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Home-Office und Remote Work So klappen
Kommunikati­on,
Zusammen­arbeit
und
Zu­sammenhalt
noch besser

Der kurze Plausch an der Kaffeemaschine und der gemeinsame Spaziergang in der Mittagspause đŸœïž sind hĂ€ufig ein Teil des typischen BĂŒroalltags. Kein Wunder – schließlich hilft der Aus­tausch abseits von fachlichen Inhalten dabei, das Wir-GefĂŒhl zu stĂ€rken. Wenn Ihr Team ĂŒberwiegend aus dem Home-Office arbeitet, ist es umso wichtiger, die soziale Komponente zu fördern. Mit ein paar einfachen Methoden und Ritualen stĂ€rken Sie den Teamzusammenhalt und lösen die Herausforderungen, die mit Remote Work einhergehen, geschickt.


Arbeiten aus dem Home-Office – oder von einem beliebigen anderen Ort aus

In einem Unternehmen mit einem Remote-First-Ansatz haben die Mitarbeitenden die Möglichkeit, von einem Ort ihrer Wahl aus zu arbeiten – das kann das Home-Office, aber auch ein CafĂ©, ein Flugzeug oder ein Zug sein. Diese Arbeitsweise bietet ihnen viel FlexibilitĂ€t und ermöglicht es den Mitarbeitenden, ihre Arbeit in einer Umgebung durchzufĂŒhren, die fĂŒr sie am produktivsten ist. Der Ansatz kann auch dazu beitragen, den Arbeitsweg zu reduzieren, die Work-Life-Balance zu verbessern und die AnpassungsfĂ€higkeit von Unternehmen zu erhöhen.

Das Ganze bietet also einige Vorteile. Doch wie sieht es mit der Zusammenarbeit im Team aus? Was können und sollten Sie beachten, um den Teamgeist trotz rÀumlicher Distanz zu stÀrken?

Gemeinsam und nicht einsam – 10 Tipps fĂŒr die Remote-Arbeit

1. Kommunizieren!

Kommunikation ist in einem Remote-First-Umfeld das A und O – nicht nur im Laufe eines Arbeitstages, sondern auch in Form von turnusmĂ€ĂŸigen Abstimmungen, in denen sich die Teammitglieder gegenseitig updaten. So können Sie etwa fĂŒr jede Woche einen „Jour fixe“ fĂŒr Ihr Team einplanen. Es ist wichtig, dass diese Abstimmungen regelmĂ€ĂŸig stattfinden, um eine gewisse Routine und KontinuitĂ€t zu schaffen.

Sie können dabei auch gezielt Tagesordnungspunkte einbauen, die die Teammitglieder auf persönlicher Ebene in Kontakt bringen, z. B. Smalltalk zu Beginn oder am Ende des Meetings – oder Sie greifen auf eine noch modernere Lösung zurĂŒck und nutzen die IceBreakers in Microsoft Teams.

2. Übersichtliche Software-Tools verwenden

Und wie sollte die Kommunikation am besten ablaufen? Wenn alle Teammitglieder aus dem Home-Office arbeiten, finden jegliche Abstimmung und Kommunikation virtuell statt. Dabei kann Microsoft Teams als zentraler Ort fĂŒr die Teamarbeit dienen – unter anderem mit Funktionen wie dem Chat sowie Chatgruppen und -kanĂ€len, (Video-)Anrufen und Besprechungen.

Outlook ist ebenfalls ein hilfreiches Tool im Remote-Work-Kontext. Im Kalender werden alle Besprechungen geplant und verwaltet – und lassen sich ganz einfach ĂŒber den jeweiligen Kalendereintrag starten, wenn es soweit ist. Hierbei ist die Integration von Outlook und Teams wieder einmal ein großer Vorteil und gestaltet viele AblĂ€ufe einfach und unkompliziert.

3. Kreative Teams-KanÀle erstellen

Microsoft Teams ist nicht nur ein tolles Tool, um sich untereinander zu fachlichen Themen und AblĂ€ufen im Arbeitsalltag auszutauschen – die Teams-KanĂ€le bieten darĂŒber hinaus eine Basis fĂŒr den zwischenmenschlichen Austausch. Sie können fĂŒr einzelne Themen jeweils eigene KanĂ€le anlegen, sodass fĂŒr Struktur gesorgt ist und jedes Thema im passenden Kanal diskutiert werden kann.

So können Sie beispielsweise einen „Danke“-Kanal ❀ erstellen, in dem Sie vor dem ganzen Team Lob an einzelne Mitarbeitende aussprechen können, die etwas Besonderes geleistet bzw. erreicht haben. Etwa, wenn jemand eine Weiterbildung erfolgreich abgeschlossen hat.

Außerdem ist in diesem Kanal Platz fĂŒr GeburtstagsglĂŒckwĂŒnsche 🎂 und wie der Name schon sagt – um sich bei anderen Teammitgliedern fĂŒr deren UnterstĂŒtzung zu bedanken. đŸ€

Und natĂŒrlich können Sie auch KanĂ€le erstellen, bei denen es um die Planung gemeinsamer Mittagspausen oder After-Work-Treffen geht. Oder um die Organisation sportlicher AktivitĂ€ten âšœ, die im Team unternommen werden.

4. Eine digitale Knowledge-Base bereitstellen

Wenn die Teammitglieder rĂ€umlich getrennt voneinander arbeiten, ist es umso wichtiger, alle essentiellen Informationen digital und gebĂŒndelt zur VerfĂŒgung zu stellen. Dabei kann eine Knowledge-Base Abhilfe schaffen: Sie dient als eine Art Handbuch der Orientierung in allen möglichen Situationen des Arbeitsalltags und kann im Intranet jederzeit von allen Mitarbeitenden eingesehen werden. Zudem haben die Mitarbeitenden die Möglichkeit, die digitale Knowledge-Base zu erweitern und fehlende Informationen zu ergĂ€nzen oder sie zu bearbeiten.

5. Virtuelle Kaffeepausen einlegen

Warum nicht eine digitale Kaffeepause in den Arbeitsalltag integrieren? Das funktioniert ganz einfach – mithilfe einer App. Dort werden in regelmĂ€ĂŸigen AbstĂ€nden (z. B. jede Woche) Mitarbeitende einander zugeteilt, die eine virtuelle Kaffeepause zusammen verbringen können. Die Mitarbeitenden planen die gemeinsame Pause dann in Outlook, welche dann wiederum ĂŒber Teams stattfindet.

6. Feedback-Runden etablieren

Da im Home-Office die spontane persönliche Interaktion „zwischendurch“ (z. B. in der TeekĂŒche) wegfĂ€llt, sind klare Kommunikation und RĂŒckmeldungen besonders wichtig, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeitenden auf dem richtigen Weg sind. Außerdem steigert kontinuierliches Feedback die Motivation und fördert das lebenslange Lernen. Daher ist es sinnvoll, regelmĂ€ĂŸige Feedback-Runden mit Mitarbeitenden und FĂŒhrungskrĂ€ften zu etablieren. Unterscheiden Sie zwischen individuellem Feedback und Team-Feedback.

7. Abteilungs-Newsletter schreiben

Um das gesamte Team regelmĂ€ĂŸig zu updaten, eignen sich Abteilungs-Newsletter hervorragend – damit haben die einzelnen Abteilungen die Möglichkeit, das Kollegium ĂŒber Neuigkeiten, aktuelle Projekte und Herausforderungen zu informieren. Die ĂŒbrigen Mitarbeitenden können selbst entscheiden, wann sie sich den Newsletter durchlesen. Dies unterstĂŒtzt somit auch asynchrones Arbeiten.

8. Gemeinsame Mittagspausen planen (vor Ort und virtuell)

Wenn man nicht am selben Arbeitsplatz arbeitet, lassen sich dennoch die Mittagspausen zusammen verbringen. Das geht sowohl in einer örtlichen Location (sollten Mitarbeitende in derselben Stadt arbeiten) – z. B. in einem Restaurant oder Imbiss – als auch virtuell. Bei der virtuellen Mittagspause organisieren sich dann einfach alle unabhĂ€ngig voneinander ihr Mittagessen und verabreden sich fĂŒr ein Teams-Meeting. 😊

9. After-Work-Sessions organisieren

Über gemeinsame Mittagspausen hinaus lassen sich natĂŒrlich auch Treffen nach Feierabend organisieren. Möglich sind:

  • Restaurantbesuche oder Cocktailabende
  • Sportliche AktivitĂ€ten – z. B. Bouldern
  • Virtuelle Treffen – z. B. um gemeinsam zu zocken oder um sich zum Kochen oder Backen zu verabreden

10. Raum fĂŒr Begegnungen am Arbeitsplatz schaffen

Trotz allem kann es sinnvoll sein, einen Arbeitsraum zur VerfĂŒgung zu stellen – zum Beispiel in Form eines unternehmenseigenen Co-Working-Spaces. Dorthin können die Mitarbeitenden ausweichen, sollten sie zu Hause einmal nicht ungestört arbeiten können – oder wenn ihnen einfach mal die Decke auf den Kopf fĂ€llt.

Falls die ArbeitsplĂ€tze dort begrenzt sind, bietet es sich an, diese ebenfalls ĂŒber ein digitales Tool zu verwalten – beispielsweise eignet sich Waldo. Die Anwendung lĂ€sst sich in Microsoft Teams integrieren.

Das Tool Waldo
Waldo zeigt an, welche ArbeitsplÀtze im Co-Working-Space des Unternehmens belegt sind.

Produktive Zusammenarbeit auf Distanz – zwei Grundvoraussetzungen

Es gibt zwei grundlegende Voraussetzungen, um all diese Ideen umzusetzen. Zum einen können virtuelle Zusammenarbeit und Teambuilding nur funktionieren, wenn Ihr Unternehmen in der Lage ist, sĂ€mtliche AblĂ€ufe digital abzuwickeln. Dazu gehören nicht nur die entsprechenden Technologien – hĂ€ufig mĂŒssen Sie auch Ihre internen Denkweisen, Ihre Prozesse und Ihre Gewohnheiten verĂ€ndern.

Das gelingt wiederum nur, wenn Sie offen fĂŒr VerĂ€nderungen, neue Tools und innovative Ideen sind. FĂŒr Unternehmen, die Remote Work implementieren, bedeutet das manchmal eine ganze Reihe von VerĂ€nderungen. An dieser Stelle kann ein Change Management hilfreich sein.

ProsciÂź ist eine bewĂ€hrte Methode, auf die Sie zurĂŒckgreifen können, um Ihren VerĂ€nderungsprozess erfolgreich durchzufĂŒhren. Insbesondere hilft sie Ihnen dabei, Ihre Mitarbeitenden auf diesem Weg zu unterstĂŒtzen (z. B. mit dem sogenannten ADKARÂź-Modell). Gerne beraten wir Sie, wenn Sie sich fĂŒr ProsciÂź interessieren.

Den Spagat zwischen sozialen BedĂŒrfnissen und ProduktivitĂ€t hinbekommen

In einem Remote-Unternehmen mĂŒssen die Mitarbeitenden gezielt darĂŒber nachdenken, wann, wie und warum sie sich mit dem Kollegium verabreden. Mit den genannten Möglichkeiten können Sie diese Interaktion sehr gut fördern. Es ist dabei essenziell, im Arbeitsalltag den Spagat zwischen sozialen BedĂŒrfnissen und ProduktivitĂ€t zu schaffen. Wenn Sie auf die richtige Balance achten, steigt auch die Zufriedenheit der Mitarbeitenden – egal ob virtuell von zu Hause aus oder persönlich.

Pause und fikaTime
Wann verbringen Sie Ihre nÀchste digitale Kaffeepause?