Optimierte Mitarbeitendenerfahrung Die integrierte Plattform
Microsoft Viva ermöglicht
Vertrauen, Wohlbefinden
und Lebensqualität

Die Mitarbeitendenerfahrung im Fokus von Microsoft Viva

Der Schlüsselbegriff in „Employee Experience Platform“ ist „Employee“ – denn im Mittelpunkt einer solchen Lösung stehen die einzelnen Mitarbeitenden und damit das tägliche Arbeiten sowie das Arbeitsumfeld im Unternehmen.

Die Mitarbeitendenerfahrung bezieht sich auf alle Phasen, die die Mitarbeitenden im Unternehmen durchlaufen – von der ersten Kontaktaufnahme und dem Einstellungsprozess bis hin zu ihrem Ausscheiden aus dem Unternehmen. Es geht dabei um mehr als nur um die Zufriedenheit der Mitarbeitenden – auch ihre Motivation, ihr Engagement und ihre allgemeine Wahrnehmung des Arbeitsumfelds sind Teil der Mitarbeitendenerfahrung.

Die Plattform Microsoft Viva hilft dabei, die Mitarbeitendenerfahrung zu verbessern und möglichst angenehm für Ihre Mitarbeitenden zu gestalten. Viva macht sich die Fähigkeiten von Microsoft 365 und Microsoft Teams zunutze und bietet eine nahtlose Benutzererfahrung: Alle Viva-Apps lassen sich in Teams öffnen und anheften. Die Viva-Suite besteht aus mehreren Modulen, die sich jeweils auf bestimmte Aspekte der Mitarbeitendenerfahrung konzentrieren.

Beliebte Apps der Microsoft Viva-Suite

Insgesamt bietet Microsoft Viva acht Apps mit verschiedenen Schwerpunkten an. Fünf beliebte Apps werden Ihnen nun nacheinander vorgestellt, sodass Sie einen ersten Eindruck erhalten, was Sie erwartet und welchen Nutzen Sie daraus ziehen können.

Viva Connections: Zum resilienten und agilen Unternehmen

Ergebnisse aus dem Work Trend Index von Microsoft haben ergeben, dass sich viele Mitarbeitende im Remote-Umfeld mehr Unterstützung wünschen, was die Stärkung des Team- und Gemeinschaftsgefühls angeht. Das gilt insbesondere für Teammitglieder, die neu ins Unternehmen kommen.

Viva Connections hilft an dieser Stelle: Die App dient als Kommunikationsdrehscheibe bzw. als eine zentrale Anlaufstelle für Mitarbeitende, um auf wichtige Informationen zuzugreifen – egal ob sie sich im Büro oder im Home-Office befinden. Außerdem bietet die App Ihnen die Möglichkeit, die Mitarbeitenden dazu zu motivieren, ihre eigenen Ideen einzubringen. Insgesamt erleichtert die App Ihrem Unternehmen die digitale Zusammenarbeit und hilft Ihnen dabei, ein resilientes und agiles Unternehmen zu schaffen.

Wie genau funktioniert das? Mit Viva Connections lässt sich die SharePoint-Startseite Ihres Unternehmens nahtlos in Microsoft Teams integrieren. Die App setzt sich aus drei zentralen Komponenten zusammen: dem Dashboard, dem Feed und den Ressourcen.

Dashboard

In Viva Connections steht Ihnen ein Dashboard in Teams (oder über den Webbrowser) zur Verfügung. Es gleicht einem digitalen Tool-Set für Ihre Mitarbeitenden. Darüber können sie Neuigkeiten erfahren, Kontakte pflegen, an Unterhaltungen teilnehmen und sich unternehmensweit vernetzen.

Das Dashboard teilt sich in die Startseite und den Feed auf. Die Startseite zeigt Neuigkeiten an. Der persönliche Feed zeigt Inhalte an, die auf dem Netzwerk der jeweiligen Mitarbeitenden basieren – also Inhalte von Personen, mit denen Sie über Microsoft 365-Apps zusammenarbeiten oder mit denen sie kommunizieren.

Feed

Die Mitarbeitenden verfügen über einen personalisierten Feed, in dem ihnen Informationen angezeigt werden, die für sie besonders relevant sind. Das können Unternehmens- und Branchennachrichten, Erkenntnisse von Kolleginnen und Kollegen, anstehende und vergangene Besprechungen sowie Updates zu gemeinsamen Projekten sein. Die Feed-Inhalte basieren, wie gesagt, auf dem Netzwerk der jeweiligen Mitarbeitenden, welches diese eigenständig verwalten. Sie haben die Möglichkeit, Personen aus dem Unternehmen zu folgen, ähnlich wie bei Social-Media-Plattformen.

Ressourcen

Ressourcen in Viva Connections sind Navigationslinks, die in der Teams-App oder in der SharePoint-Navigation eingerichtet und angepasst werden. Diese können auf wichtige Unternehmensinformationen, Dokumente und Anwendungen, die häufig genutzt werden oder Websites verlinken. Ziel ist es, den Zugriff auf relevante Informationen und Tools so einfach und effizient wie möglich zu gestalten.

Individuelle Anpassung der App an Ihr Unternehmen

Viva Connections lässt sich individuell anpassen: Unternehmen können zum Beispiel ihr Logo, ihre Farben und andere Branding-Elemente integrieren, um das Erscheinungsbild von Viva Connections an ihr Unternehmen anzupassen. Die Startseite und andere Hauptseiten können mit benutzerdefinierten Layouts gestaltet werden, um wichtige Inhalte und Ressourcen hervorzuheben. Zudem lassen sich das Dashboard, der News-Feed und die Integration weiterer Apps konfigurieren.

Viva Engage: Communitys aufbauen und Erfahrungen und Ideen miteinander teilen

Viva Engage ist wie ein soziales Netzwerk aufgebaut. Die App wird von Yammer unterstützt und Sie können sie ebenfalls direkt in Teams oder im Webbrowser nutzen. Sie bietet Ihren Mitarbeitenden eine tolle Möglichkeit, mit anderen Personen innerhalb des Unternehmens, wie Führungskräften, Kolleginnen und Kollegen (auch über Abteilungsgrenzen hinweg) in Verbindung zu treten und sich zu vernetzen. Man kann Communitys beitreten, um Ideen, Erfahrungen und Fragen miteinander zu teilen. Es ist auch möglich, eigene Communitys zu erstellen.

Durch Viva Engage erfahren Ihre Mitarbeitenden untereinander mehr über ihre Interessen und Vorlieben. Das verbessert den Teamzusammenhalt und sorgt somit für eine effizientere Zusammenarbeit. Die Benutzeroberfläche ähnelt der von sozialen Netzwerken und ermöglicht dadurch eine einfache und informelle Kommunikation.

Nützliche Funktionen in Viva Engage:

• Öffentliche und private Communitys gründen und ihnen beitreten
• Ankündigungen machen, die alle mitbekommen
• Über den Startfeed auf dem Laufenden bleiben
• Virtuelle Diskussionen führen, an denen sich alle beteiligen können
• Virtuelle Ereignisse planen und veranstalten
• Ein Lob an jemanden verteilen, das das ganze Team sieht
• Q&A-Funktion: Gemeinsam Lösungen für Probleme oder Fragen finden und die beste Antwort anheften
• Abstimmungen durchführen
• Eigene Storylines posten, um Updates und Erfahrungen zu teilen und Storylines des Kollegiums entdecken

Home-Office und Remote Work So klappen
Kommunikati­on,
Zusammen­arbeit und
Zu­sammenhalt noch besser

Viva Insights: Hilfreiche Einsichten unterstützen das Wohlergehen der Mitarbeitenden

Ihre Mitarbeitenden können Viva Insights verwenden, um Empfehlungen zur Verbesserung ihres allgemeinen Wohlbefindens zu erhalten. In der App wird ihnen zum Beispiel vorgeschlagen, einen Tag ohne Besprechungen zu planen und sich eine feste Zeit am Tag zu blocken, in der sie sich voll und ganz auf eine besondere Aufgabe konzentrieren, die viel Aufmerksamkeit erfordert. Dazu gibt es die Möglichkeit, eine Fokuszeit im Outlook-Kalender zu buchen. Der Teams-Status passt sich dann ebenfalls an und steht für diese Zeit auf Rot, sodass die Konzentration nicht von eingehenden Nachrichten unterbrochen wird. Zusätzlich lässt sich über Viva Insights Zeit zum Lernen einplanen, wie zum Beispiel zur Erweiterung des Allgemeinwissens mit der Weiterbildungs-App Blinkist.

Außerdem erhalten die Mitarbeitenden eine Aufschlüsselung der Produktivität vergangener Besprechungen, der Effektivität von Besprechungen sowie Möglichkeiten zur Verbesserung. Viva Insights stellt den Mitarbeitenden ebenfalls Informationen wie die Zeit, die sie mit Kolleginnen und Kollegen verbringen, ihre Kommunikationsgewohnheiten, ihre Aktivitäten und weitere Insights bereit.

Ruhezeiten

Mithilfe dieser Funktion können Sie Ihre Mitarbeitenden dazu ermutigen, regelmäßige Pausen und Ruhezeiten („Ruhige Zeit“) einzuhalten, um ein mögliches Burnout durch Überlastung zu vermeiden und die Produktivität zu steigern. Ergänzend dazu bietet es sich an, Zeitmanagement-Methoden wie die Pomodoro-Methode 🍅 zu nutzen.

Doch nicht nur die Mitarbeitenden selbst profitieren von den Insights. Auch die Teamleitung kann darüber ablesen, wie stark ihr Team ausgelastet ist und bei Bedarf rechtzeitig gegensteuern, um eine Überlastung zu verhindern. Umfragen können Aufschluss über die Stimmung und den Zusammenhalt im Team geben. Die Umfragen können anonym sein, um ehrliches Feedback zu fördern. Im Mittelpunkt steht dabei immer die Frage: „Geht es meinen Mitarbeitenden gut?“

Virtuelles Pendeln

Mit dem virtuellen Pendeln werden die Vorteile eines traditionellen Arbeitswegs für Remote-Mitarbeitende nachgeahmt, um ihnen zu helfen, zwischen Arbeits- und Privatleben zu wechseln. Es geht darum, sich Zeit zu nehmen, um bewusst vom Arbeitsalltag abzuschalten.

Viva Learning: Unternehmensweites Lernen ermöglichen

Das Ziel von Viva Learning besteht darin, unternehmensweites Lernen zu fördern. Über Viva Learning können Ihre Mitarbeitenden Kurse finden, die ihren Interessen entsprechen, empfohlene Inhalte einsehen, feststellen, welche Lernkurse in ihrem Unternehmen beliebt sind und Lernmaterialien mit dem Kollegium austauschen. Um Viva Learning regelmäßig zu nutzen, können Ihre Mitarbeitenden sich im Kalender ein Lernzeitfenster reservieren. Damit sie Viva Learning nutzen können, müssen Sie ihnen dafür zunächst eine Genehmigung erteilen.

Man lernt nie aus Lebenslanges Lernen
in Unternehmen

Viva Goals: Geschäftsziele festlegen, managen und transparent machen

Viva Goals eignet sich für das OKR Management von Unternehmen. „OKR“ steht hierbei für Objectives and Key Results. Der Output wird durch Initiativen dargestellt, also konkrete Aktivitäten. Das Konzept setzt sich somit aus drei Kernelementen zusammen:

• Objectives: Qualitative Ziele – was wollen wir erreichen?
• Key Results: Messbare Ergebnisse – woher wissen wir, dass wir das Ziel erreicht haben?
• Initiativen: Konkrete Aufgaben und Projekte – wie erreichen wir das Ziel?

Das OKR Management hilft Ihrem Unternehmen dabei, seine Ziele klar zu definieren und deren Fortschritt zu messen und zu überwachen. OKR dient ebenfalls dazu, die Unternehmensstrategie mit den individuellen und teambezogenen Zielen zu verknüpfen.

Das Ziel von Viva Goals ist es, OKRs in den Arbeitsalltag einzubauen, um eine ziel- und ergebnisorientierte Unternehmenskultur zu schaffen. Viva Goals ermöglicht somit eine einheitliche Ausrichtung Ihres Teams, wobei sich die Ziele an einem zentralen Ort einsehen lassen. Der große Vorteil von Viva Goals besteht darin, dass sich die Funktionen nahtlos in den Arbeitsalltag integrieren lassen.

Vorteile von Viva Goals für Ihre Mitarbeitenden

• Die Mitarbeitenden haben mehr Spaß bei der Arbeit, da ihre persönlichen Ziele mit den Unternehmenszielen übereinstimmen
• Für die Mitarbeitenden sind getroffene Entscheidungen klar und nachvollziehbar
• Transparente und erreichbare Ziele vereinfachen den Arbeitsalltag und motivieren die Mitarbeitenden
• Den Mitarbeitenden wird eine stabile Zukunftsplanung ermöglicht, sodass sie sich am Arbeitsplatz sicher fühlen
• Arbeitsgruppen arbeiten enger zusammen und es kommen keine Rivalitäten zwischen den Teams auf, da alle auf gemeinsame Ziele hinarbeiten

Vorteile von Viva Goals für Ihr Unternehmen

• Sie verstehen die Ziele und Bedürfnisse Ihrer Mitarbeitenden und können diese in die Unternehmensziele einbetten
• Die Unternehmensziele sind im Arbeitsalltag integriert
• Sie können besser Prioritäten setzen
• Die Effizienz und Wettbewerbsfähigkeit erhöhen sich
• Ihre Teams können sich auf ihre Aufgaben fokussieren und Projektziele leichter erreichen
• Ihre Mitarbeitenden sind zufriedener und motivierter, wodurch sie seltener ausfallen oder das Unternehmen verlassen
• Es ist jederzeit eine dynamische Anpassung der Ziele möglich
• Die Entscheidungs- und Anpassungsgeschwindigkeit im Unternehmen wird signifikant gesteigert

Eine Viva-App zu Teams hinzufügen

So fügen Sie eine Viva-App zu Microsoft Teams hinzu:

1. Wählen Sie auf der App-Leiste (am linken Rand von Teams) die Option „+ Apps“ aus.

2. Geben Sie „viva“ in das Suchfeld ein.

3. Wählen Sie die Viva-App aus, die Sie nutzen möchten.

Zufriedene und motivierte Mitarbeitende mithilfe von Microsoft Viva

Wenn Sie die Viva-Suite für Aspekte wie Kommunikation und Feedback, Zielerreichung, Wissensaustausch, Vernetzung und Lernen im Unternehmen einsetzen, können Sie damit in vielerlei Hinsicht die Mitarbeitendenerfahrung optimieren – und damit die Mitarbeitendenbindung. Denn Mitarbeitende, die sich wohlfühlen, bleiben bekanntlich gerne im Unternehmen.

Mithilfe von Microsoft Viva können Sie die allgemeine Transparenz verbessern, da wichtige Informationen an einem zentralen Ort für die Mitarbeitenden einsehbar sind. Gleiches gilt für die Unternehmensziele. Darüber hinaus werden Ihre Mitarbeitenden einbezogen und können sich untereinander austauschen und vernetzen. Sie schaffen somit ein Arbeitsumfeld, das nicht nur die Leistung der Mitarbeitenden positiv beeinflusst, sondern motiviert und eine hohe Lebensqualität bei der Arbeit bietet.

Aus Unternehmenssicht kann das verbesserte Wohlbefinden der Mitarbeitenden beispielsweise positive Auswirkungen auf die Ausfallzeiten aufgrund von Krankheit und die Fluktuation haben. Außerdem auf die Performance und den Teamgeist. Das wiederum kommt der Effizienz und der Wettbewerbsfähigkeit zugute. Sie merken also: Es lohnt sich, in diesem Bereich in eine geeignete Lösung zu investieren, die sich im Optimalfall nahtlos in Ihre Unternehmensplattform einbinden lässt. 😊

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