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Microsoft Power Automate

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Die Abwesenheit in Outlook
vor dem
E-Mail-Versand
prüfen
mit Power
Automate Flow anlegen und Testlauf durchführen

Sie möchten in Ihrer Artikel-Genehmigung erst prüfen, ob die genehmigende Person eine Abwesenheitsnotiz in Outlook gesetzt hat, um alternativ den Stellvertreter oder die Stellvertreterin einsetzen zu können? Hier erfahren Sie, wie Sie diese Prüfung mithilfe von Power Automate schnell umsetzen.


Wie prüfen Sie, ob eine Person, die eine E-Mail erhalten soll, abwesend ist?

Stellen Sie sich folgende Situation vor: Sie haben einen Flow angelegt, der eine Genehmigungsanfrage an eine zuständige Person aus Ihrer Verkaufsabteilung verschickt, sobald ein neuer Artikel in Business Central angelegt wurde.

Flow Artikelgenehmigung

Aber was tun, wenn die Person im Urlaub ist? Wie ermitteln Sie, dass in Outlook eine Abwesenheitsnotiz hinterlegt wurde und schicken die Anfrage stattdessen an eine stellvertretende Person?

Initialisieren Sie – zwischen dem Abrufen des Datensatzes und der Erstellung der Genehmigung – die folgenden zwei Variablen.

Anzeigename Datentyp Standardwert
GenehmigendePerson Text
AutomatischeMailAntwort Text

Variablen initialisieren

Nutzen Sie die ‘Outlook 365’-Aktion ‘E-Mail-Infos für ein Postfach abrufen’ und setzen Sie dort die E-Mail-Adresse der Person ein, die als erste für die Genehmigung in Betracht kommt.

Tipp: Dies können Sie auch dynamisch gestalten, indem Sie eine Liste von Genehmigenden abrufen und diese durchlaufen. Achten Sie in diesem Fall darauf, innerhalb der ‘Auf alle anwenden’-Schleife zu bleiben, bis eine anwesende genehmigende Person gefunden wurde.

Anschließend legen Sie die Ausgabe ‘Automatische Antwortnachricht’ aus dieser Aktion als ‘Value’ der Variable ‘AutomatischeMailAntwort’ fest.

Infos zur E-Mail abrufen

Setzen Sie eine Bedingung mit den folgenden zwei Prüfungen:

Variable ‘AutomatischeMailAntwort’ is equal to fx-Funktion null

ODER

Variable ‘AutomatischeMailAntwort’ is equal to (leer)

Hinweis: Sie fügen eine fx-Funktion hinzu, indem Sie erst in das Feld und anschließend auf das Symbol fx am Rand des Feldes klicken. Geben Sie hier das Wort ’null’ ein und bestätigen Sie mit ‘Hinzufügen’.

Im TRUE-Zweig geben Sie in der Variable ‘GenehmigendePerson’ die E-Mail-Adresse der Person an, die standardmäßig genehmigen soll. Im FALSE-Zweig tragen Sie die Adresse der stellvertretenden Person in der Variable ‘GenehmigendePerson’ ein.

Bedingung Variable AutomatischeMailAntwort ist null

Tipp: Wenn Sie einen Wert prüfen möchten, können Sie dafür an jeder Stelle die ‘Datenvorgang’-Aktion ‘Verfassen’ verwenden und z. B. die zu überprüfende Variable darin angeben. So können Sie kontrollieren, welcher Wert genau gerade ermittelt wurde und ob das mit Ihrer Erwartung übereinstimmt.

Verlassen Sie die Bedingung und setzen Sie die Variable ‘GenehmigendePerson’ in die ‘Datenvorgang’-Aktion ‘Verfassen’, falls Sie den ermittelten Wert gerne im Testlauf prüfen möchten. Diese Aktion ist optional.

Fahren Sie mit der ‘Genehmigungen’-Aktion ‘Genehmigung erstellen’ fort und füllen Sie diese nach Ihren Wünschen aus. Geben Sie bei ‘Zugewiesen Zu’ die Variable ‘GenehmigendePerson’ an.

Genehmigung erstellen

Anschließend können Sie den Genehmigungsprozess wie geplant fortsetzen.

Testlauf

In mehreren Testläufen können Sie nachverfolgen, was in den Situationen jeweils passiert. Solange die genehmigende Person keine Abwesenheitsnotiz gesetzt hat, wird über die Abfrage der Aktion ‘E-Mail-Infos für ein Postfach abrufen’ nur eine leere Rückgabe ermittelt.

E-Mail Infos keine Abwesenheitsnachricht

Stellt die oder der Genehmigende nun eine solche Abwesenheitsnotiz ein, so verändert sich das Verhalten des Posteingangs.

Adressat/in hat Urlaub

Nach Abfrage der Informationen ist der Wert "automaticReplies": nicht mehr leer, sondern enthält den Text, der hinterlegt wurde, sowie die Formatierung.

E-Mail Infos Abwesenheitsnachricht empfangen

Durch die Prüfung wird festgestellt, dass der Rückgabewert nicht leer ist. Somit wird die stellvertretende Person in die Variable eingefügt, die anschließend an die ‘Genehmigungen’-Aktion ‘Genehmigung erstellen’ übergeben wird.

Stellvertreter oder Stellvertreterin wurde korrekt gesetzt