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Microsoft Power Automate

Kopfzeilen-Anf√ľhrungszeichen Moderne Prozess-Automatisierung Kopfzeilen-Anf√ľhrungszeichen

Aufwendige Prozesse und wiederkehrende Aufgaben Mit Power Automate Vorgänge
automati­sieren
und
optimieren

Die Reisekostenabrechnung ūüöÜ, die Abwicklung von Urlaubsantr√§gen ūüß≥, die √úbertragung von Rechnungsdaten aus E-Mails‚Ķ das sind nur ein paar Beispiele f√ľr T√§tigkeiten im Unternehmen, bei denen Ihnen Power Automate Arbeit abnehmen kann ‚Äď und zwar indem die L√∂sung repetitive manuelle Prozesse automatisch durchf√ľhrt.


Aufwendige manuelle Reisekostenabrechnung?

Wie ist in Ihrem Unternehmen die Reisekostenabrechnung der Mitarbeitenden organisiert? H√§ufig l√§uft dieser Prozess manuell ab, indem die Mitarbeitenden ihre Belege einscannen und per E-Mail an die Finanzabteilung senden. Dort m√ľssen die Kolleginnen und Kollegen dann die Informationen aus den E-Mails extrahieren, in Excel-Tabellen eintragen, die Ausgaben √ľberpr√ľfen und schlie√ülich die R√ľckerstattungen vornehmen.

Dieser Prozess k√∂nnte viel einfacher und effizienter ablaufen ‚Äď indem Sie dabei Microsoft Power Automate einsetzen.

Was ist Power Automate?

In Power Automate dreht sich alles um Automatisierung: Die L√∂sung von Microsoft ist Teil der Power Platform und unterst√ľtzt Sie dabei, Ihre Arbeitsabl√§ufe zu optimieren sowie wiederkehrende Aufgaben zu automatisieren und so die Effizienz zu steigern.

Mit Power Automate k√∂nnen Anwendende unkompliziert Verbindungen zwischen verschiedenen Anwendungen und Diensten herstellen, um Informationen auszutauschen, Daten zu verarbeiten und auf Ereignisse in Echtzeit zu reagieren. So lassen sich beispielsweise E-Mails auf den Begriff ‚ÄěZusage‚Äú durchsuchen und zur Nachverfolgung markieren. Oder Sie k√∂nnen Einkaufsrechnungen in Dynamics 365 Business Central genehmigen lassen.

So ist die Startseite von Power Automate aufgebaut:

Startseite von Power Automate
Die Startseite von Power Automate ist √ľbersichtlich aufgebaut.

Egal ob Sie in der IT, im Marketing, im Vertrieb oder in einer ganz anderen Abteilung arbeiten ‚Äď Power Automate erm√∂glicht es Ihnen, zeitaufwendige manuelle Prozesse zu reduzieren, sodass Sie sich auf wichtigere Aufgaben konzentrieren k√∂nnen.


Die Charakteristika und Hauptvorteile von Power Automate

1. Visuelle Workflows erstellen ohne Programmierkenntnisse

Power Automate bietet eine anwendungsfreundliche Oberfl√§che, die auf dem Drag-&-Drop-Prinzip basiert. Anwendende k√∂nnen Workflow-Elemente wie Aktionen, Bedingungen und Schleifen nahtlos kombinieren. Und das Beste: Sie k√∂nnen ganz einfach automatisierte Workflows erstellen ‚Äď ohne eine einzige Zeile Code schreiben zu m√ľssen.

Flow erstellen
Einen automatisierten Cloud-Flow in Power Automate erstellen.

2. Daten aus den unterschiedlichsten Quellen erfassen dank umfassender Integrationen

Power Automate ist mit einer Vielzahl von Anwendungen und Diensten integriert ‚Äď darunter Microsoft 365 (u. a. Teams), Dynamics 365, SharePoint, Salesforce und sogar die Social-Media-Plattform Twitter. Diese Integrationen machen es Ihnen leicht, Daten aus verschiedenen Quellen zu erfassen, zu transformieren und zwischen ihnen auszutauschen.

3. Mit benutzerdefinierten Triggern und Aktionen auf Ereignisse reagieren und Aufgaben lösen

Power Automate erm√∂glicht es Ihnen, eigene Trigger zu definieren, um auf bestimmte Ereignisse in Ihren Anwendungen zu reagieren. Sie k√∂nnen beispielsweise veranlassen, dass Sie automatisch eine E-Mail-Benachrichtigung erhalten, wenn ein neuer Eintrag in einer Datenbank erstellt wird. Dar√ľber hinaus bietet Power Automate eine breite Palette von Aktionen, die Sie ausf√ľhren k√∂nnen, um beispielsweise Daten zu modifizieren, E-Mails zu senden und Dokumente zu erstellen.

4. Die mobile Unterst√ľtzung erm√∂glicht Zugriff auf Workflows von √ľberall und zu jeder Tageszeit

Mit der Power Automate Mobile App k√∂nnen Sie Ihre Workflows √ľberall und jederzeit √ľberwachen und verwalten. Sie erhalten Benachrichtigungen, wenn ein Workflow ausgef√ľhrt wird oder eine Aktion abgeschlossen ist, und k√∂nnen sogar Workflows direkt von Ihrem mobilen Ger√§t aus starten.

5. Unterschiedliche Versionen f√ľr unterschiedliche Budgets

In Power Automate stehen Ihnen verschiedene Pl√§ne zur Verf√ľgung ‚Äď darunter auch kostenlose Versionen mit grundlegenden Funktionen. Dadurch wird die Automatisierung f√ľr Unternehmen jeder Gr√∂√üe erschwinglich und zug√§nglich.


Mit einer automatisierten Reisekostenabrechnung Zeit sparen und Fehler vermeiden

Zur√ľck zur Reisekostenabrechnung vom Anfang. Die folgenden Schritte k√∂nnten Sie mithilfe von Power Automate automatisieren und damit sehr viel Zeit sparen ‚Äď und dar√ľber hinaus die Fehlerquote verringern, die durch manuelle Eingaben zustande kommt:

  • Schritt 1: Daten erfassen

    Um die ben√∂tigten Daten abzufragen, k√∂nnen Sie ein Online-Formular oder eine andere Schnittstelle erstellen, √ľber die die Mitarbeitenden ihre Reisekosten eingeben k√∂nnen. Das Formular kann Informationen wie Reisedatum, Reiseziel, Transportmittel, Kosten f√ľr Unterkunft und Verpflegung und andere Ausgaben abfragen.

  • Schritt 2: Daten √ľberpr√ľfen

    Anschlie√üend k√∂nnen Sie Power Automate verwenden, um die eingegebenen Daten zu √ľberpr√ľfen und sicherzustellen, dass alle erforderlichen Informationen vorhanden sind. Vergewissern Sie sich beispielsweise, dass Datum und Betr√§ge im richtigen Format vorliegen.

  • Schritt 3: Abrechnungen genehmigen

    Sie haben die M√∂glichkeit, einen Genehmigungsworkflow einzurichten, der automatisch an die jeweilige F√ľhrungskraft gesendet wird. Diese kann die Reisekosten √ľberpr√ľfen und die Abrechnung genehmigen oder ablehnen.

    Reisekosten Flow anlegen
    Erstellen Sie einen Flow f√ľr die Reisekostenabrechnung.
  • Schritt 4: Ausgaben kategorisieren

    Mithilfe von Power Automate können Sie die erfassten Ausgaben automatisch in verschiedene Kategorien einteilen, wie z. B. Transport, Unterkunft und Verpflegung. Dies erleichtert die spätere Berichterstattung und Analyse der Reisekosten.

  • Schritt 5: Erstattungen veranlassen

    Zudem können Sie den Erstattungsprozess automatisieren, indem Sie Power Automate mit Ihrem Zahlungssystem oder Ihrer Buchhaltungssoftware integrieren. Sobald die Abrechnung genehmigt wurde, kann die Erstattung automatisch veranlasst werden.

  • Schritt 6: Berichte generieren

    Power Automate kann Sie ebenfalls dabei unterst√ľtzen, regelm√§√üig Berichte √ľber die Reisekosten zu generieren. Diese Berichte k√∂nnen an das Management, die Buchhaltung oder andere relevante Personen gesendet werden. Dadurch erhalten diese einen √úberblick √ľber die Ausgaben und k√∂nnen Trends und Muster identifizieren.

  • Schritt 7: Abrechnungen archivieren

    Die abgeschlossenen Reisekostenabrechnungen k√∂nnen Sie in einem zentralen Archiv speichern ‚Äď zum Beispiel in Ihrem Dokumentenmanagementsystem. Dies erm√∂glicht einen einfachen Zugriff auf vergangene Abrechnungen und dient als Nachweis f√ľr zuk√ľnftige Referenzen oder Audits.

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