Mai-Feiertage ohne Chaos Wie eine automatisierte
Urlaubsgenehmigung
mit Power Automate
Ihren Betrieb
am Laufen
hält

Der Mai als alljährlicher Stresstest für Unternehmen

Der Mai ist in vielen Unternehmen ein echter Belastungstest – besonders für die Personalabteilung. Mit Feiertagen wie dem Tag der Arbeit (1. Mai), Christi Himmelfahrt und Pfingsten reiht sich in diesem Monat praktisch ein freier Tag an den nächsten. Die „Brückentag-Saison“ wird in der Unternehmenspraxis schnell zur Herausforderung.

Denn viele Mitarbeitende planen für diesen Monat längere Auszeiten. Dadurch werden häufig eine Menge Urlaubsanträge innerhalb kürzester Zeit eingereicht – und das führt zu erheblichem Aufwand für die Personalabteilung. Wer hier nicht rechtzeitig den Überblick behält, riskiert Personalengpässe, stockende Arbeitsabläufe und eine wachsende Unzufriedenheit im Team, wenn Urlaubsentscheidungen als willkürlich oder unfair wahrgenommen werden.

Wenn Excel-Listen an ihre Grenzen stoßen: Warum klassische (manuelle) Urlaubsprozesse oft versagen

In vielen Unternehmen läuft die Urlaubsplanung noch immer manuell ab: Mitarbeitende füllen Antragsformulare aus oder schicken E-Mails mit ihren Urlaubswünschen an ihre Teamleitung. Die Teamleitungen prüfen manuell, ob die Anträge realisierbar sind und die Personalabteilung verwaltet alles in einer Excel-Tabelle. Das mag bei wenigen Anträgen gut funktionieren – doch gerade im Mai wird dieses System schnell zur Fehlerquelle und zum Zeitfresser. Noch dazu geht oft der Überblick verloren: Wer genehmigt was? Gibt es ausreichend Vertretungen? Und wurde die Freigabe schon erteilt?

Als Folge davon gehen Urlaubsanträge unter, Entscheidungen verzögern sich oder Urlaube für mehrere Mitarbeitende werden gleichzeitig genehmigt – obwohl es das Tagesgeschäft eigentlich nicht zulässt. Kurz gesagt: Ohne klar definierte Prozesse und Transparenz gerät die Planung leicht ins Wanken.

Automatisierte Urlaubsgenehmigung mit Power Automate – die Urlaubszeit stressfrei managen

An dieser Stelle kommt die Automatisierung des Urlaubsgenehmigungsprozesses ins Spiel. Microsoft Power Automate bietet Ihnen die Möglichkeit, den Prozess übersichtlich abzubilden, sodass Sie zu jeder Zeit den Überblick haben, an welchen Tagen welche Mitarbeitenden im Urlaub sind. Urlaubsanträge können ganz ohne lästige Zettelwirtschaft oder E-Mail-Ping-Pong unkompliziert eingereicht, storniert, genehmigt und abgelehnt werden – all das an einem zentralen Ort. Der reibungslose Workflow spart Ihnen nicht nur Einiges an Zeit, sondern sorgt auch für eine geringere Fehlerwahrscheinlichkeit.

So funktioniert’s

Eine SharePoint-Website dient hierbei als Plattform, über die Ihre Mitarbeitenden die Anträge einsehen können. Mithilfe von eingebundenen Forms-Formularen können sie Urlaubsanträge einreichen und auch stornieren. Die Anträge gelangen anschließend in die E-Mail-Postfächer der Teamleitungen, die sie dann direkt genehmigen oder ablehnen können. In einem Outlook-Kalender werden alle genehmigten Anträge übersichtlich dargestellt. Entsprechende Flows in Power Automate sorgen dafür, dass das Ganze automatisiert abläuft.

Business Central und Power Automate verbinden Wie Sie Genehmigungs-
workflows erstellen

Hilfreiche Schritt-für-Schritt-Anleitung in neun Teilen

Und wie erstellen Sie eine solche automatisierte Urlaubsgenehmigung? Wir haben ein neunteiliges Tutorial für Sie zusammengestellt, in dem wir Ihnen Schritt für Schritt erklären, wie Sie sie mithilfe von Power Automate, SharePoint und Outlook für Ihr Unternehmen ganz einfach bauen und einrichten können.

In diesem Artikel haben wir die wichtigsten Grundlagen übersichtlich zusammengefasst und die Links zu den einzelnen Teilen des Tutorials zusammengetragen:

Tutorial zur
Urlaubsge­nehmigung
mit Share­Point und
Power Automate Anleitung für den Bau einer Urlaubsgenehmigung

Im ersten Teil geht es los mit der Einrichtung in SharePoint.

Mit einer Urlaubsgenehmigung in Power Automate entspannt durch den Mai

Wenn Sie eine automatisierte Urlaubsgenehmigung in Power Automate nutzen, können Sie nicht nur Zeit sparen, sondern auch den gesamten Prozess transparenter und stressfreier gestalten – sowohl für die Mitarbeitenden als auch für die Führungskräfte und die Personalabteilung. Gerade im Mai, wenn die Feiertage und Brückentage zum Kurzurlaub verlocken, sorgt ein gut durchdachter Workflow dafür, dass Urlaubsanträge schnell und reibungslos bearbeitet werden und kein nerviges Hin und Her per E-Mail stattfindet. So bleibt der Fokus auf dem Wesentlichen: der wohlverdienten Erholung.