Goldene Fallschirme: Was ERP-Systeme damit gemeinsam haben

In der Managementwelt ist es eine Selbstverständlichkeit: Managerinnen und Manager, die das in sie gesetzte Vertrauen nicht mehr erfüllen oder überflüssig werden, werden gegen Zahlung einer Abfindung vorzeitig entlassen. Die vorzeitige Auflösung des Arbeitsverhältnisses kann zwar kostspielig sein, aber das Nichtstun kostet oft viel mehr.

Das Gleiche gilt im Fall von gewerblich gemieteten Immobilien: Wenn ihre Nutzung stark und dauerhaft zurückgeht, ist es oft sinnvoller, den Vertrag gegen die Zahlung einer Summe vor dem offiziellen Vertragsende aufzulösen. Für den Mieter kann das zwar kurzfristig Mehrausgaben bedeuten, langfristig spart er dadurch jedoch Kosten. Eine Anzahl von anderen ähnliche Beispielen ließe sich anführen.

Um so mehr erstaunt es, dass veraltete ERP- oder CRM-Systeme vielfach noch ganz anders behandelt werden. Auch wenn sie die Leistungsanforderungen nicht mehr erfüllen, wird häufig ein Versuch unternommen, sie noch jahrelang weiter zu betreiben.

Eine Situation, in der das häufig geschieht, ist, wenn sich das Supportende durch den ERP- bzw. CRM-Herstellenden anbahnt. Beispielsweise fragt die Geschäftsführung dann regelmäßig die IT-Leitung bzw. die IT-Mitarbeitenden, wie lange sich das ERP- oder CRM-System noch weiter nutzen lässt.

In einigen Fällen kann ein Weiterbetrieb eines ERP-Systems nach dem Ende des Supports selbstverständlich vertretbar sein, in vielen anderen jedoch nicht. Wenn der Support des ERP-Herstellenden eingestellt wird, überwiegen schnell und zunehmend die Nachteile: Die Gefahr für Sicherheitsrisiken und Downtime-Zeiten erhöht sich deutlich. Unter Umständen müssen teure Experten ins Haus geholt werden.

Es gibt jedoch auch Situationen, in denen es sich lohnt, das ERP-System oder eine andere Software bereits vor dem Ende des Supports durch den Herstellenden auszuwechseln. Dafür kann es mehrere Gründe geben.

Möglicherweise wurde das Wachstum des Unternehmens bei der letzten Entscheidung für die ERP-Software über- oder unterschätzt und die ERP-Lösung erfüllt deswegen nicht mehr die aktuellen Anforderungen. Oder es wurde aus dem einen oder anderen Versäumnis bei der Entscheidung von vornherein ein schlecht passendes ERP-System gewählt.

Das entscheidende Kriterium anhand dessen beurteilt werden sollte, ob die Zeit dafür reif ist, ein ERP- oder CRM-System auszuwechseln, ist, die Fähigkeit der Software, die Geschäftstätigkeit des Unternehmens ausreichend zu unterstützen.

Veraltete oder schlecht passende Software-Systeme können wie Zwangsjacken wirken und die Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens gefährden. Unternehmen werden dadurch gezwungen, mit veralteten Prozessen weiterzuarbeiten. Wenn Mitarbeitende versuchen, neue Lösungsvorschläge einzubringen, hören sie von der IT immer häufiger Aussagen wie:

• „Das geht bei uns momentan leider nicht.“
• „Unser ERP-System erfüllt nicht die Voraussetzungen für diese neue Funktionalität.“
• „Um diese Lösung einzuführen, müssen aufwendige Workarounds geschaffen werden. Das lohnt sich bei unserem alten CRM-System nicht mehr.“

Je häufiger Mitarbeitende im Unternehmen solche oder ähnliche Argumente zu hören bekommen, desto höher ist die Gefahr, dass deren Zufriedenheit und letztendlich auch Produktivität darunter leiden. Oder die Mitarbeitenden versuchen sich selber zu behelfen und fragen bei der IT erst gar nicht an. Dadurch wird der Zunahme der Schatten-IT Tür und Tor geöffnet. In der Folge steigen die Sicherheitsrisiken und die Softwarelösungen im Unternehmen werden immer unübersichtlicher. Neue Silos entstehen.

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Auch die Kundschaft wird durch ein veraltetes ERP- oder CRM-System möglicherweise in Mitleidenschaft gezogen: Der Service verschlechtert sich dadurch häufig. Beispielsweise fehlt dann im unternehmenseigenen oder in einen angebundenen externen Webshop der Zugriff auf Daten über aktuelle Lagerbestände, die vom ERP-System erfasst werden.

Infolgedessen sind Waren, die sich vielleicht gar nicht mehr auf Lager befinden, noch als „sofort lieferbar“ gekennzeichnet. Bestellen Kundinnen und Kunden Artikel, die sie dringend benötigen, bekommen sie möglicherweise erst nach einigen Tagen die Meldung, dass die Ware nicht mehr vorrätig ist. Wenn sich solche Situationen häufiger wiederholen, kann das unter anderem zu einer größeren Abwanderung von Kundschaft und zu negativen Bewertungen auf Online-Portalen führen.

Weil alte ERP-Software mit neuen Anwendungen zunehmend inkompatibel wird, führt das dazu, dass schlechte, überflüssige und ineffiziente Prozesse weiter anwachsen und sich festigen. Auch viele Mitarbeitende gewöhnen sich an diese Arbeitsabläufe und verinnerlichen sie mit den Jahren immer mehr.

In der Folge lässt sich das heute immer wichtiger werdende Change Management umso schwieriger und aufwendiger durchführen. Es kann sogar auf absehbare Zeit scheitern. Dadurch wird die digitale Transformation und Wettbewerbsfähigkeit im Unternehmen erschwert oder sogar gefährdet.

Wenn Sie feststellen sollten, dass Ihr altes Software-System die Prozesse in Ihrem Unternehmen nicht mehr ausreichend unterstützt, denken Sie an die in Managerverträgen verwendete goldene Fallschirm-Klausel. Nehmen Sie die kurzfristigen Mehrkosten und andere Nachteile in Kauf und tauschen Sie Ihr altes ERP- oder CRM-System gegen ein neues und besseres aus. Langfristig stärken Sie damit nicht nur die Wettbewerbsfähigkeit und Marktposition Ihres Unternehmens, sondern Sie verbessern auch die Zufriedenheit der Mitarbeitenden und das Arbeitsklima.