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ERP-Implementierung

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Budget√ľberschreitungen im ERP-Projekt: Vermeiden Sie
diese
5 Ursach­en des
klassi­schen
Erfolgs­killers

√úberschreitungen des finanziellen Budgets: Sie stellen eine typische Stol¬≠perfalle im Laufe eines ERP-Projekts dar. Doch welche Gr√ľnde f√ľhren √ľberhaupt dazu, dass die Kosten den Budgetrahmen sprengen? Und wie k√∂nnen Sie die zus√§tzlichen Ausgaben souver√§n umgehen?


Gescheiterte ERP-Projekte: Oft mangelte es an Erfahrung mit der Budgetplanung

Was vermuten Sie, ist der h√§ufigste Grund, warum ERP-Projekte scheitern? Unzuverl√§ssige oder inkompetente Partner? Unmotivierte Teams? Beides kommt vor. Aber aufgepasst: Auch wenn Sie das festgelegte Budget √ľbersteigen, kann Ihnen das zum Verh√§ngnis werden.

Betrachten wir die Problematik einmal realistisch: Die meisten Unternehmen haben wenig Erfahrung, wenn es um die Budgetplanung eines Digitalisierungsprojekts geht. Dementsprechend liegt der Fokus meist woanders. Und das ist kaum √ľberraschend, denn Unternehmen modernisieren oder ersetzen ihre ERP-L√∂sungen im Schnitt nur alle 8 bis 10 Jahre ‚Äď weshalb eine Budgetplanung eher selten auf der Tagesordnung steht.

Folge 30

Budget√ľber¬≠schreitungen im ERP-Projekt

In unserer ersten Podcast-Folge in 2022 geht es um ein Klassiker-Thema: Budget√ľberschreitungen ‚Äď ‚Ä¶

In unserer ersten Podcast-Folge in 2022 geht es um ein Klassiker-Thema: Budget√ľberschreitungen ‚Äď eine typische Stolperfalle in einem ERP-Projekt und manchmal sogar ein Erfolgskiller. Warum kommt es √ľberhaupt dazu, dass die Kosten den Budgetrahmen spren¬≠gen? Und wie k√∂nnen Sie das souver√§n umgehen?

Das Projektbudget: Wie setzt es sich zusammen?

Ein ERP-Projekt ist ein komplexes Vorhaben, das optimal budgetiert sein will. Den Gro√üteil des Budgets machen die Investitionskosten aus ‚Äď das ist der Aufwand f√ľr die Implementierung der L√∂sung. Diese ergeben sich unter anderem aus den Kosten f√ľr Hardware, s√§mtliche Dienstleistungen f√ľr Auswahl, Anpassung und Einf√ľhrung sowie die Software-Lizenzen. Die Investitionskosten fallen in der Regel nur einmal an.

Zu den externen Investitionskosten gesellt sich der interne Aufwand ‚Äď sprich die Personalkosten. Nach der Einf√ľhrung sind dann blo√ü noch die laufenden Kosten f√ľr Sie von Relevanz. Etwa f√ľr Softwareupdates, Supportvertr√§ge und Dienstleistungen, die w√§hrend des Betriebs der Software notwendig werden.

Es ist sehr wichtig, dass Sie Ihr Budget sorgf√§ltig planen und zu jedem Zeitpunkt genau √ľberwachen. Um einige Ursachen f√ľr Budget√ľberschreitungen von Beginn an zu vermeiden.

ERP-Projektbudget
Budget√ľberschreitungen lassen sich vermeiden.

Warum kommt es zu Budget√ľberschreitungen? 5 h√§ufige Ursachen

1. Unvollständiges Budget

Diese Ursache erkl√§rt sich mehr oder weniger von selbst. Zudem k√∂nnen Sie sie wahrscheinlich am einfachsten kontrollieren und regulieren. Es geht darum, sicherzustellen, dass das Budget vollst√§ndig ist und √ľber eine ausreichende Bandbreite verf√ľgt. Zu den Aspekten, die oft zu wenig Beachtung finden, geh√∂ren die Schulung Ihrer Endanwendenden und das Change Management ‚Äď also die planvolle Organisation der Ver√§nderungsprozesse. Und das ist nicht zu untersch√§tzen. √Ąhnlich wie bei der Schulung Ihrer Mitarbeitenden gilt hier: Sie k√∂nnen eigentlich nie zu viel Geld f√ľr Ihr Change Management ausgeben!

2. Unzureichende Vorbereitung

Dass Sie schon in der Vorbereitungsphase √ľber den sp√§teren Erfolg oder Misserfolg Ihres Projekts entscheiden, wissen Sie bereits. Denn noch bevor Sie sich f√ľr einen Implementierungspartner entschieden haben, treffen Sie schon einige erfolgskritische Entscheidungen.

Und sp√§testens wenn die Beratenden Ihres Implementierungspartners vor der T√ľr stehen, muss der wichtigste Teil Ihrer Vorbereitung abgeschlossen sein. F√ľr ein effektives Budgetmanagement ist es entscheidend, dass Sie sich im Klaren dar√ľber sind, was Sie erreichen wollen und wie Sie es erreichen wollen, bevor die Uhr l√§uft. Nutzen Sie dazu eine Produkt-Roadmap. Diese dient Ihnen zur Orientierung und verschafft Ihnen Planungssicherheit. Au√üerdem ist es wichtig, dass Sie Ihren Zielfokus klar definieren. Entscheiden Sie sich beispielsweise auch im Vorfeld, welchen Projektansatz Sie nutzen m√∂chten. Wollen Sie Ihr Projekt in vielen kleinen Schritten realisieren oder mit einem ‚ÄěBig Bang‚Äú?

Grunds√§tzlich ist der rechtzeitige Beginn der richtigen unternehmensinternen Vorbereitung ma√ügeblich f√ľr die Kontrolle Ihres Finanzbudgets.

3. Unterschätzte Komplexität

Viele Unternehmen untersch√§tzen die Komplexit√§t, mit der die Einf√ľhrung neuer Unternehmenssoftware verbunden ist. Sie glauben immer noch, dass es sich um ein rein technisches Projekt handelt. Dabei ist die Auswahl der neuen Software-L√∂sung am Ende f√ľr weniger als 50 Prozent Ihres Erfolgs verantwortlich! Vielmehr kommt es hier auch auf die Prozesse und den Faktor Mensch an. Ignorieren Sie niemals die Tatsache, dass eine neue L√∂sung von Ihrem Team verlangt, v√∂llig anders zu arbeiten, zu denken und zu handeln.

4. Unterschätzter Arbeitsaufwand

Das Gleiche gilt f√ľr den Arbeitsaufwand. W√§hrend der Verhandlungen mit den Dienstleistenden liegt der gesamte Fokus auf dem neuen Projekt. Alle Beteiligten sind sehr engagiert und begeistert. Sobald das Projekt dann anl√§uft, stehen jedoch andere Priorit√§ten auf der Agenda. Vielleicht will das Unternehmen einen gro√üen Neukunden gewinnen. Eine ungeplante Umstrukturierung blockiert Ressourcen. Oder aber wichtige Mitarbeitende werden krank oder verlassen das Unternehmen.

Ohne die richtigen Schwerpunkte werden Sie letztendlich gezwungen sein, einen umfangreicheren Teil der Arbeit an Ihren Umsetzungspartner zu √ľbergeben. Und das hat nat√ľrlich seinen Preis. Das √úberschreiten Ihres Budgets ist dann am Ende blo√ü noch eine logische Konsequenz.

5. Ungebremste Komplexität

Eine letzte Ursache f√ľr Budget√ľberschreitungen ist eine zunehmende Komplexit√§t w√§hrend der Umsetzung des Projekts. Vielen Unternehmen fehlt die Disziplin, sich wirklich an die Funktionen und den Umfang der √Ąnderungen zu halten, die Sie vor dem Start vereinbart haben.

Nat√ľrlich ist es verlockend, den zus√§tzlichen W√ľnschen, die im Verlauf des Projekts entstehen, nachzukommen. So kann es sein, dass Sie feststellen, dass Sie doch weitere Module ben√∂tigen, wie etwa ein integriertes Projektmanagement. Das l√§sst sich meist umsetzen, wirkt sich jedoch negativ auf Ihre finanziellen und zeitlichen Budgets aus ‚Äď und auch auf die Motivation Ihrer Teams! Versuchen Sie daher, zus√§tzliche Komplexit√§t im Verlauf des Projekts zu vermeiden.

Halten Sie sich genau an die vereinbarten Ziele und tragen Sie stattdessen alle sinnvollen Ideen in eine ‚ÄěOptimierungsliste‚Äú ein. Dieses Dokument k√∂nnen Sie dann verwenden, um den zweiten Schritt der Umsetzung zu definieren, sobald der erste Schritt erfolgreich abgeschlossen ist. Das ist eine sinnvolle Strategie, mit der Sie die Komplexit√§t bew√§ltigen und kontrollieren k√∂nnen und gleichzeitig Ihr Finanzbudget einhalten.

Mit dem richtigen Budgetmanagement tragen Sie entscheidend zu Ihrem Projekterfolg bei

Behalten Sie Ihr Projektbudget permanent im Auge ‚Äď sowohl in der Vorbereitungsphase als auch w√§hrend Ihres Projekts. Planen Sie detailliert und setzen Sie wann immer n√∂tig Schwerpunkte f√ľr Ihr Projekt. Im Zweifel sollten Sie Komplexit√§t und Aufwand lieber etwas geringer als zu hoch halten.

Dennoch m√ľssen Sie sich im Klaren dar√ľber sein, dass sich zus√§tzliche Kosten durch ungeplante Anforderungen, √Ąnderungen oder Schwierigkeiten nicht vollst√§ndig vermeiden lassen. Kalkulieren Sie diese im Vorfeld ein, um keine b√∂se √úberraschung zu erleben. So ist es in der Praxis deutlich sinnvoller, ein gro√üz√ľgiges Budget anzusetzen, anstatt es von vornherein ‚Äěauf Kante zu n√§hen‚Äú.

Budget√ľberschreitungen k√∂nnen schnell zum Erfolgskiller Ihres ERP-Projekts werden. Sie sind daher absolut unn√∂tig. Aber auch vermeidbar.