Einfach erklärt: Lasten- und Pflichtenheft
im ERP-Projektplan

Lasten- und Pflichtenheft: Wesentliche Dokumente für Ihren ERP-Projektplan – und notwendig für den Erfolg Ihrer ERP-Einführung

Am Anfang jeder erfolgreichen ERP-Einführung steht die präzise Planung. Die schriftliche Grundlage stellen das Lasten- und das Pflichtenheft dar. Beide Dokumente dienen als klare und einheitliche Basis für die Abstimmung zwischen den Stakeholdern in Ihrem ERP-Projekt – einschließlich des Managements, der Entwickelnden, der Beratenden und der Anwendenden. Damit helfen die Dokumente auch, Missverständnisse zwischen Auftragnehmenden und Auftraggebenden zu vermeiden. Zudem bieten sie einen Anhaltspunkt im Rahmen von Diskussionen und Entscheidungen im Laufe des Prozesses. Indem sie klare Anforderungen und Spezifikationen festlegen, unterstützen Lasten- und Pflichtenheft die Qualitätssicherung und helfen Ihnen, sicherzustellen, dass das Endprodukt Ihrer ERP-Einführung Ihren Anforderungen entspricht.

Was ist der Unterschied zwischen dem Lastenheft und dem Pflichtenheft?

Die beiden Begrifflichkeiten werden in der ERP-Praxis nicht selten verwechselt – es handelt sich hierbei aber nicht um Synonyme! Um die Verwirrung bei Lastenheft und Pflichtenheft zu vermeiden, ist es wichtig, ihre jeweiligen Zwecke zu verstehen und sicherzustellen, dass die Begriffe in Projektdokumentationen richtig verwendet werden.

Das Lastenheft: Ihre Wunschliste für die ERP-Einführung

Das Lastenheft erstellen Sie in der Rolle der Kundschaft selbst. Und zwar nennen Sie darin als Auftraggebender all Ihre Wünsche und Anforderungen und Ihre Erwartungen an die ERP-Lösung sowie die Zusammenarbeit im Rahmen der ERP-Einführung. Darin ist also nachzulesen, welche Funktionen und Eigenschaften Sie sich für Ihr ERP-System wünschen. Zudem beschreibt es den Ist-Zustand in Ihrem Unternehmen und definiert alle Soll-Prozesse, die es abzubilden gilt. Damit ist das Lastenheft auch das Herzstück Ihres ERP-Auswahlprozesses – denn es bietet Ihnen die Grundlage, um Angebote bei potenziellen ERP-Dienstleistenden einzuholen und diese zu selektieren.

„Was…?“ – die Inhalte des Lastenhefts

Das Lastenheft enthält idealerweise eine Beschreibung Ihres Unternehmens und Ihrer Ziele, Informationen zur aktuellen IT-Infrastruktur, Anforderungen (funktional und nicht-funktional) sowie den zeitlichen Ablauf der ERP-Einführung. Empfehlenswert ist außerdem, das Marktumfeld, Ihre Produkte und Dienstleistungen, Alleinstellungsmerkmale und Ansprechpersonen im Zuge der ERP-Einführung in das Lastenheft aufzunehmen.

Achtung: Formulieren Sie in Ihrem Lastenheft stets lösungsneutral. Bedeutet: Beschreiben Sie all Ihre Anforderungen an das ERP-System – allerdings noch nicht die (technische) Umsetzung! Meist sind verschiedene Mitarbeitende aus den Fachabteilungen an der Ausarbeitung des Lastenhefts beteiligt. Stellen Sie daher sicher, dass sich Anforderungen und technische Details nicht vermischen bzw. dass hier noch keine Lösungswege integriert werden. Denn sonst besteht das Risiko, dass Sie nicht mehr offen sind für bessere Ansätze der ERP-Anbietenden.

Typische Bestandteile eines Lastenhefts

• Kurze Beschreibung Ihres Unternehmens
• Ihre Produkte und/oder Dienstleistungen
• Das Marktumfeld und Ihre Alleinstellungsmerkmale
• Ist- und Soll-Prozesse
• Aktuelle IT-Landschaft inkl. Anzahl der Anwendenden
• Funktionale und nicht-funktionale Anforderungen
• Gewünschter Zeitplan für die Umsetzung und Implementierung des ERP-Systems
• Ansprechpersonen der verschiedenen Unternehmensbereiche

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Das Pflichtenheft: Die Antwort auf das Lastenheft

„Wie…?“ – vom Lastenheft zum Pflichtenheft

Und wie geht es dann weiter? Ganz einfach: Das fertige Dokument senden Sie an alle ERP-Dienstleistenden, die bei Ihrer ERP-Einführung für eine Zusammenarbeit infrage kommen. Anschließend treffen Sie anhand des Feedbacks eine Vorauswahl und verkleinern damit auch die Auswahl der ERP-Systeme. Das heißt, aus Ihrer Longlist wird die Shortlist.

Mit Ihrem favorisierten Dienstleistenden vereinbaren Sie einen Kennenlerntermin, um herauszufinden, ob er Ihren Anforderungen aus dem Lastenheft gerecht werden kann. Ein gutes Bauchgefühl ist hierbei ebenfalls entscheidend. Da ein komplexes Projekt wie eine ERP-Einführung eine enge Zusammenarbeit erfordert, muss das Projektteam auch auf der zwischenmenschlichen Ebene harmonieren.

Wenn das Kennenlernen positiv verlief, findet häufig im nächsten Schritt ein Workshop statt. Ziel ist es, individuelle Lösungsansätze und passgenaue Prozesse für Ihr Unternehmen auszuarbeiten. Dadurch haben Sie und Ihr Team dann eine genaue Vorstellung davon, welche Leistungen und Kompetenzen der Dienstleistende Ihnen bieten kann.

Der Dienstleistende lässt Ihnen dann sein Angebot zukommen. Anschließend geht es an die Erstellung des Pflichtenhefts.

Inhalte des Pflichtenhefts: Technische Spezifikation des ERP-Dienstleistenden

Der Dienstleistende (Auftragnehmende), für den Sie sich entschieden haben, erstellt das Pflichtenheft, welches die Antwort auf das Lastenheft darstellt. Es bildet die Basis der ERP-Implementierung und wird sowohl bei Tests als auch bei der Abnahme des Projekts herangezogen.

Im Pflichtenheft finden Sie konkrete, detaillierte Beschreibungen der technischen Grundlage, auf der die ERP-Software implementiert wird. Der ERP-Dienstleistende beschreibt außerdem, wie er die gewünschten Funktionen umsetzen möchte. Das ERP-Pflichtenheft ist ein verbindliches Dokument und bildet in der Regel die Vertragsgrundlage der ERP-Einführung. Nachverhandlungen sind nach Finalisierung des Pflichtenhefts nicht mehr möglich – das bedeutet, die Module und Funktionalitäten, die im Pflichtenheft festhalten wurden, müssen dann genau so auch implementiert werden.

Das Pflichtenheft ist ebenfalls notwendig, wenn es zu einem späteren Zeitpunkt um die Beurteilung und Abnahme der realisierten Lösung geht.

Typische Bestandteile eines Pflichtenhefts

• Zweck des Projekts bzw. des ERP-Systems sowie der Ziele, die durch die Umsetzung angestrebt werden
• Aufschlüsselung der einzelnen Funktionen und Features des ERP-Systems
• Erforderliche Datenbereinigungen sowie Datenmigrationen
• Schnittstellen, die das Projekt mit anderen Systemen, Anwendungen oder Komponenten verbinden
• Konkreter Zeitplan der ERP-Einführung
• Qualitätsstandards und Testkriterien, die das Projekt erfüllen muss
• Geplante ERP-Workflows
• Sprachversionen der Software
• Potenzielle Risiken sowie Strategien, um sie zu mindern oder zu vermeiden
• Geplante Tests und Prüfungen
• Spezifikationen für die langfristige Wartung und Unterstützung nach der ERP-Einführung

Systematische, erfolgsorientierte ERP-Projektplanung mithilfe von Lasten- und Pflichtenheft

Praxisbeispiel

Angenommen, Sie beschreiben in Ihrer Vorstellung ein maßgefertigtes Sitzmöbelstück mit bestimmten Sitzhöhen, Materialien und Designmerkmalen. Der beauftragte Herstellende interpretiert die Spezifikationen im ersten Treffen als einen eleganten Sessel. Er fertigt das Möbelstück entsprechend diesen Interpretationen an und liefert es Ihnen. Allerdings hatten Sie eigentlich einen einfachen Esszimmerstuhl im Sinn gehabt und sind überzeugt, dass Sie diese Präferenz deutlich kommuniziert haben. Ein Missverständnis, dass für viel Ärger sorgt und Sie eine Menge Zeit kostet!

Dieses Beispiel aus einem anderen Kontext macht deutlich, wie wichtig es ist, dass Sie Ihre Wünsche und Anforderungen im Lastenheft möglichst detailliert schriftlich festhalten. Zudem ist es notwendig, dass auch der Auftragnehmende im Pflichtenheft erläutert, wie er das Ganze im Laufe der ERP-Einführung umsetzen möchte, um sicherzustellen, dass er Sie richtig verstanden hat. 😊

ERP-Projektplan: Die Unterschiede zwischen Lasten- und Pflichtenheft

Hier noch einmal die wichtigsten Unterscheidungsmerkmale der zwei Dokumente:

Fazit, Tipps und eine kleine Eselsbrücke

Lasten- und Pflichtenheft sind wesentliche Dokumente im Rahmen der Planung einer ERP-Einführung, da sie dazu beitragen, die Anforderungen zu definieren, die Projektplanung zu erleichtern, Risiken zu minimieren, die Kommunikation zu verbessern und somit den Erfolg der Implementierung sicherzustellen. Sie sorgen für die notwendige Struktur und bilden einen Rahmen.

Eine kleine Eselsbrücke zur Unterscheidung: Während beim Lastenheft die „W-Frage“ nach den Inhalten „Was…?“ lautet, fragen Sie nach den Inhalten im Pflichtenheft mit „Wie…?“. Das macht noch einmal deutlich, dass das Lastenheft die Anforderungen enthält, die Sie an das ERP-System haben. Dahingegen erklärt das Pflichtenheft, wie diese (technisch) umgesetzt werden.

Wenn Sie Ihre Anforderungen im Lastenheft klar definieren, können diese vom Dienstleistenden umso detaillierter im Pflichtenheft ausgearbeitet werden. Zudem lassen sich so potenzielle Risiken und Probleme frühzeitig identifizieren und angehen. Dies hilft, Kosten- und Zeitüberschreitungen während der Umsetzung der ERP-Einführung zu vermeiden. Außerdem können Sie den Fortschritt und Erfolg der ERP-Implementierung sehr gut messen und bewerten.

Sie haben noch spezifische Fragen zu diesem Thema? Melden Sie sich gerne bei uns, wenn Sie eine ERP-Einführung planen!