ERP-Software: 3 Wege für mehr
Liquidi­tät im Lager

Zerbröselte IT-Infrastruktur

Viele Unternehmen kämpfen mit einer zerbröselten IT-Infrastruktur. Ein Grund dafür ist, dass in der Anfangszeit die Anzahl der Anwendungen überschaubar war. Dazu musste auch die Strategie häufiger korrigiert werden. Investitionen in unternehmensübergreifende Lösungen waren damals oft verfrüht und unwirtschaftlich. So kam es dazu, dass jede Abteilung eigenständige Software einführte: die Buchhaltung, der Vertrieb, die Produktion, das HR – und das Lager. Als Folge liegen Daten später in zahlreichen Excel-Tabellen, Datenbanken oder werden zuerst händisch zu Papier gebracht und später in die EDV eingepflegt; möglicherweise sind sie dann fehlerbehaftet und nicht mehr aktuell.

Softwareintegration & Lagerliquidität

Die eingangs beschriebene Nachteile betreffen im besonderen Maß auch die Lagerwirtschaft von Unternehmen, die produzieren bzw. Handel betreiben. Ein effizientes Bestandsmanagement ist hierbei ein zentrales Thema und hat einen engen Bezug zur Liquidität. Das grundsätzliche Ziel dabei ist, Lagerbestände so gering wie möglich zu halten, gleichzeitig jedoch, einen einwandfreien Versand- und Lieferservice sicherzustellen.

Andererseits verfügen viele Unternehmen auch dauerhaft über zu hohe Lagerbestände. Sie lassen sich unter Umständen mithilfe entsprechender Ansätze direkt in Liquidität umwandeln. Damit die diskutierten Szenarien jedoch möglich werden, sind fein abgestufte und echtzeitgetreue Daten sehr wichtig. Darüber hinaus ist ein reibungsloser Datenaustausch zwischen den Fachabteilungen – z. B. zwischen Lager, Einkauf, Verkauf und Buchhaltung – von großer Bedeutung. Hier gerade können ERP-Systeme ihre Stärken ausspielen.

Ein ERP-System wie Dynamics 365 Business Central führt Daten aus Lager und anderen Abteilungen zeitnah zusammen. Die neu gewonnene Übersicht ermöglicht es, Lagerprozesse schneller, flexibler und präziser zu steuern. Die Liquidität im Lager steigt, weil durch die bessere Datenlage Ineffizienzen beseitigt, Sicherheitspolster reduziert und innovative Finanzinstrumente genutzt werden können.

Ein modernes ERP-System liefert umfängliche Daten und Analysen, mithilfe derer, sich die Effizienz und Effektivität im Lager beurteilen lassen. Microsofts ERP-Lösung Dynamics 365 Business Central bringt viele dieser Funktionen von Haus aus mit. Andere ERP-Systeme können solche Funktionen oftmals nur durch entsprechende Add-ons bzw. angebundene Drittlösungen liefern.

Einige Beispiele dafür sind:

• aktuelle Lagerbestände einsehen
• Absatzzahlen anhand von Lagerdaten vorhersagen
• Zeiten für Auftragsbearbeitung und -durchlauf ablesen
• Umschlaggeschwindigkeit des Lagergutes messen
• Datenanalysen durchführen, um Lagerlaufwege zu optimieren
• Nutzungsgrad und Auslastung des Lagers erheben

1. ERP: Lagerware rechtzeitig bestellen und zum besten Preis verkaufen

Eine Situation, die vielen Unternehmen vertraut sein dürfte: Im Laufe der Zeit sammeln sich im Lager allerlei Waren. Beispielsweise wurden mal palettenweise Artikel für einen Großauftrag bestellt, der nicht zustande kam oder der Saisonverkauf entwickelte sich anders als erwartet. Möglicherweise macht der Einkauf hin und wieder zu starken Gebrauch von Mengenrabatten. Oder es wird auf Vorrat bestellt, um dadurch Risiken durch unsichere Lieferzeiten bestimmter Lieferanten abzufedern. Dazu kommt, dass manche Güter mit der Zeit verderben, nicht mehr modisch sind oder technisch veralten. Eventuell müssen diese Waren dann auch noch aufwendig entsorgt werden. Außerdem, je länger Güter auf Lager verbleiben, desto höher die Wahrscheinlichkeit, dass sie beschädigt oder gestohlen werden bzw. verloren gehen.

Daher lohnt es sich, das Lagergut und dessen Zusammensetzung, stets im Auge zu behalten. So kann man den optimalen Verkaufszeitpunkt und -preis für jede Waren- bzw. Artikelgruppe bestimmen und beim Verkauf mehr rausholen. Ein ERP-System, das Daten aus verschiedenen Abteilungen vereint und analysiert, erweist sich hier als sehr hilfreich. Beispielsweise könnten die Einkaufspreise in Kombination mit Umsatz per Produkt oder pro Vertriebsgebiet im Zeitverlauf analysiert werden. Die Ergebnisse liefern dann möglicherweise Aufschlüsse darüber, wo und wann sich für bestimmte Artikel die besten Preise erzielen lassen. Sie könnten auch dabei helfen, zu verhindern, dass Waren mit Verlust verkauft werden. Auch Schnell- und Langsamdreher lassen sich so schneller identifizieren.

Auch niedrige Lagerbestände verschlechtern die Liquidität

In anderen Fällen kann die Lagerliquidität belastet werden, wenn zu wenig Waren auf Lager sind. Dann entgehen möglicherweise Einnahmen oder es muss gegebenenfalls eine teure Sonderbeschaffung erfolgen.

Moderne ERP-Systeme wie Dynamic 365 Business Central können automatisch einen Warenbedarf vorhersagen – oft sogar auf einzelne Artikel(-Gruppen) zugeschnitten. Die entsprechenden Bestellungen lassen sich anschließend auslösen. Hier können Verantwortliche entscheiden, ob sie den Vorschlag für die Nachbestellmenge oder -häufigkeit durch die Software automatisiert umsetzen oder zuerst manuell genehmigen möchten. Eine manuelle Kontrolle ließe sich beispielsweise auf bestimmte Fälle beschränken, etwa dann, wenn die Bestellmenge außergewöhnlich groß ist.

2. ERP & Lagerhaltung/-logistik: mehr Liquidität mit innovativen Ansätzen

Mit einer ERP-Software wo Dynamic 365 Business Central, die aktuelle und zusammenhängende Daten liefert, werden viele innovative Ansätze im Lager und Logistik realisierbar. Sie sparen Kosten und erhöhen dadurch die Liquidität. Dazu gehören das Just-in-Time-Verfahren, die chaotische Lagerhaltung und Konsignationslager bzw. VMI.

Just-in-Time

Das Grundprinzip der Just-in-Time-Lagerhaltung ist, dass nur so viele Vorprodukte oder Artikel bestellt werden, wie für die Produktion oder für den Versand kurzfristig benötigt werden. Man muss dabei genau wissen, welche Artikel und Teile wann verfügbar sein sollen. Das setzt eine Abstimmung zwischen den Abteilungen voraus. Darüber hinaus sind die Nachlieferzeiten entscheidend. Beispielsweise lohnt es sich bei produktionskritischen Teilen und Komponenten auch weiterhin, auf Vorrat zu bestellen. Diese und andere Fragen lassen sich jedoch erst aufgrund umfänglicher Daten beantworten, die ein ERP-System wie Dynamics 365 Business Central liefert. Das gilt besonders dann, wenn der Lagerbestand sehr groß und vielfältig ist.

Chaotische Lagerhaltung

Ein Grundvorteil der chaotischen Lagerhaltung ist, dass Produkte und Waren da eingelagert werden können, wo gerade Platz ist. Dadurch werden weniger Lagerflächen benötigt – das spart Lagerkosten und schont die Liquidität. Doch lässt sich das Konzept der chaotischen bzw. dynamischen Lagerhaltung nur umsetzen, wenn Informationen in Echtzeitnähe erfasst werden können. Schließlich müssen die abgestellten Paletten mit Waren schnell wiedergefunden werden. Darüber hinaus können Daten aus dem ERP-System wie Dynamics 365 Business Central sicherstellen, dass häufig nachgefragte Artikel möglichst vorne griffbereit aufbewahrt werden. Oder sie helfen zu vermeiden, dass die sperrigsten Teile in den Regalen ganz oben landen. Eine in das ERP-System integrierte MDE-Lösung, wie z. B. DATACAP, die mittels Barcode-Scannern Daten in Echtzeit erfasst , ist hier sehr sinnvoll.

Konsignationslager und Vendor Managed Inventory (VMI)

Eine weitere Möglichkeit, höhere Liquidität im Lager sicherzustellen, bieten der Vendor Managed Inventory-Ansatz und ihm verwandte Konzepte wie das Konsignationslager. Ein Konsignationslager wird im Lagerbereich des einkaufenden Unternehmens vom Lieferanten eingerichtet, der als Kosignant bezeichnet wird. Er ist für das Bestandsmanagement zuständig; die Lagerware gehört ihm, bis sie entnommen wird. Für die Kundschaft, welche als Konsignator bezeichnet wird, ergibt sich daraus eine Reihe von Vorteilen. So muss sie für die Fremdwarenlagerung keine eigenen Waren- bzw. Teileregale aufbauen und bewirtschaften. Fernerhin sind die Artikel, die sie benötigt, in der Regel sofort verfügbar. Kundinnen und Kunden müssen sich auch nicht um Nachbestellungen kümmern. Ferner entfällt auch das Risiko, dass man zu viel bestellt und die Waren dann verfallen, veralten oder unmodisch werden. Das Lieferunternehmen zielt dagegen vordergründig auf eine stärkere Bindung der Kundschaft ab, manchmal aber auch darauf, dass es das Lager nutzen kann, um andere Kundinnen oder Kunden in der Nähe flexibler zu beliefern.

Konsignationslager & VMI: attraktiv bei Verschleiß-, Ersatz- und Verbrauchsteilen

Konsignationslager sind aus Sicht der Kundschaft vorteilhaft bei Verschleiß-, Verbrauchs- und häufig benötigten Ersatzteilen. Darüber hinaus auch dann, wenn der Bedarf an Artikeln stärker schwankt, z. B. saisonbedingt. Große Unternehmen – beispielsweise Autoherstellende – haben innerhalb ihrer Lagerhallen abgetrennte Bereiche in denen jeder Konsignant eine Lagerfläche hat, für die er zuständig ist. Falls ein Unternehmen das komplette Lagermanagement für bestimmte Artikel oder Waren(-Gruppen) an einen Lieferanten, Herstellenden oder Zwischenhändler überträgt, spricht man von Vendor Managed Inventory (VMI). Dabei wird in der Regel auch ein Rahmenvertrag abgeschlossen. In vielen Fällen kann dieses Konzept jedoch nur dann reibungslos umgesetzt werden, wenn relevante Lagerdaten regelmäßig und automatisiert übermittelt werden. Das können Verkaufszahlen, Absatzvorhersagen oder aktuelle Lager- und Sicherheitsbestände sein. Diese Aufgabe lässt sich am besten mithilfe eines ERP-Systems wie Dynamics 365 Business Central bewältigen. In solchen Fällen erweisen sich die APIs/Webservices in Dynamics 365 Business Central als sehr nützlich. Es handelt sich hierbei um Schnittstellen, die in der ERP-Software eingerichtet werden. Mit ihrer Hilfe kann bestimmt werden, auf welche Daten Drittanbietende zugreifen dürfen.

3. ERP & Lager: Innovative Finanzierungsansätze werden möglich

Wenn es um Lager- und Einkaufsfinanzierung geht, wird man mit mehreren Begriffen konfrontiert. Einige davon sind:

• Lagerfinanzierung
• Supply Chain-Finanzierung
• Sale & Lease Back
• Einkaufsfinanzierung

Die Begriffe können unterschiedliche Bedeutungen haben, allen ist aber gemein, dass eine Zwischeninstanz dazukommt. Das kann eine Bank oder ein anderer Dienstleistender sein. In manchen Fällen wird eine Geldsumme in Kreditform gewährt, in anderen nur ein längerer Zahlungsaufschub. Auch eignen sich manche Finanzierungsoptionen besser beim höheren Einkaufsvolumen, sie kommen dann vordergründig für Großunternehmen infrage – andere wiederum haben auch KMU im Visier. Der Begriff Supply Chain Finanzierung dient dabei oft als Oberbegriff. Um die nachfolgend vorgestellten Finanzierungskonzepte im vollen Umfang umzusetzen, ist ein ERP-System wie Dynamics 365 Business Central erforderlich oder zumindest empfehlenswert.

Lagerfinanzierung

Eine Lagerfinanzierung ist für Unternehmen interessant, bei denen größere Liquidität im Lager gebunden ist. Diese Finanzierungsform ist oft günstiger als ein Kontokorrentkredit. Der Wert der Lagergüter wird dabei geschätzt – er dient anschließend als Sicherheit – daraus wird dann auch die Darlehensgröße ermittelt. Die Finanzierungssumme kann bis zu zwei Drittel des Lagerbestandswertes oder sogar mehr betragen. Neben dem geschätzten Lagergutwert, hat die Häufigkeit, mit der das Lagergut umgeschlagen wird, den größten Einfluss die Höhe des Darlehens. Ein Vorteil für Unternehmen: Liquidität lässt sich so verschaffen, ohne dass bestehende Kreditlinien bei Banken zum Tragen kommen. Lagerfinanzierung eignet sich eher für größere Unternehmen mit größeren Lagerbeständen.

Einkaufsfinanzierung & Finetrading

Bei der Einkaufsfinanzierung bekommt das Unternehmen kein Geld für Waren im Lager. Dafür wird jedoch die Zahlungsfrist verlängert. Ein zwischengeschalteter Dienstleistender prüft die Bonität des Unternehmens. Falls sie in Ordnung ist, bezahlt er anschließend die Rechnung an das Lieferunternehmen und gewährt dem einkaufenden Unternehmen eine Zahlungsverlängerung; sie kann mehrere Monate betragen. Diese Finanzierungsform lässt sich auch weiter ausbauen. Beispielsweise kann langfristig ein Rahmenvertrag mit einem spezialisierten Zwischenhändler geschlossen werden. Er kauft dann Waren im Auftrag des Unternehmens bei liefernden Unternehmen ein und begleicht die Rechnungen. Das Unternehmen, das die Waren einkauft, zahlt an den Zwischendienstleistenden zum deutlich späteren Zeitpunkt. Es entstehen dabei geringere Kosten für die Dienstleistung. Dieses Verfahren wird häufig auch Finetrading bezeichnet. Eine entsprechende Integration in die unternehmenseigene IT ist dabei wichtig. Ein ERP-System wie Dynamics 365 Business Central kann auch hier wertvolle Unterstützung leisten.

Sale-Lease-Back der Lagerausrüstung

Bei Maschinen und Anlagen, die im Lager bzw. in der Produktion verwendet werden, handelt es sich zumeist um eine der größten Investitionen, die ein Unternehmen tätigt. Möchte man die Liquidität im Lager erhöhen, kommt hier eventuell ein Sale-Lease-Back-Geschäft (Rückmietverkauf) infrage. Beim Rückmietverkauf bewertet ein Gutachter den Wert der Maschinen und Anlagen, ein Leasingsunternehmen kauft sie danach. Anschließend vermietet das Leasingsunternehmen die Ausstattung an den Verkäufer zurück. Diese Option kann besonders für Unternehmen interessant sein, die größere oder mehrere Lagerflächen bewirtschaften und viel technische Ausrüstung benötigen. Es sollte natürlich beachtet werden, dass dabei auch Kosten entstehen – z. B. für einen Gutachter. Darüber hinaus ist das leasende Unternehmen meistens auch weiterhin für Reparatur- und Wartungsarbeiten zuständig. Doch in Fällen, wenn Liquidität kurzfristig benötigt wird oder geschont werden soll, kann ein solches Geschäft unterm Strich lohnenswert sein. Mithilfe eines ERP-Systems lassen sich die erforderlichen Transaktionen durchführen, analysieren und steuern.