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ERP-Kosten

Kopfzeilen-AnfĂŒhrungszeichen Viele Faktoren berĂŒcksichtigen Kopfzeilen-AnfĂŒhrungszeichen

On-Premises-ERP-Systeme: 7 versteckte Kosten

Steht die Anschaffung einer neuen ERP-Software bevor, sind die Kosten oft der entschei­den­de Faktor. Dabei weisen viele Be­rechnungen, die On-Premises-ERP-Systeme mit ihren Ge­genstĂŒcken in der Public Cloud vergleichen erhebliche LĂŒcken auf. Wirft man den Blick auf weniger offensicht­liche Kostenpunkte, lohnt sich ein SaaS-basiertes ERP-System möglicherweise schon viel frĂŒher.


On-Premises vs. Public Cloud: Herkömmliche Vergleiche greifen oft zu kurz

Wenn es zur Kostenberechnung fĂŒr ein neues ERP-System kommt, wird bei On-Premises-Angeboten hĂ€ufig der Anschaffungspreis mit der Anzahl der vermuteten User-Lizenzen multipliziert und ein jĂ€hrlicher Betrag fĂŒr War­tung draufgeschlagen. Die so entstandene Summe wird dann mit den GebĂŒhren eines ERP-Systems auf SaaS-Basis verglichen. Diese setzen sich grundsĂ€tzlich aus der Anzahl der Userinnen und Usern zusammen, die mit der monatlichen bzw. jĂ€hrlichen GebĂŒhr pro Nutzerin oder Nutzer multipliziert wird. Doch weist ein solcher Vergleich grĂ¶ĂŸere Defizite auf. Ge­rade beim On-Premises-Betrieb entstehen viele Kosten, die auf den ersten Blick nicht auffallen. Wichtig ist hier, das Total Cost of Ownership (TCO) zu beachten. Hierbei handelt es sich um einen Ansatz, der alle Kosten zu be­rĂŒcksichtigen versucht, die im Laufe der gesamten Produkt- oder Servicelebenszeit entstehen.

Folge 69

Kostenfallen bei On-Premise-ERP-Systemen

Die Kosten von On-Premises-ERP-Systemen fallen hĂ€ufig viel höher aus, als zunĂ€chst angenommen. Wo 


Die Kosten von On-Premises-ERP-Systemen fallen hĂ€ufig viel höher aus, als zunĂ€chst angenommen. Wo lauern unerwartete Kostenfallen, die Sie beim Vergleich mit einer Cloud-Lösung berĂŒcksichtigen sollten?

Versteckte Kosten der ERP-Systeme aus der Public Cloud

Um einen Einwand vorwegzunehmen: Auch ERP-Systeme aus der Public Cloud können versteckte Kosten auf­weisen. Beispiele dafĂŒr sind eine Virtual Private Network (VPN)-Software und eine Ersatzinternetverbindung, die empfehlenswert sind, um eine höhere Sicherheit und VerfĂŒgbarkeit sicherzustellen. Ein weiteres oft ange­fĂŒhrtes Beispiel sind die Kosten eines möglichen Vendor Lock-ins, also hoher Aufwand und Schwierigkeiten zu einem anderen Anbietenden zu wechseln. Im Falle des Vendor Lock-ins sind jedoch viele BefĂŒrchtungen bis jetzt nicht oder nicht im angenommenen Ausmaß eingetroffen. Weil der Konkurrenzdruck stark ist, ĂŒberwiegt bei vielen Cloud-Dienstleistenden eher das Interesse, den Wechsel des Anbietenden fĂŒr die potenzielle Kundschaft so einfach wie möglich zu gestalten bzw. sie nicht ĂŒbermĂ€ĂŸig abzuschrecken. Bei sehr spezifischen Cloud-Lösungen kann dieses Argument aber durchaus relevant werden. GrundsĂ€tzlich sind die Kosten fĂŒr SaaS-ERP-Software jedoch viel transparenter, weil das Bereitstellungsmodell aus Sicht der Anwendenden einfacher und standardisierter ist.

1. Lokale ERP-Software: Indirekte Kosten fĂŒr Hardware

Bei den Hardwarekosten fĂŒr lokal betriebene Software sind neben direkten Serverkosten, d. h. deren Anschaf­fung, auch indirekte Kosten relevant. Dazu gehören Stromkosten fĂŒr den unmittelbaren Betrieb und die KĂŒh­lung, die sich auf mehrere hundert Euro jĂ€hrlich pro Server belaufen können. DarĂŒber hinaus mĂŒssen Server in der Regel durchschnittlich alle fĂŒnf Jahre gewechselt werden. Dadurch entstehen erneut Kosten fĂŒr Anschaffung, Implementierung und Konfiguration. Außerdem mĂŒssen alte Server entsorgt werden.

2. Infrastrukturkosten bei On-Premises-ERP-Lösungen

Wird ein Rechenzentrum vor Ort betrieben, sollten auch weitere Infrastrukturkosten mit eingerechnet werden. Dazu zĂ€hlen direkte und indirekte Kosten fĂŒrs GebĂ€ude- und Raummanagement des Rechenzentrums. ZusĂ€tz­liche Ausgaben sind möglicherweise PrĂ€mien fĂŒr Diebstahl-/Feuerversicherungen und ein höherer Beitrag fĂŒr die Betriebsunterbrechungsversicherung.

3. ERP-Systeme vor Ort: Kosten der eingeschrÀnkten MobilitÀt

Mobile Arbeitsprozesse im Unternehmen sind mit einer On-Premises-ERP-Lösung oftmals nur begrenzt möglich. Der unterbrechungsfreie Datenzugriff der Mitarbeitenden und FĂŒhrungskrĂ€fte sowohl innerhalb des Unternehmens als auch von unterwegs oder im GesprĂ€ch vor Ort bei der Kundschaft gestaltet sich dann schwierig. Fehlt der mobile Zugriff auf wichtige Daten, verzögern sich Prozesse oder es kommt sogar zu kostspieligen Fehlentscheidungen. Bei einem SaaS-basierten ERP-System hingegen reicht zumeist ein Computer mit einem Internetzugang und Browser, der Datenzugriff ist dann von fast ĂŒberall möglich. Dabei können Lösungen zur mobilen Datenerfas­sung den Nutzen des mobilen Arbeitens deutlich steigern, indem sie das ERP-System mit aktuellen, echtzeit­nahen Daten versorgen.

4. ZusÀtzliche Softwarekosten bei On-Premises-ERP-Lösungen

Überhöhte Anschaffungskosten

Der Umfang der angebotenen On-Premises-Software lĂ€sst sich oft nicht so flexibel an den Bedarf anpassen. Traditionelle ERP-Systeme setzen nicht selten voraus, dass man eine Mindestanzahl von Modulen oder einen bestimmten FunktionalitĂ€tsumfang erwirbt. DarĂŒber hinaus wird bei On-Premises-ERP-Software eine Entschei­dung fĂŒr mehrere Jahre getroffen. Hierbei mĂŒssen Risiken eingegangen werden, denn man weiß oft nicht, wie sich die Auftragslage und das GeschĂ€ft wĂ€hrend dieser Zeit entwickeln. Weil jedoch Erweiterungen zumeist aufwendig und kostspielig sind, ist es aus der KĂ€uferperspektive oft naheliegend, sich auf der sicheren Seite zu irren. So fĂ€llt dann die Entscheidung hĂ€ufig zugunsten ĂŒberdimensionierter und ĂŒberteuerter Lösungen aus.

ZusÀtzliche Betriebskosten

Auch durch den Betrieb der ERP-Software kommen weitere Kosten hinzu. So sollten Updates und Upgrades regelmĂ€ĂŸig durchgefĂŒhrt werden. Anschließend mĂŒssen FunktionalitĂ€tstests stattfinden. Außerdem kann es erforderlich werden, Software-Patches zu ungĂŒnstigen Zeitpunkten, wie etwa Spitzenzeiten, durchfĂŒhren zu mĂŒssen. Fernerhin sollte man den Aufwand und die Kosten fĂŒr das Backup mit einrechnen. Manche Anbietende lokaler ERP-Systeme verlangen zusĂ€tzlich zu den User-LizenzgebĂŒhren extra BeitrĂ€ge fĂŒr Datenbank-Lizenzen. Kommt es dann einmal zu Problemen mit der ERP-Software, verpflichten Vertragsklausen die Kundschaft oft zur unentgeltlichen UnterstĂŒtzung bei der Fehlersuche und Dokumentation. Der Dienstleistende kann jedoch anfal­len­de Mehrleistungen abrechnen.

5. Lokale ERP-Lösungen und Kosten der schlechten Skalierbarkeit

On-Premises-ERP-Lösungen sind schlechter skalierbar als ihre GegenstĂŒcke in der Public Cloud. Benötigt man beispielsweise dringend mehr Rechen- oder Speicher-Ressourcen, weil die AuftrĂ€ge stark gestiegen sind, ist das mit On-Premises-Software nicht ohne Weiteres möglich. AuftrĂ€ge mĂŒssen dann möglicherweise abgesagt werden – dadurch entstehen OpportunitĂ€tskosten (Kosten der entgangenen Gelegenheit). Ressourcen aus der Public Cloud lassen sich dagegen in der Regel zeitnah an Bedarfsschwankungen anpassen. Dazu werden keine Neuanschaffungen von Hard- und Software benötigt.

6. Vor-Ort-ERP-Systeme: Höhere Kosten fĂŒr IT-Mitarbeitende

Auch IT-Mitarbeitende werden durch On-Premises-ERP-Systeme deutlich mehr belastet. Die hauseigene IT muss dabei viele Parameter im System bedarfsgerecht konfigurieren, aktualisieren und den Betrieb anschließend ĂŒberwachen. In einer Public-Cloud-Umgebung wird ein Großteil der Konfigurationen automatisch vorgenom­men. Das betrifft beispielsweise Einstellungen zur Einhaltung der DSGVO, der neusten gesetzlichen und steuerrechtlichen Regelungen und lĂ€nderspezifischen Einstellungen zu Steuern und WĂ€hrungen.

Ausufern der Schatten-IT durch traditionelle ERP-Systeme

DarĂŒber hinaus fĂŒhrt ein ĂŒbermĂ€ĂŸiges Festhalten an On-Premises-Software oftmals zum Anstieg der sogenann­ten Schat­ten-IT. Hierbei beschaffen Mitarbeitende in den Fachabteilungen Software an den offiziellen Prozessen vorbei, um aktuelle Probleme zu lösen. Weil lokale ERP-Systeme die schnelle Implementierung neuer Funktio­nalitĂ€t ausbremsen, werden Dritt- bzw. SaaS-Lösungen immer attraktiver. Allerdings steigen dadurch auch Si­cherheitsrisiken und solche Software lĂ€sst sich schwieriger in bestehende Systeme funktionell und strategisch integrieren. In der Folge verselbststĂ€ndigen sich Prozesse zunehmend und es entstehen neue organisatorische und funktionelle Silos. Der Aufwand und die Kosten fĂŒr die IT steigen dann entsprechend an. FĂ€llt die Entschei­dung dagegen zugunsten einer cloudbasierten ERP-Lösung, können IT-Mitarbeitende mehr Ressourcen der Zu­sammenarbeit mit anderen Fachbereichen widmen. Gerade weil Arbeits- und Produktionsprozesse immer komplexer und verwobener werden, erfordern sie eine intensivere interdisziplinĂ€re Zusammenarbeit der Fach­abteilungen. Das kann in Form des populĂ€ren DevOps-Ansatzes oder in einer anderen Form geschehen, die die Zusammenarbeit fördert.

Internationalisierung: LĂ€ngere Arbeitszeiten des IT-Personals

ERP-Cloud-Lösungen ermöglichen unterbrechungsfreies Arbeiten in unterschiedlichen Zeitzonen – rund um die Uhr. Die Internationalisierung und die zunehmenden Partnerkooperationen werden dabei zum entscheidenden Treiber. Wird die ERP-Software vor Ort betrieben, kann es erforderlich werden, dass der IT-Betrieb auch außer­halb der offiziellen Arbeitszeiten, am Wochenende oder an Feiertagen aufrechterhalten bleibt. Dadurch entstehen weitere Kosten, u. a. fĂŒr das betreuende IT-Personal.

7. On-Premises-ERP-Systeme: Hohe Kosten durch komplexe Prozesse

Ein Nachteil von SaaS-ERP-Systemen, der hĂ€ufig erwĂ€hnt wird, sind die durch hohe Standardisierung bedin­g­ten EinschrĂ€nkungen. Die Software kann dann nicht oder nur schwer an individuelle Anforderungen der Kundschaft an­gepasst werden. FĂŒr Unternehmen mit komplexeren IT-Landschaften bzw. stark individuellen GeschĂ€ftspro­zes­sen trifft das sicherlich auch zu. Im Praxisalltag ist es allerdings nicht selten so, dass mit der Zeit viel unnötige und fehleranfĂ€llige IT-/GeschĂ€ftsprozess-KomplexitĂ€t entsteht. Sie liefert keinen erheblichen Mehrwert oder ver­langsamt Arbeitsprozesse sogar. Das kann beispielsweise der Fall sein, wenn aktuell betriebene Prozesse um Lösungen herum gebaut wurden, die mittlerweile nicht mehr benötigt werden. In solchen FĂ€llen kann der Gang in die Cloud als Anlass zur EntrĂŒmpelung dienen und Arbeitsprozesse verschlanken. Auch bei spezifischen IT-Lösungen, die weitgehend gebraucht werden, sollten cloudbasierte ERP-Systeme nicht vorschnell vom Tisch gewischt werden. Es lohnt sich hierbei, die bekannte 80/20-Regel in Betracht zu ziehen, die generell auch fĂŒr IT-Lösungen gilt. Danach ließe sich durch eine Cloud-Lösung durchschnittlich 80 Prozent der vorhandenen On-Premises-FunktionalitĂ€t erhalten, zum Bruchteil des ursprĂŒnglichen Aufwandes bzw. der Kosten.

Fazit

Die Kosten von On-Premises-ERP-Systemen sind in vielen FĂ€llen deutlich höher als allgemein angenommen. Unter anderem werden die indirekten Kosten fĂŒr den Betrieb der Hardware, Infrastruktur, der Software und die Kosten aufgrund eingeschrĂ€nkter MobilitĂ€t oft unterschĂ€tzt. DarĂŒber hinaus fallen die Anschaffungskosten oft höher aus, um Risiken von langfristigen Investitionen entgegenzuwirken. Fernerhin sind On-Premises-ERP-Sys­teme schlecht skalierbar. Das treibt die Kosten gerade zu Spitzenzeiten oder bei starken AuslastungsrĂŒckgĂ€ngen hoch. Auch IT-Mitarbeitende werden beim On-Premises-Softwarebetrieb deutlich höher beansprucht und verur­sachen zusĂ€tzliche Kosten. Außerdem begĂŒnstigen lokale ERP-Lösungen manchmal unnötige und kostspielige Arbeitsprozesse. Diese Punkte sollten bei Kostenvergleichen von On-Premises-ERP-Systemen mit SaaS-Alter­nativen berĂŒcksichtigt werden.

Verstecktes Sparschwein im Labyrinth
Bei On-Premises-ERP-Systemen lauern hÀufig versteckte Kosten.