Wie ERP hilft, Liquiditäts-
engpässe zu vermeiden 5 Wege

Ausreichende Liquidität

Ausreichende Liquidität sicherzustellen, ist gerade für KMU wichtig. Ein gutes Cashflow-Management spielt hierbei eine wichtige Rolle. Moderne cloudbasierte ERP-Systeme bieten spezielle Module und andere Funktionen, die diesen Prozess optimal unterstützen.

Cashflow-Management: Für KMU besonders aktuell

Für KMU ist das Cashflow-Management noch wichtiger als für Großunternehmen – aufgrund geringerer finanzieller Spielräume. Außerdem müssen gerade Start-ups und junge Unternehmen ihre Strategie in den ersten Jahren häufig nachjustieren. Die Geschäftsausrichtung und Zielgruppen ändern sich dann oft. Es schwanken auch die Kapitalflüsse – teilweise erheblich.

Moderne ERP-Lösungen bieten viele nützliche Funktionen, um die eigene Liquidität zu verwalten. Im ERP-System Dynamics 365 Business Central von Microsoft lässt sich beispielsweise der Cashflow im Modul Finance and Operations analysieren. Um eine zuverlässige Cashflow-Planung durchzuführen, sollten zuerst alle Liquiditätskonten im Unternehmen ermittelt werden. In der Regel sind das Konten für Bargeld oder bargeldähnliche Zahlungsmittel. Neben Statistiken lassen sich auch visuelle Charts erzeugen, die die Vorhersagen veranschaulichen. Darüber hinaus kann die Software Zukunftsszenarien erstellen und Vorschläge für eine bessere Cashflow-Planung machen.

Das ERP-System macht Geldströme übersichtlich

Weil alle ERP-Module nahtlos integriert sind und dadurch auf eine gemeinsame Datenbank zugreifen können, kann ERP-Software den gesamten Cashflow zusammenhängend darstellen. Dadurch lassen sich Unternehmensprozesse besser steuern und Fehlentwicklungen vermeiden. Hier kommt die Einsicht zum Tragen, dass sich nur das sinnvoll steuern lässt, was gemessen werden kann. Kennt man die eigenen Geldströme hingegen nicht, reagiert man bei Liquiditätsengpässen oft aus dem Bauch heraus. Dann werden beispielsweise Entscheidungen vorschnell aufgrund saisonaler Schwankungen oder kurzzeitiger Umsatzeinbrüche getroffen. Möglicherweise wird deswegen am falschen Ende gekürzt. Andererseits ist auch ein ständig großer Geldmittel-Überschuss nicht immer optimal, er weist möglicherweise auf einen Investitionsmangel hin.

Langfristig im Markt erfolgreiche Unternehmen haben zumeist eines gemeinsam: Sie sind fähig, ihren Cashflow tiefer zu verstehen und feiner zu justieren. Dabei bietet der Cashflow als Messkriterium den Vorteil, dass er sich nicht so einfach manipulieren lässt, im Gegensatz zu Gewinnen und Umsätzen.

1. Bessere Liquidität durch bessere Preise

Können höhere Preise erzielt werden, wirkt das oft positiv auf die Liquidität und den Gewinn. Fehlen jedoch Daten über Geldflüsse, wird es schwierig, den richtigen Preis herauszufinden. So passiert es, dass manchmal eigene Produkte und Dienstleistungen zu günstig verkauft werden. In anderen Fällen würde vielleicht ein reduzierter Preis für mehr Absatzvolumen sorgen und unterm Strich mehr Gewinn einbringen. Sind die Geldströme für Produkte und Dienstleistungen hingegen bekannt, können sie solche Entscheidungen bestmöglich unterstützen. Weil man über optimierte Preise mehr Einnahmen erzielt, verbessert sich auch die Liquidität. Mittels eines detaillierten Cashflows lassen sich Produkte identifizieren, die den Gewinn über das Volumen einbringen. Deren Absatz kann dann gezielt gefördert werden.

Darüber hinaus kann die Entwicklung des Cashflows ständig im Auge behalten werden. Geldströme ändern sich im Zeitverlauf: Alte versickern, bestehende wachsen, neue entstehen. Als grobe Orientierung kann es sinnvoll sein, den Cashflow monatlich – bei Bedarf auch häufiger – ausführlich zu analysieren. So lassen sich günstige und ungünstige Trends früh entdecken. Da Umsätze aus dem Kerngeschäft und Geschäften aus dessen unmittelbarer Nähe den meisten und nachhaltigsten Cashflow erzeugen, sollten gerade sie aufmerksam verfolgt werden.

2. Ausgaben schnell und sinnvoll kürzen

Werden finanzielle Ressourcen knapp, ist eine Ausgabenkürzung naheliegend. Sie kann effektiv sein und schnelle Ergebnisse liefern. Allerdings lauert dabei auch die Gefahr, am falschen Ende zu kürzen. Investitionen, die überflüssig erscheinen, können sich später als wichtig erweisen. Bei anderen Ausgaben ergibt es mehr Sinn, sie vorerst zu reduzieren und nicht abrupt zu stoppen. Wiederum in anderen Fällen scheinen bestimmte Investitionen auf den ersten Blick notwendig zu sein, sind aber aus langfristiger Perspektive verzichtbar.

Ausgaben reduzieren ohne Beziehungen zur Kundschaft zu gefährden

Beispielsweise entscheidet man sich oft, bei einer ungünstigen Geschäftsentwicklung den Kundschaftsservice pauschal zurückzufahren. Dabei wird nicht berücksichtigt, dass man damit möglicherweise auch langjährige und hochprofitable Kundschaft vor den Kopf stößt. Oder man achtet nur auf den Preis und kauft Vorprodukte von geringerer Qualität. Das kann langfristig jedoch teuer werden, wenn dadurch die Qualität der eigenen Produkte sinkt und treue Kundschaft abhanden kommen. Die Marketingeinsicht, dass durchschnittlich mehr Aufwand benötigt wird, um neue Kundschaft zu gewinnen als an bestehende zu verkaufen, scheint die Situation hier gut zu beschreiben. Kennt man hingegen die individuellen Geldflüsse einzelner Kundinnen und Kunden, kann man sie differenzierter behandeln.

3. Zahlungsverzüge schneller feststellen

Im Unternehmensalltag keine Seltenheit: Auch wenn Rechnungen schnell verschickt werden, sind die Beträge nicht immer rechtzeitig auf dem Konto. Die Liquidität leidet dann. Liegen jedoch entsprechende Daten vor, lassen sich so auch notorisch säumige Kundinnen und Kunden schnell entdecken. Ebenfalls sieht man Transaktionen, die zwar einzeln nicht ins Gewicht fallen, sich langfristig aber zu hohen Beträgen summieren, so schneller.

Cashflow-Management: Die Loyalität der Kundschaft sichern

Zeitnahe Daten über Zahlungseingänge helfen auch dabei, Kundschaft in Bezug auf ihre Zahlungsmoral differenzierter zu behandeln. Nicht jede Kundin oder jeder Kunde versäumt die Zahlungsfrist absichtlich. Manchmal gibt es triftige Gründe dafür oder man hat es einfach vergessen. Folgt dann sofort eine unfreundliche Mahnung, schadet das möglicherweise nachhaltig der Beziehung zur Kundschaft. Liegen auf individuelle Kundinnen oder Kunden heruntergebrochene Cashflow-Daten vor, sieht man ihre Zahlungshistorie. Diejenigen, die sich zum ersten Mal oder nur selten verspäten, können dann zunächst freundlich erinnert werden. Außerdem lassen sich mithilfe eines ERP-Systems viele Prozesse automatisieren, so auch die das Versenden von Rechnungen. Auf diese Weise spart man Zeit.

In anderen Fällen kann es vielleicht sinnvoll sein, einen externen Dienst zu nutzen, etwa einen seriösen Factoringgeber. Der Vorteil: Die Liquidität ist dann schneller verfügbar. Ob solche Dienstleistungen allerdings Sinn ergeben, hängt auch stark von der Art der Kundschaftsbeziehung ab – bei vielen Kundinnen und Kunden, die hochstandardisierte Leistungen beziehen, sind sie besser geeignet als bei einer stark individualisierten Zusammenarbeit.

4. Liquidität im Lager freisetzen

Bei Unternehmen, die produzieren bzw. Handel betreiben, wird im Lager oft viel Geld gebunden. Die hier festsitzenden Beträge lassen sich zumeist woanders gewinnbringender investieren. Das grundsätzliche Ziel der Lagerhaltung sollte sein, eine Balance zu wahren. Einerseits also dafür zu sorgen, dass so wenig Artikel wie möglich so kurz wie nötig auf Lager verbleiben. Andererseits auch teure Sonderbeschaffungen und Lieferausfälle zu verhindern, weil die nachgefragten Teile und Waren auf Lager fehlen. Eine detaillierte Cashflow-Übersicht kann hier abhelfen.

ERP-Software: 3 Wege für mehr
Liquidi­tät im Lager

ERP-Software: Optimales Cashflow-Management im Lager

Auf Basis einer Cashflow- und Lagerdaten-Analyse lässt sich dann erkennen, ob es sich lohnt, bestimmte Schnelldreher in höheren Mengen vorzuhalten. Oder es lässt sich so auch die Mindestmenge der Mittel- und Langsamdreher herauszufinden, die immer auf Lager sein sollte. Stellt man außerdem fest, dass sich eine größere Menge schlecht verkäuflicher Waren angesammelt hat, können Cashflow-Daten das weitere Vorgehen unterstützen. Beispielsweise bei der Entscheidung, ob es sich lohnt, die Waren verbilligt anzubieten, um den Cashflow kurzfristig aufzubessern. Auch hier kann eine Übersicht über Geldflüsse mithilfe eines ERP-Systems hilfreich sein. Der Umstand, dass mittels einschlägiger ERP-Module auf Daten aus dem Lager und Warenmanagement zugegriffen werden kann, ist dabei ein weiterer Vorteil: Dadurch stehen die zur Analyse und Planung erforderlichen Informationen in einer Datenbank bereit. Sie können von anderen Modulen – z. B. denen für die Buchhaltung, Finanzen und den operativen Betrieb – schnell und umfänglich bereitgestellt werden. Unter- und Überkapazitäten im Lager aufgrund fehlender oder falscher Daten sind dann Vergangenheit. Außerdem bieten viele moderne ERP-Systeme heute KI-Tools, die die Ergebnisse weiter verbessern.

Ein weiterer Punkt: Sollten Lieferungen auf dem Weg zum Versand nur teilweise komplett sein, kann mithilfe der Daten aus dem ERP-System schnell festgestellt werden, was noch fehlt. Anschließend lassen sich die Lieferanten identifizieren und die Ursachen mit ihnen abklären. Auch die Kundschaft kann dann zeitnah benachrichtigt werden, dass sich die Lieferung möglicherweise verzögert.

5. Cashflow-Analyse: Wachstum bedacht vorantreiben

Insbesondere Start-ups und junge Unternehmen versuchen, so schnell wie möglich zu wachsen. Unternehmenswachstum ist zweifelsohne wichtig, es sollte jedoch mit Bedacht erfolgen. Eine aggressive und wenig durchdachte Strategie kann hier mehr schaden als das sie nutzt.

Liquidität & Wachstum: Internetwerbung und klassischer Vertrieb

Internetwerbung ist ein Beispiel dafür. Dadurch können eigene Produkte und Dienstleistungen oft schnell bekannter gemacht und der Umsatz gesteigert werden. Manchmal lassen sich Unternehmen jedoch nach anfänglichen Erfolgen dazu verleiten, den Werbeetat kurzfristig ums mehrfache zu erhöhen. Sie investieren dann in der Hoffnung, dass auch die Umsätze entsprechend steigen. Hier besteht die Gefahr, Geld zu verlieren und möglicherweise sogar in Zahlungsschwierigkeiten zu geraten. Die Zugewinne durch Werbung erreichen in der Regel nach einer Wachstumsperiode ein Plateau, dann flachen sie ab. Wer hierbei vorsichtig vorgeht, vermeidet unangenehme Überraschungen.

Das Kosten-Nutzen-Verhältnis für traditionelle Akquise vor Ort kann unter Umständen ebenfalls negativ ausfallen. Es besteht die Gefahr, zu viel für Kundinnen und Kunden auszugeben, die von vornherein aufgrund ihrer Bedürfnisse zu wenig Lifetime Value mitbringen. Darüber hinaus verstecken sich im herkömmlichen Vertrieb fast immer Kosten, die nicht ausreichend berücksichtigt werden: Büroplätze und -ausstattung, Handykosten, Schulungen für Mitarbeitende mit unklarem Mehrwert etc.

ERP & Cashflow-Management: Ausgaben bestmöglich steuern

Aber auch im übrigen Unternehmensbetrieb können Ausgaben schnell aus dem Ruder geraten. Es geht dabei um Investitionen, die vielleicht nicht unbedingt erforderlich wären oder verfrüht gemacht werden. Beispiele dafür könnten ein größeres Büro samt Luxusmöbeln, neue teure Notebooks und sonstige IT-Ausstattung sein. Unter richtigen Umständen können diese und andere Ausgaben selbstverständlich angebracht sein, jedoch erst nachdem ausreichende Liquidität langfristig gesichert ist. Es ist daher wichtig, dass solche Entscheidungen in enger Abstimmung mit der Cashflow-Entwicklung erfolgen. Hier wiederum kann eine ERP-Software sehr nützlich sein, um Geldströme aus verschiedenen Bereichen und von unterschiedlichen Kundinnen und Kunden zu überblicken und zu analysieren.