Datengestützte Entscheidungen treffen
Die 4 Lizenztypen für Power BI: Welche Lizenz
passt am besten zu
Ihrem Unternehmen?
passt
Ihrem
Pro, Premium per User, Microsoft Fabric oder reicht doch die Free-Version? Microsoft bietet mehrere Lizenztypen für Power BI an – mit unterschiedlichem Funktionsumfang zu unterschiedlichen Preisen. Doch welche Lizenz erfüllt die Anforderungen und Bedarfe Ihres Unternehmens und Ihrer Power BI-Nutzenden am besten?
Stellen Sie sich zunächst grundlegende Fragen
Um das zu beantworten, orientieren Sie sich zunächst an diesen grundlegenden Fragen:
- Wie groß ist Ihr Unternehmen?
- Wie viele Mitarbeitende sollen Power BI nutzen?
- Wie viele von ihnen sollen Berichte erstellen und veröffentlichen?
- Und wie viele Mitarbeitende sollen die Berichte und Dashboards nur ansehen können?
- Benötigen Sie umfangreiche Funktionen wie fortgeschrittene KI oder paginierte Berichte?
- Möchten Sie in der Cloud oder On-Premises arbeiten?
- Möchten Sie mobil arbeiten?
- Mit welchen Datenmengen haben Sie zu tun?
Typischerweise müssen Sie zwischen zwei Gruppen von Power BI-Nutzenden mit verschiedenen Rollen unterscheiden:
- Berichtsdesigner: Diese Nutzer erstellen und veröffentlichen Berichte.
- Berichtskonsumenten: Diese Nutzer arbeiten mit den fertigen Berichten, Datasets und Dashboards im Power BI Service.
Was bedeutet das für die Lizenzen?
Alle Berichtsdesigner brauchen jeweils mindestens die Pro-Lizenz.
Auch Berichtskonsumenten benötigen eine Pro-Lizenz – es sei denn, die Berichte sind auf einer Microsoft Fabric-Kapazität (ab einer F64-Kapazität oder höher) gespeichert. Die Kapazität können Sie sich als eine Art „virtuellen Container“ vorstellen, in dem Sie die Daten speichern und verwalten. Wenn Ihr Unternehmen über eine solche Kapazitätslizenz verfügt, können Berichtskonsumenten die Berichte ohne zusätzliche Lizenzen einsehen, da der Zugriff durch die Kapazitätslizenz abgedeckt ist. Für kleinere Kapazitäten (z. B. F2 oder F32) sind jedoch weiterhin Pro-Lizenzen für Konsumenten erforderlich.
Die 4 Lizenztypen im Überblick
| Funktion / Zielgruppe | Organisation | Preis | Stärken | Grenzen | |
|---|---|---|---|---|---|
| Power BI Desktop | Einsteiger | Kleine Unternehmen oder Einzelpersonen | 0,00 € | Kostenlos nutzbar ohne zeitliche Befristung |
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| Power BI Pro | Einzelne Nutzende und Teams, die zusammen an Datenberichten arbeiten | Kleine, mittlere und große Unternehmen, die die Standard-Funktionen benötigen | 13,10 € pro Nutzende/r und Monat |
Vollversion: Mehr Features als in der Free-Version, u. a.:
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| Power BI Premium per User |
Reporting, große Datenmengen und KI möglich → Lizenzen für einzelne Benutzer |
Kleine, mittlere und große Unternehmen, die erweiterte Funktionen benötigen | 22,50 € pro Nutzende/r und Monat |
Alle Funktionen von Power BI Pro und zusätzlich, u. a.:
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| Microsoft Fabric | Viele Anwendende und High Performance → Einheitliche Plattform für das gesamte Unternehmen |
Große Unternehmen mit umfangreichen Datenanforderungen | ab 176,89 € pro SKU und Monat |
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Die Microsoft E5-Pakete: Power BI Pro inklusive
Wenn Sie die Microsoft E5-Pakete Microsoft 365 E5 oder Office 365 E5 besitzen, ist dort die Power BI Pro-Lizenz bereits enthalten. Um hiervon profitieren zu können, können Sie auch von einem E3-Paket auf ein E5-Paket „upgraden“.
Schwierige Entscheidung: Power BI Desktop, Pro oder Premium per User? Oder doch Fabric?
Was hier für Sie günstiger ist, hängt u. a. von der Anzahl der Berichtsdesigner und Berichtskonsumenten ab. Als Entscheidungshilfe haben wir drei simple Rechenbeispiele für Sie:
Unternehmen A
Dieses Unternehmen beschäftigt 95 Mitarbeitende, die mit Power BI arbeiten sollen. Dabei sind 15 Mitarbeitende Berichtsdesigner und 80 sind reine Anwendende, die die Berichte nur sehen und nutzen sollen. Für die Berichtserstellung reichen grundsätzlich die Standardfunktionen aus.
–> In diesem Fall ist die günstigste Option, alle 95 Mitarbeitenden mit einer Pro-Lizenz auszustatten. Dann zahlen Sie 95 x 13,10 € pro Monat, also insgesamt 1.244,50 €. Da die Funktionen von Microsoft Fabric nicht benötigt werden, rechnet sich weder die Anschaffung einer Premium-Lizenz noch die Nutzung von Microsoft Fabric-Kapazitäten.
Unternehmen B
Das nächste Unternehmen möchte, dass 50 der 220 Power BI-Userinnen und -User die Berechtigung haben, Berichte zu erstellen und zu veröffentlichen. Davon sollen 20 mit größeren Datenmengen arbeiten und umfangreichere Premium-Zusatzfunktionen nutzen. Bei den übrigen 170 Userinnen und Usern handelt es sich um Berichtkonsumenten.
–> Unter diesen Voraussetzungen sollten Sie sich für 200 Pro-Lizenzen und 20 Premium per User-Lizenzen entscheiden. Das kostet in Summe 3.070 €: Sie zahlen 2.620 € für die Pro-Lizenzen und 450 € für die Premium per User-Lizenzen. Auch hier werden die Funktionen von Microsoft Fabric nicht benötigt, weshalb eine Reservierung der Kapazitäten für das Unternehmen keinen Mehrwert bietet.
Unternehmen C
In diesem Szenario sollen 730 Mitarbeitende mit Power BI arbeiten: 30 davon als Autoren, die Berichte erstellen und veröffentlichen, und die übrigen 700 als Konsumenten, die Berichte lediglich anzeigen. Mit dem neuen Lizenzmodell von Microsoft Fabric ergeben sich folgende Optionen: Für dieses Unternehmen wäre eine F64-Kapazität die optimale Wahl. Diese Kapazität deckt den Zugriff für alle Berichtskonsumenten ab, sodass keine zusätzlichen Lizenzen für die 700 Konsumenten erforderlich sind. Autoren, die Berichte erstellen und veröffentlichen möchten, benötigen jedoch weiterhin individuelle Power BI Pro-Lizenzen.
Kostenaufstellung
F64-Kapazität: 5.660,31 € pro Monat (bei jährlicher Reservierung)
+ 30 Power BI Pro-Lizenzen: 393 € pro Monat (13,10 € pro Lizenz)
= Gesamtkosten: 5.660,31 € + 393 € = 6.053,31 € pro Monat
Alternative: Pro-Lizenzen für alle Mitarbeitenden
Eine weitere Option wäre der Erwerb von Power BI Pro-Lizenzen für alle 730 Mitarbeitenden. Diese Lösung würde es sowohl Autoren als auch Konsumenten ermöglichen, Berichte zu erstellen und zu konsumieren – jedoch ohne die Vorteile einer Kapazitätslizenz.
Kostenaufstellung:
730 Power BI Pro-Lizenzen: ca. 9.563 € pro Monat (13,10 € pro Lizenz)
Vergleich der Optionen
Die Kombination aus einer F64-Kapazität und 30 Pro-Lizenzen ist deutlich kosteneffizienter als der Erwerb von Pro-Lizenzen für alle Mitarbeitenden. Mit der empfohlenen Kombi-Variante sparen Sie monatlich rund 3.510 € im Vergleich zur zweiten Option.
Unsicher, welcher Lizenztyp am besten zu Ihrem Unternehmen passt?
Sollten Sie noch unsicher sein, welcher Lizenztyp am besten zu Ihrem Unternehmen passt, oder eine Kombination aus verschiedenen Lizenztypen in Erwägung ziehen, unterstützen wir Sie bei der Entscheidung gerne.