordert.

9. Förderung von Akzeptanz im Team

Es ist wichtig, dass die Verantwortlichen die Anwendenden frĂŒhzeitig in das Projekt einbeziehen und mit allen notwendigen Informationen versorgen, um die Akzeptanz fĂŒr die neue ERP-Software und das Projekt an sich sicherzustellen.

Dabei gilt es, sowohl den Projektplan als auch die allgemeinen ZeitplÀne und den ggf. erhöhten Aufwand innerhalb des Projektzeitraums zu kommunizieren.

Sie sollten unter UmstĂ€nden darĂŒber nachdenken, Anreize zu schaffen, um die Mehrarbeit im Zuge des Projekts fĂŒr die Key-Userinnen und Key-User etwas attraktiver zu gestalten.

10. AusĂŒbung einer Vorbildfunktion durch die Verantwortlichen

Im Rahmen des Projekts ist es essenziell, dass die Verantwortlichen und die FĂŒhrungskrĂ€fte mit gutem Beispiel vorangehen und die getroffenen Entscheidungen mittragen und durchsetzen.

Hinweis: Dies ist auch erforderlich, wenn es deren eigenen Bereich betrifft.

Checkliste
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