Alle wesentlichen
Kosten­faktoren
eines ERP-Kaufs
auf einen Blick Für SaaS und On-Prem

Kosten, die bei der Anschaffung einer ERP-Lösung entstehen

Der Kauf einer neuen ERP-Lösung ist alles andere als einfach. Das Angebot ist überwältigend. Entscheidungen, die Sie einmal getroffen haben, können nur mit großem Aufwand rückgängig gemacht werden. Daher ist es logisch, dass sich viele Unternehmen gründlich auf ihre ERP-Auswahl vorbereiten. Dabei gilt es insbesondere, sich intensiv mit den Kosten dieses Unterfangens zu beschäftigen.

Achtung: Kosten entstehen auch schon im Vorfeld einer Entscheidung für eine ERP-Lösung – insbesondere, da bereits der Auswahlprozess, welcher mehrere Monate in Anspruch nehmen kann, Personalressourcen bindet.

Was sind die wichtigsten Kostenfaktoren, die Sie im Auge behalten sollten, wenn Sie die Anschaffung einer ERP-Software (und natürlich eine erfolgreiche Implementierung sowie einen reibungslosen Go-Live) anstreben? Und worin bestehen die Unterschiede mit Blick auf die verschiedenen Betriebsarten einer Software?

Exkurs: Cloud (SaaS) und On-Premises

💡 Es handelt sich dabei um zwei unterschiedliche Betriebsarten für eine Software.

Entscheiden Sie sich für eine Cloud-Lösung, stellt Ihnen ein externer Anbietender die Software online zur Verfügung. Hierbei ist SaaS (Software as a Service) das beliebteste Cloud-Servicemodell, weshalb sich dieser Beitrag ausschließlich auf diese Variante beziehen wird.

Die größten Vorteile von SaaS bestehen darin, dass Sie keinen eigenen Server im Unternehmen benötigen und sich nicht selbst um regelmäßige Updates und die Wartung kümmern müssen – diese Aufgaben übernimmt der Anbietende.

„On-Premises“ (oder auch kurz: „On-Prem“) bedeutet übersetzt „vor Ort“. Bei dieser Betriebsart befindet sich die ERP-Software in Ihrem Unternehmen – Sie hosten sie auf Ihrem internen Rechner oder Server.

Einmalige Kosten

Softwarelizenz- und Wartungsgebühren – On-Prem

Wenn es um On-Premises-Lösungen geht, ist der Kauf der Softwarelizenz eine einmalige Sache. Die Lizenzpreise werden auf der Grundlage der gleichzeitigen Nutzung (‚Concurrent Users‘) berechnet.

Hardware und Infrastruktur

Für eine On-Premises-Lösung brauchen Sie eine vollständige Serverumgebung mit Datenbanken, Speicherkapazität und Verschlüsselungstools. Wird ein Rechenzentrum vor Ort betrieben, sollten Sie auch weitere Infrastrukturkosten mit einkalkulieren. Diese umfassen direkte und indirekte Kosten für das Gebäude- und Raummanagement. Zusätz­liche Ausgaben können durch Prämien für Diebstahl-/Feuerversicherungen und die Betriebsunterbrechungsversicherung entstehen.

Unabhängig davon, ob Sie sich für eine Cloud-Lösung oder On-Prem entscheiden, benötigen Sie eventuell weitere Hardware wie Geräte, Drucker und Scanner.

Beratungsdienstleistungen

Die Beratung umfasst in der Regel Dienstleistungen, z. B. Implementierung, Projektmanagement, Anpassung, Integration und Go-Live-Support. Dieser Kostenfaktor lässt sich im Vorfeld nur schwer abschätzen und ist daher häufig für Budgetüberschreitungen verantwortlich.

Anpassungen (Customizing)

Wie hoch die Kosten sind, die durch maßgeschneiderte Anpassungen entstehen, liegt daran, inwieweit die ERP-Lösung im Standard bereits Ihre gewünschten Funktionen abdeckt.

In diesem Zusammenhang empfiehlt es sich, immer zuerst ausführlich zu prüfen, was der Standard bereits erfüllen kann, bevor kostspielige Anpassungen vorgenommen werden. Insbesondere spezialisierte Branchenlösungen werden vielen Wünschen bereits gerecht.

Migration von Daten

Es fallen Kosten für die Bereinigung der Daten in Ihrem alten System und die Vorbereitung und Durchführung der Datenmigration an.

Außerbetriebnahme von Altsystemen

Mit der Abschaltung Ihres alten ERP-Systems sind ebenfalls Kosten verbunden. Der Betrag hängt hauptsächlich von den Vereinbarungen mit Ihrem derzeitigen Anbietenden ab.

On-Premises-ERP-Software 5 unnötige Probleme,
die beim Einsatz von
Oldtimer- Lösungen
auftreten kön­nen

Geringere Produktivität

Dies ist eine wichtige Kostenkategorie, die oft übersehen wird. Sie betrifft vor allem die Kosten für Ihre eigene personelle Unterstützung der Implementierung des Projekts. Es ist sehr wichtig, diesen Kostenfaktor zu berücksichtigen, da hierbei bereits im Vorfeld Kosten zustande kommen.

Dazu gehört zum Beispiel der zeitliche und personelle Aufwand für die Anfertigung einer Ist-Analyse der Prozesse. Auf deren Basis geht es dann darum, ein Lastenheft für die ERP-Einführung zu erstellen, in dem alle Funktionen aufgeführt sind, die in Ihrem ERP-System benötigt werden.

Es gibt weitere (versteckte) Kostenfaktoren, welche bei On-Prem ebenfalls ins Gewicht fallen können – die Sie bei einer Cloud-Lösung aber nicht haben. Dazu zählen Kosten der eingeschränkten Mobilität.

On-Premises-ERP-Systeme: 7 versteckte Kosten

Wiederkehrende Kosten

Softwarelizenz- und Wartungsgebühren – SaaS

In der Cloud- ☁️ bzw. SaaS-Welt ist das beliebteste Preismodell ein fester monatlicher Betrag, der durch Preise auf Grundlage der benannten Endanwendenden (‚Named Users‘) ergänzt wird.

Upgrades/Updates – On-Prem

Diese Kostenkategorie betrifft Sie nur, wenn Sie sich für eine On-Premises-Lösung entscheiden. Aus lizenzrechtlicher Sicht sind diese Kosten häufig in den Preisen für Cloud-basierte ERP-Systeme enthalten und Updates laufen automatisch ab – das gilt auch für Individualanpassungen. Das bedeutet, dass Sie sich bei einer ERP-Lösung wie Business Central hierzu keine Gedanken über zusätzliche Kosten machen müssen.

Prüfung und Qualitätssicherung

Das gründliche Testen der Software sowie der Prozesse während der Implementierungsphase, anschließend dann auch auf laufender Basis, zum Beispiel nach der Installation eines Upgrades, ist enorm wichtig. Auch hierbei entstehen Kosten.

Support

Support gibt es in vielen Formen und Größenordnungen. Dazu zählt der technische Support, der die Bereitstellung von Hilfe und Unterstützung bei Problemen oder Fragen, die während der Nutzung der ERP-Software auftreten können, umfasst. Die Kosten hängen unter anderem von der Komplexität Ihres Systems und von der Entscheidung ab, ob Sie Arbeiten selbst durchführen oder extern vergeben wollen.

Menschen

Schulungen

Was können Sie ohne ausreichende Schulungen von Ihrem neuen System erwarten? Nicht viel. Die Schulung sowohl Ihrer Key-Userinnen und Key-User als auch Ihrer Endanwendenden ist für den Erfolg unerlässlich. Schulungen sind vor, während und auch immer wieder nach der Umsetzung erforderlich.

Schulungen für Ihre Mitarbeitenden Warum der
„Zeit ist Geld“- Gedanke
hier nichts zu suchen hat

Zu den Schulungskosten im engeren Sinne, also den Kosten für die Schulungsmaßnahmen durch den Anbietenden, kommen interne Kosten hinzu. Denn Mitarbeitende werden im Tagesgeschäft fehlen und brauchen außerdem eine Eingewöhnungsphase, bis sie mit dem neuen System produktiv arbeiten können.

Change Management

Das Change Management ist ein wichtiger Teil eines ERP-Projekts, den Sie unbedingt im Blick haben sollten. In diesem Bereich entstehen Kosten durch den Aufwand, den Sie betreiben müssen, um das Team für die neue ERP-Software zu begeistern und im Veränderungsprozess zu unterstützen. Auch dieser Kostenfaktor sollte nicht unterschätzt werden!

Die wesentlichen Kostenfaktoren im Überblick

Der vollständige (!) Kostenüberblick als wichtiger Bestandteil Ihrer Projektvorbereitung – Grundstein für Ihren Erfolg

Diese Übersicht kann Sie dabei unterstützen, einen besseren Gesamtüberblick über die Kosten, die mit Ihrem ERP-Projekt verbunden sind, zu erhalten. Hierbei sind ein paar Unterschiede vorhanden – je nachdem, ob Sie eine Cloud- oder eine On-Premises-Lösung nutzen möchten.

Der richtige Umgang mit den Kosten wird letztendlich zu einem erfolgreichen ERP-Projekt beitragen – beschäftigen Sie sich daher frühzeitig damit und beziehen Sie alle genannten Kostenpositionen mit ein. Sollten Sie noch Fragen zu dem Thema haben, wenden Sie sich gerne an uns. 😊