Automatisierung mit Power Automate: Geringeres
Fehlerpoten­zial
und mehr Zeit für
span­nende Auf­gaben

Power Apps und Power Automate – Power Platform-Geschwister

In unserem Artikel Power Apps: Zeitsparende Anwendungsentwicklung auch für „Nicht-Profis“ haben Sie einen Überblick über die Power Platform und Ihre Produkte erhalten. Hierbei ging es vor allem um Power Apps und dessen Möglichkeiten.

Heute lernen Sie einen weiteren Teil dieser Produktfamilie kennen – Power Automate. Die Stärken von Power Apps liegen im Bereich der App-Erstellung, also der Darstellung unterschiedlicher Daten mit einer Benutzeroberfläche. Power Automate hingegen ermöglicht es, Vorgänge ohne Oberfläche zu automatisieren – in Business Central ebenso wie in Power Apps. Damit können Sie Power Automate als eine Art Verbindungsglied sehen, denn über Power Automate können Daten von Business Central auch an eine Power Apps-App geliefert werden.

In den kommenden Artikeln wird es um unterschiedliche Aspekte der Power Platform gehen, wobei der Fokus auf Automatisierungen rund um Business Central liegen wird. Wir möchten Ihnen Informationsquellen, Handreichungen und Tipps mitgeben, die Sie dabei unterstützen, die neuen Möglichkeiten für sich und Ihr Unternehmen sinnvoll zu nutzen. Darüber hinaus stehen wir Ihnen gerne zur Seite, wenn Sie ein Projekt haben, das Ihnen zu groß erscheint und Sie Unterstützung benötigen.

Was kann Power Automate?

Im Mittelpunkt von Power Automate stehen Automatisierungen: Optimierungen, die Ihr Arbeiten effizienter gestalten. Die meisten repetitiven Vorgänge in Ihrem Unternehmen können sehr wahrscheinlich automatisiert werden. Es wäre schön, wenn Ihre E-Mails auf den Begriff „Zusage“ durchsucht und zur Nachverfolgung markiert werden würden? Dann lesen Sie weiter, denn wir zeigen Ihnen in diesem Artikel, wie sich diese Automatisierung einfach und schnell umsetzen lässt. Sie möchten eine E-Mail-Benachrichtigung erhalten, wenn in Power BI eine Warnung ausgelöst wird? Die Einkaufsrechnungen sollen ab jetzt in Business Central genehmigt werden? Um diese und ähnliche Fragestellungen wird es in kommenden Artikeln gehen.

Business Central automatisieren – mit eigenen Flows oder mithilfe von Vorlagen

Mit Power Automate können Sie Vieles automatisieren – das gilt auch für Business Central. Neben Flows zur Genehmigung von Einkauf und Verkauf kann mittlerweile eine Custom Action in Business Central eingebaut werden. Diese Action kann einen Flow anstoßen, der mit dem Datensatz der Seite ausgestattet ist, von der aus Sie diese auslösen.

Aus Power Automate heraus können Sie Flows für Business Central entweder selbst bauen oder dafür Vorlagen verwenden. Für Business Central gibt es vor allem – jedoch nicht nur – Vorlagen für die wichtigsten Genehmigungsszenarien:

Wie genau ein solcher Genehmigungsflow für Business Central aussieht und wie man ihn verwaltet, werden Sie in einem künftigen Artikel erfahren. An gegebener Stelle wird es auch um die Custom Action gehen, mit der Sie eigene neue Szenarien automatisieren können. Und Sie werden sehen, was über Genehmigungen hinaus noch machbar ist.

Um den Einstieg in diesen Bereich einfacher zu gestalten, lernen Sie im Folgenden anhand eines Beispiels, wofür Sie Automatisierungen mit Power Automate direkt nutzen können.

Eine Beispielautomatisierung

Gehen Sie zu „➕ Erstellen“ und scrollen Sie nach unten zur Option „Von einem Connector starten“. Wählen Sie den Konnektor „Office 365 Outlook“. Wählen Sie ‘Bei Eingang einer neuen E-Mail’ als Trigger. Es wird ein neuer Flow erstellt, in dem nur dieser Trigger als Auslöser angezeigt wird.

Öffnen Sie den Trigger und passen Sie ihn an. Geben Sie im Feld ‘An’ die Empfänger-E-Mail-Adresse ein, die der Flow prüfen soll. Es ist auch möglich, mehrere Adressen anzugeben. Sie können alle E-Mails prüfen lassen, die im entsprechenden Posteingang landen. Es ist auch möglich, nur die E-Mails eines bestimmten Absenders, diejenigen mit hoher Wichtigkeit oder nur diejenigen mit Anhängen zu prüfen. Im Beispiel nehmen wir an, dass Sie alle E-Mails in Ihrem eigenen Posteingang durchsuchen wollen. Der Trigger sollte dann wie folgt aussehen:

Legen Sie als erste Aktion nach dem Trigger eine erste Bedingung für den Textkörper der E-Mail fest und vergleichen Sie, ob der E-Mail-‘Text’ das gesuchte Schlüsselwort ’enthält’.

Hinweis: Wenn Sie einen Wert aus einem Trigger oder einer vorherigen Aktion verwenden möchten, klicken Sie auf den kleinen Blitz ⚡, der am Ende des Feldes erscheint, und wählen Sie den gewünschten Wert aus.

Geben Sie das zu suchende Schlüsselwort in den Text der E-Mail ein, wobei Groß- und Kleinschreibung beachtet werden muss. Wenn Sie nach mehreren Varianten suchen möchten, können Sie weitere Bedingungen hinzufügen, z. B. mit einer OR-Klausel.

Verfahren Sie in gleicher Weise mit der zweiten Bedingung und geben Sie hier an, nach welchem Schlüsselwort im Betreff gesucht werden soll. Dies kann natürlich derselbe Ausdruck sein wie bei der Textsuche.

Im nächsten Schritt entfalten Sie die erste Bedingung und fügen die Aktion ‘E-Mail kennzeichnen’ im TRUE-Zweig hinzu. Geben Sie den Wert ‘Nachrichten-ID’ aus dem Trigger in das Feld „Nachrichten-ID“ ein. Setzen Sie den Parameter „Status der Kennzeichnung“ auf ‘Gekennzeichnet’.

Wiederholen Sie diesen Schritt für die zweite Bedingung.

Speichern Sie den Fluss. Solange der Fluss aktiviert ist, wird er nun den angegebenen E-Mail-Posteingang scannen und Nachrichten, die ein Schlüsselwort enthalten, zur Verfolgung markieren:

Mehr Ressourcen und weniger Fehler – effizienterer und entspannterer Arbeitsalltag mit Power Automate

Was in Ihrer Hand liegt, liegt in Ihrer Kontrolle. Microsoft will Ihnen mit der Power Platform Möglichkeiten geben, mit denen Sie selbst Ihren Arbeitsalltag verbessern können. Zum Beispiel durch eine eigene App, einen Chatbot oder Automatisierungen, die auf Ihre persönlichen Abläufe zugeschnitten sind. Sie gewinnen somit Zeit, die Sie für die wirklich wichtigen Angelegenheiten in Ihrem Unternehmen nutzen können.

Gleichzeitig befreien Sie sich und Ihre Mitarbeitenden von dem Druck, regelmäßig wiederkehrende Aufgaben im Auge behalten zu müssen und können sich dadurch auf neue Projekte konzentrieren. Zusätzlich minimieren Sie dadurch das Fehlerpotenzial – denn an Stellen, wo wiederkehrende Aufgaben manuell ausgeführt werden müssen, passieren früher oder später Fehler. Und Probleme, die Sie erst gar nicht ausbessern müssen, binden keine Ressourcen. Diese freien Kapazitäten ermöglichen es Ihnen, die spannenden Aufgaben anzugehen, die Ihr Unternehmen wirklich voranbringen werden!

Ein nützlicher Tipp zum Schluss

Wenn Sie einen großen Automatisierungsflow erstellen, nutzen Sie die Tastenkombination Umschalt + Scroll. Damit können Sie nach rechts und links scrollen, statt nach oben und unten. Das erleichtert die Navigation in der Power Automate-Übersicht Ihres Flows.