Remote-ERP-Einführung: Warum Sie damit
langfristig besser fahren

1. Zugang zu ERP-Erweiterungen und zur Innovation wird erleichtert

ERP-Systeme beherrschen heute bereits viele Funktionen. Nicht immer sind sie jedoch in der Lage den Funktionalitätsbedarf eines Unternehmens vollständig abzudecken. Aus diesem Grund werden Add-ons erforderlich, die entweder vom ERP-Dienstleistenden oder von einer dritten Partei bereitgestellt werden.

Der Bedarf an ERP-Add-ons dürfte noch weiter steigen, weil die Anzahl der neuen Softwarelösungen kontinuierlich zunimmt. Ein Grund dafür sind neue Entwicklungen und Trends, beispielsweise das Wachstum des mobilen Computings und von Wearables.

Das erfordert, dass immer mehr Daten und Anwendungen immer schneller integriert werden. Hinzu kommt, dass die Lebenszyklen von Anwendungen immer kürzer werden und sie schneller durch neue Anwendungen abgelöst werden.

Software kann im Remote-Modus oft schneller und flexibler implementiert werden. Außerdem steht auch häufig eine größere Auswahl von spezifischen Softwarelösungen zur Verfügung. Dadurch können Unternehmen schneller die erforderlichen ERP-Erweiterungen und andere Softwarelösungen finden und mit der Innovation Schritt halten.

In diesem Zusammenhang erweist es sich als vorteilhaft, wenn das ERP-System bereits zuvor Remote implementiert wurde. Dadurch wird eine solide Grundlage für den Erfolg weiterer Fernimplementierungen gelegt. Beispielsweise sind dann die technischen und organisatorischen Prozesse bereits eingerichtet und erprobt worden. Auch die an der Fernimplementierung des ERP-Systems beteiligten Mitarbeitenden verfügen dann schon über wichtige Kenntnisse und Erfahrungen, die sie in folgenden Remote-Projekten gewinnbringend einsetzen können.

Darüber hinaus wird man sich bei einer Fernimplementierung der ERP-Software in der Regel für einen ERP-Dienstleistenden entscheiden, der über entsprechende Erfahrungen verfügt. Dieser ERP-Partner eignet sich auch als jemand, der dass ERP-System inklusive der Add-ons bzw. Erweiterungen über den gesamten Lebenszyklus aus der Ferne betreut. Er kann häufig als kompetenter Ansprechpartner für alle Fragen im Zusammenhang mit Remote-Implementierungen fungieren.

Sollte es mal passieren, dass der aktuelle ERP-Dienstleistende gewechselt werden muss, beispielsweise, weil er aufgekauft wurde und der Service eingestellt wird, bietet ein Remote-Modus mehr Optionen bei der Suche nach einem neuen ERP-Partner.

In der Regel sind es ERP-Systeme aus der Cloud, die bei einer Remote-Einführung und -Betreuung vordergründig in Frage kommen. Ein Beispiel für ein cloudbasiertes ERP-System, das sich gut für eine Remote-Implementierung eignet, ist Microsoft Dynamics 365 Business Central.

Für diese ERP-Lösung steht auch eine umfangreiche und ständig wachsende Auswahl von Add-ons und weiteren Erweiterungen bereit. Dadurch kann ein Unternehmen die Funktionalität seines ERP-Systems nach Bedarf erweitern und sich innovativ und wettbewerbsfähig aufstellen.

2. Konflikte im ERP-Projekt und in der Nachbetreuungsphase verringern sich

Der menschliche Faktor wird in ERP-Projekten und in der folgenden Betreuungsphase oft unterschätzt. Er trägt jedoch maßgeblich zum Gelingen einer Zusammenarbeit bei.

Grundsätzlich gilt, dass je enger Menschen physisch bzw. räumlich zusammenarbeiten, desto mehr müssen sie ihre Arbeitsweise aufeinander abstimmen. Dabei geht es nicht nur um fachliche, sondern auch um persönliche Angelegenheiten. Misslingt hierbei eine Abstimmung, sind Reibungen die Folge.

Hinzu kommt: In Phasen, in denen die Arbeitsbelastung im Tagesgeschäft oder in kritischen Projektabschnitten stark zunimmt, steigt das Konfliktpotenzial nochmals deutlich an. ERP- und andere Projekte können sich dadurch stark verzögern oder sogar misslingen.

Daher ist es wichtig, dass sowohl die Mitarbeitenden des ERP-Dienstleistenden als auch diejenigen des Kundschaftsunternehmens einen Draht zueinander finden. Dadurch wird sichergestellt, dass die Zusammenarbeit im ERP-Projekt und bei allen weiteren gemeinsamen Aufgaben erfolgreich verläuft.

In manchen Fällen kann die räumliche Distanz und die flexiblere Arbeitsweise, die durch Remote-Projekte ermöglicht werden, eine Zusammenarbeit vereinfachen.

Zwar ist es richtig, dass die physische Distanz, die bei Fernprojekten entsteht, auch Nachteile mit sich bringen kann. So erhöht sich dadurch oft der Koordinationsaufwand. Unter Umständen kann es jedoch für den Projekterfolg wichtiger sein, zusätzlichen Aufwand für eine Koordination in Kauf zu nehmen – etwa, indem man eine fachlich versierte Person mit den hinzukommenden Aufgaben betraut.

Eine fachkundige Person, die die Projektabläufe koordiniert und Aufgaben flexibel einteilt bzw. delegiert, kann nicht nur die Produktivität der Mitarbeitenden im Remote-Projekt steigern, sondern häufig auch als Puffer für sich anbahnende Unstimmigkeiten und Konflikte dienen.

Ihr Change-Projekt: Hat es ein
echtes Projektspon­soring
oder nur einen Papiertiger?

3. Der ERP-Projektfortschritt kann individueller gesteuert werden

Ein häufiger Grund, warum ERP-Projekte scheitern oder sich stark verzögern, sind Projektmitarbeitende, die nicht ausreichend von ihren alltäglichen Aufgaben entlastet werden. Dieser Umstand führt gerade in stressigen Projektphasen oder bei häufigen Auftragsspitzen im Tagesgeschäft schnell zum Leistungsabfall oder sogar zum Burn-out bei wichtigen Mitarbeitenden. Darüber hinaus kann eine stark ansteigende Arbeitsbelastung dazu beitragen, dass wichtige Mitarbeitende das Unternehmen vorzeitig verlassen.

Auch die Spielräume aufgrund der flexibleren Arbeitsgestaltung, die ein Remote-Modus bei Projektarbeiten bietet, sind dann schnell erschöpft.

Zwar sollte es generell angestrebt werden, dass ERP- sowie andere Projekte und Aufgaben im dafür vorgesehenen Zeitplan abgeschlossen werden. Unter besonderen Umständen – z. B. bei ungewöhnlich hohen Lastspitzen im Tagesgeschäft – kann es jedoch sinnvoll sein, ein Projekt zu verlangsamen oder eine Zwischenpause einzulegen. Im Rahmen einer Fernimplementierung eines ERP-Systems lässt sich das oft einfacher und mit weniger Aufwand realisieren als im Rahmen einer herkömmlichen ERP-Implementierung.

Die Möglichkeit, die Projektgeschwindigkeit flexibel zu steuern, kann eine noch größere Rolle spielen, wenn ein ERP-System in mehreren Niederlassungen eingeführt werden soll. Eine Überlastung von Mitarbeitenden und andere Fehlentwicklungen im Projekt, deren Wahrscheinlichkeit dann nochmals deutlich ansteigt, können so verhindert oder reduziert werden.

Bei der Steuerung von Remote-ERP-Projekten ist es ein wenig so, wie wenn man mit einem mehrgängigen Fahrrad unterwegs ist. Wenn der Weg schwieriger wird, können ein Gang oder mehrere Gänge heruntergeschaltet werden. Die Fahrt verlangsamt sich zwar dadurch, lässt sich aber dennoch sicher und zuverlässig fortsetzen. Wenn der Weg hingegen wieder einfacher wird, können die Gänge heraufgeschaltet und die Fahrt beschleunigt werden.

Eine andere häufige Ursache, warum ERP-Projekte ins Stocken geraten oder misslingen, liegt in der mangelnden Unterstützung vom Top-Management des ERP-einführenden Unternehmens.

Verantwortliche auf der Top-Management-Ebene müssen nicht selten neben einem ERP-Projekt mehrere andere wichtige Aufgaben wahrnehmen. Als Folge kann die ERP-Einführung wegen einer zu niedrigen Priorisierung einen ungünstigen Verlauf nehmen. Unter Umständen könnte es in solchen Situationen sinnvoll sein, das ERP-Projekt zu verlangsamen, um auf diese Weise dessen Scheitern zu verhindern. Das lässt sich wiederum bei einer Remote-Einführung eines ERP-Systems einfacher realisieren.

Alternativ lassen sich die Aufgaben manchmal (teilweise) an den ERP-Dienstleistenden delegieren. Die Führungskräfte des Unternehmens, das eine ERP-Lösung einführt, können dadurch stärker unterstützt und entlastet werden.

4. Der ERP-Support wird schneller und effizienter

Während der Laufzeit des ERP-Projektes und der nachfolgenden Betreuungsphase ist eine schnelle Unterstützung bei auftretenden Problemen wichtig. Funktionieren das ERP-System oder dessen Erweiterungen nicht richtig, werden dadurch nicht nur Arbeitsabläufe im ERP-nutzenden Unternehmen beeinträchtigt, sondern auch bei dessen Kundschaft.

Je länger ein Fehler besteht, desto höher fallen die direkten und indirekten Kosten aus. Eine Remote-Implementierung und -Nachbetreuung sorgen dafür, dass fachlicher Support schneller erhältlich wird und Probleme schneller behoben werden.

Den Mitarbeitenden des ERP-Dienstleistenden gelingt es oft schneller, Zeit zu finden, um beispielsweise Fragen einer Kundin oder eines Kunden in einer Videokonferenz zu klären oder eine Remote-System-Rekonfiguration durchzuführen, als die hunderte von Kilometern entfernte Kundschaft zu besuchen und die entsprechenden Aufgaben vor Ort zu erledigen.

Falls das Unternehmen, das ein ERP-System einführt über mehrere Niederlassungen verfügt, können die Vorteile des Remote-Supports noch mehr ins Gewicht fallen. Die Einsparungen an Zeit und Kosten fallen dadurch noch deutlich höher aus.

5. Die Entwicklung des ERP-Öko-Systems wird begünstigt

Ein ERP-System, ob mit spezifischen Add-ons oder ohne, ist heute immer mehr auf einen umfangreichen und aufeinander abgestimmten Datenaustausch mit anderen Software-Systemen angewiesen. Der Grund dafür liegt in der fortschreitenden digitalen Transformation.

Vollständige Integration
all Ihrer Software-Lösungen In einer Technologie­plattform

Beispiele für solche Systeme sind (I)IoT-Technologien, webbasiertes EDI (Electronic Data Interchange), das einen Datenaustausch im B2B-Bereich ermöglicht oder spezielle E-Commerce Plattformen.

In diesem Ökosystem kommt dem ERP-System bei der Verarbeitung betriebswirtschaftlicher Vorgänge eine zentrale Rolle zu. Als Beispiel werden heute immer mehr IIoT-Lösungen wie Predictive Maintenance (PdM) an das ERP-System angebunden. Die IIoT-Sensoren, die in Geräte, Maschinen und Anlagen verbaut sind, melden in diesem Fall aktuelle Verschleißzustände und eine spezielle Software schätzt individuell die Restlaufzeit der Bauteile ein.

Steht eine Wartung oder Reparatur an, übermittelt das IIoT-System an die angebundene ERP-Software automatisch die entsprechenden Daten. Aufgrund dieser Daten lässt sich zum richtigen Zeitpunkt ein Auftrag an den Kundschaftsservice des zuständigen Dienstleistenden generieren. Auch die erforderlichen Materialien können mithilfe der ERP-Software bestellt werden.

Damit der Datenaustausch zwischen dem ERP-System und anderen Software-Systemen reibungslos funktioniert, werden effiziente Integrationsverfahren heute immer wichtiger. Hier kommen webbasierte Integrationsplattformen ins Spiel. Sie werden auch als iPaaS (Integration Platform as a Service) bezeichnet. Beispielsweise bietet Microsoft mit Azure Logic Apps eine solche iPaaS-Lösung.

Weil der Trend zu Remote-Einführungen auch bei der Integration von anderen Software-Systemen an Bedeutung gewinnt, hat eine zuvor fernimplementierte ERP-Lösung auch hier Vorteile. Mitarbeitende des ERP-nutzenden Unternehmens verfügen dann bereits über entsprechende Erfahrungen.

Auch der ERP-Dienstleistende, der das ERP-System im Fernmodus eingeführt hat und betreut, eignet sich dann oft als Ansprechpartner für weitere ERP-bezogene Remote-Projekte. Er ist in der Regel mit der entsprechenden Arbeitsweise vertraut und hat die erforderlichen Prozesse aufgesetzt und erprobt.

Dieser ERP-Partner kann im Bedarfsfall oft die Implementierung von spezifischen Erweiterungen und Integrationsarbeiten aus der Ferne (mit)begleiten oder mit anderen Software- bzw. Integrationsdienstleistenden des von ihm betreuten Unternehmens im Remote-Modus zusammenarbeiten. Dadurch können häufig sowohl der Service beschleunigt als auch Kosten gespart werden.