Bye-bye Insellösung! Darum gehört die Zu­kunft
dem Platt­form­ansatz

Vergangenheit: Viele Insellösungen mit zeitraubender Schnittstellen-Programmierung

Was machen Sie mit einer gerissenen Hose? Im Prinzip haben Sie zwei Möglichkeiten. Entweder Sie nähen die Hose (bzw. Sie lassen sie nähen) oder Sie kaufen eine neue. Welche Lösung ist dabei wohl die günstigere? Vermutlich würden Sie zu der ersten Variante tendieren, was auch erst einmal stimmen mag. Doch wie oft lässt sich eine Hose flicken, bis es sich lohnt, in eine neue zu investieren? Schließlich gibt es keine Garantie, dass sie nach der Reparatur nicht wieder kaputt geht, oder?

Ähnlich sieht es bei der Entscheidung für oder gegen eine neue Softwarelösung für Ihr Unternehmen aus. Früher haben Unternehmen meistens eine sehr spezifische Lösung gesucht, um damit ein aktuelles Problem kurzfristig zu beheben. So kam es dazu, dass mit der Zeit viele isolierte Insellösungen nebeneinander existierten, die nicht miteinander interagiert haben. Wenn nach und nach neue Probleme auftauchten, wurde dieser „Flickenteppich“ immer größer.

Viele Unternehmen haben dann versucht, dieses Dilemma aufzulösen, indem sie ihre Insellösungen mit aufwendig programmierten Schnittstellen verbunden haben. Das war aber nicht besonders effizient:

• Das Ganze war sehr aufwendig in der Umsetzung
• Das Konstrukt erforderte sehr viel Pflege und Wartung
• Meist gab es keine Updates der Systeme, weil die Angst bestand, dass die Schnittstellen nicht mehr funktionieren. Nach dem Motto: „Never change a running system“ – alternativ haben die Mitarbeitenden Informationen manchmal einfach händisch dokumentiert
• Keine Integration: Das eine System wusste nicht, was das andere macht
• Es fand häufig eine doppelte Datenpflege statt – was natürlich überhaupt nicht effizient war und verschiedene Antworten auf dieselben Fragen zur Folge hatte

Gegenwart: Zentralisierte Daten mit einem einzigen (ERP-)System – immer noch mit Optimierungspotenzial

Um diesen Problemen aus dem Weg zu gehen, nutzen gegenwärtig viele Unternehmen ein einziges Softwaresystem – meistens ist das ein ERP-System. Dieses bildet zentral alle Bereiche des Unternehmens ab. Ein weiterer großer Pluspunkt: Sie müssen nur ein System warten und sparen dadurch Zeit und Kosten. Regelmäßige Updates stellen sicher, dass alle Abteilungen immer mit der aktuellsten Version arbeiten und von den Vorteilen neuer Funktionen profitieren können. Dabei ist die Unterstützung durch den Anbietenden, etwa bei der Fehlerbehebung und Sicherstellung der Konformität mit Gesetzen und Vorschriften, eine wichtige Voraussetzung.

Wenn Sie mit einem ERP-System arbeiten, ist das schon ein großer Fortschritt gegenüber einem Flickenteppich aus Insellösungen. Jedoch kommt es auch hier immer noch zu Problemen: Oft haben Unternehmen einfach auf Biegen und Brechen alle Daten in das ERP-System überführt. Das geht mit einem zukunftsorientierten Ansatz definitiv noch besser und effizienter!

Zukunft: Plattformansatz – nahtlose Integration in einer SaaS-Umgebung

In der Softwarelandschaft der Zukunft dreht sich alles um den Plattformansatz. Eine Software-Plattform können Sie sich wie eine Brücke zwischen einzelnen Lösungen vorstellen. Die Lösungen sind untereinander vernetzt, was mit einem Ökosystem vergleichbar ist. Dadurch arbeiten alle Unternehmensbereiche – z. B. Marketing, Sales und Kundschaftsservice – auf einer gemeinsamen Basis.

Microsofts Technologieplattform

Microsoft stellt Ihnen eine Cloud-fähige Technologieplattform zur Verfügung, die die ERP-Lösung Business Central sowie eine Vielzahl weiterer Business-Anwendungen und Tools beinhaltet. Dazu zählen Office 365, CRM-Lösungen für Vertrieb und Marketing, Business-Intelligence-Anwendungen wie Power BI, die E-Mail-Lösung Outlook, das Kommunikationstool Teams sowie IoT-Lösungen („Internet of Things“). Das hat wesentliche Vorteile:

• Effizienz steigern durch nahtlose Integration

  Ein Beispiel, das die Vorteile der nahtlosen Integration sehr gut veranschaulicht, ist die Einbindung von E-Mail-Konten in Business Central. Mal ganz ehrlich: Was gibt es Umständlicheres, als permanent zwischen verschiedenen Anwendungen hin- und herwechseln zu müssen? Mit der Microsoft-Plattform ist das in vielen Fällen nicht notwendig – so können Sie beispielsweise ein Angebot an Ihre Kundschaft direkt aus Business Central verschicken. Denn die Outlook-E-Mail-Konten lassen sich dort unkompliziert integrieren. Damit sparen Sie viel Zeit und machen auch noch weniger Fehler, die durch Copy & Paste von Angaben zustande kommen.

  Auch interessant ist die Integration von Business Central und Teams. Mithilfe einer App verbinden Sie Teams mit Ihren Geschäftsdaten aus Business Central. So können Sie sich beispielsweise während einer Unterhaltung in Teams Details zu einem Datensatz aus Business Central anzeigen lassen oder Informationen zu Debitoren, Kreditoren, Lieferanten und Kontakten abfragen – ohne Teams schließen zu müssen. Ebenfalls eine hilfreiche Zeitersparnis!

• Automatisierte Workflows: Fehler reduzieren und Zeit sparen

  Mit Microsoft Power Automate haben Sie die Möglichkeit, automatisierte Workflows zwischen einzelnen Anwendungen Ihrer Plattform zu erstellen. Auf Basis von Triggern werden dann bestimmte Aktionen ausgelöst. Ein großer Vorteile: Für Power Automate sind keine umfangreichen Programmierkenntnisse erforderlich, sodass Anwendende die Workflows selbst erstellen können. Die Automatisierung entlastet vor allem Ihre Mitarbeitenden, die dann weniger Flüchtigkeitsfehler machen und mehr Zeit für andere Tätigkeiten haben.

  

  Automatisierung mit Power Automate: Geringeres
  Fehlerpoten­zial
  und mehr Zeit für
  span­nende Auf­gaben

• Fundierte Unternehmensentscheidungen anhand gebündelter Informationen

  Durch die nahtlose Integration mit der Business Intelligence-Lösung Power BI können Sie in Echtzeit auf interaktive Dashboards und Berichte mit aktuellen Kennzahlen zugreifen. Dadurch erhalten Sie viel bessere Einblicke und können fundiertere Entscheidungen treffen, die alle relevanten Aspekte miteinbeziehen. Darüber hinaus sparen Sie auch damit natürlich wieder Zeit.

• Unterstützung durch IoT und KI

  Und es geht noch weiter: Mithilfe von IoT und KI können Sie Ihre ERP-Software über Sensoren z. B. mit einer Maschine in der Produktion verbinden. Auf diese Weise lassen sich relevante Informationen wie die Produktions- und Rüstzeiten, Stückzahlen oder Auslastungen direkt übertragen. Rechnungen werden automatisch erstellt und Aufträge – etwa zur Nachbestellung von Rohstoffen – werden ebenfalls automatisch abgewickelt.

• Einfache, zentrale Administration all Ihrer Microsoft-Lösungen

  Viele Lösungen hat Microsoft tatsächlich schon vor Jahrzehnten auf den Markt gebracht – z. B. Exchange oder SharePoint. In Dynamics 365 sind sie nun in einer einfach zu administrierenden SaaS-Plattform vereint.

Überblick: So unterscheiden sich Softwaresysteme der Vergangenheit, Gegenwart und Zukunft

Der Faktor Mensch

Bei all den Vorteilen des Plattformansatzes – vergessen Sie nicht, dass es an den Menschen (also Ihren Mitarbeitenden) liegt, diese Strukturen und Prozesse zu verstehen, zu akzeptieren und zu etablieren. Beim Wechsel von einzelnen Insellösungen zu einem Plattformsystem kann es Widerstände seitens der Mitarbeitenden geben. Denn sie haben sich häufig an den Status quo gewöhnt und haben möglicherweise Angst vor der Veränderung. „Das haben wir immer so gemacht“, ist ein Satz, der in diesem Zusammenhang häufig fällt.

Daher kommt es auf ein gutes Change Management an. Führungskräfte sollten die Mitarbeitenden unterstützen und ihnen den Weg durch die Veränderung weisen.

Weg von der Insel – hin zu langfristiger Effizienz mit einem Plattformansatz

In sehr kleinen Unternehmen sind Insellösungen auch heute noch relativ verbreitet. Die meisten Unternehmen werden sich aktuell jedoch in der Gegenwart befinden – sprich: Sie arbeiten mit einem einzigen ERP-System für alle Bereiche. Das ist schon einmal ein deutlicher Fortschritt gegenüber der Arbeit mit vielen Insellösungen. Allerdings gilt das nur für das Hier und Jetzt – die Zukunft gehört ganz klar dem Plattformansatz.

Unsere Empfehlung: Auch wenn Sie gegenwärtig mit Ihrem ERP-System zufrieden sind – denken Sie bereits heute langfristig und wagen Sie eine größere Veränderung. Wir unterstützen Sie gerne bei Ihrem nächsten Schritt hin zum Plattformansatz, mit dem Sie Ihre nahtlose Integration sicherstellen und Ihre Arbeit auf ein neues Effizienzniveau bringen. Bye-bye Insellösung!