Die ultimative Checkliste für Ihre ERP-Einführung So erstellen Sie den
optimalen Projektplan

Mangelhafte Planung kann Probleme während der ERP-Implementierung hervorrufen

Achtung: Es folgt ein Beispiel eines Unternehmens, dass keinen optimalen Projektplan vorliegen hatte. So sollte es bei Ihnen nicht laufen! Die Schilderung führt Ihnen dennoch die Wichtigkeit des Projektplans vor Augen, sodass Sie sich anschließend sicher voller Tatendrang auf die Planerstellung stürzen werden. 😉

Projekt-Desaster bei der CRONUS AG

Die Geschäftsleitung der CRONUS AG , einem mittelständischen Produktionsunternehmen, beschließt, eine ERP-Software einzuführen, um die Effizienz zu steigern und die betrieblichen Abläufe zu optimieren. Denn das Management ist davon überzeugt, dass die Einführung des ERP-Systems die Arbeitsprozesse rationalisieren und die Datenintegrität verbessern wird. So weit so gut. Allerdings wird das ERP-Projekt aufgrund eines mangelhaften Projektplans regelrecht zu einem Desaster. Wie konnte es soweit kommen?

Die Schwierigkeiten beginnen bereits in der Planungsphase. Anstatt eine gründliche Analyse der Unternehmensanforderungen durchzuführen und klare Ziele zu setzen, wird der Projektplan nur oberflächlich entwickelt. Es werden weder Ressourcen richtig eingeschätzt noch realistische Zeitrahmen festgelegt. Stattdessen wird die ERP-Einführung als rein technisches Projekt betrachtet. Ohne ausreichende Berücksichtigung der betrieblichen Prozesse und der Akzeptanz der Mitarbeitenden.

Nach dem Start der Implementierung treten schnell zahlreiche Probleme auf. Die ERP-Software erweist sich als nicht ausreichend anpassbar an die spezifischen Anforderungen des Unternehmens. Die Datenmigration der alten Systeme in das neue ERP-System verläuft mehr als chaotisch und führt zu Datenverlusten und Inkonsistenzen. Da die Mitarbeitenden unzureichend auf die Veränderungen vorbereitet sind, fühlen sie sich überfordert mit der neuen Software. Schulungen finden zu kurzfristig statt, was zu Frustration und Widerstand gegen die Veränderungen führt.

Darüber hinaus fehlt es an einem effektiven Risikomanagement. So gibt es keine klaren Prozesse oder Zuständigkeiten, um die auftretenden Probleme zu lösen. Die Kommunikation zwischen den verschiedenen Abteilungen und dem Projektteam läuft nicht optimal und erzeugt Missverständnisse und Verzögerungen.

Letztendlich führt das Scheitern der ERP-Einführung zu erheblichen finanziellen Verlusten für die CRONUS AG. Außerdem schwindet das Vertrauen der Mitarbeitenden in die Fähigkeit des Managements, wichtige Veränderungen effektiv umzusetzen.

ERP-Einführung: Gute Planung ist das A und O

Das Beispiel zeigt sehr deutlich: Bei komplexen und anspruchsvollen Projekten wie der Einführung einer neuen ERP-Software ist eine detaillierte Planung sehr wichtig, damit Sie die angestrebten Projektziele erreichen. In diesem Zusammenhang hilft Ihnen der ERP-Projektplan. Er dient als Leitfaden für das Projektteam und definiert klare Ziele, Meilensteine, Aufgaben, Ressourcen und den Zeitrahmen für die Einführung des ERP-Systems.

Es kommt darauf an, dass der Projektplan auf Ihr Unternehmen zugeschnitten ist – er sollte die Ziele, Aufgaben und Herausforderungen enthalten, die für Ihr Unternehmen von Bedeutung sind. Und nicht für irgendein beliebiges Unternehmen.

Was ist ein Projektplan?

Ein ERP-Projektplan dient dazu, den gesamten Implementierungsprozess für Ihr ERP-System zu strukturieren und zu organisieren. Wie der Name schon sagt, handelt es sich um einen detaillierten Plan bzw. eine Art Checkliste. 📋 Diese enthält alle Schritte und Aktivitäten, die für die erfolgreiche Einführung Ihres ERP-Systems erforderlich sind. Von der Definition der Projektziele über die Schulung der Mitarbeitenden, die Etablierung der Veränderung bis hin zur Dokumentation und Kontrolle der Zielerreichung.

Die Erstellung eines ERP-Projektplans erfordert selbstverständlich Zeit und Sorgfalt – diese Investition zahlt sich jedoch aus. Mit einer gründlichen Planung und einem klaren Verständnis der Anforderungen und Ziele des Unternehmens sorgen Sie für die besten Voraussetzungen, um das Projekt erfolgreich zur geplanten Zeit umzusetzen.

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und Kopfschmer­zen

ERP-Projektplan: 14 wesentliche Elemente, die auf Ihre Checkliste gehören

Die folgenden Inhalte stellen eine grobe Checkliste dar und bieten Ihnen damit eine Roadmap für die erfolgreiche Einführung des ERP-Systems in Ihrem Unternehmen. Die Genauigkeit, Vollständigkeit und Aktualität dieser Inhalte sind entscheidend für den Erfolg des Projekts.

• Projektziele und -umfang: Definieren Sie die Ziele und den Umfang des ERP-Projekts klar und verständlich – einschließlich der Funktionalitäten und Module, die implementiert werden sollen. Empfehlenswert ist eine kurze Beschreibung des Ist-Zustands sowie des Projekts mit seinen Hauptzielen und erwarteten Ergebnissen. Hierbei kommt zu Beginn der ERP-Einführung das sogenannte Lastenheft zum Einsatz. Die gewonnene Übersicht legt den Rahmen für das gesamte Projekt fest und hilft den Teammitgliedern, das große Bild zu verstehen. Achten Sie darauf, dass Ihre Ziele und Meilensteine ambitioniert, jedoch zu jeder Zeit realistisch gewählt sind.

• Projektstrukturplan (Work Breakdown Structure): Dieser Teilplan enthält eine detaillierte Aufschlüsselung aller Aktivitäten und Aufgaben, die im Rahmen des Projekts anstehen. Dies kann in Form einer Hierarchie von Arbeitspaketen erfolgen, die jeweils einem bestimmten Bereich des Projekts zugeordnet sind. Ein sorgfältig ausgearbeiteter Projektstrukturplan trägt maßgeblich zum Erfolg der ERP-Implementierung bei.

• Verantwortlichkeiten: Es ist entscheidend, dass alle Teammitglieder zu jeder Zeit wissen, worin ihre Aufgaben bestehen. Und ihnen muss auch klar sein, wer für was die Verantwortung trägt. Zudem sollten jedem Teammitglied sämtliche Ansprechpersonen bekannt sein.

• Ressourcen: Identifizieren Sie die notwendigen Ressourcen und weisen Sie sie zu, wie z. B. Budget, Personal, Hardware, Software und externe Dienstleistende.

• Zeitlicher Rahmen: Erstellen Sie einen detaillierten Zeitplan, der die verschiedenen Phasen des Projekts, Meilensteine und Zeitrahmen für jede Aufgabe oder Aktivität enthält.

Die Zeit: Darum ist
sie Ihr schlimm­ster
Feind im ERP- Projekt

• Risikomanagement: Identifizieren und bewerten Sie potenzielle Risiken für das Projekt. Entwickeln Sie Strategien, um diese zu minimieren und zu vermeiden sowie auftretende Probleme zu bewältigen.

• Kommunikation: Legen Sie die Kommunikationsstrategie und -mittel für das Projektteam sowie die relevanten Stakeholder fest, um regelmäßige Updates und Informationen auszutauschen.

• Implementierung: Schmieden Sie einen ausführlichen Plan für die Implementierung des ERP-Systems, auch was die Datenmigration, Konfiguration, Anpassung, Schulung und Testphasen angeht.

• Schulungen: Stellen Sie einen Plan für die Schulung der Mitarbeitenden auf, um sicherzustellen, dass sie sich mit der neuen Software auskennen und das neue ERP-System effektiv nutzen können.

• Change Management: Entwickeln Sie eine Strategie zur Etablierung von Veränderungen innerhalb des Unternehmens, die durch die Einführung des ERP-Systems zustande kommen. Dies beinhaltet die Identifizierung von betroffenen Mitarbeitenden, die lückenlose Kommunikation der Veränderungen und die Unterstützung bei der Anpassung an neue Arbeitsweisen.

• Tests: Legen Sie Testverfahren und -aktivitäten fest, um sicherzustellen, dass das ERP-System so funktioniert, wie es soll und den Anforderungen Ihres Unternehmens entspricht.

• Übergangsphase: Planen Sie ggf. den reibungslosen Übergang vom alten zum neuen ERP-System, um Betriebsunterbrechungen zu minimieren.

• Überprüfung und Kontrolle: Richten Sie Mechanismen zur Überprüfung des Projektfortschritts und zur Kontrolle von Budget, Zeitplan und Qualität ein.

• Dokumentation: Halten Sie alle Schritte, Entscheidungen und Änderungen während des Projekts für zukünftige Referenzen schriftlich fest. Zudem haben Sie so die Chance, aus kleinen Fehlern zu lernen. Achten Sie darauf, dass der Projektplan und alle relevanten Dokumente immer auf dem aktuellen Stand sind, um Transparenz und Nachvollziehbarkeit zu gewährleisten.

Gewusst wie: Mit dem optimalen Projektplan Schritt für Schritt zur erfolgreichen ERP-Implementierung

Das Beispiel der CRONUS AG veranschaulicht sehr gut, warum Sie die Projektplanung nicht auf die leichte Schulter nehmen sollten. Es zielt aber nicht darauf ab, Sie abzuschrecken oder für schlaflose Nächte zu sorgen. Vielmehr dient es dazu, Sie zu motivieren, sich frühzeitig mit der Planung Ihres ERP-Projekts und der Erstellung Ihrer individuellen Checkliste zu befassen sowie ausreichend Zeit dafür zu investieren. 😊

Sie haben nun einen Eindruck gewonnen, worauf es bei der Erstellung Ihres ERP-Projektplans ankommt und welche Punkte auf Ihrer Checkliste nicht fehlen sollten. Sind Sie bereit, Ihr Projekt anzugehen? Gerne unterstützen wir Sie, wenn es an die Konkretisierung und Umsetzung Ihrer ERP-Implementierung geht.

Wir helfen Ihnen aber nicht nur bei der Planung Ihrer ERP-Einführung, sondern begleiten Sie in allen Projektphasen. Kontaktieren Sie uns gerne, um alles Weitere zu besprechen.