Einführung von SaaS-ERP-Systemen: 10 Fallstricke, die dabei
auftreten können

1. SaaS-ERP-Software: Der Bedarf an Funktionalität wird falsch eingeschätzt

Eine noch oft anzutreffende Vorgehensweise, wenn es um die Einführung von ERP-Systemen geht: Zunächst werden Kosten abgeschätzt, danach Features bestimmt. Der langfristige Wert der Investition wird, wenn überhaupt, erst später diskutiert, oft wenn wichtige Weichenstellungen bereits getätigt wurden. Fehlt jedoch eine eingehende Auseinandersetzung mit eigenen Bedarfen, konzentriert man sich nicht selten zu stark auf Features, ohne dabei deren Nutzwert ausreichend zu verstehen. Gleichzeitig wird oft versäumt, strategisch wichtige Funktionalitäten zu identifizieren. Gerade dadurch entstehen jedoch später Mehrkosten, Verzögerungen bei der Projektumsetzung und Frust bei der Arbeit mit dem neuen ERP-System.

Eine gute SaaS-ERP-Lösung setzt sorgfältige Planung voraus

Deswegen ist es wichtig, den Funktionalitätsbedarf von Anfang an richtig einzuschätzen. Speziell bei SaaS-Lösungen existiert oft die Vorstellung, die Implementierung wäre besonders einfach. Auch wenn die Bereitstellungszeit von ERP-Systemen aus der Public Cloud zumeist deutlich kürzer ist, kommt einer sorgfältigen Planung im Vorfeld der ERP-Einführung auch hier eine entscheidende Bedeutung zu. Es gibt beispielsweise viele cloudbasierte ERP-Lösungen auf dem Markt und nicht jede davon kann bei einem Unternehmenswachstum entsprechend skalieren. Im ungünstigeren Fall bedeutet das, dass der Anbietende nach einiger Zeit wieder gewechselt werden muss – mit entsprechenden Mehraufwänden und -kosten.

ERP-Auswahl: Warum Sie einen Anbie­ten­­­den
für globale Lösungen
wählen sollten

2. SaaS-ERP-Wechsel: Vorhandene lokale IT-Komplexität bleibt unberücksichtigt

Mit den Jahren gewachsene IT-Landschaften und Geschäftsprozesse können zu komplizierten Abhängigkeiten führen. Das kann für unangenehme Überraschungen sorgen, wenn Anwendungen und Prozesse in die (Public) Cloud verlagert werden. Zum Beispiel sollte man hierbei besonders auf Workload-Abhängigkeiten achten. Möglicherweise stellt sich dann erst mitten im Migrationsprozess zu einem cloudbasierten ERP-System heraus, dass viele Apps eine ständige Kommunikation mit einer zentralisierten lokalen Datenbank benötigen und dadurch nicht ohne Weiteres ausgelagert werden können. Ist man sich solcher Szenarien im Vorfeld bewusst, lassen sich Gegenmaßnahmen entwickeln. Man kann dann beispielsweise monolithische Anwendungen und Workloads häufig durch Virtualisierung oder Microservices aufbrechen und restrukturieren. Oder zunächst die Aufgaben in eine Cloudumgebung verlagern, die sich am besten dafür eignen. Manche Anwendungen befinden sich z. B. bereits kurz vor dem Ende ihres Lebenszyklus. Hier kann sich ein Abwarten bzw. ein vorzeitiger Wechsel zu einer moderneren SaaS-Lösung lohnen.

3. ERP-Lösung & Cloud: Die Chance, Arbeitsprozesse zu verschlanken, wird vertan

Gerade bei Unternehmen, die bereits mehrere Jahre im Geschäft sind, trifft man zunehmend auf veraltete, ineffiziente Lösungen, die aufrechterhalten werden. Die Situation ist ähnlich, wie in einem langjährig bewohnten Haus: Mit der Zeit sammelt sich immer mehr Kram, der Wohn- und Lagerflächen einnimmt, von dem man sich aber nicht trennt, aus Zeitmangel oder in der Hoffnung, dass die Sachen irgendwann einmal gebraucht werden. Ein Umzug bietet da oft eine günstige Gelegenheit, das Nützliche vom Unnützlichen zu trennen sowie Ordnung und mehr Effizienz zu schaffen.

Ähnlich kann ein Umstieg auf ein Cloud-ERP-System dazu genutzt werden, Arbeitsabläufe und Prozesse effizienter auszurichten. Andernfalls besteht die Gefahr, dass ineffiziente Prozesse in die neue Lösung rüberwandern oder man entscheidet sich zu Unrecht gegen ein cloudbasiertes ERP-System. Eine SaaS-ERP-Lösung ist zwar weniger flexibel, kann aber gerade dadurch als Anlass dienen, bestehende Prozesse zu hinterfragen und zu überprüfen. Außerdem bietet das hohe Standardisierungsmaß von SaaS-Software mehr Stabilität. Unter Umständen kann diese Eigenschaft für die Wettbewerbsfähigkeit und den Unternehmenserfolg wichtiger sein. Prozesse lassen sich so stabilisieren und zuverlässiger gestalten. Die Produkt- bzw. Dienstleistungsqualität und der Kundschaftsservice verbessern sich dadurch.

4. SaaS-ERP-System: Hybride Cloud-Ansätze werden nicht berücksichtigt

Bei einer Umstellung auf eine SaaS-ERP-Lösung handelt es sich in der Regel nicht um eine „Alles-oder-gar-nichts“-Entscheidung. Manchmal wird der Gang in die Cloud vorschnell verschoben oder komplett verworfen, weil sich bestimmte Aufgaben nicht kurzfristig dorthin auslagern lassen. Hierbei lohnt es sich jedoch zunächst zu klären, ob eine hybride Strategie vielleicht eine tragfähige Lösung bieten könnte. Dabei bleibt ein Teil des ERP-Systems oder dessen Umgebung im Unternehmen, der andere Teil wird durch eine SaaS-Lösung abgedeckt. Ein ERP-System, ob On-Premises oder auf SaaS-Basis, wird in den wenigsten Fällen alle benötigten Funktionalitäten im Unternehmen sicherstellen können. Zumeist ist es erforderlich, auch Dritt- bzw. Eigenlösungen zu integrieren, etwa mithilfe von APIs.

5. Cloud & ERP-System-Einführung: Das Pflichtenheft wird vernachlässigt

Das Pflichtenheft ist bei der Planung und Einführung eines neuen ERP-Systems ebenfalls wichtig. Hier werden einzelne Aufgaben und Pflichten des leistenden Unternehmens geregelt und festgehalten. Das Pflichtenheft bildet die vertragliche Grundlage und das Fundament für spätere Ansprüche bezogen auf die Gewährleistung. Auch eignet es sich als ein Dokument, in dem Arbeits- und Geschäftsprozesse ausgearbeitet, beschrieben und festgehalten werden können. Dadurch hat man auch einen Vergleichsmaßstab, auf den man jederzeit zurückgreifen kann und eine entsprechende Absicherung.

6. Einführung von Cloud-ERP-Systemen: Teamzuständigkeiten und Aufgabenverteilung sind mangelhaft

Allein die Tatsache, dass ein Projektplan für die Einführung einer Cloud-ERP-Software erstellt wurde, bedeutet noch lange nicht, dass das Projekt erfolgreich umgesetzt wird. Es bedarf vielmehr eines geeigneten Teams und einer guten Führung. Manchmal sind die verantwortlichen Personen jedoch schlecht ausgestattet. Ihnen fehlt die notwendige Autorität und Fachkompetenz oder ein ausreichender Zugriff auf Unterstützung und andere relevante Ressourcen. Auch wichtig: Die Verantwortlichen sollten sich vordergründig auf die Bedürfnisse der Nutzenden und die projektspezifischen Aufgaben konzentrieren können, nicht darauf, jedes Detail mit ihren Vorgesetzten abstimmen zu müssen. Darüber hinaus kann es sinnvoll sein, fachkundige Personen von außen hinzuzuziehen. Das könnte z. B. empfehlenswert sein, wenn Mitarbeitende im Unternehmen Schwierigkeiten haben, ihre fachliche oder persönliche Autorität zu behaupten.

7. SaaS-ERP: Datenmigration wird nicht ausreichend vorbereitet

Die Datenmigration wird zu Recht als eine der schwierigsten Aufgaben bei der Einführung eines ERP-Systems bezeichnet. Bei der Datenbereinigung und -konvertierung tauchen oft viele Probleme auf und es kommt dabei nicht selten zu Verzögerungen. So besitzt jedes Unternehmen meistens mehrere Datenquellen. Die Folge sind Duplikationen und Inkonsistenzen. Die Herausforderungen bei der Datenqualität sind besonders dann groß, wenn Unternehmen zum ersten Mal ein ERP-System einführen. In solchen Fällen wurde zumeist noch nicht versucht, Datenbestände zu zentralisieren. Dann müssen Daten aus Excel-Tabellen, handschriftlichen Einträgen und verteilten Software-Systemen ausgelesen und vereint werden. Dazu kommt, dass das Datenmaterial oft unsauber ist: veraltete Produkte, nicht aktuelle Kundschaft und Lieferanten sowie viele Doppel- und Mehrfacheinträge, Rechtschreibfehler oder falsche Bezeichnungen.

Stammdaten spielen eine herausragende Rolle

Stammdaten – dazu gehören Daten zu Kundschaft, Lieferanten, Mitarbeitenden und Produkten – sind dabei besonders wichtig, weil sie dauerhaft unverändert genutzt werden. Auch wenn die Echtzeitdatenverarbeitung, die durch SaaS-Lösungen unterstützt wird, viele Vorteile hat, breiten sich dadurch gleichzeitig Fehler schneller aus. Deswegen sollte der Vorbereitung der Daten eine besondere Aufmerksamkeit zukommen. Eine andere Frage, die sich oft stellt, ist, wie umfangreich der zu übernehmende Datenbestand sein sollte. Nicht selten herrscht hier ein „je mehr, desto besser“-Denken vor. Das kann jedoch den Aufwand enorm in die Höhe treiben. Auch wenn sich diese Frage nicht immer einheitlich beantworten lässt, dürften in vielen Fällen (Stamm-)Daten aus den letzten zwei Jahren ausreichen, um zunächst ein reibungsloses Weiterarbeiten zu ermöglichen.

Datenmigration: Spezielle Tools unterstützen den Prozess

Darüber hinaus können spezielle Tools den Datenmigrationsprozess deutlich vereinfachen und beschleunigen. Ein Beispiel dafür ist das Microsoft Tool Rapid Start Services für Cloud-Migrationen zu Microsoft Dynamics 365 Business Central. Die Software unterstützt unter anderem beim Export und Import von Daten und kann wiederholbare Prozesse automatisieren.

8. Cloud-ERP-System-Einführung: Veränderungen der Arbeitsprozesse bekommen zu wenig Aufmerksamkeit

Nicht selten gewöhnen sich Mitarbeitende an bestimmte Arbeitsweisen. Das gibt ihnen ein Gefühl der Vorhersagbarkeit und Sicherheit, mit der Folge, dass es dann schwieriger fällt, notwendige Änderungen zu akzeptieren. Aufgrund der stärker standardisierten Arbeitsprozesse von SaaS-ERP-Systemen, sind Anpassungen der Arbeitsweise an die Software jedoch besonders wichtig. Dabei sind Mitarbeitende, die hauptsächlich mit dem neuen Cloud-ERP-System arbeiten sollen, entscheidend für den Erfolg der Lösung. Deswegen ist es wichtig, den Veränderungsprozess so früh wie möglich anzustoßen. Das ist etwa durch eine transparente Kommunikation, Schulungen und hochwertige unterstützende Unterlagen realisierbar.

Veränderungspotenziale der Mitarbeitenden optimal nutzen

Dabei kann es sinnvoll sein, Unzulänglichkeiten der herkömmlichen Arbeitsweise herauszustellen und die Vorteile durch das neue System zu betonen. Auch ist darauf zu achten, dass ein Teil der Mitarbeitenden oft in der Lage ist, Veränderungen schneller zu meistern. Gründe können unter anderem sein, dass sie von den neuen Prozessen am meisten gewinnen würden, in alte Arbeitsprozesse nicht so fest eingebunden waren oder durch sie verhältnismäßig stark benachteiligt werden. Im günstigeren Fall gelingt es, solche Gruppen von Mitarbeitenden zu identifizieren und sie anschließend als Unterstützung zu gewinnen. Darüber hinaus ist es auch wichtig, in den ersten Wochen nach dem Go-Live eine möglichst umfängliche Unterstützung zu bieten und zu versuchen, auftretende Hindernisse aus dem Weg zu räumen.

Die Menschen
in den Fokus rücken Und Veränderungen langfristig verankern

9. SaaS-ERP: Mobile Datenerfassung erhält zu wenig Aufmerksamkeit

Ein Hauptvorteil von SaaS-Software: Sie begünstigt die Echtzeitdatenverarbeitung. Daten können so zeitnah erfasst und Entscheidern bereitgestellt werden. Die Produktionsleitung weiß dann z. B., wo sich in der Fertigung kurzfristig Flaschenhälse bilden und der Vertrieb kann abschätzen, ob man einer Kundin oder einem Kunden mitten im Gespräch einen wichtigen Termin zusagen kann. Die Echtzeitdatenverarbeitung kann jedoch nur dann ihre volle Stärke ausspielen, wenn Daten möglichst sofort nach ihrer Entstehung oder Veränderung erfasst werden. Aus diesem Grund ist die mobile Datenerfassung so wichtig. Falls man sich mit diesem Bereich zu wenig beschäftigt, gerät man eventuell wettbewerbsmäßig ins Hintertreffen. Deswegen ist es wichtig, die mobile Datenerfassung von Anfang an entsprechend hoch zu priorisieren. Es sollten bereits im Vorfeld Erwägungen stattfinden, welche Prozesse im Unternehmen am meisten von MDE-Lösungen profitieren würden.

10. Cloud-ERP-Software: Ausreichendes Testing vor dem Go-Live wird vernachlässigt

In der Testphase vor dem Go-Live sind viele Nuancen zu beachten. Doch werden hier häufig, nicht zuletzt auch wegen des Termindrucks, größere Abstriche gemacht. Zwei Testbereiche sind dabei für die Praxis besonders wichtig. Es geht dabei zunächst um das Testen der Funktionalität. Hierbei ist sicherzustellen, dass alle vereinbarten und programmierten Funktionen einwandfrei funktionieren. Die Software muss beispielsweise bei Abfragen und Berechnungen korrekte Ergebnisse liefern. Anschließend sollten Mitarbeitende mit vertieftem Verständnis der Business-Prozesse die entsprechenden Funktionen testen, um festzustellen, ob sie einwandfrei funktionieren und sich benutzerfreundlich bedienen lassen. Manchmal müssen in der Folge einige Konfigurationen angepasst werden, um den richtigen Arbeitsfluss zu gewährleisten. Dazu könnten beispielsweise Sicherheitseinstellungen und Sicherheitsgruppen oder Backup und Retention Regeln gehören. Auch die Leistung der Software und des Systems sollte hier stimmen. Die ausgeklügeltste Funktionalität bringt wenig, wenn nicht genügend Leistungsressourcen bereitstehen. Außerdem sollte die Funktionalität von Eigenentwicklungen und Drittlösungen getestet werden, die per APIs angebunden oder auf eine andere Weise integriert sind.

Fazit

Trotz der vergleichsweise einfachen Bereitstellung von SaaS-ERP-Systemen lauern auch hier einige Fallstricke und Irrtümer. So beschäftigt man sich oft zu wenig mit der benötigten Funktionalität. Dadurch besteht die Gefahr, sich bei der Auswahl des SaaS-ERP-Systems zu oberflächlich auf einzelne Software-Features zu konzentrieren. Darüber hinaus kann die vorhandene lokale IT-Komplexität zu aufwendigen Änderungen im Nachhinein, Zeitverzögerungen und Mehrkosten führen, falls man sich damit nicht im Vorfeld auseinandersetzt. Auch wird nicht selten vergessen, dass ein Umstieg auf eine SaaS-Lösung eine gute Gelegenheit bieten kann, althergebrachte und ineffiziente Prozesse zu modernisieren.

Ein schlecht vorbereiteter Datenmigrationsprozess kann sich ebenfalls rächen. Ein schwerwiegendes Problem ist dabei die oft mangelhafte Datenqualität. Dadurch können gerade SaaS-Lösungen betroffen werden, weil sich Fehler aufgrund der Echtzeitprozesse schneller im System ausbreiten. Darüber hinaus werden Mitarbeitende oft nicht ausreichend auf neue Arbeitsabläufe vorbereitet. Auch wer sich in der Produktion, im Lager und im Versand nicht mit MDE-Lösungen auseinandersetzt, riskiert, den Anschluss an den Wettbewerb zu verlieren.

Schließlich ist ein schlechtes Projektmanagement beim Umstieg auf SaaS-ERP-Software für viele Fehlleistungen verantwortlich. Entsprechende Fachkenntnisse und der Fokus auf die Bedürfnisse der Anwendenden sollten hier deshalb priorisiert werden. Die Testphase vor dem Go-Live – ein wichtiger Bestandteil von Software-Projekten – birgt ebenfalls Risiken. Sie gerät aus terminlichen Gründen oft zu kurz, was später zu mehr Fehlern und Störungen führt.