On-Premises-ERP-Systeme: 7 versteckte Kosten

On-Premises vs. Public Cloud: Herkömmliche Vergleiche greifen oft zu kurz

Wenn es zur Kostenberechnung für ein neues ERP-System kommt, wird bei On-Premises-Angeboten häufig der Anschaffungspreis mit der Anzahl der vermuteten User-Lizenzen multipliziert und ein jährlicher Betrag für War­tung draufgeschlagen. Die so entstandene Summe wird dann mit den Gebühren eines ERP-Systems auf SaaS-Basis verglichen. Diese setzen sich grundsätzlich aus der Anzahl der Userinnen und Usern zusammen, die mit der monatlichen bzw. jährlichen Gebühr pro Nutzerin oder Nutzer multipliziert wird. Doch weist ein solcher Vergleich größere Defizite auf. Ge­rade beim On-Premises-Betrieb entstehen viele Kosten, die auf den ersten Blick nicht auffallen. Wichtig ist hier, das Total Cost of Ownership (TCO) zu beachten. Hierbei handelt es sich um einen Ansatz, der alle Kosten zu be­rücksichtigen versucht, die im Laufe der gesamten Produkt- oder Servicelebenszeit entstehen.

Versteckte Kosten der ERP-Systeme aus der Public Cloud

Um einen Einwand vorwegzunehmen: Auch ERP-Systeme aus der Public Cloud können versteckte Kosten auf­weisen. Beispiele dafür sind eine Virtual Private Network (VPN)-Software und eine Ersatzinternetverbindung, die empfehlenswert sind, um eine höhere Sicherheit und Verfügbarkeit sicherzustellen. Ein weiteres oft ange­führtes Beispiel sind die Kosten eines möglichen Vendor Lock-ins, also hoher Aufwand und Schwierigkeiten zu einem anderen Anbietenden zu wechseln. Im Falle des Vendor Lock-ins sind jedoch viele Befürchtungen bis jetzt nicht oder nicht im angenommenen Ausmaß eingetroffen. Weil der Konkurrenzdruck stark ist, überwiegt bei vielen Cloud-Dienstleistenden eher das Interesse, den Wechsel des Anbietenden für die potenzielle Kundschaft so einfach wie möglich zu gestalten bzw. sie nicht übermäßig abzuschrecken. Bei sehr spezifischen Cloud-Lösungen kann dieses Argument aber durchaus relevant werden. Grundsätzlich sind die Kosten für SaaS-ERP-Software jedoch viel transparenter, weil das Bereitstellungsmodell aus Sicht der Anwendenden einfacher und standardisierter ist.

1. Lokale ERP-Software: Indirekte Kosten für Hardware

Bei den Hardwarekosten für lokal betriebene Software sind neben direkten Serverkosten, d. h. deren Anschaf­fung, auch indirekte Kosten relevant. Dazu gehören Stromkosten für den unmittelbaren Betrieb und die Küh­lung, die sich auf mehrere hundert Euro jährlich pro Server belaufen können. Darüber hinaus müssen Server in der Regel durchschnittlich alle fünf Jahre gewechselt werden. Dadurch entstehen erneut Kosten für Anschaffung, Implementierung und Konfiguration. Außerdem müssen alte Server entsorgt werden.

2. Infrastrukturkosten bei On-Premises-ERP-Lösungen

Wird ein Rechenzentrum vor Ort betrieben, sollten auch weitere Infrastrukturkosten mit eingerechnet werden. Dazu zählen direkte und indirekte Kosten fürs Gebäude- und Raummanagement des Rechenzentrums. Zusätz­liche Ausgaben sind möglicherweise Prämien für Diebstahl-/Feuerversicherungen und ein höherer Beitrag für die Betriebsunterbrechungsversicherung.

3. ERP-Systeme vor Ort: Kosten der eingeschränkten Mobilität

Mobile Arbeitsprozesse im Unternehmen sind mit einer On-Premises-ERP-Lösung oftmals nur begrenzt möglich. Der unterbrechungsfreie Datenzugriff der Mitarbeitenden und Führungskräfte sowohl innerhalb des Unternehmens als auch von unterwegs oder im Gespräch vor Ort bei der Kundschaft gestaltet sich dann schwierig. Fehlt der mobile Zugriff auf wichtige Daten, verzögern sich Prozesse oder es kommt sogar zu kostspieligen Fehlentscheidungen. Bei einem SaaS-basierten ERP-System hingegen reicht zumeist ein Computer mit einem Internetzugang und Browser, der Datenzugriff ist dann von fast überall möglich. Dabei können Lösungen zur mobilen Datenerfas­sung den Nutzen des mobilen Arbeitens deutlich steigern, indem sie das ERP-System mit aktuellen, echtzeit­nahen Daten versorgen.

4. Zusätzliche Softwarekosten bei On-Premises-ERP-Lösungen

Überhöhte Anschaffungskosten

Der Umfang der angebotenen On-Premises-Software lässt sich oft nicht so flexibel an den Bedarf anpassen. Traditionelle ERP-Systeme setzen nicht selten voraus, dass man eine Mindestanzahl von Modulen oder einen bestimmten Funktionalitätsumfang erwirbt. Darüber hinaus wird bei On-Premises-ERP-Software eine Entschei­dung für mehrere Jahre getroffen. Hierbei müssen Risiken eingegangen werden, denn man weiß oft nicht, wie sich die Auftragslage und das Geschäft während dieser Zeit entwickeln. Weil jedoch Erweiterungen zumeist aufwendig und kostspielig sind, ist es aus der Käuferperspektive oft naheliegend, sich auf der sicheren Seite zu irren. So fällt dann die Entscheidung häufig zugunsten überdimensionierter und überteuerter Lösungen aus.

Zusätzliche Betriebskosten

Auch durch den Betrieb der ERP-Software kommen weitere Kosten hinzu. So sollten Updates und Upgrades regelmäßig durchgeführt werden. Anschließend müssen Funktionalitätstests stattfinden. Außerdem kann es erforderlich werden, Software-Patches zu ungünstigen Zeitpunkten, wie etwa Spitzenzeiten, durchführen zu müssen. Fernerhin sollte man den Aufwand und die Kosten für das Backup mit einrechnen. Manche Anbietende lokaler ERP-Systeme verlangen zusätzlich zu den User-Lizenzgebühren extra Beiträge für Datenbank-Lizenzen. Kommt es dann einmal zu Problemen mit der ERP-Software, verpflichten Vertragsklausen die Kundschaft oft zur unentgeltlichen Unterstützung bei der Fehlersuche und Dokumentation. Der Dienstleistende kann jedoch anfal­len­de Mehrleistungen abrechnen.

5. Lokale ERP-Lösungen und Kosten der schlechten Skalierbarkeit

On-Premises-ERP-Lösungen sind schlechter skalierbar als ihre Gegenstücke in der Public Cloud. Benötigt man beispielsweise dringend mehr Rechen- oder Speicher-Ressourcen, weil die Aufträge stark gestiegen sind, ist das mit On-Premises-Software nicht ohne Weiteres möglich. Aufträge müssen dann möglicherweise abgesagt werden – dadurch entstehen Opportunitätskosten (Kosten der entgangenen Gelegenheit). Ressourcen aus der Public Cloud lassen sich dagegen in der Regel zeitnah an Bedarfsschwankungen anpassen. Dazu werden keine Neuanschaffungen von Hard- und Software benötigt.

6. Vor-Ort-ERP-Systeme: Höhere Kosten für IT-Mitarbeitende

Auch IT-Mitarbeitende werden durch On-Premises-ERP-Systeme deutlich mehr belastet. Die hauseigene IT muss dabei viele Parameter im System bedarfsgerecht konfigurieren, aktualisieren und den Betrieb anschließend überwachen. In einer Public-Cloud-Umgebung wird ein Großteil der Konfigurationen automatisch vorgenom­men. Das betrifft beispielsweise Einstellungen zur Einhaltung der DSGVO, der neusten gesetzlichen und steuerrechtlichen Regelungen und länderspezifischen Einstellungen zu Steuern und Währungen.

Ausufern der Schatten-IT durch traditionelle ERP-Systeme

Darüber hinaus führt ein übermäßiges Festhalten an On-Premises-Software oftmals zum Anstieg der sogenann­ten Schat­ten-IT. Hierbei beschaffen Mitarbeitende in den Fachabteilungen Software an den offiziellen Prozessen vorbei, um aktuelle Probleme zu lösen. Weil lokale ERP-Systeme die schnelle Implementierung neuer Funktio­nalität ausbremsen, werden Dritt- bzw. SaaS-Lösungen immer attraktiver. Allerdings steigen dadurch auch Si­cherheitsrisiken und solche Software lässt sich schwieriger in bestehende Systeme funktionell und strategisch integrieren. In der Folge verselbstständigen sich Prozesse zunehmend und es entstehen neue organisatorische und funktionelle Silos. Der Aufwand und die Kosten für die IT steigen dann entsprechend an. Fällt die Entschei­dung dagegen zugunsten einer cloudbasierten ERP-Lösung, können IT-Mitarbeitende mehr Ressourcen der Zu­sammenarbeit mit anderen Fachbereichen widmen. Gerade weil Arbeits- und Produktionsprozesse immer komplexer und verwobener werden, erfordern sie eine intensivere interdisziplinäre Zusammenarbeit der Fach­abteilungen. Das kann in Form des populären DevOps-Ansatzes oder in einer anderen Form geschehen, die die Zusammenarbeit fördert.

Internationalisierung: Längere Arbeitszeiten des IT-Personals

ERP-Cloud-Lösungen ermöglichen unterbrechungsfreies Arbeiten in unterschiedlichen Zeitzonen – rund um die Uhr. Die Internationalisierung und die zunehmenden Partnerkooperationen werden dabei zum entscheidenden Treiber. Wird die ERP-Software vor Ort betrieben, kann es erforderlich werden, dass der IT-Betrieb auch außer­halb der offiziellen Arbeitszeiten, am Wochenende oder an Feiertagen aufrechterhalten bleibt. Dadurch entstehen weitere Kosten, u. a. für das betreuende IT-Personal.

7. On-Premises-ERP-Systeme: Hohe Kosten durch komplexe Prozesse

Ein Nachteil von SaaS-ERP-Systemen, der häufig erwähnt wird, sind die durch hohe Standardisierung bedin­g­ten Einschränkungen. Die Software kann dann nicht oder nur schwer an individuelle Anforderungen der Kundschaft an­gepasst werden. Für Unternehmen mit komplexeren IT-Landschaften bzw. stark individuellen Geschäftspro­zes­sen trifft das sicherlich auch zu. Im Praxisalltag ist es allerdings nicht selten so, dass mit der Zeit viel unnötige und fehleranfällige IT-/Geschäftsprozess-Komplexität entsteht. Sie liefert keinen erheblichen Mehrwert oder ver­langsamt Arbeitsprozesse sogar. Das kann beispielsweise der Fall sein, wenn aktuell betriebene Prozesse um Lösungen herum gebaut wurden, die mittlerweile nicht mehr benötigt werden. In solchen Fällen kann der Gang in die Cloud als Anlass zur Entrümpelung dienen und Arbeitsprozesse verschlanken. Auch bei spezifischen IT-Lösungen, die weitgehend gebraucht werden, sollten cloudbasierte ERP-Systeme nicht vorschnell vom Tisch gewischt werden. Es lohnt sich hierbei, die bekannte 80/20-Regel in Betracht zu ziehen, die generell auch für IT-Lösungen gilt. Danach ließe sich durch eine Cloud-Lösung durchschnittlich 80 Prozent der vorhandenen On-Premises-Funktionalität erhalten, zum Bruchteil des ursprünglichen Aufwandes bzw. der Kosten.

Ausmisten für die Migration in die Cloud So entsorgen Sie alte
Anpas­sungen und stellen
Ihre Innovations­fähigkeit sicher

Fazit

Die Kosten von On-Premises-ERP-Systemen sind in vielen Fällen deutlich höher als allgemein angenommen. Unter anderem werden die indirekten Kosten für den Betrieb der Hardware, Infrastruktur, der Software und die Kosten aufgrund eingeschränkter Mobilität oft unterschätzt. Darüber hinaus fallen die Anschaffungskosten oft höher aus, um Risiken von langfristigen Investitionen entgegenzuwirken. Fernerhin sind On-Premises-ERP-Sys­teme schlecht skalierbar. Das treibt die Kosten gerade zu Spitzenzeiten oder bei starken Auslastungsrückgängen hoch. Auch IT-Mitarbeitende werden beim On-Premises-Softwarebetrieb deutlich höher beansprucht und verur­sachen zusätzliche Kosten. Außerdem begünstigen lokale ERP-Lösungen manchmal unnötige und kostspielige Arbeitsprozesse. Diese Punkte sollten bei Kostenvergleichen von On-Premises-ERP-Systemen mit SaaS-Alter­nativen berücksichtigt werden.