5 Glieder der
Supply Chain, Die ein ERP-Sys­tem verbessern kann

Produkte und Vorprodukte legen heute lange Strecken zurück, die über die ganze Welt verlaufen. Die Bewältigung von großen Distanzen lohnt sich oft trotzdem:

Eine grenzüberschreitende Zusammenarbeit ermöglicht Unternehmen, Produkte und Dienstleistungen schneller, effizienter und kostengünstiger herzustellen bzw. zu erbringen als es jedes Unternehmen für sich alleine könnte.

Das erfordert jedoch ein gutes Lieferketten- bzw. Supply Chain Management (SCM). Das Supply Chain Management (SCM) geht heute weit über ein Logistikmanagement hinaus. Ein modernes SCM schließt mehrere Bereiche vom Einkauf über die Produktion und Logistik bis zum Vertrieb und Marketing ein.

Um die anfallenden Aufgaben zu meistern, ist eine effiziente, robuste und gleichzeitig flexible Lieferkette erforderlich. Das sicherzustellen, ist jedoch mit zahlreichen Herausforderungen verbunden.

Beispielsweise steigen die Lohn- und Produktionskosten in Ländern, die früher niedrige Kosten boten. Für das Management der Supply Chain bedeutet das, dass man sich möglicherweise langfristig nach Lieferunternehmen aus anderen Ländern umsehen sollte.

Hinzu kommen technologische Entwicklungen, die den Zulieferermarkt aufmischen. Dazu gehört beispielsweise der 3D-Druck: Viele Teile, die bisher mit langen Vorlaufzeiten bestellt und gefertigt werden mussten, können dadurch schneller und unter Umständen kostengünstiger hergestellt werden. Bei Bedarf können die erforderlichen Teile auch einzeln oder in Kleinserien vor Ort gefertigt werden.

Damit die Zusammenarbeit der an der Lieferkette beteiligten Unternehmen und Technologien jedoch reibungslos verläuft, werden eine erhöhte Koordination und ein ausgeklügeltes Management erforderlich.

Es müssen neue Zulieferer und Partnerunternehmen gefunden und in die eigene Lieferkette eingegliedert werden. Auch neue Technologien müssen in das Portfolio integriert werden.

Eine gut gemangte Neuorganisation der Supply Chain kann die Lieferkette auf der einen Seite zuverlässiger und effizienter machen. Auf der anderen Seite können dadurch auch mehr Daten anfallen, weil mehr Partner und Technologien hinzukommen. Das erfordert wiederum mehr Koordination und Steuerung.

Ein Beispiel dafür ist, wenn Unternehmen, die zu stark auf einen bzw. wenige große Zulieferer angewiesen sind, unabhängiger werden möchten. Eine der Lösungen kann darin bestehen, die Bestellmenge für essenzielle Teile und Dienstleistungen aufzuteilen und an mehrere (kleinere) Zulieferer zu vergeben. Das bedeutet jedoch in der Regel auch, dass die Datenmenge, die verwaltet werden muss, ansteigen wird.

Die vorangegangene Diskussion zeigt auch, dass ein Datenaustausch innerhalb und zwischen den unterschiedlichen Bereichen der Supply Chain reibungslos erfolgen muss, damit sie einwandfrei funktioniert.

Um diese Aufgabe effektiv und effizient zu erfüllen, wird ein modernes ERP-System erforderlich. Dieses ERP-System lässt sich durch Add-ons und andere Services erweitern und kann dadurch noch leistungsfähiger und vielseitiger einsetzbar werden.

Darüber hinaus sollte ein gutes ERP-System leistungsstark genug sein, um mit den Veränderungen und steigenden Anforderungen innerhalb der Supply Chain Schritt halten zu können; dazu auch verhältnismäßig preiswert.

Und die im Laufe der Lebenszeit der ERP-Software erforderlichen Add-ons bzw. Erweiterungen sollten die (Integrations-)Komplexität und Betriebskosten nicht unnötig in die Höhe treiben.

Das kann unter anderem dadurch erreicht werden, dass der ERP-Herstellende und seine Partner einen großen und ständig wachsenden Pool von eigenentwickelten Add-ons und Services bereitstellen. So lassen sich Suchaufwand und -kosten verringern sowie eine reibungslose und gleichzeitig tiefere Integration der Lösungen mit dem ERP-System erreichen.

Ein ERP-System, dass die zuvor diskutierten Anforderungen in vielen Fällen erfüllen dürfte, ist beispielsweise Microsoft Dynamics 365 Business Central. Zwar wird es in erster Linie als ERP-Lösung für kleine und mittelständische Unternehmen vermarktet. Jedoch setzt auch eine Anzahl von Großunternehmen dieses ERP-System erfolgreich ein.

Auf der technischen Ebene bietet Dynamics 365 Business Central jedenfalls erhebliche Gestaltungsmöglichkeiten und Spielräume, die weit über den Bedarf eines durchschnittlichen KMU hinausgehen.

1. Das Lagermanagement wird durch ein ERP-System verbessert

Das Lager bildet einen wichtigen Bestandteil der Supply Chain. Im Lager werden die Waren und Materialien nach dem Eingang sortiert und Lagerplätzen zugewiesen. Sie werden dort bis zur Verarbeitung bzw. bis zum Weiterversand aufbewahrt.

Die Fertigung und der Versand sind von den Lagerbeständen unmittelbar abhängig. Engpässe im Lager führen einerseits dazu, dass die Fertigung ins Stocken gerät und der Versand Waren nicht rechtzeitig verschicken kann.

Andererseits, wenn zu viele Waren bzw. Vorprodukte bestellt werden, erhöhen sich die Lagerkosten.

Daher ist es wichtig, die richtige Balance im Lager zu wahren.

Erschwerend hinzu kommt, dass Lagerflächen gegenwärtig verknappen und sich dadurch verteuern. Es wird deswegen erforderlich, die in Unternehmen vorhandenen Lagerflächen immer effektiver und effizienter zu managen, damit die Lagerkosten nicht aus dem Ruder laufen.

Das bedeutet, dass es unter anderem wichtiger wird, Lagergut in der passenden Menge und Größe zu bestellen. Darüber hinaus ist beispielsweise bei verderblichen Gütern, auf das Ablaufdatum zu achten. Das stellt das Daten- und Informationsmanagement in der Supply Chain vor neuen Herausforderungen.

Um alle Daten und Informationen unter einen Hut zu bekommen, müssen sie aus mehreren Bereichen – z. B. aus dem Einkauf, der Fertigung und dem Verkauf – gleichzeitig berücksichtigt werden. Das gelingt jedoch nur mit einer Software, die Daten abteilungsübergreifend zusammenführen kann. Genau das ist die Aufgabe eines ERP-Systems.

2. ERP-Software: Versand und Logistik werden effizienter

Im Versand werden Produkte und Waren verpackt und Touren zugeordnet. Hier werden ebenfalls oft die Begleitpapiere erstellt. Falls das Unternehmen ins Ausland exportiert, kommen eventuell noch länderspezifische Ausfuhrdokumente hinzu.

Die Anforderungen an den Versand und die Logistik werden immer höher. Und die unterliegenden Prozesse gewinnen an Tempo.

Damit Produkte und Waren heute schnell und sicher ans Ziel kommen, werden immer mehr technologische Innovationen eingesetzt.

IoT-Sensoren sorgen dafür, dass Temperaturen und Stöße, denen Lieferungen auf ihren gesamten Weg ausgesetzt sind, lückenlos überwacht werden können. Auch lassen sich Lieferungen heute verfolgen und die Anlieferungszeiten genau bestimmen. Ein ERP-System eignet sich gut, um solche Daten und Informationen zu verwalten und anderen Abteilungen zur Verfügung zu stellen, die dadurch ihre Planung verbessern können.

Auch bei anderen Aufgaben innerhalb des Versandes und der Logistik kann eine ERP-Software gute Dienste leisten. So lassen sich mithilfe von entsprechenden Add-ons viele spezifische Aufgaben mit einem ERP-System erfüllen, z. B. die Kalkulation von internationalen Transportkosten.

3. ERP-System: Fertigung und die gesamte Lieferkette profitieren

In der Fertigung werden Produkte mithilfe von Anlagen, Maschinen, Geräten und Werkzeugen hergestellt. Auch die Qualitätskontrolle wird hier durchgeführt.

Die Fertigung ist ebenfalls zunehmend von der Geschwindigkeit, die von der Digitalisierung erzeugt wird, betroffen. Produktmodelle ändern sich heute immer schneller, ihre Lebenszyklen verkürzen sich; hinzu kommt die zunehmende Anzahl von Produktvarianten.

Maschinenstillstände in der Fertigung werden deswegen immer teurer. Das gilt insbesondere für die Anlagen und Maschinen, die eine kritische Rolle in der Produktion spielen und von denen der Erfolg des gesamten Supply Chain Managements abhängt.

In diesen Fällen lohnt sich beispielsweise oft eine Investition in den Predictive Maintenance Ansatz. Bei diesem Ansatz melden die in Maschinen und Anlagen eingebauten Sensoren frühzeitig die sich anbahnenden Ausfälle und erforderlichen Reparaturen.

Ein ERP-System kann in diesem Zusammenhang bei der Verwaltung und Organisation von geschäftlichen Aufgaben wirksam unterstützen. Beispielsweise wenn es darum geht, einen Termin mit einem Servicetechniker zu vereinbaren oder die notwendigen Ersatzteile zu bestellen.

Eine moderne ERP-Lösung kann jedoch noch mehr: Andere Abteilungen und Bereiche der Supply Chain können automatisch und rechtzeitig über einen bevorstehenden Ausfall von Fertigungskapazitäten informiert werden. Das verbessert deren Planung und damit auch die Zuverlässigkeit der gesamten Lieferkette. Aufträge können dann beispielsweise nach Dringlichkeit priorisiert oder auf andere Maschinen bzw. Werke umgeleitet werden.

Darüber hinaus lassen sich mit einer ERP-Lösung zahlreiche andere Aufgaben in der Fertigung effektiver und effizienter durchführen. Beispielsweise können Stücklisten für die Fertigung mit einer ERP-Software erstellt, bearbeitet und übersichtlich dargestellt werden. Bei Bedarf lassen sich auch Daten aus anderen Software-Systemen, z. B. einer CAD-Software, importieren.

Dazu kommt: Die bessere Übersicht, Organisation der einzelnen Arbeitsschritte und eine zeitnahe Datenübermittlung, die ein ERP-System ermöglicht, erhöht die Flexibilität der gesamten Fertigung. So können beispielsweise in vielen Fällen Last-Minute-Änderungen vorgenommen werden, ohne dabei die Fertigungsprozesse erheblich zu stören.

4. Ein ERP-System verhilft dem Einkauf zu neuen Höhen

Der Einkauf spielt in der Supply Chain eines Unternehmen ebenfalls eine wichtige Rolle. Heute ist der Einkauf zunehmend auf eine umfassende und aktuelle Datenlage angewiesen. Nur so lassen sich die ihm obliegenden Aufgaben erfüllen.

Ein modernes ERP-System leistet hierbei gute Dienste. Es bringt Daten und Informationen zusammen und ermöglicht eine zentralisierte Einkaufssteuerung.

Echtzeitnahe Daten stellen sicher, dass der Einkauf auf den Bedarf aus der Fertigung schnell reagieren und knapp werdende Teile nachbestellen kann. Darüber hinaus kann eine gute ERP-Software mithilfe von historischen Bedarfsdaten, die ihr zur Verfügung gestellt werden, zuverlässige Prognosen für die Zukunft errechnen.

Bedarfsprognosen gewinnen besonders dann an Bedeutung, wenn das Unternehmen viele unterschiedliche Waren und Produkte in größeren Mengen einkauft. Das traditionelle Bauchgefühl stößt in solchen Fällen schnell an Grenzen.

Auch Angebote können so besser verglichen werden. Ein auf den ersten Blick günstiges Angebot kann auf Dauer teuer werden. Um das jedoch beurteilen zu können, werden zusätzliche Daten und Informationen erforderlich.

Neben den direkten Einkaufskosten, kommen auch indirekte Kosten wie Ausgaben für die Verpackung, Versandkosten, Zölle, Frachtgebühren und die Transportversicherung dazu. Um das alles zu berücksichtigen und die Gesamtkosten für eine Bestellung zuverlässig zu berechnen, braucht man umfassende und stets aktuelle Daten. Diese Aufgaben lassen sich mit einem ERP-System realisieren.

Moderne ERP-Lösungen können auch weitere Tagesgeschäftsaufgaben im Einkauf erheblich vereinfachen. So kann der zuständige Sachbearbeiter im Einkauf von der ERP-Software benachrichtigt werden, sobald die Bestände für bestimmte Artikel oder Materialien auf Lager unter eine bestimmte Anzahl fallen.

Manche ERP-Lösungen bieten dafür Ampelsysteme, die die unterschiedlichen Mengen der Lagervorräte in Farben unterteilen und darstellen. In einigen Fällen kann es sich sogar lohnen, die ERP-Software so einzustellen, dass bei einem bestimmten niedrigen Artikelbestand eine automatische Bestellung ausgelöst wird.

Darüber hinaus erfüllt ein ERP-System weitere nützliche Aufgaben im Einkauf. Es lassen sich beispielsweise Preise und Konditionen verwalten, Retouren und Reklamationen abwickeln und Compliance-Richtlinien überwachen.

5. ERP-Lösung: Das Lieferantenmanagament wird verbessert

Das Lieferantenmanagement gewinnt heute als eine eigenständige Aufgabe an Bedeutung. Eine digitalisierte und internationalisierte Welt erfordert, dass die Leistung von Zulieferern, Zwischenhändlern und Anbietenden anderer Dienstleistungen angemessen überwacht und gesteuert wird. Dadurch wird Qualität und Liefertreue sichergestellt.

In den letzten Jahrzehnten haben viele Unternehmen ihre Supply Chains ausgedehnt und weltweit verteilt. Das Managen langer Versorgungsketten ist jedoch mit größeren Risiken verbunden.

In einigen Bereichen der Wirtschaft können die Folgen deswegen besonders gravierend sein. Beispielsweise macht es in schnelllebigen Branchen wie der Modebranche einen Unterschied, ob Waren in Asien oder im europäischen Ausland produziert werden. Eine Warenbestellung, die ein paar Wochen später am Ziel eintrifft, kann die Umsätze in solchen Branchen erheblich beeinträchtigen.

Hinzu kommt, dass Technologien wie der 3D-Druck, die in Unternehmen zunehmend Fuß fassen, ebenfalls gemanagt werden müssen. Es sollte davon ausgegangen werden, dass sich nicht alles im eigenen Unternehmen technisch bzw. wirtschaftlich herstellen lassen wird. In diesem Fall wird eine Zusammenarbeit mit Zuliefern von 3D-gedruckten Teilen und Komponenten erforderlich.

In den Fällen, in denen Unternehmen versuchen, ihre Supply Chain zu verkürzen, wird ihre Lieferantenanzahl dadurch nicht automatisch geringer. Unter Umständen kann sie sogar noch steigen.

Manchmal kann es wirtschaftlich sinnvoller sein die Zusammensetzung der Lieferanten strategisch neu auszurichten und mehr Lieferanten miteinzubeziehen. Auf diese Weise lässt sich die Zuverlässigkeit bzw. Flexibilität der gesamten Lieferkette erhöhen.

Wenn KMU mit relativ kleinen Bestellmengen, ihre Produkte von großen Lieferunternehmen beziehen, sitzen sie oft am kürzeren Hebel.

Beispielsweise dann, wenn bei einem großen Lieferunternehmen Engpässe auftreten und es Lieferschwierigkeiten bekommen sollte. Das Lieferunternehmen wird in solchen Fällen in der Regel die Kundschaft mit den größten Bestellmengen bevorzugen.

In solchen Fällen lohnt sich manchmal ein Wechsel zu einem kleineren Lieferunternehmen oder eine Aufteilung der Bestellmenge auf mehr als einen Lieferanten. Das kann sich besonders bei Produkten lohnen, die für die Kerntätigkeit eines Unternehmens unentbehrlich sind.

Die vorher diskutierten Herausforderungen legen nahe, dass Unternehmen ein wirksames Instrument benötigen, um die entsprechenden Aufgaben zu bewältigen. Ein zeitgemäßes ERP-System ist dafür gut geeignet. Es stellt eine Übersicht her und sorgt dafür, dass relevante Daten aus unterschiedlichen Bereichen aktuell und vollständig vorliegen. Dadurch können schnelle und nachhaltige Entscheidungen getroffen werden.

Ein ERP-System kann auch zahlreiche weitere Aufgaben im Lieferantenmanagementprozess übernehmen. Mithilfe von Add-ons lässt sich der Funktionsumfang noch deutlich erweitern. Beispielsweise lassen sich umfangreiche Kataloge, die Informationen zu Lieferunternehmen und deren Produkten enthalten, an eine ERP-Software anbinden. Das erleichtert die Suche, Auswahl und Bewertung von passenden und preiswerten Produkten.