Ein ERP-System
remote imple­mentieren 5 Vorteile

ERP-Systeme, die in der Cloud betrieben werden, eignen sich besonders gut für Remote-Implementierungen. Ein Grund dafür ist, dass die Installation und Konfiguration lokaler Hardware dabei entfällt. Ein Beispiel ist Dynamics 365 Business Central – das Cloud-ERP-System von Microsoft.

Kommuniziert wird bei Remote ERP-Projekten mittels Videokonferenzen, beispielsweise mit der Software Microsoft Teams. Auch andere technische Kommunikationsverfahren und -mittel spielen eine wichtige Rolle. Beispiele dafür sind Screensharing, Web-Präsentationen, virtuelle Whiteboards, Chats, Telefonate und E-Mails. Kürzere, ein bis zwei Stunden andauernde Online-Sitzungen ersetzen mehrtägige Blöcke vor Ort.

Der Grundablauf eines Remote-ERP-Projektes gleicht im Wesentlichen dem traditionellen Ablauf. Zu Beginn werden Anforderungen für das System gesammelt. Der ERP-Partner versucht dabei, das Kundschaftsunternehmen besser zu verstehen. Verantwortliche der Fachbereiche können beispielsweise mithilfe von Online-Präsentationen die Konsultanten mit den Aufgaben, der Arbeitsweise und den Herausforderungen, die durch das ERP-System gelöst werden sollen, vertraut machen. Diese Präsentationen lassen sich während der gemeinsamen Videokonferenzen durchführen.

Im Folgenden werden die Anforderungen verfeinert und konkrete Lösungen entwickelt. Sie werden anschließend technisch umgesetzt. Das ERP-System wird konfiguriert und die technische Funktionalität getestet.

Eine besondere Rolle beim ERP-Projekt spielt die Datenübernahme aus der Altsoftware. Innerhalb dieses Aufgabenbereichs kommt den Stammdaten eine noch wichtigere Bedeutung zu.

Vor dem Go-Live sollten die eigentlichen Nutzenden die Gelegenheit bekommen, das ERP-System ausführlich zu testen. Dadurch lassen sich Fehler beseitigen, die später im Live-Betrieb möglicherweise für böse Überraschungen sorgen. Die Nutzung von Screensharing erweist sich während der Testphase als hilfreich. Die ERP-Beratenden und Key-Userinnen und -User bzw. Endanwendenden teilen sich dabei einen Bildschirm. So können sie gemeinsam prüfen, ob die ERP-Software reibungslos funktioniert.

Wir denken nicht, dass Remote-Implementierungen von ERP-Software Vor-Ort-Projekte komplett ersetzen werden. Es wird immer Situationen geben, in denen lokale Implementierungen sinnvoller sein werden, z. B. bei sehr stark individualisierten Anforderungen. Nichtsdestotrotz lassen sich viele ERP-Projekte vollständig remote durchführen und bei anderen die Besuche vor Ort erheblich reduzieren.

Remote ERP-Implementierung begünstigt den Fokus auf das große Bild

Im Allgemeinen lässt sich feststellen, dass eine Remote-Implementierung der ERP-Software den Fokus auf das große Bild fördert. Dieser übergreifende Vorteil kommt besonders in späteren Projektphasen zum Tragen.

Das Vorgehen in kleineren Schritten, das durch kürzere und häufigere Online-Sitzungen begünstigt wird, ermöglicht es, Anforderungen vollständiger und ausgewogener zu berücksichtigen. Einerseits werden so wichtige Details nicht vergessen und andererseits weniger wichtige Anforderungen nicht überbewertet. Die Gefahr, dass Entscheidungen aufgrund von Zeitdruck oder Sachverstandmangel vorschnell getroffen werden, verringert sich dadurch.

Die Praxiserfahrung zeigt immer wieder: Je später eine Fehlentwicklung im Projekt entdeckt wird, desto kostspieliger wird es, sie zu beheben. Das Abschreiten des Weges zum Ziel in kleinen häufigen Schritten hilft dabei, Fehlentwicklungen im ERP-Projekt rechtzeitig zu erkennen und auf sie sachgerecht zu reagieren.

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oder „Small Steps“ Was ist der effektivere Projektansatz?

1. Geringere Kosten oder mehr Wert fürs gleiche Geld

Mehrtägige Besuche bei der Kundschaft durch ERP-Dienstleistende sind bei traditionellen ERP-Projekten die Regel. Das verursacht erhebliche Kosten, die nicht im direkten Zusammenhang mit dem Projekt stehen. Die Termine werden in der Regel weiter im Voraus geplant. Sie lassen sich meistens nicht kurzfristig verlegen, wenn etwas dazwischen kommt, z. B. viele Aufträge abgearbeitet werden müssen oder wichtige Mitarbeitende fehlen.

Der Grund dafür ist unter anderem, dass Präsenzveranstaltungen, ein viel größeres Spektrum an Fragen abzudecken versuchen als die viel kürzeren Online-Meetings. Dadurch müssen bei Präsenztagen deutlich mehr Mitarbeitende aus unterschiedlichen Fachabteilungen beteiligt werden.

Sich neu abzustimmen, um einen anderen Termin zu finden, wird dann entsprechend schwieriger. Dieser Umstand kann die Kosten steigen lassen, weil sich ein Implementierungsprojekt immer mehr in die Länge zieht. Das kann besonders bei größeren Unternehmen bzw. Unternehmen mit mehreren Niederlassungen ins Gewicht fallen.

Wird bei der ERP-Implementierung dagegen die Remote-Option gewählt, fallen die Kosten für Besuche vor Ort weg – dazu gehören Reise- , Übernachtungs- und Bewirtungskosten. Auch die Terminplanung kann aufgrund der kleineren Teilnehmeranzahl viel individueller und flexibler gestaltet werden.

Die Einsparungen können noch höher ausfallen, wenn die ERP-Implementierung in mehreren Niederlassungen gleichzeitig durchgeführt werden soll.

Die Mitarbeitenden der jeweiligen Niederlassungen müssen nicht in die Zentrale kommen, um an Präsenzveranstaltungen teilzunehmen – sie können per Videokonferenz zugeschaltet werden. Weil sie nicht anreisen und verpflegt werden müssen, lassen sich weitere Kosten sparen. Auch Kosten die durch ihre Abwesenheit von den regulären Arbeitsplätzen entstehen, verringern sich.

In einigen Fällen fällt der Aufwand für die Fernimplementierung eines ERP-Systems höher aus, als ursprünglich geplant. In solchen Situationen bekommt die Kundin oder der Kunde meistens mehr Wert für das zusätzlich investierte Geld als beim vergleichbaren On-Premises-Projekt. Zusatzinvestitionen bei Remote-Projekten fließen in der Regel größtenteils in Aufgaben, die direkten Mehrwert erzeugen. Beispielsweise in die Entwicklung von Sonderfunktionalität, Systemanpassungsarbeiten, User-Training, Support oder andere Unterstützung. Von den zusätzlichen Ausgaben für Reise- oder Übernachtungskosten der Konsultanten hat ein Kundschaftsunternehmen dagegen nichts.

Remote ERP-Projekte ermöglichen kosteneffektives Arbeiten in kleinen Einheiten. Der Druck, aus Kostengründen so viel wie möglich Stoff und Aufgaben in Präsenzveranstaltungen zu packen, fällt weg. Der Implementierungsprozess kann dadurch feinstufiger gestaltet und gesteuert werden. Übersehene Anforderungsdetails oder Fehlentwicklungen lassen sich häufiger und schneller entdecken.

2. Mitarbeitende werden früh in das ERP-Projekt involviert

Der Zeitpunkt, an dem Mitarbeitende in die Implementierung des ERP-Systems miteinbezogen werden, ist kritisch. Das kann darüber entscheiden, ob das ERP-Projekt erfolgreich ist oder scheitert.

Werden Mitarbeitende frühzeitig involviert, lernen sie von Anfang an, mit der neuen ERP-Software umzugehen. Dadurch lässt sich gewährleisten, dass sie später mit dem System sicher arbeiten und nicht wieder in althergebrachte Arbeitsgewohnheiten verfallen.

Werden dagegen aus Mangel an Projektpersonal in frühen Projektphasen zu viele Aufgaben auf Konsultanten abgewälzt, kann sich das später rächen. Die Enduserinnen und Enduser begehen dann mehr Fehler, wenn sie selbständig mit dem ERP-System arbeiten müssen; gegebenenfalls steigen Aufwand und Kosten für die Nachbetreuung.

Key- bzw. Enduser können beispielsweise miteinbezogen werden, indem sie Vorarbeiten zu den Online-Präsentationen leisten. Mithilfe dieser Präsentationen lassen sich zu Projektbeginn die Herausforderungen der jeweiligen Fach- und Aufgabenbereiche analysieren und schildern. Das bietet den involvierten Mitarbeitenden eine gute Gelegenheit, die Hintergründe der eigenen Aufgaben und Herausforderungen kennenzulernen. Oft stellt man dabei fest, dass Sachverhalte, die jahrelang für gegeben gehalten wurden, plötzlich anders sind. Manchmal müssen einzelne Punkte zunächst intern ausdiskutiert und geklärt werden.

Themen rund um Datensicherheit und -schutz werden heute immer wichtiger. Ein Remote-Implementierungsprojekt eignet sich gut dafür, Mitarbeitende nicht nur auf den richtigen Umgang mit Daten hinzuweisen, sondern dafür zu sorgen, dass sie von Anfang an das Gelernte praktizieren.

Die Datenkommunikation zwischen den Parteien erfolgt bei Remote-Projekten in der Regel verschlüsselt – mittels eines VPNs (Virtual Private Network) oder einer ähnlichen Methode. Ebenfalls lernen Mitarbeitende praktisch, wie eine Zwei- bzw. Multi-Faktor-Authentifizierung funktioniert. Beratende bekommen mehr Gelegenheiten, den späteren ERP-Userinnen und -Usern, Sicherheitsaspekte zu erläutern sowie sie beim Umgang mit schutzbedürftigen Daten praxisnah anzuleiten und zu begleiten.

3. Der ERP-Dienstleistende wird stärker eingebunden

Grundsätzlich ist die Gestaltung von Remote-Projekten für den ERP-Dienstleistenden mit etwas mehr Aufwand verbunden: Die bei Präsenzveranstaltungen üblichen Blöcke müssen in mehrere kleinere Einheiten aufgeteilt werden, die alle aufeinander abgestimmt sind. Die Durchführung der Web-Meetings muss anschließend gesteuert und ihre Qualität überwacht werden.

Dazu tauchen im Verlauf eines Remote-Projektes oft mehr Fragen auf und einige davon bedürfen einer ausführlicheren Behandlung als es während der herkömmlichen Präsenztage möglich ist. Für diejenigen ERP-Dienstleistenden, die sich zu stark auf standardisierte Leistungen und Pauschalaussagen verlassen, wird es schwieriger sein, solche Situationen zu meistern.

Bei Remote-ERP-Projekten ist der Dienstleistende gefordert, durchdachter, individueller und planmäßiger vorzugehen. Kleinere, häufigere Web-Meetings sorgen gleichzeitig dafür, dass die zuständigen Konsultanten die Details des Kundschaftsprojektes durchgehend auf dem Schirm behalten.

Im herkömmlichen Praxisalltag der Beratenden ist das oft gar nicht so einfach: Sie betreuen häufig mehrere Projekte gleichzeitig. Die eine oder andere Einzelheit fällt dadurch manchmal schnell unter den Tisch. Das gilt besonders, wenn zwischen den Präsenztagen eines ERP-Projektes Wochen oder Monate liegen. Fachkundige, zuverlässige und partnerschaftlich vorgehende ERP-Beratende werden deswegen bei Remote-Projekten punkten.

Für die Kundschaft bedeutet das, dass sie stärker darauf achten sollte, einen zuverlässigen und kompetenten Partner für das anstehende Remote-ERP-Projekt zu wählen.

Die stärkere Involvierung des ERP-Dienstleistenden kann bereits früh ein solides Fundament für eine erfolgreiche langfristige Zusammenarbeit legen.

Durch diese intensivere Zusammenarbeit entstehen nachhaltige Beziehungen von denen beide Seiten während der Projektlaufzeit und in der Zeit danach profitieren. Lernt man während des Projektes, Technologien, Tools und Verfahren der modernen Fernkommunikation, professionell und bestmöglich aufeinander abgestimmt zu nutzen, kann diese Vorgehensweise auch während der Nachbetreuung beibehalten und fortgesetzt werden. Dadurch werden später regelmäßig anstehende Aufgaben und Supportanfragen nicht nur schneller, sondern oft auch kostengünstiger gelöst. Das lässt sich unter anderem durch einen Verzicht auf bzw. eine Reduzierung der Präsenzveranstaltungen realisieren.

4. Kleine Zeiteinheiten: Mitarbeitende können dem Tagesgeschäft weitgehend nachgehen

Ein weiterer Vorteil einer Remote-ERP-Implementierung ist, dass Mitarbeitende des Kundschaftsunternehmens in kürzeren, dafür aber häufigeren Zeitabschnitten im Projekt arbeiten. Das sorgt dafür, dass sie den Projektaufgaben nachgehen können, ohne zu stark vom Tagesgeschäft abgelenkt zu werden.

Kurze Online-Sitzungen lassen sich zumeist kurzfristiger und flexibler planen, (neu) einrichten oder dazwischen schieben. Müssen dagegen mehrere Mitarbeitende für ganze Tage freigestellt werden, damit sie an Präsenzblöcken teilnehmen können, ist das meistens viel schwieriger einzurichten. Die Videokonferenz-Gruppen sind relativ klein; auch der ERP-Dienstleistende kann flexibler agieren, wenn sich ein Termin in seinen eigenen Räumlichkeiten wahrnehmen lässt.

In diesem Zusammenhang sollte bedacht werden, dass viele On-Site-Implementierungen von ERP-Systemen sich stark verzögern oder sogar scheitern, weil das Personal im Kundschaftsunternehmen nicht dauerhaft im Projekt arbeiten kann. Ein häufiger Grund dafür ist, dass Mitarbeitende zu stark mit den normalen Aufgaben ausgelastet sind. Die bessere Zeiteinteilung, die durch kurze Online-Sitzungen ermöglicht wird, hilft, das Tagesgeschäft mit den Projektaufgaben bestmöglich zu vereinbaren. Dadurch erhöht sich auch die Wahrscheinlichkeit, dass ERP-Projekte zeitig und erfolgreich abgeschlossen werden.

Ein weiterer Vorteil einer ERP-Fernimplementierung ist, dass viele Aufgaben, die aus der Sicht der Mitarbeitenden überwältigend zu sein scheinen, greifbar und managebar werden, wenn sie in kleine Einheiten zerlegt werden. Gerade bei komplexen Vorhaben, zu denen ERP-Projekte gehören, steigt die Aussicht auf Erfolg dadurch deutlich.

Außerdem sorgen kleinere Einheiten, die auf größere Zeiträume verteilt werden für einen besseren Lerneffekt. Wenn viele Informationen in stark komprimierten Blöcken in wenigen Tagen präsentiert werden, nehmen die beteiligten Mitarbeitenden sie oft oberflächlich wahr und vergessen das Gelernte schnell wieder.

Ein zusätzlicher Punkt: Gerade bei komplexen Sachverhalten fallen den Projektmitarbeitenden nicht alle relevanten Fragen sofort ein, sondern erst im Nachhinein. Diese können bei der nächsten Videokonferenz zumeist problemlos wieder aufgegriffen und erörtert werden.

5. Eine viel größere Auswahl von ERP-Dienstleistenden wird verfügbar

In vielen Unternehmen hält sich noch die traditionelle Sicht: Je geografisch näher ein ERP-Dienstleistender ist, desto höher ist die Aussicht auf Erfolg eines ERP-Projektes. Schließlich scheint ein Dienstleistender in der Nähe greifbarer zu sein. Und komplizierte Fachfragen bespricht man am besten persönlich – so die herkömmliche Meinung. Dazu sind auch Reise- und andere Nebenkosten geringer.

In der Zeit vor Internet und Cloud Computing war diese Denkweise durchaus nachvollziehbar. Heute verliert diese Sicht jedoch zunehmend an Bedeutung, sie gilt nur bedingt.

Moderne Kommunikationstechnologien haben viele traditionelle Hürden von Remote-Implementierungen beseitigt bzw. erheblich gesenkt.

Auch die Bedürfnisse vieler Unternehmen sind heute vielfältiger als in der Vergangenheit. Kundschafts- und Marktbedarfe werden mit zunehmender Digitalisierung immer vielseitiger und ausgefeilter. Das schlägt sich auf die Anforderungen an die ERP-Funktionalität nieder – die nachgefragten Lösungen müssen immer mehr Kriterien genügen und werden vielfältiger. Unter anderem aus diesem Grund wird es immer schwieriger, einen geeigneten ERP-Partner in der Nähe zu finden. Das ist besonders in Industriearmen Gegenden spürbar.

Darüber hinaus bieten ERP-Dienstleistende in der nächsten Umgebung nicht immer Lösungen mit dem besten Preis-Leistungsverhältnis.

Ein weiteres wichtiges Kriterium bei der Auswahl eines ERP-Partners ist seine wirtschaftliche Stabilität. Ein finanziell solider ERP-Dienstleistender aus der Ferne eignet sich viel besser als zuverlässiger langfristiger Partner als ein ERP-Dienstleistender aus der Nähe, dessen Finanzen angespannt sind.

Zieht man die Remote-Implementierungsoption in die Entscheidung über eine ERP-Software mit ein, stellt sich oft heraus, dass der Pool an ERP-Dienstleistenden und Gestaltungsmöglichkeiten deutlich größer wird. Nicht selten ist jemand da, der weiter entfernt ist und sich auf Lösungen spezialisiert hat oder über andere Eigenschaften verfügt, die dem individuellen Unternehmensbedarf nahe kommen.

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