Tutorial zur
Urlaubsge­nehmigung
mit Share­Point und
Power Automate Anleitung für den Bau einer Urlaubsgenehmigung

Mehrwert einer übersichtlichen Urlaubsgenehmigung

Wie wäre es, wenn Sie und Ihre Mitarbeitenden eine Übersicht 📅 über alle Urlaubstage hätten, sodass schneller deutlich wird, an welchen Tagen bereits mehrere Personen 🔢 im Urlaub 🌴 sind? Mit einem zentralen Anlaufpunkt auf einer SharePoint-Website? Einem Ort, an dem Sie und Ihre Mitarbeitenden leicht Anträge einreichen und stornieren, genehmigen und ablehnen können? Ohne Zettelwirtschaft und mit Klarheit, wer wann anwesend 🟢 bzw. abwesend 🔴 ist? Dann ist eine Urlaubsgenehmigung mit Power Automate eine hervorragende Möglichkeit, Sie zu unterstützen.

Aufbau der Urlaubsgenehmigung

Eine Urlaubsgenehmigung besteht generell aus mehreren Teilen, die aufeinander folgen und ineinander greifen, um einen reibungslosen Ablauf zu ermöglichen.

Es werden verschiedene Elemente benötigt, um…

• …einen Urlaubsantrag zu stellen.
• …einen gestellten Antrag abzulehnen oder zu genehmigen.
• …genehmigte Anträge in einem Kalender einzusehen.
• …einen (nicht) genehmigten Antrag zu stornieren.
• …am Ende des Jahres die Anzahl der Urlaubstage zu erhöhen.
• …Daten wieder aus der Urlaubsgenehmigung zu entfernen.

Dabei dient eine SharePoint-Website als Plattform, über die Ihre Mitarbeitenden die Anträge einsehen und – mithilfe von eingebundenen Forms-Formularen – stellen und stornieren können. Die Genehmigenden empfangen die Anträge per E-Mail und können sie direkt darin genehmigen oder ablehnen. Ein Outlook-Kalender bietet eine Option, die genehmigten Antrage übersichtlich darzustellen und Flows in Power Automate bilden im Hintergrund das Gerüst für die Automatisierung.

Schritt für Schritt durch den Aufbau

Um nun die Urlaubsgenehmigung zu erstellen, können Sie dem folgenden Leitfaden folgen:

• Teil 1/9 des Tutorials: Die Einrichtung in SharePoint
• Teil 2/9 des Tutorials: Die Einrichtung in Forms
• Teil 3/9 des Tutorials: Die Einrichtung in Outlook
• Teil 4/9 des Tutorials: Die Einrichtung in Power Automate - Flow 1 ‘Daten entfernen’
• Teil 5/9 des Tutorials: Die Einrichtung in Power Automate - Flow 2 ‘Urlaubsantrag stellen’
• Teil 6/9 des Tutorials: Die Einrichtung in Power Automate - Flow 3 ‘Urlaubsantrag genehmigen’
• Teil 7/9 des Tutorials: Die Einrichtung in Power Automate - Flow 4 ‘Vorgabeurlaube berechnen’
• Teil 8/9 des Tutorials: Die Einrichtung in Power Automate - Flow 5 ‘Urlaubsantrag stornieren’
• Teil 9/9 des Tutorials: Testlauf und Administration der Urlaubsgenehmigung

Und dann?

Wenn Ihre Urlaubsgenehmigung erfolgreich im Einsatz ist, sollten Sie sich zuerst darüber freuen, dass Sie ein solch umfangreiches Projekt gemeistert 🏆 haben! Jetzt können Sie erst einmal die Füße hochlegen und es genießen, dass die Genehmigung von Urlauben automatisiert schneller und bequemer abläuft.

Oder Sie lesen sich weiter ein, warum Sie durch Automatisierung ein geringeres Fehlerpotenzial und mehr Zeit für spannende Aufgaben haben, wie Sie Power Automate, Teams und Business Central verknüpfen oder Sie versuchen sich an einem eigenen Genehmigungs-Workflow in einem anderen Bereich Ihres Unternehmens, zum Beispiel, um neue Artikel in Dynamics 365 Business Central zu genehmigen.