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ERP-Kosten

Kopfzeilen-AnfĂŒhrungszeichen Viele Faktoren berĂŒcksichtigen Kopfzeilen-AnfĂŒhrungszeichen

Alle wesentlichen
Kosten­faktoren
eines
ERP-Kaufs
auf
einen Blick FĂŒr SaaS und On-Prem

Im Rahmen der Vorbereitung auf einen ERP-Kauf ist es wichtig, sich ausfĂŒhrlich mit dem Gesamtumfang der Erstinvestition und der Höhe der jĂ€hrlich wiederkehren­den Kosten auseinanderzusetzen. In diesem Beitrag finden Sie einen gebĂŒndelten Überblick ĂŒber alle Kostenfaktoren, die Sie berĂŒcksichtigen sollten – unterteilt in einmalige und wiederkehrende Kosten sowie mit Blick auf die Cloud ☁ und On-Premises-Lösungen. Insbesondere einer Kostenkategorie wird dabei hĂ€ufig zu wenig Beachtung geschenkt
 🙈


Kosten, die bei der Anschaffung einer ERP-Lösung entstehen

Der Kauf einer neuen ERP-Lösung ist alles andere als einfach. Das Angebot ist ĂŒberwĂ€ltigend. Entscheidungen, die Sie einmal getroffen haben, können nur mit großem Aufwand rĂŒckgĂ€ngig gemacht werden. Daher ist es logisch, dass sich viele Unternehmen grĂŒndlich auf ihre ERP-Auswahl vorbereiten. Dabei gilt es insbesondere, sich intensiv mit den Kosten dieses Unterfangens zu beschĂ€ftigen.

Achtung: Kosten entstehen auch schon im Vorfeld einer Entscheidung fĂŒr eine ERP-Lösung – insbesondere, da bereits der Auswahlprozess, welcher mehrere Monate in Anspruch nehmen kann, Personalressourcen bindet.

Was sind die wichtigsten Kostenfaktoren, die Sie im Auge behalten sollten, wenn Sie die Anschaffung einer ERP-Software (und natĂŒrlich eine erfolgreiche Implementierung sowie einen reibungslosen Go-Live) anstreben? Und worin bestehen die Unterschiede mit Blick auf die verschiedenen Betriebsarten einer Software?

Folge 99

Die wesentlichen Kostenfaktoren eines ERP-Kaufs

Ein gutes Kostenmanagement wird zu einem erfolgreichen ERP-Projekt beitragen – daher ist es 


Ein gutes Kostenmanagement wird zu einem erfolgreichen ERP-Projekt beitragen – daher ist es sinnvoll, sich damit frĂŒhzeitig auseinanderzusetzen. Welche Kostenfaktoren sollten Sie bei dem Kauf eines ERP-Systems unbedingt berĂŒcksichtigen? Und welche Kostenkategorie wird in der Praxis hĂ€ufig zu wenig beachtet? 🙈

Exkurs: Cloud (SaaS) und On-Premises

💡 Es handelt sich dabei um zwei unterschiedliche Betriebsarten fĂŒr eine Software.

Entscheiden Sie sich fĂŒr eine Cloud-Lösung, stellt Ihnen ein externer Anbietender die Software online zur VerfĂŒgung. Hierbei ist SaaS (Software as a Service) das beliebteste Cloud-Servicemodell, weshalb sich dieser Beitrag ausschließlich auf diese Variante beziehen wird.

Die grĂ¶ĂŸten Vorteile von SaaS bestehen darin, dass Sie keinen eigenen Server im Unternehmen benötigen und sich nicht selbst um regelmĂ€ĂŸige Updates und die Wartung kĂŒmmern mĂŒssen – diese Aufgaben ĂŒbernimmt der Anbietende.

„On-Premises“ (oder auch kurz: „On-Prem“) bedeutet ĂŒbersetzt „vor Ort“. Bei dieser Betriebsart befindet sich die ERP-Software in Ihrem Unternehmen – Sie hosten sie auf Ihrem internen Rechner oder Server.

Einmalige Kosten

Softwarelizenz- und WartungsgebĂŒhren – On-Prem

Wenn es um On-Premises-Lösungen geht, ist der Kauf der Softwarelizenz eine einmalige Sache. Die Lizenzpreise werden auf der Grundlage der gleichzeitigen Nutzung (‚Concurrent Users‘) berechnet.

Hardware und Infrastruktur

FĂŒr eine On-Premises-Lösung brauchen Sie eine vollstĂ€ndige Serverumgebung mit Datenbanken, SpeicherkapazitĂ€t und VerschlĂŒsselungstools. Wird ein Rechenzentrum vor Ort betrieben, sollten Sie auch weitere Infrastrukturkosten mit einkalkulieren. Diese umfassen direkte und indirekte Kosten fĂŒr das GebĂ€ude- und Raummanagement. ZusĂ€tz­liche Ausgaben können durch PrĂ€mien fĂŒr Diebstahl-/Feuerversicherungen und die Betriebsunterbrechungsversicherung entstehen.

UnabhĂ€ngig davon, ob Sie sich fĂŒr eine Cloud-Lösung oder On-Prem entscheiden, benötigen Sie eventuell weitere Hardware wie GerĂ€te, Drucker und Scanner.

Beratungsdienstleistungen

Die Beratung umfasst in der Regel Dienstleistungen, z. B. Implementierung, Projektmanagement, Anpassung, Integration und Go-Live-Support. Dieser Kostenfaktor lĂ€sst sich im Vorfeld nur schwer abschĂ€tzen und ist daher hĂ€ufig fĂŒr BudgetĂŒberschreitungen verantwortlich.

Anpassungen (Customizing)

Wie hoch die Kosten sind, die durch maßgeschneiderte Anpassungen entstehen, liegt daran, inwieweit die ERP-Lösung im Standard bereits Ihre gewĂŒnschten Funktionen abdeckt.

In diesem Zusammenhang empfiehlt es sich, immer zuerst ausfĂŒhrlich zu prĂŒfen, was der Standard bereits erfĂŒllen kann, bevor kostspielige Anpassungen vorgenommen werden. Insbesondere spezialisierte Branchenlösungen werden vielen WĂŒnschen bereits gerecht.

Migration von Daten

Es fallen Kosten fĂŒr die Bereinigung der Daten in Ihrem alten System und die Vorbereitung und DurchfĂŒhrung der Datenmigration an.

Außerbetriebnahme von Altsystemen

Mit der Abschaltung Ihres alten ERP-Systems sind ebenfalls Kosten verbunden. Der Betrag hÀngt hauptsÀchlich von den Vereinbarungen mit Ihrem derzeitigen Anbietenden ab.

Geringere ProduktivitÀt

Dies ist eine wichtige Kostenkategorie, die oft ĂŒbersehen wird. Sie betrifft vor allem die Kosten fĂŒr Ihre eigene personelle UnterstĂŒtzung der Implementierung des Projekts. Es ist sehr wichtig, diesen Kostenfaktor zu berĂŒcksichtigen, da hierbei bereits im Vorfeld Kosten zustande kommen.

Dazu gehört zum Beispiel der zeitliche und personelle Aufwand fĂŒr die Anfertigung einer Ist-Analyse der Prozesse. Auf deren Basis geht es dann darum, ein Lastenheft fĂŒr die ERP-EinfĂŒhrung zu erstellen, in dem alle Funktionen aufgefĂŒhrt sind, die in Ihrem ERP-System benötigt werden.

Es gibt weitere (versteckte) Kostenfaktoren, welche bei On-Prem ebenfalls ins Gewicht fallen können – die Sie bei einer Cloud-Lösung aber nicht haben. Dazu zĂ€hlen Kosten der eingeschrĂ€nkten MobilitĂ€t.

Wiederkehrende Kosten

Softwarelizenz- und WartungsgebĂŒhren – SaaS

In der Cloud- ☁ bzw. SaaS-Welt ist das beliebteste Preismodell ein fester monatlicher Betrag, der durch Preise auf Grundlage der benannten Endanwendenden (‚Named Users‘) ergĂ€nzt wird.

Upgrades/Updates – On-Prem

Diese Kostenkategorie betrifft Sie nur, wenn Sie sich fĂŒr eine On-Premises-Lösung entscheiden. Aus lizenzrechtlicher Sicht sind diese Kosten hĂ€ufig in den Preisen fĂŒr Cloud-basierte ERP-Systeme enthalten und Updates laufen automatisch ab – das gilt auch fĂŒr Individualanpassungen. Das bedeutet, dass Sie sich bei einer ERP-Lösung wie Business Central hierzu keine Gedanken ĂŒber zusĂ€tzliche Kosten machen mĂŒssen.

PrĂŒfung und QualitĂ€tssicherung

Das grĂŒndliche Testen der Software sowie der Prozesse wĂ€hrend der Implementierungsphase, anschließend dann auch auf laufender Basis, zum Beispiel nach der Installation eines Upgrades, ist enorm wichtig. Auch hierbei entstehen Kosten.

Support

Support gibt es in vielen Formen und GrĂ¶ĂŸenordnungen. Dazu zĂ€hlt der technische Support, der die Bereitstellung von Hilfe und UnterstĂŒtzung bei Problemen oder Fragen, die wĂ€hrend der Nutzung der ERP-Software auftreten können, umfasst. Die Kosten hĂ€ngen unter anderem von der KomplexitĂ€t Ihres Systems und von der Entscheidung ab, ob Sie Arbeiten selbst durchfĂŒhren oder extern vergeben wollen.

Menschen

Schulungen

Was können Sie ohne ausreichende Schulungen von Ihrem neuen System erwarten? Nicht viel. Die Schulung sowohl Ihrer Key-Userinnen und Key-User als auch Ihrer Endanwendenden ist fĂŒr den Erfolg unerlĂ€sslich. Schulungen sind vor, wĂ€hrend und auch immer wieder nach der Umsetzung erforderlich.

Zu den Schulungskosten im engeren Sinne, also den Kosten fĂŒr die Schulungsmaßnahmen durch den Anbietenden, kommen interne Kosten hinzu. Denn Mitarbeitende werden im TagesgeschĂ€ft fehlen und brauchen außerdem eine Eingewöhnungsphase, bis sie mit dem neuen System produktiv arbeiten können.

Change Management

Das Change Management ist ein wichtiger Teil eines ERP-Projekts, den Sie unbedingt im Blick haben sollten. In diesem Bereich entstehen Kosten durch den Aufwand, den Sie betreiben mĂŒssen, um das Team fĂŒr die neue ERP-Software zu begeistern und im VerĂ€nderungsprozess zu unterstĂŒtzen. Auch dieser Kostenfaktor sollte nicht unterschĂ€tzt werden!

Die wesentlichen Kostenfaktoren im Überblick

Einmalige Kosten Wiederkehrende Kosten
Cloud und On-Prem Beratungsdienstleistungen, Datenmigration, Außerbetriebnahme von Altsystemen, geringere ProduktivitĂ€t, Hardware PrĂŒfung und QualitĂ€tssicherung, Support, Menschen (Schulungen und Change Management)
Nur On-Prem Softwarelizenzen und Wartung Infrastruktur, Upgrades/Updates
Nur Cloud (SaaS) - Softwarelizenzen und Wartung

Der vollstĂ€ndige (!) KostenĂŒberblick als wichtiger Bestandteil Ihrer Projektvorbereitung – Grundstein fĂŒr Ihren Erfolg

Diese Übersicht kann Sie dabei unterstĂŒtzen, einen besseren GesamtĂŒberblick ĂŒber die Kosten, die mit Ihrem ERP-Projekt verbunden sind, zu erhalten. Hierbei sind ein paar Unterschiede vorhanden – je nachdem, ob Sie eine Cloud- oder eine On-Premises-Lösung nutzen möchten.

Der richtige Umgang mit den Kosten wird letztendlich zu einem erfolgreichen ERP-Projekt beitragen – beschĂ€ftigen Sie sich daher frĂŒhzeitig damit und beziehen Sie alle genannten Kostenpositionen mit ein. Sollten Sie noch Fragen zu dem Thema haben, wenden Sie sich gerne an uns. 😊

Die ERP-Kosten berechnen
ERP-Anschaffung: Haben Sie wirklich alle Kostenfaktoren berĂŒcksichtigt?