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ERP-Implementierung

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Der kritische Pfad im ERP-Projekt: Mit dieser ein­fachen
Metho­de
verringern
Sie Stress,
Zeit­druck
und
Kopfschmer­zen

ERP-Projekte haben mei­stens eine Sache gemein­sam: Sie sind unĂŒber­sicht­lich! Nach und nach wĂ€chst der Stapel an Auf­gaben und an vielen Stellen entstehen AbhĂ€ngigkeiten. Doch solange Sie eine essentielle Aufgabe nicht erledigt haben, können Sie auch die nĂ€chste nicht angehen. Und Stress, Zeitdruck ⏳ und Kopfschmerzen sind die logische Konsequenz. Wie können Sie sich das ersparen?


ERP-Implementierung: Hektik und ĂŒberstĂŒrzte Entscheidungen schaden der QualitĂ€t

Was Sie bei Ihrem ERP-EinfĂŒhrungsprojekt ĂŒberhaupt nicht gebrauchen können, ist Zeitdruck. Bestimmt haben Sie schon hĂ€ufiger am eigenen Leib erfahren mĂŒssen, wie sich Hektik und ĂŒberstĂŒrzte Entscheidungen auf die QualitĂ€t Ihrer Ergebnisse auswirken können. Denn: Ein ERP-System schlecht zu implementieren geht schnell. Eine nachhaltig erfolgreiche Implementierung dauert dagegen eine gewisse Zeit.

Folge 42

Der kritische Pfad eines ERP-Projekts

ERP-Projekte sind aufgrund vieler To-dos sowie AbhÀngigkeiten zwischen einzelnen VorgÀngen meist 


ERP-Projekte sind aufgrund vieler To-dos sowie AbhĂ€ngigkeiten zwischen einzelnen VorgĂ€ngen meist sehr unĂŒbersichtlich. Wenn Sie den kritischen Pfad Ihres Projekts bestimmen, können Sie Stress, Zeitdruck und Kopfschmerzen verringern. Was hat es damit auf sich?

Noch schlimmer ist es, wenn Sie mit einem geschĂ€ftskritischen System arbeiten mĂŒssen, das von Ihrem Anbietenden nicht mehr vollstĂ€ndig unterstĂŒtzt wird. Sollten Sie also planen, Ihre On-Premises-Softwarelösung in der nĂ€chsten Zeit in die Cloud zu migrieren, sollten Sie sich vorher sehr gut informieren.

Erinnern Sie sich noch daran, wie viel Zeit Ihr Unternehmen fĂŒr die Auswahl, den Vertragsabschluss, die Implementierung und schließlich den Einsatz Ihrer aktuellen Softwarelösung benötigt hat? Wenn nicht, sollten Sie das einmal in Erfahrung bringen. Das wird Ihnen wahrscheinlich helfen zu erkennen, dass diese Prozesse sehr zeitintensiv sind. FĂŒr ein kleines oder mittelgroßes Unternehmen kann die gesamte Abwicklung schnell mal anderthalb bis zwei Jahre dauern. Oder sogar noch lĂ€nger. Ihre verfĂŒgbaren KapazitĂ€ten sind einfach begrenzt. Denn „nebenbei“ mĂŒssen Sie ja auch noch Ihr GeschĂ€ft am Laufen halten.

Der Weg zu Ihrer neuen ERP-Lösung fĂŒhrt nicht an der folgenden Frage vorbei: Haben Sie Ihren kritischen Pfad bestimmt? Was mit dem „kritischen Pfad“ gemeint ist, wird ziemlich gut anhand eines simplen Beispiels aus dem Alltag deutlich.

Der kritische Pfad – einfach erklĂ€rt anhand eines Alltagsbeispiels

Kennen Sie die Vorabendsendung „Das perfekte Dinner“, in der jede Woche die KochkĂŒnste und GastgeberqualitĂ€ten der Teilnehmenden unter die Lupe genommen werden? Stellen Sie sich einmal vor, Sie planen, Samstagabend ein perfektes Dinner fĂŒr Ihre Freunde auszurichten. Was mĂŒssen Sie in jedem Fall erledigen, damit Ihr „Projekt“ gelingt?

  1. MenĂŒ planen
  2. Einladungen verschicken
  3. Einkaufen gehen
  4. Vorbereitungen treffen
  5. Tischdeko organisieren
  6. 3-GĂ€nge-MenĂŒ kochen
  7. Servieren

Damit Sie Ihr perfektes Dinner am Ende nach Ihren Vorstellungen ausrichten können, stehen also einige To-dos auf Ihrer Liste. Diese sieben Prozesse sind alle essentiell und hĂ€ngen voneinander ab: Solange Sie das MenĂŒ nicht geplant haben, können Sie weder die Einladungen verschicken, noch die notwendigen Zutaten einkaufen gehen. Und ohne Vorbereitung – zum Beispiel, dass Sie das GemĂŒse schneiden oder das Dessert am Vorabend kaltstellen – können Sie nicht mit dem Kochen beginnen.

Ohne das richtige „Projektmanagement“ könnte somit Ihr gesamter Zeitplan ins Wanken geraten und Sie stĂŒnden nachher noch in der KochschĂŒrze da und der Tisch wĂ€re nicht gedeckt, wenn Ihre Freunde bereits an der TĂŒr klingeln.

Ein Aspekt, der dagegen nicht essentiell fĂŒr den Fortschritt des Dinner-Projekts ist, könnte etwa die Planung einer Entertainment-AktivitĂ€t, mit der die GĂ€ste die Wartezeit zwischen den GĂ€ngen ĂŒberbrĂŒcken sollen, sein.

Gedeckter Tisch
Vergleichen Sie Ihr ERP-Projekt mit einer Einladung zum Dinner.

Der kritische Pfad Ihrer ERP-Implementierung

Ist Ihnen anhand dieses „Alltagsprojekts“ nun etwas klarer geworden, was es mit dem kritischen Pfad auf sich hat? Sehr gut, dann nun zurĂŒck zu Ihrer ERP-Implementierung: Beim kritischen Pfad – im Englischen Critical Path Method (CPM) – handelt es sich um eine Methode aus dem Projektmanagement.

Der kritische Pfad meint die Vorgangskette innerhalb Ihres Projekts, die ĂŒber dessen Mindestdauer bestimmt.

Wie bei Ihrem perfekten Dinner stehen diejenigen VorgĂ€nge im Mittelpunkt, auf denen andere aufbauen. Diese mĂŒssen jeweils zwingend zu einem bestimmten Zeitpunkt erledigt sein, damit Sie den Zeitplan fĂŒr das gesamte Projekt einhalten können.

Verzögert sich einer oder ziehen sich sogar mehrere VorgĂ€nge im kritischen Pfad in die LĂ€nge, verzögern sich auch alle darauffolgenden VorgĂ€nge Ihres Projektes. Somit kann es am Ende problematisch werden, den geplanten Go-Live-Termin einzuhalten. Und das wollen Sie ja wohl genauso wie ausufernde BudgetĂŒberschreitungen 361 unbedingt vermeiden! Es geht also darum, die kritischen VorgĂ€nge ganz besonders im Blick zu behalten und EngpĂ€ssen rechtzeitig entgegenzuwirken.

Auf dem Weg zu Ihrer neuen ERP-Software liegen folgende kritische Projektschritte:

  1. Prozesse analysieren und Ziele definieren
  2. LösungsansÀtze definieren
  3. LösungsansÀtze umsetzen
  4. Funktionstests durchfĂŒhren
  5. Integrationstests durchfĂŒhren
  6. Schulungen abhalten
  7. System in Betrieb nehmen

An allererster Stelle steht die Analyse Ihrer aktuellen Prozesse und die Definition Ihrer Ziele, die Sie mit der neuen ERP-Lösung verbinden. Sie bestimmen also die Ist- und die Soll-Situation – ohne diesen ersten Schritt funktioniert gar nichts! Um die neuen Prozesse umsetzen zu können, mĂŒssen vorher LösungsansĂ€tze definiert werden, die genau auf Ihr Unternehmen zugeschnitten sind. Erst dann können Funktionstests und anschließend regelmĂ€ĂŸig Integrationstests zur QualitĂ€tssicherung durchgefĂŒhrt werden. Wenn alles stimmt, können Anwendungsschulungen stattfinden, bevor Sie das neue System dann schließlich in Betrieb nehmen.

Diese Fragen helfen Ihnen bei der „kritischen Weganalyse“ Ihres ERP-Projekts

Bei der Bestimmung des kritischen Pfads gibt es zudem zwei Fragen, die von zentraler Bedeutung sind. Diese sollten Sie unbedingt vorab fĂŒr sich klĂ€ren.

  1. Ist Ihnen die vollstĂ€ndige UnterstĂŒtzung Ihres derzeitigen Anbietenden sicher?

    Angenommen, Sie wĂŒrden noch heute mit der Implementierung beginnen – wĂ€ren Sie sicher, dass sich Ihre derzeitige Lösung wĂ€hrend des gesamten Zeitraums auf aktive UnterstĂŒtzung durch Ihren Anbietenden verlassen kann? Dazu gehören vollstĂ€ndige Sicherheit, die Behebung von Fehlern, die Bereitstellung neuer Versionen und die Einhaltung aller fĂŒr Sie relevanten Gesetze und Vorschriften.

    Und was ist, wenn Sie nicht heute starten, sondern erst in sechs oder zwölf Monaten? Hat Ihnen Ihr derzeitiger Anbietender diese vollstĂ€ndige aktive UnterstĂŒtzung bereits verbindlich zugesagt?

    Heute ist fast jeder ERP-Anbietende dabei, seine On-Premises-Lösungen auf die öffentliche Cloud umzustellen. Und es ist zu erwarten, dass viele von ihnen in absehbarer Zeit Daten veröffentlichen werden, zu denen sie die UnterstĂŒtzung fĂŒr ihre On-Premises-Lösungen einstellen werden. Das kann natĂŒrlich Ihre PlĂ€ne beeinflussen.

  2. Ist Ihr bevorzugter Implementierungspartner zum Wunschzeitpunkt verfĂŒgbar?

    Und nun die zweite wichtige Frage: Ist Ihr bevorzugter Implementierungspartner ebenfalls verfĂŒgbar, um das Projekt zu beginnen, wenn Sie so weit sind?

    Abgesehen von internen ErwĂ€gungen mĂŒssen Sie sich auch mit externen Faktoren auseinandersetzen. Dazu gehört zum Beispiel die KapazitĂ€t Ihres Implementierungspartners fĂŒr das Migrieren Ihres Systems. Bei der großen Zahl von On-Premises-Nutzenden, die in den nĂ€chsten Jahren in die Cloud migrieren wollen, kann es durchaus passieren, dass Wartezeiten aufkommen.

Mit einem Gantt-Diagramm die Projektschritte visualisieren und im Blick behalten

Um den kritischen Pfad fĂŒr alle Beteiligten grafisch ĂŒbersichtlich darzustellen und die Projektschritte systematisch zu planen und zu ĂŒberwachen, können Sie beispielsweise auf ein Gantt-Diagramm zurĂŒckgreifen.

Ganz vereinfacht gesagt: Ein Gantt-Diagramm zeigt Ihnen, was wann zu tun ist. DarĂŒber hinaus erkennen Sie, wie lange die einzelnen Aufgaben dauern und wie sie voneinander abhĂ€ngen. Sie sehen anhand dessen auch, ob sich VorgĂ€nge ĂŒberschneiden. Ein recht simples Prinzip mit großer Wirkung!

Gantt-Diagramm
Das Gantt-Diagramm visualisiert Ihre Projektschritte.

Mithilfe des kritischen Pfads: Essentielle Aufgaben identifizieren und einen realistischen Zeitplan verfolgen

Wenn Sie Ihre standortgebundenen Softwarelösungen in nĂ€chster Zeit erfolgreich in die Cloud migrieren wollen, mĂŒssen Sie Ihren kritischen Pfad kennen. Dabei ist zunĂ€chst eine gute Vorbereitung mit einer grĂŒndlichen Recherche das A und O. Vergewissern Sie sich, dass Sie genau wissen, wie lange Ihre aktuelle Lösung noch unterstĂŒtzt wird. Außerdem sollten Sie immer bedenken, dass Ihre Organisation nicht die einzige ist, die KapazitĂ€ten benötigt.

Die Methode des kritischen Pfads hilft Ihnen, die wirklich wichtigen Aufgaben zu identifizieren und wĂ€hrend des gesamten Projekts zu verfolgen. So können Sie einen realistischen Zeitplan entwickeln und diesen dann auch einhalten, indem Sie immer wieder Ihren Soll-Plan mit dem Ist-Zustand abgleichen. Ein vielversprechendes Tool, um Ihre Prozesse zu visualisieren, ist zum Beispiel das Gantt-Diagramm. Wenn Sie das zielgerichtet einsetzen und sich dabei auf die wirklich wichtigen Prozesse konzentrieren, hilft es, Ihr Projekt ĂŒbersichtlicher zu machen, was wiederum Stress und Zeitdruck minimieren kann.

Sollten Sie noch UnterstĂŒtzung benötigen, wenden Sie sich gerne an uns. Wir helfen Ihnen, den kritischen Pfad erfolgreich zu beschreiten. Denn wie heißt es immer so schön: Der Weg ist das Ziel, oder? 😉