Home-Office und Remote Work So klappen
Kommunikati­on,
Zusammen­arbeit und
Zu­sammenhalt noch besser

Arbeiten aus dem Home-Office – oder von einem beliebigen anderen Ort aus

In einem Unternehmen mit einem Remote-First-Ansatz haben die Mitarbeitenden die Möglichkeit, von einem Ort ihrer Wahl aus zu arbeiten – das kann das Home-Office, aber auch ein Café, ein Flugzeug oder ein Zug sein. Diese Arbeitsweise bietet ihnen viel Flexibilität und ermöglicht es den Mitarbeitenden, ihre Arbeit in einer Umgebung durchzuführen, die für sie am produktivsten ist. Der Ansatz kann auch dazu beitragen, den Arbeitsweg zu reduzieren, die Work-Life-Balance zu verbessern und die Anpassungsfähigkeit von Unternehmen zu erhöhen.

Das Ganze bietet also einige Vorteile. Doch wie sieht es mit der Zusammenarbeit im Team aus? Was können und sollten Sie beachten, um den Teamgeist trotz räumlicher Distanz zu stärken?

Gemeinsam und nicht einsam – 10 Tipps für die Remote-Arbeit

1. Kommunizieren!

Kommunikation ist in einem Remote-First-Umfeld das A und O – nicht nur im Laufe eines Arbeitstages, sondern auch in Form von turnusmäßigen Abstimmungen, in denen sich die Teammitglieder gegenseitig updaten. So können Sie etwa für jede Woche einen „Jour fixe“ für Ihr Team einplanen. Es ist wichtig, dass diese Abstimmungen regelmäßig stattfinden, um eine gewisse Routine und Kontinuität zu schaffen.

Sie können dabei auch gezielt Tagesordnungspunkte einbauen, die die Teammitglieder auf persönlicher Ebene in Kontakt bringen, z. B. Smalltalk zu Beginn oder am Ende des Meetings – oder Sie greifen auf eine noch modernere Lösung zurück und nutzen die IceBreakers in Microsoft Teams.

2. Übersichtliche Software-Tools verwenden

Und wie sollte die Kommunikation am besten ablaufen? Wenn alle Teammitglieder aus dem Home-Office arbeiten, finden jegliche Abstimmung und Kommunikation virtuell statt. Dabei kann Microsoft Teams als zentraler Ort für die Teamarbeit dienen – unter anderem mit Funktionen wie dem Chat sowie Chatgruppen und -kanälen, (Video-)Anrufen und Besprechungen.

Outlook ist ebenfalls ein hilfreiches Tool im Remote-Work-Kontext. Im Kalender werden alle Besprechungen geplant und verwaltet – und lassen sich ganz einfach über den jeweiligen Kalendereintrag starten, wenn es soweit ist. Hierbei ist die Integration von Outlook und Teams wieder einmal ein großer Vorteil und gestaltet viele Abläufe einfach und unkompliziert.

Survival-Guide fürs Home-Office Mit diesen 10
Tipps überleben
Sie alleine in
der Wildnis

3. Kreative Teams-Kanäle erstellen

Microsoft Teams ist nicht nur ein tolles Tool, um sich untereinander zu fachlichen Themen und Abläufen im Arbeitsalltag auszutauschen – die Teams-Kanäle bieten darüber hinaus eine Basis für den zwischenmenschlichen Austausch. Sie können für einzelne Themen jeweils eigene Kanäle anlegen, sodass für Struktur gesorgt ist und jedes Thema im passenden Kanal diskutiert werden kann.

So können Sie beispielsweise einen „Danke“-Kanal ❤️ erstellen, in dem Sie vor dem ganzen Team Lob an einzelne Mitarbeitende aussprechen können, die etwas Besonderes geleistet bzw. erreicht haben. Etwa, wenn jemand eine Weiterbildung erfolgreich abgeschlossen hat.

Außerdem ist in diesem Kanal Platz für Geburtstagsglückwünsche 🎂 und wie der Name schon sagt – um sich bei anderen Teammitgliedern für deren Unterstützung zu bedanken. 🤝

Und natürlich können Sie auch Kanäle erstellen, bei denen es um die Planung gemeinsamer Mittagspausen oder After-Work-Treffen geht. Oder um die Organisation sportlicher Aktivitäten ⚽, die im Team unternommen werden.

4. Eine digitale Knowledge-Base bereitstellen

Wenn die Teammitglieder räumlich getrennt voneinander arbeiten, ist es umso wichtiger, alle essentiellen Informationen digital und gebündelt zur Verfügung zu stellen. Dabei kann eine Knowledge-Base Abhilfe schaffen: Sie dient als eine Art Handbuch der Orientierung in allen möglichen Situationen des Arbeitsalltags und kann im Intranet jederzeit von allen Mitarbeitenden eingesehen werden. Zudem haben die Mitarbeitenden die Möglichkeit, die digitale Knowledge-Base zu erweitern und fehlende Informationen zu ergänzen oder sie zu bearbeiten.

5. Virtuelle Kaffeepausen einlegen

Warum nicht eine digitale Kaffeepause in den Arbeitsalltag integrieren? Das funktioniert ganz einfach – mithilfe einer App. Dort werden in regelmäßigen Abständen (z. B. jede Woche) Mitarbeitende einander zugeteilt, die eine virtuelle Kaffeepause zusammen verbringen können. Die Mitarbeitenden planen die gemeinsame Pause dann in Outlook, welche dann wiederum über Teams stattfindet.

6. Feedback-Runden etablieren

Da im Home-Office die spontane persönliche Interaktion „zwischendurch“ (z. B. in der Teeküche) wegfällt, sind klare Kommunikation und Rückmeldungen besonders wichtig, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeitenden auf dem richtigen Weg sind. Außerdem steigert kontinuierliches Feedback die Motivation und fördert das lebenslange Lernen. Daher ist es sinnvoll, regelmäßige Feedback-Runden mit Mitarbeitenden und Führungskräften zu etablieren. Unterscheiden Sie zwischen individuellem Feedback und Team-Feedback.

7. Abteilungs-Newsletter schreiben

Um das gesamte Team regelmäßig zu updaten, eignen sich Abteilungs-Newsletter hervorragend – damit haben die einzelnen Abteilungen die Möglichkeit, das Kollegium über Neuigkeiten, aktuelle Projekte und Herausforderungen zu informieren. Die übrigen Mitarbeitenden können selbst entscheiden, wann sie sich den Newsletter durchlesen. Dies unterstützt somit auch asynchrones Arbeiten.

8. Gemeinsame Mittagspausen planen (vor Ort und virtuell)

Wenn man nicht am selben Arbeitsplatz arbeitet, lassen sich dennoch die Mittagspausen zusammen verbringen. Das geht sowohl in einer örtlichen Location (sollten Mitarbeitende in derselben Stadt arbeiten) – z. B. in einem Restaurant oder Imbiss – als auch virtuell. Bei der virtuellen Mittagspause organisieren sich dann einfach alle unabhängig voneinander ihr Mittagessen und verabreden sich für ein Teams-Meeting. 😊

9. After-Work-Sessions organisieren

Über gemeinsame Mittagspausen hinaus lassen sich natürlich auch Treffen nach Feierabend organisieren. Möglich sind:

• Restaurantbesuche oder Cocktailabende
• Sportliche Aktivitäten – z. B. Bouldern
• Virtuelle Treffen – z. B. um gemeinsam zu zocken oder um sich zum Kochen oder Backen zu verabreden

10. Raum für Begegnungen am Arbeitsplatz schaffen

Trotz allem kann es sinnvoll sein, einen Arbeitsraum zur Verfügung zu stellen – zum Beispiel in Form eines unternehmenseigenen Co-Working-Spaces. Dorthin können die Mitarbeitenden ausweichen, sollten sie zu Hause einmal nicht ungestört arbeiten können – oder wenn ihnen einfach mal die Decke auf den Kopf fällt.

Falls die Arbeitsplätze dort begrenzt sind, bietet es sich an, diese ebenfalls über ein digitales Tool zu verwalten – beispielsweise eignet sich Waldo. Die Anwendung lässt sich in Microsoft Teams integrieren.

Produktive Zusammenarbeit auf Distanz – zwei Grundvoraussetzungen

Es gibt zwei grundlegende Voraussetzungen, um all diese Ideen umzusetzen. Zum einen können virtuelle Zusammenarbeit und Teambuilding nur funktionieren, wenn Ihr Unternehmen in der Lage ist, sämtliche Abläufe digital abzuwickeln. Dazu gehören nicht nur die entsprechenden Technologien – häufig müssen Sie auch Ihre internen Denkweisen, Ihre Prozesse und Ihre Gewohnheiten verändern.

Das gelingt wiederum nur, wenn Sie offen für Veränderungen, neue Tools und innovative Ideen sind. Für Unternehmen, die Remote Work implementieren, bedeutet das manchmal eine ganze Reihe von Veränderungen. An dieser Stelle kann ein Change Management hilfreich sein.

Prosci® ist eine bewährte Methode, auf die Sie zurückgreifen können, um Ihren Veränderungsprozess erfolgreich durchzuführen. Insbesondere hilft sie Ihnen dabei, Ihre Mitarbeitenden auf diesem Weg zu unterstützen (z. B. mit dem sogenannten ADKAR®-Modell). Gerne beraten wir Sie, wenn Sie sich für Prosci® interessieren.

Den Spagat zwischen sozialen Bedürfnissen und Produktivität hinbekommen

In einem Remote-Unternehmen müssen die Mitarbeitenden gezielt darüber nachdenken, wann, wie und warum sie sich mit dem Kollegium verabreden. Mit den genannten Möglichkeiten können Sie diese Interaktion sehr gut fördern. Es ist dabei essenziell, im Arbeitsalltag den Spagat zwischen sozialen Bedürfnissen und Produktivität zu schaffen. Wenn Sie auf die richtige Balance achten, steigt auch die Zufriedenheit der Mitarbeitenden – egal ob virtuell von zu Hause aus oder persönlich.