Aufwendige Prozesse und wiederkehrende Aufgaben Mit Power Automate Vorgänge
automati­sieren und
optimieren

Aufwendige manuelle Reisekostenabrechnung?

Wie ist in Ihrem Unternehmen die Reisekostenabrechnung der Mitarbeitenden organisiert? Häufig läuft dieser Prozess manuell ab, indem die Mitarbeitenden ihre Belege einscannen und per E-Mail an die Finanzabteilung senden. Dort müssen die Kolleginnen und Kollegen dann die Informationen aus den E-Mails extrahieren, in Excel-Tabellen eintragen, die Ausgaben überprüfen und schließlich die Rückerstattungen vornehmen.

Dieser Prozess könnte viel einfacher und effizienter ablaufen – indem Sie dabei Microsoft Power Automate einsetzen.

Was ist Power Automate?

In Power Automate dreht sich alles um Automatisierung: Die Lösung von Microsoft ist Teil der Power Platform und unterstützt Sie dabei, Ihre Arbeitsabläufe zu optimieren sowie wiederkehrende Aufgaben zu automatisieren und so die Effizienz zu steigern.

Mit Power Automate können Anwendende unkompliziert Verbindungen zwischen verschiedenen Anwendungen und Diensten herstellen, um Informationen auszutauschen, Daten zu verarbeiten und auf Ereignisse in Echtzeit zu reagieren. So lassen sich beispielsweise E-Mails auf den Begriff „Zusage“ durchsuchen und zur Nachverfolgung markieren. Oder Sie können Einkaufsrechnungen in Dynamics 365 Business Central genehmigen lassen.

So ist die Startseite von Power Automate aufgebaut:

Egal ob Sie in der IT, im Marketing, im Vertrieb oder in einer ganz anderen Abteilung arbeiten – Power Automate ermöglicht es Ihnen, zeitaufwendige manuelle Prozesse zu reduzieren, sodass Sie sich auf wichtigere Aufgaben konzentrieren können.

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Die Charakteristika und Hauptvorteile von Power Automate

1. Visuelle Workflows erstellen ohne Programmierkenntnisse

Power Automate bietet eine anwendungsfreundliche Oberfläche, die auf dem Drag-&-Drop-Prinzip basiert. Anwendende können Workflow-Elemente wie Aktionen, Bedingungen und Schleifen nahtlos kombinieren. Und das Beste: Sie können ganz einfach automatisierte Workflows erstellen – ohne eine einzige Zeile Code schreiben zu müssen.

2. Daten aus den unterschiedlichsten Quellen erfassen dank umfassender Integrationen

Power Automate ist mit einer Vielzahl von Anwendungen und Diensten integriert – darunter Microsoft 365 (u. a. Teams), Dynamics 365, SharePoint, Salesforce und sogar die Social-Media-Plattform Twitter. Diese Integrationen machen es Ihnen leicht, Daten aus verschiedenen Quellen zu erfassen, zu transformieren und zwischen ihnen auszutauschen.

3. Mit benutzerdefinierten Triggern und Aktionen auf Ereignisse reagieren und Aufgaben lösen

Power Automate ermöglicht es Ihnen, eigene Trigger zu definieren, um auf bestimmte Ereignisse in Ihren Anwendungen zu reagieren. Sie können beispielsweise veranlassen, dass Sie automatisch eine E-Mail-Benachrichtigung erhalten, wenn ein neuer Eintrag in einer Datenbank erstellt wird. Darüber hinaus bietet Power Automate eine breite Palette von Aktionen, die Sie ausführen können, um beispielsweise Daten zu modifizieren, E-Mails zu senden und Dokumente zu erstellen.

4. Die mobile Unterstützung ermöglicht Zugriff auf Workflows von überall und zu jeder Tageszeit

Mit der Power Automate Mobile App können Sie Ihre Workflows überall und jederzeit überwachen und verwalten. Sie erhalten Benachrichtigungen, wenn ein Workflow ausgeführt wird oder eine Aktion abgeschlossen ist, und können sogar Workflows direkt von Ihrem mobilen Gerät aus starten.

5. Unterschiedliche Versionen für unterschiedliche Budgets

In Power Automate stehen Ihnen verschiedene Pläne zur Verfügung – darunter auch kostenlose Versionen mit grundlegenden Funktionen. Dadurch wird die Automatisierung für Unternehmen jeder Größe erschwinglich und zugänglich.

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Mit einer automatisierten Reisekostenabrechnung Zeit sparen und Fehler vermeiden

Zurück zur Reisekostenabrechnung vom Anfang. Die folgenden Schritte könnten Sie mithilfe von Power Automate automatisieren und damit sehr viel Zeit sparen – und darüber hinaus die Fehlerquote verringern, die durch manuelle Eingaben zustande kommt:

• Schritt 1: Daten erfassen

  Um die benötigten Daten abzufragen, können Sie ein Online-Formular oder eine andere Schnittstelle erstellen, über die die Mitarbeitenden ihre Reisekosten eingeben können. Das Formular kann Informationen wie Reisedatum, Reiseziel, Transportmittel, Kosten für Unterkunft und Verpflegung und andere Ausgaben abfragen.

• Schritt 2: Daten überprüfen

  Anschließend können Sie Power Automate verwenden, um die eingegebenen Daten zu überprüfen und sicherzustellen, dass alle erforderlichen Informationen vorhanden sind. Vergewissern Sie sich beispielsweise, dass Datum und Beträge im richtigen Format vorliegen.

• Schritt 3: Abrechnungen genehmigen

  Sie haben die Möglichkeit, einen Genehmigungsworkflow einzurichten, der automatisch an die jeweilige Führungskraft gesendet wird. Diese kann die Reisekosten überprüfen und die Abrechnung genehmigen oder ablehnen.

  

• Schritt 4: Ausgaben kategorisieren

  Mithilfe von Power Automate können Sie die erfassten Ausgaben automatisch in verschiedene Kategorien einteilen, wie z. B. Transport, Unterkunft und Verpflegung. Dies erleichtert die spätere Berichterstattung und Analyse der Reisekosten.

• Schritt 5: Erstattungen veranlassen

  Zudem können Sie den Erstattungsprozess automatisieren, indem Sie Power Automate mit Ihrem Zahlungssystem oder Ihrer Buchhaltungssoftware integrieren. Sobald die Abrechnung genehmigt wurde, kann die Erstattung automatisch veranlasst werden.

• Schritt 6: Berichte generieren

  Power Automate kann Sie ebenfalls dabei unterstützen, regelmäßig Berichte über die Reisekosten zu generieren. Diese Berichte können an das Management, die Buchhaltung oder andere relevante Personen gesendet werden. Dadurch erhalten diese einen Überblick über die Ausgaben und können Trends und Muster identifizieren.

• Schritt 7: Abrechnungen archivieren

  Die abgeschlossenen Reisekostenabrechnungen können Sie in einem zentralen Archiv speichern – zum Beispiel in Ihrem Dokumentenmanagementsystem. Dies ermöglicht einen einfachen Zugriff auf vergangene Abrechnungen und dient als Nachweis für zukünftige Referenzen oder Audits.