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ERP-Implementierung

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Einfach erklÀrt: Lasten- und Pflichtenheft
im
ERP-Projektplan

Die Dokumente, mit denen Sie im Rahmen Ihrer ERP-EinfĂŒhrung arbeiten, sind ein wichtiger Bestandteil Ihres Projektplans. So auch das Lasten- und das Pflichtenheft. Worin bestehen die Unterschiede zwischen diesen beiden essentiellen Dokumenten? Welche Informationen sollten sie jeweils beinhalten? Wer ist fĂŒr die Ausarbeitung der Inhalte verantwortlich? Und was gibt es sonst noch zu beachten?


Lasten- und Pflichtenheft: Wesentliche Dokumente fĂŒr Ihren ERP-Projektplan – und notwendig fĂŒr den Erfolg Ihrer ERP-EinfĂŒhrung

Am Anfang jeder erfolgreichen ERP-EinfĂŒhrung steht die prĂ€zise Planung. Die schriftliche Grundlage stellen das Lasten- und das Pflichtenheft dar. Beide Dokumente dienen als klare und einheitliche Basis fĂŒr die Abstimmung zwischen den Stakeholdern in Ihrem ERP-Projekt – einschließlich des Managements, der Entwickelnden, der Beratenden und der Anwendenden. Damit helfen die Dokumente auch, MissverstĂ€ndnisse zwischen Auftragnehmenden und Auftraggebenden zu vermeiden. Zudem bieten sie einen Anhaltspunkt im Rahmen von Diskussionen und Entscheidungen im Laufe des Prozesses. Indem sie klare Anforderungen und Spezifikationen festlegen, unterstĂŒtzen Lasten- und Pflichtenheft die QualitĂ€tssicherung und helfen Ihnen, sicherzustellen, dass das Endprodukt Ihrer ERP-EinfĂŒhrung Ihren Anforderungen entspricht.

Was ist der Unterschied zwischen dem Lastenheft und dem Pflichtenheft?

Die beiden Begrifflichkeiten werden in der ERP-Praxis nicht selten verwechselt – es handelt sich hierbei aber nicht um Synonyme! Um die Verwirrung bei Lastenheft und Pflichtenheft zu vermeiden, ist es wichtig, ihre jeweiligen Zwecke zu verstehen und sicherzustellen, dass die Begriffe in Projektdokumentationen richtig verwendet werden.

Lasten- oder Pflichtenheft
Lasten- oder Pflichtenheft? Das kann ganz schön verwirrend sein.

Das Lastenheft: Ihre Wunschliste fĂŒr die ERP-EinfĂŒhrung

Das Lastenheft erstellen Sie in der Rolle der Kundschaft selbst. Und zwar nennen Sie darin als Auftraggebender all Ihre WĂŒnsche und Anforderungen und Ihre Erwartungen an die ERP-Lösung sowie die Zusammenarbeit im Rahmen der ERP-EinfĂŒhrung. Darin ist also nachzulesen, welche Funktionen und Eigenschaften Sie sich fĂŒr Ihr ERP-System wĂŒnschen. Zudem beschreibt es den Ist-Zustand in Ihrem Unternehmen und definiert alle Soll-Prozesse, die es abzubilden gilt. Damit ist das Lastenheft auch das HerzstĂŒck Ihres ERP-Auswahlprozesses – denn es bietet Ihnen die Grundlage, um Angebote bei potenziellen ERP-Dienstleistenden einzuholen und diese zu selektieren.

„Was
?“ – die Inhalte des Lastenhefts

Das Lastenheft enthĂ€lt idealerweise eine Beschreibung Ihres Unternehmens und Ihrer Ziele, Informationen zur aktuellen IT-Infrastruktur, Anforderungen (funktional und nicht-funktional) sowie den zeitlichen Ablauf der ERP-EinfĂŒhrung. Empfehlenswert ist außerdem, das Marktumfeld, Ihre Produkte und Dienstleistungen, Alleinstellungsmerkmale und Ansprechpersonen im Zuge der ERP-EinfĂŒhrung in das Lastenheft aufzunehmen.

Achtung: Formulieren Sie in Ihrem Lastenheft stets lösungsneutral. Bedeutet: Beschreiben Sie all Ihre Anforderungen an das ERP-System – allerdings noch nicht die (technische) Umsetzung! Meist sind verschiedene Mitarbeitende aus den Fachabteilungen an der Ausarbeitung des Lastenhefts beteiligt. Stellen Sie daher sicher, dass sich Anforderungen und technische Details nicht vermischen bzw. dass hier noch keine Lösungswege integriert werden. Denn sonst besteht das Risiko, dass Sie nicht mehr offen sind fĂŒr bessere AnsĂ€tze der ERP-Anbietenden.

Typische Bestandteile eines Lastenhefts

  • Kurze Beschreibung Ihres Unternehmens
  • Ihre Produkte und/oder Dienstleistungen
  • Das Marktumfeld und Ihre Alleinstellungsmerkmale
  • Ist- und Soll-Prozesse
  • Aktuelle IT-Landschaft inkl. Anzahl der Anwendenden
  • Funktionale und nicht-funktionale Anforderungen
  • GewĂŒnschter Zeitplan fĂŒr die Umsetzung und Implementierung des ERP-Systems
  • Ansprechpersonen der verschiedenen Unternehmensbereiche

Das Pflichtenheft: Die Antwort auf das Lastenheft

„Wie
?“ – vom Lastenheft zum Pflichtenheft

Und wie geht es dann weiter? Ganz einfach: Das fertige Dokument senden Sie an alle ERP-Dienstleistenden, die bei Ihrer ERP-EinfĂŒhrung fĂŒr eine Zusammenarbeit infrage kommen. Anschließend treffen Sie anhand des Feedbacks eine Vorauswahl und verkleinern damit auch die Auswahl der ERP-Systeme. Das heißt, aus Ihrer Longlist wird die Shortlist.

Mit Ihrem favorisierten Dienstleistenden vereinbaren Sie einen Kennenlerntermin, um herauszufinden, ob er Ihren Anforderungen aus dem Lastenheft gerecht werden kann. Ein gutes BauchgefĂŒhl ist hierbei ebenfalls entscheidend. Da ein komplexes Projekt wie eine ERP-EinfĂŒhrung eine enge Zusammenarbeit erfordert, muss das Projektteam auch auf der zwischenmenschlichen Ebene harmonieren.

Wenn das Kennenlernen positiv verlief, findet hĂ€ufig im nĂ€chsten Schritt ein Workshop statt. Ziel ist es, individuelle LösungsansĂ€tze und passgenaue Prozesse fĂŒr Ihr Unternehmen auszuarbeiten. Dadurch haben Sie und Ihr Team dann eine genaue Vorstellung davon, welche Leistungen und Kompetenzen der Dienstleistende Ihnen bieten kann.

Der Dienstleistende lĂ€sst Ihnen dann sein Angebot zukommen. Anschließend geht es an die Erstellung des Pflichtenhefts.

Inhalte des Pflichtenhefts: Technische Spezifikation des ERP-Dienstleistenden

Der Dienstleistende (Auftragnehmende), fĂŒr den Sie sich entschieden haben, erstellt das Pflichtenheft, welches die Antwort auf das Lastenheft darstellt. Es bildet die Basis der ERP-Implementierung und wird sowohl bei Tests als auch bei der Abnahme des Projekts herangezogen.

Im Pflichtenheft finden Sie konkrete, detaillierte Beschreibungen der technischen Grundlage, auf der die ERP-Software implementiert wird. Der ERP-Dienstleistende beschreibt außerdem, wie er die gewĂŒnschten Funktionen umsetzen möchte. Das ERP-Pflichtenheft ist ein verbindliches Dokument und bildet in der Regel die Vertragsgrundlage der ERP-EinfĂŒhrung. Nachverhandlungen sind nach Finalisierung des Pflichtenhefts nicht mehr möglich – das bedeutet, die Module und FunktionalitĂ€ten, die im Pflichtenheft festhalten wurden, mĂŒssen dann genau so auch implementiert werden.

Das Pflichtenheft ist ebenfalls notwendig, wenn es zu einem spÀteren Zeitpunkt um die Beurteilung und Abnahme der realisierten Lösung geht.

Typische Bestandteile eines Pflichtenhefts

  • Zweck des Projekts bzw. des ERP-Systems sowie der Ziele, die durch die Umsetzung angestrebt werden
  • AufschlĂŒsselung der einzelnen Funktionen und Features des ERP-Systems
  • Erforderliche Datenbereinigungen sowie Datenmigrationen
  • Schnittstellen, die das Projekt mit anderen Systemen, Anwendungen oder Komponenten verbinden
  • Konkreter Zeitplan der ERP-EinfĂŒhrung
  • QualitĂ€tsstandards und Testkriterien, die das Projekt erfĂŒllen muss
  • Geplante ERP-Workflows
  • Sprachversionen der Software
  • Potenzielle Risiken sowie Strategien, um sie zu mindern oder zu vermeiden
  • Geplante Tests und PrĂŒfungen
  • Spezifikationen fĂŒr die langfristige Wartung und UnterstĂŒtzung nach der ERP-EinfĂŒhrung

Systematische, erfolgsorientierte ERP-Projektplanung mithilfe von Lasten- und Pflichtenheft

Praxisbeispiel

Angenommen, Sie beschreiben in Ihrer Vorstellung ein maßgefertigtes SitzmöbelstĂŒck mit bestimmten Sitzhöhen, Materialien und Designmerkmalen. Der beauftragte Herstellende interpretiert die Spezifikationen im ersten Treffen als einen eleganten Sessel. Er fertigt das MöbelstĂŒck entsprechend diesen Interpretationen an und liefert es Ihnen. Allerdings hatten Sie eigentlich einen einfachen Esszimmerstuhl im Sinn gehabt und sind ĂŒberzeugt, dass Sie diese PrĂ€ferenz deutlich kommuniziert haben. Ein MissverstĂ€ndnis, dass fĂŒr viel Ärger sorgt und Sie eine Menge Zeit kostet!

Dieses Beispiel aus einem anderen Kontext macht deutlich, wie wichtig es ist, dass Sie Ihre WĂŒnsche und Anforderungen im Lastenheft möglichst detailliert schriftlich festhalten. Zudem ist es notwendig, dass auch der Auftragnehmende im Pflichtenheft erlĂ€utert, wie er das Ganze im Laufe der ERP-EinfĂŒhrung umsetzen möchte, um sicherzustellen, dass er Sie richtig verstanden hat. 😊

ERP-Projektplan: Die Unterschiede zwischen Lasten- und Pflichtenheft

Hier noch einmal die wichtigsten Unterscheidungsmerkmale der zwei Dokumente:

Lastenheft Pflichtenheft
Definition Dokument mit Anforderungen des Auftraggebenden fĂŒr das ERP-Projekt Dokument mit technischen Spezifikationen und Implementierungsdetails
Verantwortung Erstellt der Auftraggebende (Sie) Erstellt der Auftragnehmende (der Dienstleistende)
Inhalt EnthÀlt alle Anforderungen an das Projekt EnthÀlt FunktionalitÀten und deren Umsetzung
Detailgrad Beinhaltet Funktionen und Prozesse, die die Software umsetzen soll ErlÀutert die technische Basis der Umsetzung der Anforderungen
Zweck Dient als Grundlage fĂŒr die Ausarbeitung des Pflichtenhefts und das Angebot Dient als Arbeitsgrundlage fĂŒr die Projektschritte
Änderungen Unverbindliches Dokument Verbindliches Dokument

Fazit, Tipps und eine kleine EselsbrĂŒcke

Lasten- und Pflichtenheft sind wesentliche Dokumente im Rahmen der Planung einer ERP-EinfĂŒhrung, da sie dazu beitragen, die Anforderungen zu definieren, die Projektplanung zu erleichtern, Risiken zu minimieren, die Kommunikation zu verbessern und somit den Erfolg der Implementierung sicherzustellen. Sie sorgen fĂŒr die notwendige Struktur und bilden einen Rahmen.

Eine kleine EselsbrĂŒcke zur Unterscheidung: WĂ€hrend beim Lastenheft die „W-Frage“ nach den Inhalten „Was
?“ lautet, fragen Sie nach den Inhalten im Pflichtenheft mit „Wie
?“. Das macht noch einmal deutlich, dass das Lastenheft die Anforderungen enthĂ€lt, die Sie an das ERP-System haben. Dahingegen erklĂ€rt das Pflichtenheft, wie diese (technisch) umgesetzt werden.

Wenn Sie Ihre Anforderungen im Lastenheft klar definieren, können diese vom Dienstleistenden umso detaillierter im Pflichtenheft ausgearbeitet werden. Zudem lassen sich so potenzielle Risiken und Probleme frĂŒhzeitig identifizieren und angehen. Dies hilft, Kosten- und ZeitĂŒberschreitungen wĂ€hrend der Umsetzung der ERP-EinfĂŒhrung zu vermeiden. Außerdem können Sie den Fortschritt und Erfolg der ERP-Implementierung sehr gut messen und bewerten.

Sie haben noch spezifische Fragen zu diesem Thema? Melden Sie sich gerne bei uns, wenn Sie eine ERP-EinfĂŒhrung planen!