Moderne Prozess-Automatisierung
Power Automate: Alle BC-Trigger
in der Übersicht
Wenn Sie Ihren ersten Power Automate-Flow entwickeln möchten, fragen Sie sich vielleicht: Womit soll ich anfangen? Der Startpunkt eines Flows ist immer ein Trigger. In diesem Artikel erhalten Sie eine hilfreiche Übersicht der Trigger, die Ihnen in Power Automate für Business Central zur Verfügung stehen – unterteilt in drei Kategorien. Zudem finden Sie einige grundlegende Hinweise zu ihrer Verwendung, sodass Sie direkt mit Ihrem ersten Flow starten können!
Business Central als Flow-Auslöser
Der Business Central-Konnektor für Power Automate bietet Ihnen die Möglichkeit, ausgehend von Ereignissen in Business Central einen Flow zu starten, der weitere Microsoft 365-Produkte (Outlook, Teams etc.) automatisch in Ihren Arbeitsablauf einbindet. So können Sie beispielsweise Genehmigungen aus Business Central heraus anfordern oder eine eigene Aktion erstellen.
Wie jeder andere Power Automate-Konnektor stellt der Business Central-Konnektor sogenannte Trigger („Auslöser“) und Aktionen zur Verfügung.
Ein Trigger ist immer das erste Element in einem Flow und legt den Startpunkt eines Flows fest. Die Trigger für Business Central lassen sich in drei Kategorien unterteilen.
- BC-Trigger für Datensatzänderungen
- Trigger für Genehmigungsworkflows
- Aktionsbasierte Trigger
- Trigger auf Basis eines Geschäftsereignisses
Hinweis: Falls es zu einem Trigger verschiedene Versionen gibt (z. B. V2 und V3), verwenden Sie nach Möglichkeit die neueste Version.
1. BC-Trigger für Datensatzänderungen
Diese Trigger werden ausgelöst, sobald ein Datensatz erstellt, modifiziert oder gelöscht wird. Damit lässt sich beispielsweise darauf reagieren, wenn ein Verkaufsbeleg erstellt oder eine Artikeleigenschaft geändert wird. Die folgenden Trigger stehen Ihnen zur Verfügung:
Sie werden sich berechtigterweise fragen, warum der Trigger „Wenn ein Datensatz geändert wird“ zweimal existiert. Ein Blick auf die originalen englischen Bezeichnungen der Trigger verschafft hier Klarheit:
Der Trigger „When a record is changed“ wird ausgelöst, sobald Sie jegliche Änderung (Erstellen, Ändern oder Löschen) an einem Datensatz durchführen. Der andere Trigger „When a record is modified“ wird nur bei einer Änderung an einem bestehenden Datensatz ausgelöst – jedoch nicht, wenn Sie einen Datensatz erstellen oder löschen.
Falls Sie sich unsicher sind, welcher Trigger der richtige ist, hilft hier ein Blick auf die Info.
All diese Trigger haben gemeinsam, dass die Felder „Umgebung“, „Unternehmen“, „API-Kategorie“ und „Tabellenname“ benötigt werden.
Als Ausgabe liefern alle diese Trigger die „Row id“ des Datensatzes, der gerade bearbeitet wurde. Diese entspricht dem Feld „SystemId“ in Business Central und dient in den folgenden Schritten dazu, weitere Informationen zum Datensatz abzurufen und diesen ggf. weitergehend zu bearbeiten.
2. Trigger für Genehmigungsworkflows
Für die Tabellen, die in den Bereichen Einkauf, Verkauf und Finanzbuchhaltung (FiBu) am häufigsten verwendet werden, gibt es Trigger zur Genehmigung neuer Stammdaten und Belege.
Diese Trigger werden jeweils aufgerufen, wenn auf einer entsprechenden Seite in Business Central die Aktion „Genehmigung anfordern“ aufgerufen wird:
Wie Sie vielleicht feststellen werden, weichen die (deutschen) Bezeichnungen in Power Automate teilweise von den Bezeichnungen in Business Central ab. Hier eine Übersicht:
| Business Central | Power Automate |
|---|---|
| Artikel | Element |
| Einkaufsbeleg | Kaufdokument |
| Verkaufsbeleg | Vertriebsdokument |
| Debitor | Kundschaft |
| Kreditor | Lieferant |
3. Aktionsbasierte Trigger
Für den Fall, dass Sie Ihren Workflow nicht mit den bisherigen Triggern abbilden können, bietet der Business Central-Konnektor eine weitere Methode, die es Ihnen ermöglicht, einen zusätzlichen Flow zum Power Automate-Aktionsmenü hinzuzufügen, indem Sie im Aktionsbereich über „Weitere Optionen“ auf einer beliebigen Seite in Business Central auf ‘Automate > Power Automate > * Flow erstellen’ klicken.
Wenn Sie ‘Genehmigungsflow erstellen’ wählen, erhalten Sie eine Auswahl an Vorlagen, mit denen Sie fortfahren können. Oder klicken Sie auf ’➕ Ohne Vorlage erstellen’, um mit einem Flow zu beginnen, der nur den Auslöser „Für einen ausgewählten Datensatz“ hat, den Sie ganz nach Ihren Wünschen gestalten können.
Wenn Sie ‘Aktion auf Grundlage eines Flows erstellen’, wählen, erhalten Sie eine andere Auswahl an Vorlagen, mit denen Sie fortfahren können. Wenn Sie jedoch ‘➕ Ohne Vorlage erstellen’ wählen, beginnen Sie ebenfalls mit dem Trigger „Für einen ausgewählten Datensatz“.
Wenn Sie ‘Automatisierten Flow erstellen’, wählen, erhalten Sie einen weiteren Satz von Vorlagen, mit denen Sie fortfahren können. Oder Sie wählen ‘➕ Ohne Vorlage erstellen’, um mit einem völlig leeren Flow ohne Auslöser und Aktion zu beginnen, sodass Sie den Flow ganz nach Ihren Wünschen gestalten können.
Wenn Sie einen neuen Flow erstellen, der mit dem Trigger „Für einen ausgewählten Datensatz“ beginnt, können Sie – optional – angeben, in welcher Umgebung, für welches Unternehmen (Mandant) und auf welchen Seiten oder Tabellen die Aktion verfügbar sein soll. Wenn Sie die Felder leer lassen, wird die Aktion in allen Umgebungen, für jedes Unternehmen und auf allen Seiten verfügbar sein. Zusätzlich zu einer einzelnen Seite können Sie auch eine Tabelle angeben. In diesem Fall soll die Aktion auf allen Seiten verfügbar sein, deren Quelltabelle angegeben ist.
Tipp: Wenn Sie Erfahrung in der Entwicklung für Business Central haben, können Sie auch eine Aktion integrieren, die zum Aufrufen des Flows als benutzerdefinierte Aktion im Aktionsmenü in Business Central verwendet werden kann. Flows mit dem Auslöser „Für einen ausgewählten Datensatz“ werden automatisch in der Registerkarte „Power Automate“ angezeigt.
4. Trigger auf Basis eines Geschäftsereignisses
Neu hinzugekommen ist der Trigger „Wenn ein Geschäftsereignis auftritt“. Microsoft bietet eine Übersicht zu diesem Trigger, mit dem Flows durch Geschäftsereignisse in Business Central ausgelöst werden können.
Starten Sie mit Ihrem ersten Power Automate-Flow!
Sie sollten nun einen nützlichen Überblick über die verfügbaren Auslöser für Business Central haben, sodass Sie ohne große Mühe den richtigen Trigger für Ihre Anforderungen finden und mit der Entwicklung Ihres ersten Power Automate-Flows für Business Central beginnen können. Um zu definieren, was Ihr Flow macht, verwenden Sie Aktionen. So können Sie zum Beispiel einen Genehmigungsworkflow in Power Automate umsetzen.