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ERP-Implementierung

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BudgetĂŒberschreitungen im ERP-Projekt: Vermeiden Sie
diese
5 Ursach­en des
klassi­schen
Erfolgs­killers

Überschreitungen des finanziellen Budgets: Sie stellen eine typische Stol­perfalle im Laufe eines ERP-Projekts dar. Doch welche GrĂŒnde fĂŒhren ĂŒberhaupt dazu, dass die Kosten den Budgetrahmen sprengen? Und wie können Sie die zusĂ€tzlichen Ausgaben souverĂ€n umgehen?


Gescheiterte ERP-Projekte: Oft mangelte es an Erfahrung mit der Budgetplanung

Was vermuten Sie, ist der hĂ€ufigste Grund, warum ERP-Projekte scheitern? UnzuverlĂ€ssige oder inkompetente Partner? Unmotivierte Teams? Beides kommt vor. Aber aufgepasst: Auch wenn Sie das festgelegte Budget ĂŒbersteigen, kann Ihnen das zum VerhĂ€ngnis werden.

Betrachten wir die Problematik einmal realistisch: Die meisten Unternehmen haben wenig Erfahrung, wenn es um die Budgetplanung eines Digitalisierungsprojekts geht. Dementsprechend liegt der Fokus meist woanders. Und das ist kaum ĂŒberraschend, denn Unternehmen modernisieren oder ersetzen ihre ERP-Lösungen im Schnitt nur alle 8 bis 10 Jahre – weshalb eine Budgetplanung eher selten auf der Tagesordnung steht.

Folge 30

BudgetĂŒber­schreitungen im ERP-Projekt

In unserer ersten Podcast-Folge in 2022 geht es um ein Klassiker-Thema: BudgetĂŒberschreitungen – 


In unserer ersten Podcast-Folge in 2022 geht es um ein Klassiker-Thema: BudgetĂŒberschreitungen – eine typische Stolperfalle in einem ERP-Projekt und manchmal sogar ein Erfolgskiller. Warum kommt es ĂŒberhaupt dazu, dass die Kosten den Budgetrahmen spren­gen? Und wie können Sie das souverĂ€n umgehen?

Das Projektbudget: Wie setzt es sich zusammen?

Ein ERP-Projekt ist ein komplexes Vorhaben, das optimal budgetiert sein will. Den Großteil des Budgets machen die Investitionskosten aus – das ist der Aufwand fĂŒr die Implementierung der Lösung. Diese ergeben sich unter anderem aus den Kosten fĂŒr Hardware, sĂ€mtliche Dienstleistungen fĂŒr Auswahl, Anpassung und EinfĂŒhrung sowie die Software-Lizenzen. Die Investitionskosten fallen in der Regel nur einmal an.

Zu den externen Investitionskosten gesellt sich der interne Aufwand – sprich die Personalkosten. Nach der EinfĂŒhrung sind dann bloß noch die laufenden Kosten fĂŒr Sie von Relevanz. Etwa fĂŒr Softwareupdates, SupportvertrĂ€ge und Dienstleistungen, die wĂ€hrend des Betriebs der Software notwendig werden.

Es ist sehr wichtig, dass Sie Ihr Budget sorgfĂ€ltig planen und zu jedem Zeitpunkt genau ĂŒberwachen. Um einige Ursachen fĂŒr BudgetĂŒberschreitungen von Beginn an zu vermeiden.

ERP-Projektbudget
BudgetĂŒberschreitungen lassen sich vermeiden.

Warum kommt es zu BudgetĂŒberschreitungen? 5 hĂ€ufige Ursachen

1. UnvollstÀndiges Budget

Diese Ursache erklĂ€rt sich mehr oder weniger von selbst. Zudem können Sie sie wahrscheinlich am einfachsten kontrollieren und regulieren. Es geht darum, sicherzustellen, dass das Budget vollstĂ€ndig ist und ĂŒber eine ausreichende Bandbreite verfĂŒgt. Zu den Aspekten, die oft zu wenig Beachtung finden, gehören die Schulung Ihrer Endanwendenden und das Change Management – also die planvolle Organisation der VerĂ€nderungsprozesse. Und das ist nicht zu unterschĂ€tzen. Ähnlich wie bei der Schulung Ihrer Mitarbeitenden gilt hier: Sie können eigentlich nie zu viel Geld fĂŒr Ihr Change Management ausgeben!

2. Unzureichende Vorbereitung

Dass Sie schon in der Vorbereitungsphase ĂŒber den spĂ€teren Erfolg oder Misserfolg Ihres Projekts entscheiden, wissen Sie bereits. Denn noch bevor Sie sich fĂŒr einen Implementierungspartner entschieden haben, treffen Sie schon einige erfolgskritische Entscheidungen.

Und spĂ€testens wenn die Beratenden Ihres Implementierungspartners vor der TĂŒr stehen, muss der wichtigste Teil Ihrer Vorbereitung abgeschlossen sein. FĂŒr ein effektives Budgetmanagement ist es entscheidend, dass Sie sich im Klaren darĂŒber sind, was Sie erreichen wollen und wie Sie es erreichen wollen, bevor die Uhr lĂ€uft. Nutzen Sie dazu eine Produkt-Roadmap. Diese dient Ihnen zur Orientierung und verschafft Ihnen Planungssicherheit. Außerdem ist es wichtig, dass Sie Ihren Zielfokus klar definieren. Entscheiden Sie sich beispielsweise auch im Vorfeld, welchen Projektansatz Sie nutzen möchten. Wollen Sie Ihr Projekt in vielen kleinen Schritten realisieren oder mit einem „Big Bang“?

GrundsĂ€tzlich ist der rechtzeitige Beginn der richtigen unternehmensinternen Vorbereitung maßgeblich fĂŒr die Kontrolle Ihres Finanzbudgets.

3. UnterschÀtzte KomplexitÀt

Viele Unternehmen unterschĂ€tzen die KomplexitĂ€t, mit der die EinfĂŒhrung neuer Unternehmenssoftware verbunden ist. Sie glauben immer noch, dass es sich um ein rein technisches Projekt handelt. Dabei ist die Auswahl der neuen Software-Lösung am Ende fĂŒr weniger als 50 Prozent Ihres Erfolgs verantwortlich! Vielmehr kommt es hier auch auf die Prozesse und den Faktor Mensch an. Ignorieren Sie niemals die Tatsache, dass eine neue Lösung von Ihrem Team verlangt, völlig anders zu arbeiten, zu denken und zu handeln.

4. UnterschÀtzter Arbeitsaufwand

Das Gleiche gilt fĂŒr den Arbeitsaufwand. WĂ€hrend der Verhandlungen mit den Dienstleistenden liegt der gesamte Fokus auf dem neuen Projekt. Alle Beteiligten sind sehr engagiert und begeistert. Sobald das Projekt dann anlĂ€uft, stehen jedoch andere PrioritĂ€ten auf der Agenda. Vielleicht will das Unternehmen einen großen Neukunden gewinnen. Eine ungeplante Umstrukturierung blockiert Ressourcen. Oder aber wichtige Mitarbeitende werden krank oder verlassen das Unternehmen.

Ohne die richtigen Schwerpunkte werden Sie letztendlich gezwungen sein, einen umfangreicheren Teil der Arbeit an Ihren Umsetzungspartner zu ĂŒbergeben. Und das hat natĂŒrlich seinen Preis. Das Überschreiten Ihres Budgets ist dann am Ende bloß noch eine logische Konsequenz.

5. Ungebremste KomplexitÀt

Eine letzte Ursache fĂŒr BudgetĂŒberschreitungen ist eine zunehmende KomplexitĂ€t wĂ€hrend der Umsetzung des Projekts. Vielen Unternehmen fehlt die Disziplin, sich wirklich an die Funktionen und den Umfang der Änderungen zu halten, die Sie vor dem Start vereinbart haben.

NatĂŒrlich ist es verlockend, den zusĂ€tzlichen WĂŒnschen, die im Verlauf des Projekts entstehen, nachzukommen. So kann es sein, dass Sie feststellen, dass Sie doch weitere Module benötigen, wie etwa ein integriertes Projektmanagement. Das lĂ€sst sich meist umsetzen, wirkt sich jedoch negativ auf Ihre finanziellen und zeitlichen Budgets aus – und auch auf die Motivation Ihrer Teams! Versuchen Sie daher, zusĂ€tzliche KomplexitĂ€t im Verlauf des Projekts zu vermeiden.

Halten Sie sich genau an die vereinbarten Ziele und tragen Sie stattdessen alle sinnvollen Ideen in eine „Optimierungsliste“ ein. Dieses Dokument können Sie dann verwenden, um den zweiten Schritt der Umsetzung zu definieren, sobald der erste Schritt erfolgreich abgeschlossen ist. Das ist eine sinnvolle Strategie, mit der Sie die KomplexitĂ€t bewĂ€ltigen und kontrollieren können und gleichzeitig Ihr Finanzbudget einhalten.

Mit dem richtigen Budgetmanagement tragen Sie entscheidend zu Ihrem Projekterfolg bei

Behalten Sie Ihr Projektbudget permanent im Auge – sowohl in der Vorbereitungsphase als auch wĂ€hrend Ihres Projekts. Planen Sie detailliert und setzen Sie wann immer nötig Schwerpunkte fĂŒr Ihr Projekt. Im Zweifel sollten Sie KomplexitĂ€t und Aufwand lieber etwas geringer als zu hoch halten.

Dennoch mĂŒssen Sie sich im Klaren darĂŒber sein, dass sich zusĂ€tzliche Kosten durch ungeplante Anforderungen, Änderungen oder Schwierigkeiten nicht vollstĂ€ndig vermeiden lassen. Kalkulieren Sie diese im Vorfeld ein, um keine böse Überraschung zu erleben. So ist es in der Praxis deutlich sinnvoller, ein großzĂŒgiges Budget anzusetzen, anstatt es von vornherein „auf Kante zu nĂ€hen“.

BudgetĂŒberschreitungen können schnell zum Erfolgskiller Ihres ERP-Projekts werden. Sie sind daher absolut unnötig. Aber auch vermeidbar.