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ERP-Implementierung

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Die Zeit: Darum ist
sie Ihr schlimm­ster
Feind im ERP- Projekt

Bei der Auswahl und Umsetzung einer neuen ERP-Software ist die Zeit ⏰ oft Ihr schlimmster Feind. Die häufigsten Gründe: schlechte Planung, ein Mangel an Entscheidungs­kompetenz und manchmal auch fehlendes Engagement und Mutlosigkeit. Oder einfach unzureichendes Wissen und zu wenig Erfahrung mit der Umsetzung von Projekten. Im Worst Case führen diese Gründe dazu, dass Ihr Projekt teilweise oder sogar ganz scheitert. Wie verhindern Sie, dass der Faktor Zeit Ihren Projekterfolg limitiert?

Der Projektplan: Unabdingbar für eine zuverlässige Projektsteuerung

Bei den meisten Software-Auswahlverfahren vereinbaren Unternehmen ein konkretes Datum, zu dem das neue System betriebsbereit sein muss. Bei ERP-Systemen ist das in der Regel der Beginn eines neuen Finanzjahres – oft auch des neuen Kalenderjahres. Allerdings sind Sie nur mit einem vernünftigen ERP-Projektplan in der Lage, die Einführung des ERP-Systems auch zuverlässig zu steuern und somit sicherzustellen, dass Sie dieses Ziel auch erreichen. Ansonsten kommt es täglich zu Verspätungen – mit weiteren Folgen.

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Folge 83

Die Zeit als schlimmster Feind im ERP-Projekt

Im Worst Case kann ein schlechtes Zeitmanagement dazu führen, dass Ihr ERP-Projekt teilweise oder …

Im Worst Case kann ein schlechtes Zeitmanagement dazu führen, dass Ihr ERP-Projekt teilweise oder sogar ganz scheitert. Wie verhindern Sie, dass der Faktor Zeit zu Ihrem Feind wird und Ihren Projekterfolg limitiert?

Große Fehlerquelle: Zeitknappheit

Sollte sich das Auswahlverfahren verzögern, der Termin für die Inbetriebnahme jedoch bereits feststehen, sind Sie gezwungen, die Umsetzungsaktivitäten kompakter zu gestalten. Zeitdruck führt allerdings häufig zu Hektik und damit zu Fehlern.

Die letzte Phase des Projekts beinhaltet auch die Schulung Ihrer Endanwendenden. Und bei Zeitknappheit werden möglicherweise Abstriche bei der Schulung gemacht oder die Anwendenden werden sogar völlig ungeschult auf die Lösung losgelassen – ohne über ein wirklich gutes Verständnis der aktualisierten und modernisierten Prozesse zu verfügen. Ist es in einem solchen Fall überraschend, dass Endanwendende die schlechte Angewohnheit beibehalten, unternehmenskritische Daten in eigenen Excel-Dateien zu speichern?

Die Zeit zurückdrehen
Haben Sie sich in einem Projekt schon einmal gewünscht, die Zeit zurückdrehen zu können?

Vorbereitung: Alle Projektschritte detailliert beschreiben und die Dienstleistenden involvieren

Um diesem Szenario zuvorzukommen, kann Ihnen eine gute Planung helfen, die alle Auswahlschritte detailliert beschreibt. Bestimmen Sie feste Termine und teilen Sie diese all Ihren potenziellen Dienstleistenden gleich zu Beginn mit. Sie sind nicht in der Lage, eine Demonstration für ein neues Produkt in der vorgesehenen Zeit auf die Beine zu stellen? Oder können ein Angebot nicht rechtzeitig liefern? Das könnten bereits Hinweise sein, dass das Zeitmanagement auch später im Projekt schwierig werden könnte. Um das festzustellen, involvieren Sie sie frühzeitig in den Prozess.

Was eine gute Vorbereitung noch ausmacht

Natürlich gibt es noch mehr Aspekte, die eine gute Projektvorbereitung ausmachen. Dazu gehören:

  • Klare Aufgabenverteilung: Nutzen Sie die „Wer macht was?“-Frage als Schlüsselfrage. Was ist Ihre Aufgabe, was ist die Aufgabe Ihres Dienstleistenden?
  • Ganzheitliche Projektziele: Verknüpfen Sie die klar definierten Ziele des Projekts mit den strategischen Unternehmenszielen.
  • Kick-off-Meeting: Eine strukturierte Kick-off-Veranstaltung ist ebenfalls Teil einer guten Projektvorbereitung.

Der kritische Pfad und die MoSKaU-Methode – beliebte Tools aus dem Projektmanagement

Eine Methode aus dem Projektmanagement, die bei der Zeit-Thematik ebenfalls hilfreich sein kann, ist der kritische Pfad. Er bezeichnet die Vorgangskette innerhalb Ihres Projekts, die über dessen Mindestdauer bestimmt. Wenn Sie die Methodik in Ihrem ERP-Projekt anwenden, hilft es Ihnen dabei, die besonders kritischen Projektschritte zu identifizieren, die im Ernstfall verantwortlich sein könnten, dass sich das gesamte Projekt verzögert. Dann gilt es, zeitlichen Engpässen rechtzeitig entgegenzuwirken.

Die MoSKaU-Methode ist ein weiteres nützliches Tool für die ERP-Projektplanung. Diese können Sie nutzen, um den Umfang der einzelnen Projektphasen einzugrenzen und die Anforderungen an Ihre ERP-Lösung zu priorisieren. Dabei stehen vier der Buchstaben im Wort „Moskau“ jeweils für eine Priorisierungskategorie.

Eine gute und rechtzeitige Umsetzung priorisieren

Insgesamt kommt es darauf an, dass zu jeder Zeit Klarheit herrscht. Je besser Sie das hinkriegen, desto eher können Sie den gewünschten Projekterfolg erwarten. Letztendlich ist eine gute und rechtzeitige Umsetzung der zweitbesten Lösung viel besser als die beste Lösung, die Sie mit aller Gewalt gegen Widerstand umsetzen müssen – wobei Sie die Umsetzung möglicherweise gar nicht zum geplanten Termin realisieren können.