Budgetüberschreitungen im ERP-Projekt: Vermeiden Sie
diese 5 Ursach­en des
klassi­schen Erfolgs­killers

Gescheiterte ERP-Projekte: Oft mangelte es an Erfahrung mit der Budgetplanung

Was vermuten Sie, ist der häufigste Grund, warum ERP-Projekte scheitern? Unzuverlässige oder inkompetente Partner? Unmotivierte Teams? Beides kommt vor. Aber aufgepasst: Auch wenn Sie das festgelegte Budget übersteigen, kann Ihnen das zum Verhängnis werden.

Betrachten wir die Problematik einmal realistisch: Die meisten Unternehmen haben wenig Erfahrung, wenn es um die Budgetplanung eines Digitalisierungsprojekts geht. Dementsprechend liegt der Fokus meist woanders. Und das ist kaum überraschend, denn Unternehmen modernisieren oder ersetzen ihre ERP-Lösungen im Schnitt nur alle 8 bis 10 Jahre – weshalb eine Budgetplanung eher selten auf der Tagesordnung steht.

Das Projektbudget: Wie setzt es sich zusammen?

Ein ERP-Projekt ist ein komplexes Vorhaben, das optimal budgetiert sein will. Den Großteil des Budgets machen die Investitionskosten aus – das ist der Aufwand für die Implementierung der Lösung. Diese ergeben sich unter anderem aus den Kosten für Hardware, sämtliche Dienstleistungen für Auswahl, Anpassung und Einführung sowie die Software-Lizenzen. Die Investitionskosten fallen in der Regel nur einmal an.

Zu den externen Investitionskosten gesellt sich der interne Aufwand – sprich die Personalkosten. Nach der Einführung sind dann bloß noch die laufenden Kosten für Sie von Relevanz. Etwa für Softwareupdates, Supportverträge und Dienstleistungen, die während des Betriebs der Software notwendig werden.

Es ist sehr wichtig, dass Sie Ihr Budget sorgfältig planen und zu jedem Zeitpunkt genau überwachen. Um einige Ursachen für Budgetüberschreitungen von Beginn an zu vermeiden.

Warum kommt es zu Budgetüberschreitungen? 5 häufige Ursachen

1. Unvollständiges Budget

Diese Ursache erklärt sich mehr oder weniger von selbst. Zudem können Sie sie wahrscheinlich am einfachsten kontrollieren und regulieren. Es geht darum, sicherzustellen, dass das Budget vollständig ist und über eine ausreichende Bandbreite verfügt. Zu den Aspekten, die oft zu wenig Beachtung finden, gehören die Schulung Ihrer Endanwendenden und das Change Management – also die planvolle Organisation der Veränderungsprozesse. Und das ist nicht zu unterschätzen. Ähnlich wie bei der Schulung Ihrer Mitarbeitenden gilt hier: Sie können eigentlich nie zu viel Geld für Ihr Change Management ausgeben!

2. Unzureichende Vorbereitung

Dass Sie schon in der Vorbereitungsphase über den späteren Erfolg oder Misserfolg Ihres Projekts entscheiden, wissen Sie bereits. Denn noch bevor Sie sich für einen Implementierungspartner entschieden haben, treffen Sie schon einige erfolgskritische Entscheidungen.

Und spätestens wenn die Beratenden Ihres Implementierungspartners vor der Tür stehen, muss der wichtigste Teil Ihrer Vorbereitung abgeschlossen sein. Für ein effektives Budgetmanagement ist es entscheidend, dass Sie sich im Klaren darüber sind, was Sie erreichen wollen und wie Sie es erreichen wollen, bevor die Uhr läuft. Nutzen Sie dazu eine Produkt-Roadmap. Diese dient Ihnen zur Orientierung und verschafft Ihnen Planungssicherheit. Außerdem ist es wichtig, dass Sie Ihren Zielfokus klar definieren. Entscheiden Sie sich beispielsweise auch im Vorfeld, welchen Projektansatz Sie nutzen möchten. Wollen Sie Ihr Projekt in vielen kleinen Schritten realisieren oder mit einem „Big Bang“?

Grundsätzlich ist der rechtzeitige Beginn der richtigen unternehmensinternen Vorbereitung maßgeblich für die Kontrolle Ihres Finanzbudgets.

3. Unterschätzte Komplexität

Viele Unternehmen unterschätzen die Komplexität, mit der die Einführung neuer Unternehmenssoftware verbunden ist. Sie glauben immer noch, dass es sich um ein rein technisches Projekt handelt. Dabei ist die Auswahl der neuen Software-Lösung am Ende für weniger als 50 Prozent Ihres Erfolgs verantwortlich! Vielmehr kommt es hier auch auf die Prozesse und den Faktor Mensch an. Ignorieren Sie niemals die Tatsache, dass eine neue Lösung von Ihrem Team verlangt, völlig anders zu arbeiten, zu denken und zu handeln.

Die Komplexität und der Umfang Ihres ERP-Projekts Warum diese
Faktoren eine
wichtige Rolle spielen

4. Unterschätzter Arbeitsaufwand

Das Gleiche gilt für den Arbeitsaufwand. Während der Verhandlungen mit den Dienstleistenden liegt der gesamte Fokus auf dem neuen Projekt. Alle Beteiligten sind sehr engagiert und begeistert. Sobald das Projekt dann anläuft, stehen jedoch andere Prioritäten auf der Agenda. Vielleicht will das Unternehmen einen großen Neukunden gewinnen. Eine ungeplante Umstrukturierung blockiert Ressourcen. Oder aber wichtige Mitarbeitende werden krank oder verlassen das Unternehmen.

Ohne die richtigen Schwerpunkte werden Sie letztendlich gezwungen sein, einen umfangreicheren Teil der Arbeit an Ihren Umsetzungspartner zu übergeben. Und das hat natürlich seinen Preis. Das Überschreiten Ihres Budgets ist dann am Ende bloß noch eine logische Konsequenz.

5. Ungebremste Komplexität

Eine letzte Ursache für Budgetüberschreitungen ist eine zunehmende Komplexität während der Umsetzung des Projekts. Vielen Unternehmen fehlt die Disziplin, sich wirklich an die Funktionen und den Umfang der Änderungen zu halten, die Sie vor dem Start vereinbart haben.

Natürlich ist es verlockend, den zusätzlichen Wünschen, die im Verlauf des Projekts entstehen, nachzukommen. So kann es sein, dass Sie feststellen, dass Sie doch weitere Module benötigen, wie etwa ein integriertes Projektmanagement. Das lässt sich meist umsetzen, wirkt sich jedoch negativ auf Ihre finanziellen und zeitlichen Budgets aus – und auch auf die Motivation Ihrer Teams! Versuchen Sie daher, zusätzliche Komplexität im Verlauf des Projekts zu vermeiden.

Halten Sie sich genau an die vereinbarten Ziele und tragen Sie stattdessen alle sinnvollen Ideen in eine „Optimierungsliste“ ein. Dieses Dokument können Sie dann verwenden, um den zweiten Schritt der Umsetzung zu definieren, sobald der erste Schritt erfolgreich abgeschlossen ist. Das ist eine sinnvolle Strategie, mit der Sie die Komplexität bewältigen und kontrollieren können und gleichzeitig Ihr Finanzbudget einhalten.

Mit dem richtigen Budgetmanagement tragen Sie entscheidend zu Ihrem Projekterfolg bei

Behalten Sie Ihr Projektbudget permanent im Auge – sowohl in der Vorbereitungsphase als auch während Ihres Projekts. Planen Sie detailliert und setzen Sie wann immer nötig Schwerpunkte für Ihr Projekt. Im Zweifel sollten Sie Komplexität und Aufwand lieber etwas geringer als zu hoch halten.

Dennoch müssen Sie sich im Klaren darüber sein, dass sich zusätzliche Kosten durch ungeplante Anforderungen, Änderungen oder Schwierigkeiten nicht vollständig vermeiden lassen. Kalkulieren Sie diese im Vorfeld ein, um keine böse Überraschung zu erleben. So ist es in der Praxis deutlich sinnvoller, ein großzügiges Budget anzusetzen, anstatt es von vornherein „auf Kante zu nähen“.

Budgetüberschreitungen können schnell zum Erfolgskiller Ihres ERP-Projekts werden. Sie sind daher absolut unnötig. Aber auch vermeidbar.