Das Budget für Ihre ERP-Implementierung So planen Sie
wirklich realistisch

Strategische Budgetierung für Ihr ERP-Projekt

Das Budget für eine ERP-Implementierung sollte nie vorschnell oder einzig auf Basis von Angeboten der Software-Dienstleistenden erstellt werden. Die Angebote zielen meist auf Rentabilität ab und es werden häufig wichtige Aspekte übersehen. Dazu kommt, dass sie oft auf falschen Annahmen basieren – insbesondere was den Projektumfang und die Komplexität angeht. Um bei der Budgeterstellung Fehler zu vermeiden, müssen Sie strategisch vorgehen und darauf achten, dass alle Aspekte des Projekts berücksichtigt werden. Welche Punkte sollten Sie bei Ihrer Budgetplanung im Blick haben?

Diese Aspekte sind bei der Festlegung des ERP-Budgets wichtig

1. Die Angebote der Dienstleistenden weiterdenken

Der vielleicht wichtigste Punkt zuerst: Überprüfen Sie unbedingt die Angebote der Dienstleistenden, die für eine Zusammenarbeit zur Wahl stehen. Natürlich stellen diese einen wichtigen Ausgangspunkt für ERP-Implementierungen dar – keine Frage! Sie liefern erste Schätzungen für den Kostenumfang. Dennoch enthalten sie häufig fehlerhafte Annahmen. So kann es sein, dass die Dienstleistenden den Umfang der Anpassungen unterschätzen, die notwendig sind, um das ERP-System an Ihre spezifischen Geschäftsprozesse anzupassen. Dabei können besonders in diesem Bereich zusätzliche Kosten zustande kommen, die über das ursprüngliche Angebot hinausgehen.

Genauso wird oft angenommen, dass die Datenmigration schneller und einfacher vonstattengeht, als es in der Realität der Fall ist. Hierbei wird oft die Komplexität der Datenbereinigung, -zuordnung und -validierung übersehen – dieser Aspekt kann nicht nur zu unerwarteten Verzögerungen, sondern auch zu weiteren Kosten während der Implementierung führen.

Dazu kommt, dass der Aufwand des Change Managements möglicherweise unterschätzt wird. Insbesondere, wenn es darum geht, die Akzeptanz der Anwendenden sicherzustellen.

2. Realistische Annahmen treffen

Treffen Sie mit Blick auf den Projektumfang und die Komplexität immer realistische Annahmen. Dazu gehört, dass Sie eine gründliche Analyse der Rahmenbedingungen durchführen. Hierbei ist es notwendig, dass Sie den Projektumfang genau definieren, die notwendigen Ressourcen (inklusive Schulungen und Change Management) festlegen und potenzielle Herausforderungen berücksichtigen. Seien Sie bei all diesen Feststellungen ehrlich zu sich selbst und seien Sie vor allem nicht zu optimistisch! Nur auf Grundlage einer detaillierten und realistischen Planung können Sie dafür sorgen, dass das Projekt erfolgreich umgesetzt wird und die gewünschten Ergebnisse liefert.

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3. Die Gesamtbetriebskosten (TCO) einbeziehen

Berücksichtigen Sie bei Ihrem Budget die Total Cost of Ownership (TCO). Diese umfassen nicht nur die Anschaffungskosten des neuen ERP-Systems, sondern auch alle laufenden Betriebskosten, Wartungskosten und andere langfristige Ausgaben, die mit dem ERP-System und dessen Implementierung verbunden sind. Dazu gehört auch die Integration des Systems mit bestehenden Anwendungen und Datenbanken sowie die Herstellung eines nahtlosen Datenflusses. Eine umfassende Betrachtung der TCO hilft Ihnen, versteckte Kosten aufzudecken und somit das Budget präziser zu planen.

4. Die Kosten des Risikos berücksichtigen

Jedes ERP-Projekt birgt Risiken, die zu zusätzlichen Kosten führen können. Dabei kann es sich um zeitliche Verzögerungen im Projekt sowie unvorhergesehene finanzielle Aufwände, wie etwa für notwendige Anpassungen oder zusätzliche Change-Management-Maßnahmen, handeln. Planen Sie einen zusätzlichen Budgetpuffer ein, um unvorhergesehene Kosten abzudecken. So haben Sie mehr Spielraum, um auf unerwartete Herausforderungen reagieren zu können – was den Erfolg Ihres Projekts deutlich wahrscheinlicher macht.

Präzise Planung, ganzheitlicher Ansatz und proaktives Handeln

Wenn Sie ein wirklich realistisches Budget für die ERP-Einführung festlegen möchten, erfordert das eine sorgfältige Planung und einen ganzheitlichen Ansatz. Investieren Sie dafür lieber etwas mehr Zeit, anstatt ein Scheitern Ihres Projekts zu riskieren. Indem Sie alle genannten Punkte beherzigen, schaffen Sie eine gute Ausgangslage dafür, dass das geplante Budget eingehalten wird.