Ihre ERP-Ein­führung: Was sie mit einem
Eingriff am offenen
Herzen gemein­sam hat

Über die gesamte Supply Chain: Ihr ERP-System ist das Herzstück Ihres Unternehmens…

Auch wenn es im ersten Moment absurd klingen mag und ein Zusammenhang schwer vorstellbar ist: Die Implementierung einer ERP-Lösung lässt sich mit einer Operation am offenen Herzen vergleichen. Bestimmt fragen Sie sich jetzt erst einmal, wie wir gerade auf diesen Vergleich gekommen sind!?

Wenn Sie Ihre neue Softwarelösung implementiert haben, wird diese das Herzstück Ihres Unternehmens sein. Sie wird eine zentrale Bedeutung in Ihrer Organisation einnehmen.

…und bestimmt unmittelbar über Ihren Unternehmenserfolg

Denn Ihr ERP-System verwaltet die wichtigsten Stamm- und Bewegungsdaten und dient als „Knotenpunkt“ für einen Großteil Ihrer Anwendungen. Früher konzentrierten sich diese Lösungen vor allem auf die klassische Finanzbuchhaltung. Inzwischen bilden sie jedoch die zen­tralen Unternehmensbereiche Ihrer gesamten Supply Chain ab – vom Einkauf über das Personalwesen und den Vertrieb bis hin zu Fertigungssteuerung und Logistik.

Genau wie das Herz im menschlichen Körper pumpt das ERP-System essentielle Bestandteile durch das gesamte Unternehmen: nämlich genaue und aktuelle Daten. Damit hat es einen unmittelbaren Einfluss auf Ihren Erfolg – und damit letztendlich auf das Überleben Ihres Unternehmens.

ERP-Implementierung: Eine Operation am offenen Herzen

So wie eine Operation am offenen Herzen einen enormen Eingriff in den menschlichen Körper darstellt, greift die Einführung einer neuen ERP-Software in die grundlegende Struktur Ihres Unternehmens ein.

Beide „Projekte“ können heutzutage problemlos durchgeführt werden – und sind dennoch jedes Mal kritisch. Auch wenn die Medizin mittlerweile sehr weit fortgeschritten ist, bedeutet das jedoch noch lange nicht, dass jeder Chirurg über alle notwendigen Fähigkeiten verfügt. Während der Operation muss das Herz pausenlos weiterschlagen und der Eingriff muss auf Anhieb gelingen. Denn hier gibt es keine zweite oder gar dritte Chance!

Und auch längst nicht jeder Anbietende von ERP-Software besitzt die erforderlichen Kompetenzen, eine Implementierung erfolgreich umzusetzen. Während der Umsetzung müssen die bestehenden Prozesse in Ihrem Unternehmen ungestört weiterlaufen. Wenn hier etwas schief geht, können sich die meisten Unternehmen auch keinen zweiten Anlauf leisten.

Sparen am falschen Ende kann teuer werden

Aus diesem Grund hängt der Erfolg oder Misserfolg Ihres ERP-Projekts sehr stark davon ab, auf welche Weise und mit welcher Sorgfalt Ihr Implementierungspartner arbeitet. Es ist erstaunlich, wie fahrlässig Unternehmen diesen wichtigen Prozess handhaben. Viele Unternehmen können der Versuchung einfach nicht widerstehen, die Wichtigkeit von Qualität zu „verdrängen“.

Sobald Preisnachlässe locken, haben sie nur noch „Dollarzeichen in den Augen“. So scheinen sie sich mit jedem Beratenden anzufreunden, solange sein Honorar niedrig genug ist. Und sie beauftragen bei ihrer Software-Umsetzung am Ende einen Partner, der keine oder sehr geringe Ansprüche an die Qualität und Verfügbarkeit seiner Mitarbeitenden stellt.

In Vorbereitung auf Ihr ERP-Projekt: Diese Fragen helfen Ihnen, Entscheidungen zu treffen

Wenn Sie nicht nur Kosten sparen möchten, sondern Ansprüche an die Qualität der Umsetzung Ihrer neuen Lösung haben, müssen Sie sich gründlich vorbereiten. Hier einige Fragen, die Sie sich vorab stellen sollten:

1. Welcher Umsetzungspartner verspricht die höchsten Erfolgsquoten?

2. Wer kann die erforderliche Erfahrung nachweisen? Zum einen Erfahrung mit der Software-Lösung – zum anderen mit der Branche Ihres Unternehmens.

3. Welcher Partner kann Ihnen im Detail erklären, welche Aufgaben und Verantwortlichkeiten Sie bei Ihrem Projekt selbst übernehmen müssen?

4. Wie können Sie Ihr Unternehmen am besten auf diese Maßnahmen vorbereiten?

5. Und welcher Partner ist in der Lage, die organisatorischen Veränderungen erfolgreich durchzuführen?

Eine große Veränderung für Ihre Mitarbeitenden

Apropos Veränderung: Versuchen Sie einmal, die Perspektive Ihrer Mitarbeitenden einzunehmen. Für sie ist die ERP-Implementierung eine große Umstellung – das gilt vor allem für langjährige Mitarbeitende, die seit Ewigkeiten an die alten Strukturen gewöhnt sind. Daher stehen häufig Verunsicherung, Zweifel und Frustration an der Tagesordnung. Die gilt es dann abzuwenden, um zu verhindern, dass Ihre Mitarbeitenden Widerstände gegen die Veränderung entwickeln und „rebellieren“.

Je digitaler Sie im Unternehmen arbeiten, desto höher ist meist auch der Grad der Transparenz – ein weiterer Aspekt, mit dem viele Mitarbeitende zunächst hadern. Zeigen Sie ihnen die Vorteile transparenter Prozesse auf, um das Schreckgespenst zu verscheuchen.

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Wählen Sie Ihren Implementierungspartner sorgfältig aus – und nehmen Sie das Umsetzungsteam genau unter die Lupe

Um den geeigneten Umsetzungspartner zu finden, benötigen Sie nicht zwangsläufig einen traditionellen Ausschreibungsprozess: Orientieren Sie sich stattdessen an einigen grundlegenden Kriterien.

Außerdem sollten Sie keine Entscheidung treffen, bevor Sie nicht persönlich mit dem potenziellen Projektleiter gesprochen haben! Gleichzeitig sollten Sie aber auch damit einverstanden sein, dass Ihr Umsetzungspartner die Eignung Ihrer Mitarbeitenden für die bevorstehenden Aufgaben unter die Lupe nimmt. Hier muss eine Vertrauensbasis vorhanden sein.

Ein ewiges Dilemma: Qualität und Kosten

Natürlich müssen Sie darauf achten, dass Sie im Laufe des Projekts nicht kopflos Ihr Budget überschreiten. Dazu ist eine sorgfältige Planung und kontinuierliche Überwachung wichtig. Aber bedenken Sie gleichzeitig: „Sparen am falschen Platz kann teuer werden.“

Bei einer ERP-Implementierung handelt es sich um eine ernsthafte Investition. Sie sollten daher nie vergessen, dass die Freude über eine billige Umsetzung schnell verflogen ist, wenn die Kopfschmerzen über schlechte Qualität erst einmal zu einem chronischen Laster geworden sind. Auch das schadet der Gesundheit Ihres Unternehmens.